Contoh pesan otomatis WhatsApp di luar jam kerja untuk klinik dan showroom

Bisnis yang hidup dari janji temu, seperti klinik dan showroom, menerima banyak chat setelah jam tutup. Calon pasien baru sempat bertanya setelah pulang kerja, dan calon pembeli mobil sering membandingkan unit di malam hari. Pesan otomatis di luar jam kerja menentukan apakah chat itu tetap hangat sampai pagi, atau calon pelanggan sudah menghubungi tempat lain.

Artikel ini berisi contoh pesan untuk tiga jenis bisnis, cara mengaturnya, dan prosedur pagi hari yang sering terlupa.

Yang harus ada di pesan luar jam kerja

Pesan away yang hanya berbunyi "Kami sedang tutup" membuat calon pelanggan menunggu tanpa kepastian. Pesan yang berguna menjawab empat hal:

1. Kapan chat akan dibalas. Sebut jam buka berikutnya, misalnya "besok mulai jam 09.00".
2. Apa yang bisa dilakukan sekarang. Tautan daftar harga, katalog unit, atau formulir booking.
3. Informasi apa yang perlu dikirim. Supaya pagi harinya admin bisa langsung menjawab tanpa bertanya ulang.
4. Jalur darurat, khusus klinik. Nomor yang bisa dihubungi atau arahan ke IGD untuk keluhan yang tidak bisa menunggu.

Contoh untuk klinik kecantikan

Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi [Nama Klinik]. Kami buka [hari] jam [jam buka] sampai [jam tutup], dan chat Kakak akan kami balas besok mulai jam [jam].

Supaya lebih cepat, boleh tuliskan:
1. Nama
2. Treatment yang ingin ditanyakan
3. Hari dan jam yang Kakak inginkan

Daftar treatment dan harga: [tautan]

Kalau ada keluhan setelah treatment di klinik kami, seperti bengkak, nyeri hebat, atau reaksi alergi, hubungi [nomor darurat klinik] atau segera ke IGD terdekat.

Contoh untuk klinik gigi

Halo, terima kasih sudah menghubungi [Nama Klinik]. Jam praktik kami [hari] jam [jam] sampai [jam]. Pesan Anda akan kami balas besok mulai jam [jam].

Untuk booking, mohon kirim nama, keluhan atau tindakan yang diinginkan, dan pilihan hari.

Untuk sakit gigi hebat, bengkak di wajah, demam, atau perdarahan yang tidak berhenti, jangan menunggu balasan chat. Hubungi [nomor darurat] atau datang ke IGD terdekat.

Pada kedua contoh klinik, pesan otomatis tidak memberi saran obat atau penanganan. Saran seperti itu adalah keputusan klinis yang perlu dokter, dan pesan otomatis tidak tahu kondisi pengirimnya.

Contoh untuk showroom mobil bekas

Halo, terima kasih sudah menghubungi [Nama Showroom]. Kami buka [hari] jam [jam] sampai [jam]. Sales kami akan membalas besok mulai jam [jam].

Sambil menunggu, katalog unit yang tersedia bisa dilihat di [tautan katalog].

Kalau menanyakan unit tertentu, kirim merek, tipe, dan tahunnya. Kalau ingin test drive, tulis pilihan hari dan jam, nanti kami cek unit dan sales yang tersedia.

Pesan sambutan untuk chat pertama

Selain pesan away, WhatsApp Business punya pesan sambutan yang dikirim ke pelanggan baru saat mereka pertama kali memulai percakapan (fitur WhatsApp Business). Gunakan untuk memperkenalkan bisnis dan pilihan yang paling sering dicari, bukan untuk mengulang isi pesan away.

Halo, selamat datang di [Nama Bisnis]. Saya [Nama Admin].

Silakan tulis pertanyaannya. Kalau mau lebih cepat:
1. Ketik HARGA untuk daftar harga
2. Ketik JADWAL untuk booking
3. Ketik LOKASI untuk alamat dan peta

Pastikan kata kunci seperti HARGA dan JADWAL memang punya balasan yang disiapkan di Balasan Cepat. Kata kunci yang tidak dijawab membuat pelanggan merasa diabaikan.

