Perlindungan data pasien klinik kecantikan: foto kulit, chat WhatsApp, dan UU PDP

Perlindungan data pasien di klinik kecantikan berarti menjaga semua informasi yang menyangkut pasien, termasuk foto kulit dan riwayat treatment, supaya hanya dipakai untuk tujuan yang pasien setujui dan hanya dilihat orang yang memang perlu. Di klinik kecantikan, sebagian besar data itu lewat WhatsApp: foto jerawat yang dikirim calon pasien, cerita soal alergi, bukti transfer, sampai foto sebelum dan sesudah tindakan.

Artikel ini menerjemahkan kewajiban di UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan aturan rahasia pasien di bidang kesehatan ke kebiasaan kerja admin sehari-hari. Ini bukan nasihat hukum. Untuk kebijakan resmi klinik, minta penasihat hukum meninjaunya.

Data apa saja yang termasuk data kesehatan

Hampir semua yang dikirim pasien ke WhatsApp klinik kecantikan masuk kategori data pribadi yang bersifat spesifik. UU PDP Pasal 4 ayat (2) menyebut "data dan informasi kesehatan" sebagai data pribadi spesifik, bersama data biometrik dan data anak. Penjelasan pasal itu mengartikan data dan informasi kesehatan sebagai "catatan atau keterangan individu yang berkaitan dengan kesehatan fisik, kesehatan mental, dan/atau pelayanan kesehatan" (UU 27/2022, JDIH BPK).

Penjelasan yang sama memberi contoh data biometrik, yaitu data yang memungkinkan identifikasi unik seseorang, "seperti gambar wajah". Foto wajah pasien dengan kondisi kulitnya jadi menyangkut dua kategori sekaligus.

Di sisi aturan kesehatan, PP 28/2024 Pasal 788 ayat (3) merinci rahasia kesehatan pribadi pasien: identitas pasien, data dan informasi kesehatan (hasil anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan atau tindakan), dan hal lain yang berkenaan dengan pasien. Pasal 789 menyebut siapa yang wajib menjaganya, termasuk "tenaga lainnya yang memiliki data dan Informasi Kesehatan Pasien" di fasilitas kesehatan (PP 28/2024, JDIH BPK). Admin meja depan termasuk di sini.

Kewajiban UU PDP yang paling sering bersinggungan dengan admin

UU PDP sudah wajib diikuti. Pasal 74 memberi masa penyesuaian paling lama dua tahun sejak diundangkan, dan undang-undang ini diundangkan pada 17 Oktober 2022.

Isi tabel diringkas dari teks pasal di UU 27/2022. Baca bunyi lengkapnya sebelum menyusun SOP.

Kebiasaan kerja yang perlu diubah

HP dan akun WhatsApp klinik

• Pakai nomor WhatsApp klinik, bukan nomor pribadi admin. Saat admin berganti, chat pasien tetap tinggal di klinik.
• Kunci HP dengan PIN atau sidik jari, dan aktifkan kunci layar otomatis.
• Jangan pasang WhatsApp Web klinik di komputer bersama tanpa logout di akhir shift.
• Catat siapa saja yang memegang akses ke nomor klinik. Saat ada admin keluar, cabut aksesnya di hari yang sama.

Foto kulit dari pasien

• Matikan unduhan media otomatis supaya foto pasien tidak tersimpan ke galeri HP.
• Kalau foto perlu disimpan untuk dokter, pindahkan ke rekam medis atau folder klinik yang aksesnya terbatas, lalu hapus dari galeri.
• Jangan teruskan foto pasien ke grup WhatsApp yang anggotanya bukan tim medis yang menangani. Kalau dokter perlu melihat, kirim langsung ke dokter tersebut.
• Admin tidak menilai foto. Foto kondisi kulit diteruskan ke dokter untuk konsultasi.

Kebijakan WhatsApp Business juga meminta bisnis tidak memakai WhatsApp untuk telemedisin atau untuk mengirim dan meminta informasi kesehatan, kalau aturan yang berlaku melarang informasi itu dikirim ke sistem yang tidak memenuhi syarat penanganan data kesehatan (WhatsApp Business Policy). Cara paling aman: jangan meminta pasien mengirim foto kondisi kulit lewat chat. Arahkan ke konsultasi langsung.

Terima kasih, Kak [Nama]. Kondisi kulit perlu dilihat langsung oleh dokter, jadi fotonya tidak kami nilai lewat chat. Foto ini juga tidak kami simpan di luar catatan klinik.

Mau saya bantu jadwalkan konsultasi dengan [dr. Nama]? Jadwal terdekat [hari] jam [jam].

Foto sebelum dan sesudah

Foto dokumentasi tindakan untuk rekam medis berbeda dengan foto untuk promosi. Untuk dokumentasi, minta persetujuan sebagai bagian dari prosedur klinik. Untuk promosi, ada lapis aturan lain: Permenkes 1787/2010 Pasal 5 huruf n melarang testimoni dalam bentuk iklan atau publikasi di media massa, dan huruf c melarang iklan yang menciptakan pengharapan yang tidak tepat (Permenkes 1787/2010). Kolase sebelum-sesudah dengan kalimat pujian berisiko masuk ke dua larangan itu. Pembahasan lengkapnya ada di artikel aturan promosi klinik.

Kak [Nama], sebelum dan sesudah [Nama Treatment], dokter akan mengambil foto area yang ditangani untuk catatan medis Kakak.

Foto ini hanya dipakai untuk memantau hasil dan disimpan di catatan medis klinik. Tidak dipakai untuk promosi dan tidak dibagikan ke pihak lain.

Balas SETUJU kalau Kakak bersedia.

