Rekam medis elektronik klinik gigi: melayani permintaan rontgen dan resume lewat WhatsApp

Klinik gigi boleh mengirim ringkasan rekam medis atau hasil rontgen kepada pasien lewat WhatsApp, selama penerimanya memang berhak dan isinya disiapkan oleh tenaga kesehatan yang menangani. Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis menyebut rekam medis yang diberikan kepada pasien bisa berupa surat elektronik yang dikirim lewat jaringan komputer atau alat komunikasi elektronik lain, termasuk ponsel. Yang sering salah bukan salurannya, tapi siapa yang meminta, apa yang dikirim, dan ke nomor mana.

Artikel ini menjelaskan aturan yang relevan dan mengubahnya jadi prosedur untuk admin. Ini panduan operasional, bukan nasihat hukum. SOP rekam medis klinik tetap ditetapkan pimpinan klinik.

Aturan dasarnya dalam satu tabel

Tiga aturan saling melengkapi di sini: Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis, UU 17/2023 tentang Kesehatan, dan PP 28/2024 sebagai peraturan pelaksana undang-undang itu. Database peraturan JDIH BPK masih mencatat Permenkes 24/2022 sebagai berlaku (Permenkes 24/2022, JDIH BPK).

Teks lengkapnya ada di PP 28/2024 dan UU 17/2023 di JDIH BPK.

Satu hal yang perlu diingat admin: hasil rontgen, catatan tindakan, dan resume termasuk data kesehatan, yang di UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi masuk data pribadi yang bersifat spesifik (Pasal 4 ayat (2)) (UU 27/2022, JDIH BPK). Salah kirim satu file ke nomor yang keliru sudah berarti data kesehatan pasien bocor.

Siapa yang boleh meminta

Pasien sendiri selalu boleh meminta. Untuk orang lain, ada syaratnya.

PP 28/2024 Pasal 783 ayat (7) merinci keluarga terdekat sebagai suami atau istri, anak yang sudah dewasa, orang tua kandung, dan saudara kandung pasien.

Prosedur untuk admin, langkah demi langkah

1. Cocokkan nomor. Pastikan pesan datang dari nomor yang terdaftar di data pasien. Kalau dari nomor lain, jangan kirim apa pun dulu.
2. Minta identitas. Tanyakan nama lengkap dan tanggal lahir, lalu cocokkan dengan data pasien. Jangan sebut data itu duluan di chat.
3. Catat permintaannya. Pesan WhatsApp pasien adalah permintaan tertulis elektronik. Simpan, dan catat di data pasien apa yang diminta dan tanggalnya.
4. Teruskan ke dokter atau penanggung jawab rekam medis. Resume dibuat oleh penanggung jawab pelayanan (Permenkes 24/2022 Pasal 26 ayat (7)), bukan oleh admin yang menyalin catatan.
5. Kirim ke nomor yang sudah dicocokkan. Kirim file, bukan foto layar komputer. Sebelum menekan kirim, baca ulang nama di chat dan nama di file.
6. Jangan jelaskan isinya. Pertanyaan soal arti hasil rontgen atau diagnosis diteruskan ke dokter.
7. Hapus file dari HP admin kalau file sempat diunduh ke galeri atau folder unduhan.

Permenkes 24/2022 Pasal 30 meminta pimpinan klinik mengatur hak akses: siapa yang boleh menginput, memperbaiki, dan melihat data rekam medis. Tentukan akses admin sesuai pekerjaannya, misalnya data administratif untuk registrasi dan jadwal. Kalau admin klinikmu ternyata bisa membuka seluruh catatan klinis tanpa keperluan, bicarakan dengan pimpinan klinik.

Contoh balasan WhatsApp

Bagian dalam kurung siku diganti sebelum dikirim.

Pasien minta hasil rontgen

Halo Kak, bisa. Supaya hasil rontgen dikirim ke orang yang tepat, mohon tulis nama lengkap dan tanggal lahir yang terdaftar di [Nama Klinik].

Setelah kami cocokkan, permintaannya kami teruskan ke drg. [Nama]. Filenya kami kirim ke nomor ini paling lambat [hari, jam].

Kak [Nama], berikut hasil rontgen dan catatan dari drg. [Nama] untuk pemeriksaan tanggal [tanggal].

Kalau ada yang ingin ditanyakan soal hasilnya, balas di sini, nanti kami teruskan ke dokter. Simpan file ini di tempat yang aman ya, Kak.

Keluarga meminta data pasien dewasa

Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi kami. Catatan perawatan hanya bisa kami berikan kepada pasien sendiri, atau kepada orang lain setelah pasien menyetujuinya.

