Kebijakan Privasi

Autoberes adalah resepsionis AI untuk klinik kecantikan. Layanan ini disediakan oleh PT Xyntera Teknologi Indonesia ("Autoberes" atau "kami"), anak perusahaan PT Bukharindo Makmur Sejahtera, beralamat di Puri Indah A7 No 10, Puri Indah, Jakarta Barat 11610, Indonesia. Autoberes adalah bagian dari Tyrex Indonesia.

Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Kebijakan ini berlaku untuk dashboard Autoberes, halaman masuk dan daftar, serta pemrosesan chat pasien yang dilakukan AI atas nama klinik.

Autoberes masih dalam tahap pilot. Kalau cara kami memproses data berubah, kebijakan ini akan diperbarui lebih dulu.

• Untuk data akun klinik (nama dan email pengguna dashboard, serta data klinik), Autoberes adalah pengendali data pribadi.
• Untuk data pasien klinik (nama, nomor HP, isi chat, dan janji temu), klinik adalah pengendali data pribadi. Autoberes memproses data itu atas nama klinik dan sesuai instruksinya, sebagai prosesor data pribadi.

Artinya, klinik yang menentukan untuk apa data pasien dipakai, dan klinik yang wajib punya dasar hukum, misalnya persetujuan pasien, untuk memproses dan menghubungi pasiennya. Kalau kamu pasien sebuah klinik yang memakai Autoberes, ajukan pertanyaan tentang datamu ke klinik tersebut. Kamu juga bisa menghubungi kami di [email protected], dan kami akan membantu bersama klinik.

Data akun dan klinik

• Nama, email, dan kata sandi pengguna dashboard. Kata sandi disimpan sebagai hash bcrypt, tidak pernah dalam bentuk aslinya.
• Kunci verifikasi dua langkah, kalau dinyalakan, disimpan terenkripsi. Kode pemulihan disimpan sebagai hash.
• Data klinik: nama klinik, zona waktu, layanan dan harga, aturan DP, staf, ruangan, alat, jam kerja, dan aturan jadwal.
• Alamat IP dan jenis browser yang tercatat bersama sesi masuk, untuk menjaga keamanan akun.

Data pasien yang diproses atas nama klinik

• Nama dan nomor HP pasien, email kalau klinik mengisinya, serta catatan pasien yang ditulis klinik.
• Izin pasien menerima info promo lewat WhatsApp dan permintaan berhenti dihubungi, beserta jejaknya: kapan, lewat apa (jawaban YA atas pertanyaan izin, kata kunci MULAI atau BERHENTI, centang di widget situs, atau catatan admin), teks yang dilihat pasien, dan jawaban pasien. Izin tidak pernah diambil dari booking atau chat biasa.
• Gambar dan pesan suara yang dikirim pasien lewat WhatsApp atau widget situs, beserta deskripsi singkat gambar, teks yang terbaca di gambar, dan transkrip pesan suara yang dibuat otomatis.
• Janji temu: layanan, jadwal, harga, status DP, catatan janji, dan alasan pembatalan.
• Isi percakapan: pesan pasien, balasan AI, balasan admin, catatan alat yang dipakai AI (misalnya cek slot atau membuat booking), dan ringkasan saat AI mengoper percakapan ke admin.
• Daftar tunggu dan catatan minat pasien.

Data lain

• Dokumen info klinik yang ditulis atau diunggah klinik (alamat, jam buka, promo, kebijakan), beserta potongan teks dan vektor pencarian yang dibuat dari dokumen itu.
• Log pemakaian AI: penyedia dan model yang dipakai, jumlah token, lama proses, dan status berhasil atau gagal. Log ini mencatat angka dan status, bukan isi percakapan.

Yang tidak kami simpan

Autoberes tidak menyimpan rekam medis dan tidak dirancang untuk itu. Klinik tidak boleh mengunggah rekam medis, hasil pemeriksaan, atau diagnosis pasien ke Autoberes, baik sebagai info klinik maupun di dalam chat. Kalau pasien sendiri mengirim foto kondisi kulit, wajah, atau gigi lewat chat, AI tidak menilai foto itu dan percakapannya dioper ke admin klinik. Fotonya ikut aturan simpan gambar di bawah.