Pesan promosi dan pengingat

Data yang dikumpulkan untuk booking tidak otomatis boleh dipakai untuk broadcast. Kebijakan WhatsApp Business hanya membolehkan bisnis menghubungi orang yang memberikan nomornya dan sudah memberi izin untuk menerima pesan berikutnya, dan bisnis wajib menghormati setiap permintaan berhenti. UU PDP Pasal 40 menambahkan batas waktu: pemrosesan dihentikan paling lambat 3 x 24 jam setelah persetujuan ditarik.

Kak [Nama], boleh kami kirim pengingat kontrol dan kabar jadwal dokter lewat WhatsApp ini?

Balas YA kalau boleh. Kakak bisa berhenti kapan saja dengan membalas BERHENTI.

Saat pasien meminta datanya

Permintaan pasien soal datanya diteruskan ke owner atau penanggung jawab data pada hari yang sama. Batas akses di UU PDP Pasal 32 adalah 3 x 24 jam, dan waktu itu cepat habis kalau chat-nya terselip.

Baik, Kak [Nama]. Permintaan Kakak sudah kami teruskan ke [nama penanggung jawab]. Untuk memastikan datanya dikirim ke orang yang benar, mohon konfirmasi nama lengkap dan tanggal lahir yang terdaftar di klinik.

Kami kabari lagi paling lambat [tanggal, jam].

Permintaan hapus data perlu dibedakan. Nomor untuk broadcast, catatan percakapan promosi, dan foto di galeri admin bisa dihapus. Rekam medis punya aturan sendiri: Permenkes 24/2022 Pasal 39 ayat (1) mewajibkan rekam medis elektronik disimpan paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir (Permenkes 24/2022, JDIH BPK), dan PP 28/2024 Pasal 974 ayat (3) juga menyebut masa retensi paling singkat 25 tahun untuk data kesehatan elektronik. Cara menyeimbangkan permintaan hapus dengan kewajiban simpan ini sebaiknya diputuskan owner bersama penasihat hukum, bukan oleh admin.

Baik, Kak [Nama]. Nomor Kakak sudah kami keluarkan dari daftar pengingat dan kabar klinik, jadi tidak akan ada pesan lagi dari kami.

Untuk catatan medis, ada kewajiban penyimpanan dari peraturan kesehatan. [Nama penanggung jawab] akan menjelaskan apa saja yang bisa dihapus dan apa yang wajib disimpan, paling lambat [tanggal].

Kalau HP admin hilang atau chat bocor

Anggap ini kegagalan pelindungan data sampai terbukti sebaliknya. UU PDP Pasal 46 mewajibkan pemberitahuan tertulis paling lambat 3 x 24 jam kepada pasien yang datanya terungkap dan kepada lembaga pelindungan data. Pemberitahuannya minimal memuat data apa yang terungkap, kapan dan bagaimana, serta upaya penanganannya.

Langkah yang bisa langsung dikerjakan:

1. Kabari owner saat itu juga, jangan menunggu besok.
2. Minta operator memblokir kartu SIM nomor klinik, lalu ikuti panduan ponsel hilang di Pusat Bantuan WhatsApp untuk memindahkan akun ke HP lain.
3. Ganti kata sandi akun lain yang terbuka di HP itu, misalnya email klinik atau aplikasi kasir.
4. Catat jam kejadian, apa saja yang ada di HP itu (chat, foto, kontak), dan langkah yang sudah diambil.
5. Owner memutuskan isi pemberitahuan ke pasien dengan bantuan penasihat hukum.

Daftar cek bulanan

• Semua admin memakai nomor klinik, bukan nomor pribadi.
• Unduhan media otomatis mati di semua HP klinik.
• Tidak ada foto pasien di galeri HP admin.
• Daftar pemegang akses nomor klinik sudah diperbarui.
• Izin dihubungi tercatat untuk setiap pasien yang menerima pengingat atau kabar.
• Permintaan akses, berhenti, dan hapus bulan ini dijawab dalam batas waktu.
• Tidak ada foto sebelum-sesudah di materi promosi tanpa pemeriksaan aturan iklan.

Di Autoberes, foto kondisi medis tidak dikirim ke model pembaca gambar, chat-nya langsung dioper ke admin, dan file gambar dihapus setelah 30 hari. Izin dihubungi disimpan bersama teks yang dilihat pasien. Rinciannya ada di halaman keamanan data.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah klinik kecil juga wajib mengikuti UU PDP?

UU PDP tidak membedakan kewajiban pengendali data berdasarkan ukuran klinik di pasal-pasal yang dibahas di atas. Masa penyesuaian dua tahun di Pasal 74 dihitung sejak undang-undang diundangkan pada 17 Oktober 2022.

Bolehkah admin menyimpan foto kulit pasien di HP?

Sebaiknya tidak di galeri HP. Pindahkan ke rekam medis atau folder klinik yang aksesnya terbatas, lalu hapus dari HP. UU PDP Pasal 39 mewajibkan pengendali data mencegah akses tidak sah, dan HP yang dipakai bergantian sulit memenuhinya.

Apakah jawaban "YA" di WhatsApp cukup sebagai persetujuan?

UU PDP Pasal 22 menyebut persetujuan bisa tertulis atau terekam, dan boleh disampaikan secara elektronik. Jawaban YA yang tersimpan, ditambah catatan untuk apa pasien setuju, adalah bukti terekam yang sederhana. Untuk persetujuan tindakan medis, ikuti prosedur dokter, bukan chat.

Siapa yang menjawab kalau pasien bertanya soal datanya?

Admin menerima dan meneruskan permintaannya pada hari yang sama. Jawaban isinya disiapkan owner atau penanggung jawab data yang ditunjuk klinik, karena ada batas waktu 3 x 24 jam untuk beberapa jenis permintaan.