Bisa minta [Nama Pasien] menghubungi kami dari nomornya yang terdaftar, atau mengirim persetujuan tertulis bahwa catatan boleh diberikan kepada Kakak? Setelah itu kami bantu.

Orang tua meminta data pasien anak

Halo Bapak/Ibu, bisa. Mohon tulis nama lengkap dan tanggal lahir [nama anak], serta nama Bapak/Ibu yang tercatat sebagai orang tua di data registrasi.

Setelah kami cocokkan, catatan dari drg. [Nama] kami kirim ke nomor ini.

Kalau nomor orang tua yang menghubungi tidak tercatat di data registrasi anak, cocokkan dulu lewat telepon ke nomor yang terdaftar atau minta datang langsung.

Kantor atau asuransi meminta resume

Terima kasih, Bapak/Ibu. Catatan perawatan pasien hanya bisa kami berikan dengan persetujuan pasien yang bersangkutan.

Mohon kirimkan surat permintaan resmi beserta persetujuan tertulis dari pasien. Permintaan akan kami teruskan ke pimpinan klinik untuk diproses.

Sebelum membalas, cek apakah pasien sudah menandatangani persetujuan umum saat registrasi untuk keperluan asuransi. PP 28/2024 Pasal 783 ayat (10) menyebut pembukaan isi rekam medis untuk keperluan administrasi, pembayaran asuransi, atau jaminan pembiayaan kesehatan dilakukan lewat persetujuan umum pada saat registrasi.

Pasien minta penjelasan hasil

Pertanyaan Kakak sudah kami teruskan ke drg. [Nama], Kak. Dokter yang akan menjelaskan hasilnya, supaya penjelasannya tepat.

Kalau lebih nyaman dijelaskan langsung, saya bisa jadwalkan kontrol singkat. Dokter praktik [hari] jam [jam].

Kebiasaan yang perlu dihentikan

• Mengirim foto layar sistem rekam medis lewat WhatsApp. Foto layar sering memuat data pasien lain di baris atas atau bawah.
• Meneruskan hasil rontgen ke grup WhatsApp klinik untuk bertanya ke dokter. Kirim langsung ke dokter yang menangani.
• Menyimpan file pasien di galeri HP admin.
• Menyebut nama atau tanggal lahir pasien duluan saat memverifikasi. Biarkan peminta yang menyebutkannya.
• Mengirim ke nomor baru tanpa verifikasi karena peminta "mengaku ganti nomor".

Daftar cek untuk pimpinan klinik

• Hak akses rekam medis elektronik untuk admin sudah diatur dan tertulis di SOP.
• Formulir registrasi memuat persetujuan umum untuk keperluan asuransi atau jaminan pembiayaan.
• Data registrasi pasien anak mencatat nama dan nomor orang tua.
• Ada satu orang penanggung jawab yang menerima permintaan dari pihak luar.
• Permintaan rekam medis dicatat beserta tanggal diterima dan tanggal dikirim.
• HP klinik dikunci dan unduhan media otomatis dimatikan.

Kalau nomor klinikmu dijalankan Autoberes, foto gigi atau rontgen yang dikirim pasien tidak dibaca AI. Chat-nya langsung dioper ke admin. Rincian penanganan data ada di halaman keamanan data.

Pertanyaan yang sering muncul

Bolehkah klinik gigi mengirim hasil rontgen lewat WhatsApp?

Boleh, kepada pasien atau pihak yang berhak. Permenkes 24/2022 Pasal 26 ayat (11) menyebut rekam medis untuk pasien bisa dikirim dalam bentuk elektronik lewat alat komunikasi elektronik termasuk ponsel. Pastikan nomor dan identitas penerima sudah dicocokkan sebelum mengirim.

Siapa pemilik rekam medis, klinik atau pasien?

Keduanya, untuk hal yang berbeda. Dokumen rekam medis milik fasilitas kesehatan, sedangkan isi rekam medis milik pasien (Permenkes 24/2022 Pasal 25 dan 26). UU 17/2023 Pasal 297 juga menyebut dokumen milik fasilitas kesehatan dan pasien berhak mengakses informasi di dalamnya.

Apakah klinik gigi kecil wajib memakai rekam medis elektronik?

Permenkes 24/2022 Pasal 3 menyebut kewajiban itu berlaku untuk setiap fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk tempat praktik mandiri dokter gigi dan klinik, dengan batas penyesuaian 31 Desember 2023 (Pasal 45). PP 28/2024 Pasal 779 ayat (2) membolehkan rekam medis nonelektronik sementara kalau ada hambatan teknis, sampai hambatannya selesai.

Berapa lama rekam medis elektronik harus disimpan?

Paling singkat 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien, menurut Permenkes 24/2022 Pasal 39 ayat (1).