• Menjalankan layanan: menjawab pertanyaan pasien dari data klinik, memeriksa jadwal, membuat, memindah, dan membatalkan booking setelah pasien setuju, mencatat DP dan daftar tunggu, serta mengoper percakapan ke admin.
• Menulis draf balasan di mode Copilot, yang kemudian dikirim sendiri oleh admin klinik.
• Menampilkan dashboard untuk owner, admin, dan staf klinik.
• Menjaga keamanan akun: autentikasi, verifikasi dua langkah, dan pencegahan penyalahgunaan.
• Menghitung pemakaian dan biaya AI, serta memperbaiki gangguan.
• Menghubungi klinik tentang akun dan layanan.

Kami tidak menjual data pribadi. Kami tidak memakai data chat klinik atau pasien untuk melatih model AI.

Dasar pemrosesan kami adalah pelaksanaan perjanjian dengan klinik, kepentingan yang sah untuk keamanan dan perbaikan layanan, dan kewajiban hukum. Untuk data pasien, dasar hukumnya dimiliki klinik sebagai pengendali.

Untuk menulis balasan, Autoberes mengirim pesan pasien, potongan info klinik yang relevan, dan konteks booking (misalnya layanan, harga, dan slot kosong) ke penyedia model AI berikut:

• DeepInfra, penyedia utama. DeepInfra menjalankan model terbuka seperti DeepSeek dan Kimi, serta model BAAI bge-m3 yang dipakai untuk mencari info klinik. Teks dokumen info klinik juga dikirim ke DeepInfra untuk dibuatkan vektor pencarian. Kebijakan privasi DeepInfra: deepinfra.com/privacy.
• Anthropic (Claude), sebagai cadangan kalau penyedia utama gagal. Kebijakan privasi Anthropic: anthropic.com/legal/privacy.

Kalau pasien mengirim gambar, gambarnya dikirim ke model AI yang bisa membaca gambar (saat ini Kimi di DeepInfra, dengan Claude dari Anthropic sebagai cadangan) untuk dibaca, diberi deskripsi singkat, dan dijawab. Pesan suara dikirim ke model Whisper di DeepInfra untuk diubah jadi teks. Kami membatasi ukuran file, durasi pesan suara, dan jumlah per hari.

Setiap penyedia memproses data sesuai ketentuannya sendiri. Kami tidak memakai data chat klinik atau pasien untuk melatih model AI. Kedua penyedia memproses data di luar Indonesia (lihat bagian Transfer data ke luar Indonesia).

• Cloudflare: lalu lintas ke Autoberes melewati jaringan Cloudflare, termasuk Cloudflare Tunnel, untuk menghubungkan browser ke server kami.
• Penyimpanan: data disimpan di server yang dioperasikan PT Xyntera Teknologi Indonesia.
• Otoritas: kami bisa membuka data kalau diwajibkan oleh hukum atau perintah otoritas yang berwenang.

WhatsApp: pesan diproses lewat WhatsApp Business Platform milik Meta. Untuk nomor yang dikelola Autoberes, pesan dikirim melalui Gupshup sebagai penyedia WhatsApp Business, dan kami memilih penyimpanan data pesan di region Indonesia. Kalau klinik memakai akun penyedia sendiri (Meta Cloud API, Gupshup, Twilio, atau WATI), pesan diproses oleh penyedia pilihan klinik itu.

DeepInfra dan Anthropic memproses data di luar Indonesia, dan jaringan Cloudflare tersebar di banyak negara. Kami hanya mengirim data yang dibutuhkan untuk menjalankan layanan. Dengan memakai Autoberes, klinik memahami transfer ini dan bertanggung jawab memberi tahu pasiennya, sesuai ketentuan transfer data pribadi dalam UU PDP.

