Recall scaling dan kontrol gigi: cara klinik menyusun pengingat yang dibalas pasien

"Scaling gigi berapa bulan sekali" adalah pertanyaan yang sering dicari pasien. Bagi klinik, pertanyaannya lain: bagaimana memastikan pasien yang sudah pernah datang kembali tepat waktu, tanpa pesan yang terasa seperti iklan.

Artikel ini membahas sisi operasionalnya: siapa yang menentukan interval, kapan pengingat dikirim, isi pesannya, dan apa yang dicatat.

Interval recall ditentukan dokter, bukan admin

Di Indonesia, kontrol gigi rutin setiap 6 bulan masih menjadi anjuran umum. Tinjauan Cochrane yang dirangkum Alomedika (Fee dkk., 2020) tidak menemukan perbedaan bermakna antara interval kontrol 6 bulan, 24 bulan, dan interval berbasis risiko (Alomedika). Artinya interval yang tepat bisa berbeda antar pasien, dan keputusan itu ada di dokter gigi yang memeriksa.

Untuk admin, aturannya sederhana:

• Setiap pasien yang selesai tindakan mendapat tanggal recall dari dokter, dicatat di rekam medis dan di daftar recall.
• Kalau dokter tidak menulis interval khusus, pakai interval bawaan klinik yang sudah disepakati para dokter.
• Admin tidak mengubah interval sendiri, termasuk saat pasien bertanya "boleh nggak setahun sekali saja?". Pertanyaan itu diteruskan ke dokter.

Contoh tabel interval bawaan yang bisa disusun bersama dokter (isi kolom interval diisi oleh dokter klinikmu):

Catat siapa yang setuju dihubungi

Pengingat recall dikirim atas inisiatif klinik, bukan balasan atas pesan pasien. Karena itu catat sejak awal bahwa pasien setuju dihubungi untuk pengingat kontrol. Cukup satu pertanyaan saat registrasi atau di akhir kunjungan, lalu tandai di data pasien.

Terima kasih sudah datang hari ini, [Nama Pasien]. drg. [Nama] menyarankan kontrol berikutnya sekitar [bulan tahun].

Boleh kami kirim pengingat lewat WhatsApp ini saat waktunya tiba? Balas YA kalau boleh.

Pasien yang menjawab tidak, atau yang kemudian meminta berhenti, tidak dikirimi pengingat lagi. Data dan informasi kesehatan termasuk data pribadi yang bersifat spesifik dalam UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (Pasal 4 ayat (2)), dan undang-undang itu meminta persetujuan dilakukan secara tertulis atau terekam (Pasal 22 ayat (1)). Jawaban YA di WhatsApp yang tersimpan, ditambah tanda di data pasien, adalah catatan terekam yang sederhana (UU 27/2022, BPK).

Untuk akun WhatsApp Business Platform (API), pesan yang dimulai bisnis di luar jendela 24 jam harus memakai templat yang disetujui Meta dan penerimanya harus sudah memberi izin (kebijakan WhatsApp Business).

Kapan pengingat dikirim

Satu pengingat sering tidak cukup, tapi terlalu banyak terasa mengganggu. Pola tiga pesan berikut cukup untuk sebagian besar klinik:

Kirim di jam yang wajar, misalnya antara pagi dan malam hari kerja, dan hindari jam istirahat malam.

Contoh pesan recall

Pesan recall yang baik menyebut kunjungan terakhir dan menawarkan jadwal konkret, tanpa iming-iming harga. Fasilitas kesehatan dibatasi dalam beriklan dengan potongan harga oleh Permenkes 1787/2010 (lihat artikel aturan promosi klinik), dan pengingat kontrol tidak membutuhkannya.

Halo [Nama Pasien], ini dari [Nama Klinik]. Kunjungan terakhir Anda untuk [jenis tindakan] pada [bulan tahun], dan drg. [Nama] menyarankan kontrol sekitar bulan ini.

Jadwal yang masih kosong:
1. [Hari, tanggal] jam [jam]
2. [Hari, tanggal] jam [jam]

Balas nomornya untuk booking, atau ketik jadwal lain yang Anda inginkan.

Halo [Nama Pasien], mengingatkan lagi jadwal kontrol gigi Anda di [Nama Klinik]. Mau kami carikan jadwal minggu ini atau minggu depan?

Halo [Nama Pasien], kami tidak akan mengirim pengingat lagi untuk kontrol kali ini. Kalau nanti ingin booking, balas pesan ini kapan saja. Terima kasih.

Halo Bapak/Ibu [Nama Orang Tua], ini dari [Nama Klinik]. Ananda [Nama Anak] terakhir kontrol pada [bulan tahun], dan drg. [Nama] menyarankan kontrol berikutnya sekitar bulan ini.

Jadwal sore atau Sabtu yang masih kosong: [pilihan jadwal]. Balas untuk booking ya.

Saat pasien membalas dengan keluhan

Kadang pasien membalas pengingat recall dengan keluhan: "Gigi saya ngilu kalau minum dingin, perlu ke dokter sekarang?" Admin tidak menilai keluhan itu. Tawarkan jadwal pemeriksaan secepatnya dan teruskan isi pesannya ke dokter.

Kalau pasien menyebut tanda darurat, seperti bengkak di wajah, demam, perdarahan yang tidak berhenti, atau nyeri hebat, arahkan pasien untuk segera datang ke klinik atau ke IGD terdekat dan beri tahu dokter jaga saat itu juga.

Daftar recall sebagai pengisi slot kosong

Daftar pasien yang jatuh tempo recall juga berguna saat ada pembatalan mendadak. Pasien yang memang sudah waktunya kontrol biasanya senang ditawari slot yang lebih cepat. Cara menawarkannya ada di artikel mengurangi pasien tidak datang.

Yang perlu dicatat setiap bulan

• Berapa pasien yang jatuh tempo recall bulan ini
• Berapa yang booking setelah pengingat pertama, kedua, atau ketiga
• Berapa yang meminta berhenti dihubungi
• Berapa yang belum membalas sama sekali

Dari catatan itu klinik bisa melihat apakah jadwal pengingat perlu digeser atau isi pesannya perlu diubah.

Supaya recall tidak tergantung ingatan admin

Recall biasanya berhenti berjalan saat admin sibuk, karena tidak ada yang mendesak hari itu. Daftar recall per pasien, pengiriman di jam yang diizinkan, berhenti otomatis saat pasien membalas STOP, dan penawaran jadwal dari slot yang benar-benar kosong bisa dijalankan Autoberes dari data klinikmu. Rinciannya ada di halaman klinik gigi dan cara kerja.