Untuk hotel
Tamu yang nanya kamar dibalas sebelum pindah ke hotel lain.
Autoberes menjawab rate dan fasilitas dari data kamarmu, mengecek kamar kosong per tanggal sebelum menjanjikan, menagih DP dengan batas waktu, dan mengoper komplain, rombongan, serta nego harga ke staf.
DP Rp350.000 dipotong dari tagihan pertama. Kembali 100% kalau agen belum pernah dipakai.
Yang sering terjadi di meja resepsionis
Chat yang telat dibalas jadi booking di OTA.
SekarangTamu tanya rate jam 11 malam, resepsionis shift malam sedang melayani check-in tamu lain.
Dengan AutoberesAI membalas saat itu juga dengan rate dan fasilitas dari data kamar.
SekarangChat baru dibalas besok pagi. Tamunya sudah booking lewat OTA dengan komisi.
Dengan AutoberesTamu dapat ringkasan booking dan link bayar DP di chat yang sama.
SekarangKamar dijanjikan lewat WhatsApp padahal sudah terisi dari Booking.com.
Dengan AutoberesBooking OTA yang dicatat staf ikut mengunci kamar, dan AI mengecek ketersediaan sebelum menjanjikan.
SekarangKamar ditahan untuk tamu yang tidak pernah transfer DP.
Dengan AutoberesDP punya batas bayar. Lewat batas, kamar dilepas lagi dan staf dikabari.
Satu chat, dari awal sampai akhir
Sabtu ini, Deluxe sudah penuh.
Satu percakapan dari pertanyaan pertama sampai booking tercatat, lalu dioper ke orang saat AI tidak boleh menjawab.
Tipe kamar, rate, fasilitas, sarapan, dan jam check-in diambil dari data yang kamu isi. Yang tidak ada di sana, AI bilang akan dicek ke resepsionis.
Semua kamar Deluxe sudah terisi Sabtu ini. AI tidak menjanjikan Deluxe, lalu menawarkan tipe yang masih punya kamar kosong.
Extra bed dan jumlah tamu ikut dihitung. AI mengirim ringkasan lengkap dan menunggu tamu bilang benar sebelum kamar dicatat.
Booking masuk dengan status menunggu DP. Lewat batas dan belum dibayar, kamar dilepas lagi dan staf dikabari.
Harga korporat, rombongan, dan nego tidak diputuskan AI. Chat dioper ke staf bersama ringkasannya.
Ilustrasi percakapan, bukan data asli.
Tamu: Malam, Sabtu ini ada kamar untuk 2 orang? Rate-nya berapa?
Cek Deluxe, Sabtu:Penuh
Admin AI: Deluxe sudah penuh Sabtu ini, Kak. Superior masih ada, Rp750.000 per malam termasuk sarapan untuk 2 orang.
Tamu: Superior 1 malam. Bisa extra bed? Anak saya 8 tahun.
Admin AI: Bisa, extra bed Rp150.000 per malam. Saya catat ya: Superior, Sabtu sampai Minggu, 2 dewasa 1 anak, extra bed 1. Total Rp900.000, DP 50% Rp450.000 paling lambat Jumat jam 18.00. Sudah benar?
Tamu: Benar kak.
Superior, 1 malam
Sabtu 14.00 sampai Minggu 12.00
Menunggu DP
Kamar dilepas kalau DP belum masuk Jumat 18.00
Tamu: Bulan depan kantor saya mau booking 15 kamar. Ada harga korporat?
Admin AI: Untuk rombongan dan harga korporat, saya sambungkan ke tim reservasi ya, Kak.
Dioper ke staf: rombongan
Tamu booking Superior Sabtu. Tanya 15 kamar bulan depan dengan harga korporat.
Yang dikerjakan
Pekerjaan resepsionis yang diambil alih Autoberes.
Semua jawaban diambil dari data kamar dan kebijakan yang kamu isi. Yang tidak ada di sana, AI bilang akan dicek ke staf.
Jawab rate dan fasilitas
Tipe kamar, kapasitas, jenis bed, sarapan, extra bed, jam check-in, dan kebijakan batal diambil dari data kamarmu. Total dihitung sistem dari rate weekday, weekend, dan high season tiap malam, bukan ditebak AI.
- 02
Cek kamar per tanggal
Kamar dikelompokkan per tipe. AI mengecek setiap malam yang diminta sebelum menjanjikan, lalu memakai kamar pertama yang kosong di tipe itu.
- 03
Ringkasan, lalu tamu setuju
Tanggal, tipe kamar, jumlah tamu, extra bed, dan total dikirim sebagai ringkasan. Booking dibuat setelah tamu bilang benar.