• Data disimpan selama akun klinik aktif.
• File gambar dan pesan suara dari pasien disimpan di server kami, hanya bisa dibuka anggota klinik lewat dashboard yang sudah masuk, dan dihapus otomatis 30 hari setelah diterima. Deskripsi gambar dan transkrip pesan suara tetap ada di riwayat chat selama akun aktif.
• Jejak izin promo WhatsApp disimpan selama akun aktif, supaya klinik bisa menunjukkan kapan dan bagaimana pasien memberi atau mencabut izin.
• Klinik bisa menghapus dokumen info klinik sendiri dari dashboard.
• Owner dan admin klinik bisa mengunduh data satu pasien (profil, chat, booking, pembayaran, izin promo, paket, dan file media yang masih ada) dari dashboard, misalnya saat pasien meminta salinan datanya.
• Owner dan admin klinik bisa menghapus data satu pasien dari dashboard. Nama, nomor, chat, file media, izin promo, lead, dan catatan pasien dihapus permanen. Catatan keuangan (tanggal booking, layanan, harga, nominal DP dan paket, waktu bayar) tetap disimpan tanpa nama dan nomor, karena klinik membutuhkannya untuk pembukuan.
• Owner bisa mengekspor semua data klinik sebagai file zip. Link unduhnya berlaku 24 jam.
• Owner bisa meminta akun klinik dihapus dari dashboard. AI langsung berhenti membalas, lalu semua data klinik termasuk file media dihapus permanen 14 hari kemudian, kecuali permintaan dibatalkan. Catatan tagihan langganan disimpan tanpa identitas klinik untuk keperluan pajak.

Data yang sudah dihapus masih bisa tersisa di salinan cadangan terenkripsi sampai salinan itu terhapus mengikuti siklus cadangan, paling lama 90 hari. Penghapusan mandiri berlaku untuk data di Autoberes; data yang sudah dikirim ke WhatsApp atau tercatat di sistem lain klinik tidak ikut terhapus.

Kalau ada kendala, klinik tetap bisa menghubungi kami lewat [email protected].

• Kata sandi disimpan sebagai hash bcrypt.
• Kunci verifikasi dua langkah dienkripsi, dan kode pemulihan disimpan sebagai hash.
• Token sesi disimpan di cookie httpOnly yang tidak bisa dibaca skrip halaman. Token akses hanya ada di memori browser.
• Akses dibatasi menurut peran: owner, admin, dan staf.
• Data tiap klinik dipisah per workspace, dan setiap permintaan ke server dibatasi ke workspace pengguna yang sedang masuk.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Kalau terjadi insiden yang memengaruhi data pribadi, kami akan memberi tahu klinik dan pihak berwenang sesuai ketentuan UU PDP.

• ab_rt: cookie httpOnly berisi token sesi dari server Autoberes, supaya kamu tetap masuk.
• ab_lang: cookie yang menyimpan pilihan bahasa.
• ab-theme: disimpan di localStorage, berisi pilihan tema terang atau gelap.
• Dashboard juga menyimpan beberapa pilihan tampilan, serta percakapan Coba AI atau Copilot yang sedang dibuka, di localStorage dan sessionStorage perangkatmu.

Saat ini Autoberes tidak memakai cookie analitik atau iklan.

Sesuai UU PDP, kamu berhak:

• mendapat informasi tentang data pribadi yang diproses;
• mengakses dan mendapat salinan data pribadimu;
• memperbaiki data yang salah atau tidak lengkap;
• meminta data pribadimu dihapus;
• menarik persetujuan yang pernah diberikan.

Pengguna dashboard bisa mengubah sebagian data langsung di dashboard, atau mengirim permintaan ke [email protected]. Pasien sebaiknya mengajukan permintaan lewat kliniknya, karena klinik adalah pengendali datanya. Pasien juga bisa menghubungi kami langsung, dan kami akan meneruskan serta membantu klinik menindaklanjutinya.

Dashboard Autoberes ditujukan untuk klinik, bukan untuk anak. Kalau klinik melayani pasien di bawah umur, klinik bertanggung jawab memperoleh persetujuan orang tua atau wali sebelum data pasien itu diproses.

Kalau ada perubahan penting, kami memberi tahu klinik lewat email atau pemberitahuan di dashboard sebelum perubahan berlaku. Tanggal di bagian atas halaman ini menunjukkan revisi terakhir.

PT Xyntera Teknologi Indonesia, Puri Indah A7 No 10, Puri Indah, Jakarta Barat 11610, Indonesia. Email: [email protected].