Mengatur pesan away di WhatsApp Business

Di aplikasi WhatsApp Business, pesan away bisa dikirim otomatis untuk pesan yang masuk di luar jam operasional, dan jam operasional itu juga tampil di profil bisnis (fitur WhatsApp Business). Langkah umumnya:

1. Isi jam operasional di profil bisnis, termasuk hari libur rutin.
2. Buka pengaturan pesan away di menu alat bisnis, aktifkan, lalu tempel templat di atas.
3. Atur jadwal kirimnya mengikuti jam operasional yang sudah diisi.
4. Uji dengan mengirim chat dari nomor lain di luar jam buka.

Nama menu bisa berbeda antar versi aplikasi. Kalau tidak menemukan menunya, cari "pesan away" di bantuan aplikasi.

Saat libur nasional atau cuti bersama, ubah isi pesan away sebelumnya dan sebut tanggal buka kembali. Pesan yang masih menulis "besok jam 09.00" padahal klinik tutup tiga hari akan memicu keluhan.

Akun WhatsApp API dan jendela 24 jam

Bisnis yang memakai WhatsApp Business Platform (API) lewat penyedia resmi perlu memahami jendela layanan 24 jam. Saat pelanggan mengirim pesan, jendela 24 jam dimulai, dan setiap pesan baru dari pelanggan mengulang hitungannya (dokumentasi Meta). Di luar jendela itu, bisnis hanya boleh mengirim pesan templat yang sudah disetujui (WhatsApp Business Messaging Policy).

Dua akibat praktisnya untuk chat yang masuk malam hari:

• Chat yang masuk jam 22.00 masih bisa dibalas bebas keesokan paginya, karena masih di dalam 24 jam.
• Chat dari Jumat malam yang baru dibalas Senin siang sudah lewat jendela, sehingga balasan pertama harus memakai templat yang disetujui. Ini alasan lain untuk membalas antrean akhir pekan secepatnya.

Kebijakan yang sama membolehkan otomasi untuk membalas di dalam jendela 24 jam, dengan syarat tersedia jalur yang jelas untuk berpindah ke manusia, misalnya pengalihan ke agen manusia di dalam chat.

Prosedur pagi hari

Pesan away hanya menahan calon pelanggan sampai pagi. Yang menentukan hasilnya adalah apa yang dilakukan admin di jam pertama:

1. Balas chat semalam lebih dulu, sebelum chat baru pagi itu. Urutkan dari yang paling lama menunggu.
2. Pisahkan yang mendesak: keluhan setelah tindakan, permintaan reschedule untuk hari itu, dan calon pembeli yang ingin datang hari itu.
3. Gunakan informasi yang sudah dikirim. Kalau pelanggan sudah menulis treatment atau unit dan jam yang diinginkan, langsung tawarkan jadwal, jangan bertanya ulang.
4. Tandai chat yang belum selesai dengan label, supaya admin shift berikutnya tahu statusnya.

Kenapa pesan away saja tidak cukup

Pesan away menjanjikan balasan, tapi tidak bisa menjawab pertanyaan atau mengunci jadwal. Calon pelanggan yang siap booking jam 21.00 tetap harus menunggu sampai pagi, dan sebagian sudah mendapat jadwal di tempat lain sebelum admin sempat membalas.

Bisnis yang ingin chat malam benar-benar dijawab punya dua pilihan: admin bergiliran jaga malam, atau sistem yang membalas dari data bisnis. Autoberes membalas pertanyaan harga, unit, dan jadwal kosong di luar jam kerja, mengunci jadwal yang tidak bentrok, dan meninggalkan pertanyaan medis, nego, atau keluhan untuk admin di pagi hari. Rinciannya ada di halaman cara kerja, dengan contoh per jenis bisnis di halaman klinik kecantikan, klinik gigi, dan showroom mobil.