- 04
DP dengan batas waktu
DP dihitung sebagai persentase dari total. Lewat batas bayar, kamar dilepas dan staf dikabari.
- 05
Booking OTA dicatat staf
Booking dari Traveloka, Tiket.com, Agoda, atau Booking.com diinput staf bersama sumber dan nomor bookingnya, supaya kamarnya ikut terkunci. Belum ada sinkron otomatis.
- 06
Kalender kamar dan laporan
Satu baris per kamar, booking digambar melintasi malamnya. Laporan okupansi dan pendapatan booking langsung dibanding OTA.
Penjaga kamar
Kamar yang sudah terisi tidak dijanjikan lagi.
| Kamar | Jum | Sab | Min | Sen |
|---|---|---|---|---|
| Deluxe 101 | ||||
| Deluxe 102 | Booking.com, dicatat staf, Malam yang diminta, bentrok | |||
| Superior 201 | Ditawarkan | |||
| Superior 202 | Walk-in | |||
- Permintaan
- Deluxe, Sabtu, 1 malam
- Keputusan AI
- Ditolak. Kedua kamar Deluxe terisi malam Sabtu, satu dari Booking.com yang dicatat staf.
- Lalu
- AI menawarkan Superior. Kalau tamu setuju, kamar pertama yang kosong di tipe itu yang dipakai: Superior 201.
Kapan dioper
Komplain dan harga khusus tetap di staf.
AI menangani tanya kamar, rate, dan booking. Begitu chat menyentuh hal yang butuh keputusan orang, chat dioper ke staf bersama ringkasannya.
Dioper ke staf saat
- Tamu komplain, atau ingin bicara dengan staf.
- Tamu minta refund atau pembatalan di luar kebijakan yang kamu tulis.
- Ada permintaan di luar data: early check-in, late check-out, bawa hewan, acara.
- Booking rombongan, beberapa kamar sekaligus, atau permintaan harga korporat.
- Tamu menawar harga, minta ganti tanggal setelah booking, atau bertanya soal booking dari OTA.
Yang tidak akan dilakukan AI
- Menyebut rate atau kebijakan batal di luar data yang kamu isi.
- Menjanjikan kamar tanpa mengecek ketersediaan.
- Mengarang nomor rekening atau link pembayaran.
- Mengaku sebagai manusia.
Pengingat bawaan
Pesan sebelum dan sesudah tamu menginap.
Tiap pengingat bisa dinyalakan, dimatikan, digeser jamnya, dan diubah teksnya.
Pengingat DP
Sebelum batas bayar DP lewat.
Info check-in H-1
Sehari sebelum check-in: tanggal, jam check-in, alamat, link peta, dan aturan menginap. Dikirim kalau DP sudah lunas atau booking tanpa DP.
Minta ulasan
Sehari setelah staf menandai check-out. Menyala setelah kamu mengisi link ulasan Google.
Pesan dikirim antara jam 08.00 dan 21.00. Tamu yang membalas BERHENTI tidak dikirimi pesan apa pun lagi.
Pertanyaan hotel
Hotel saya sudah pakai PMS, masih perlu?
Autoberes fokus di chat WhatsApp dan booking langsung. Integrasi PMS belum tersedia. Booking dari OTA atau PMS bisa dicatat staf supaya kamarnya terkunci dan tidak dijanjikan AI lagi.
Apakah tersinkron otomatis dengan Traveloka, Tiket.com, atau Agoda?
Belum. Booking dari OTA dicatat staf bersama nama OTA-nya, supaya tanggal kamarnya ikut terblokir. Sinkron otomatis belum tersedia.
Bagaimana rate weekday, weekend, dan high season dihitung?
Kamu mengisi rate per tipe kamar untuk weekday, weekend, dan rentang tanggal high season. AI menjumlahkan rate tiap malam sesuai tanggal menginap, ditambah extra bed kalau diminta.
Bagaimana kalau tamu tidak membayar DP?
DP dihitung sebagai persentase dari total, dengan batas bayar beberapa jam sejak booking, dan link bayarnya dikirim di chat. Lewat batas dan belum dibayar, kamar dilepas lagi dan staf dikabari. Yang ditagih otomatis hanya DP; sisa pembayaran diurus staf.
Apakah AI bisa menerima telepon tamu?
Belum. Autoberes membalas chat WhatsApp dan widget website. Panggilan suara untuk hotel dan villa belum tersedia.
Siapkan admin AI untuk meja resepsionismu.
Isi tipe kamar, rate, dan aturan DP, atau pakai data demo hotel: 3 tipe kamar dan 8 kamar. Lalu tes AI-nya sebagai tamu sebelum nomor WhatsApp disambungkan.