Template chat WhatsApp untuk booking villa, dari tanya tanggal sampai check-out

Chat tamu villa hampir selalu berjalan dengan urutan yang sama: tanya tanggal, tanya harga untuk sekian orang, tanya fasilitas, lalu minta nomor rekening. Setelah transfer, pertanyaannya pindah ke lokasi, jam check-in, dan boleh tidaknya hal tertentu. Templat yang disusun mengikuti urutan itu membuat balasan lebih cepat dan menutup celah yang sering jadi masalah, misalnya tamu datang dengan jumlah orang dua kali lipat dari kapasitas.

Bagian dalam kurung siku diganti sebelum dikirim. Simpan versi akhirnya di fitur Balasan Cepat WhatsApp Business supaya semua orang yang memegang nomor villa memakai kalimat yang sama.

Siapkan data ini sebelum membalas

Templat hanya secepat data di belakangnya. Satu lembar berisi data berikut, per unit, mencegah salah sebut:

• tarif weekday, weekend, dan high season beserta rentang tanggalnya
• minimal menginap per jenis tanggal
• kapasitas standar dan maksimal, harga extra bed atau tamu tambahan
• jam check-in dan check-out
• aturan DP: persentase atau nominal, batas bayar, rekening atas nama siapa
• kebijakan pembatalan dan ganti tanggal
• aturan villa (house rules) dan deposit kerusakan kalau ada
• alamat, titik peta, kapasitas parkir, dan cara masuk

Satu lagi yang sering terlupa: kalender yang memuat semua booking, termasuk yang masuk dari Airbnb, Traveloka, atau Booking.com. Templat tanggal kosong di bawah tidak berguna kalau kalendernya tidak lengkap.

1. Balasan pertama: tanya tiga hal sekaligus

Tamu sering membuka chat dengan "villa masih ada kak?" tanpa tanggal. Balas dengan meminta tiga data yang menentukan jawaban, dalam satu pesan.

Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi [Nama Villa]. Saya [Nama].

Supaya saya bisa cek, boleh info:
1. Tanggal check-in dan check-out
2. Jumlah tamu (dewasa dan anak)
3. Bawa kendaraan berapa (untuk parkir)

Nanti saya kirim unit yang kosong beserta harganya.

Pertanyaan kendaraan terdengar kecil, tapi villa dengan parkir dua mobil yang didatangi rombongan empat mobil akan bermasalah dengan tetangga di malam pertama.

2. Tanggal kosong: sebut unit, rincian harga, dan langkah berikutnya

Untuk [tanggal check-in] sampai [tanggal check-out] ([jumlah] malam), [Nama Unit] masih kosong, Kak.

Kapasitas: [jumlah] orang, [jumlah] kamar tidur, [fasilitas utama: kolam renang pribadi, dapur, area BBQ]
Rincian:
[Hari] malam: Rp[...]
[Hari] malam: Rp[...]
Total: Rp[...]

Check-in jam [jam], check-out jam [jam]. Kalau cocok, saya bantu kunci tanggalnya ya.

Tutup dengan tawaran langkah berikutnya, supaya tamu tahu apa yang harus dilakukan kalau cocok.

3. Tanggal penuh: langsung tawarkan pilihan lain

"Maaf penuh" tanpa alternatif mengakhiri chat. Tawarkan unit lain di tanggal yang sama, atau tanggal terdekat di unit yang sama.

Mohon maaf Kak, [Nama Unit] untuk [tanggal] sudah terisi.

Pilihan yang masih ada:
1. [Unit lain], tanggal yang sama, kapasitas [jumlah] orang, total Rp[...]
2. [Nama Unit], [tanggal alternatif], total Rp[...]

Mau saya cek salah satunya?

4. Jumlah tamu melebihi kapasitas

Kapasitas villa bukan angka untuk ditawar diam-diam. Kasur, kamar mandi, air panas, dan parkir dihitung dari angka itu. Sebutkan batasnya dan pilihannya.

[Nama Unit] kapasitasnya [jumlah standar] orang, maksimal [jumlah maksimal] orang dengan extra bed Rp[...] per malam, Kak.

Untuk [jumlah tamu] orang, pilihannya:
1. [Unit yang lebih besar], kapasitas [jumlah] orang, total Rp[...]
2. Sewa [Unit A] dan [Unit B] sekaligus, total Rp[...]

Jumlah tamu yang datang mohon sesuai yang tercatat ya, Kak, karena perlengkapan disiapkan sesuai angka itu.

Kalau tamu tetap memaksa membawa lebih banyak orang, jangan putuskan di chat. Oper ke pemilik atau pengelola.

5. Tamu menawar

Harga untuk tanggal itu memang Rp[...] total, Kak, sesuai tarif [weekend / high season] kami.

Kalau Kakak fleksibel tanggal, [tanggal hari biasa] harganya Rp[...] untuk jumlah malam yang sama.

Kalau ada keputusan diskon untuk rombongan atau masa inap panjang, tulis aturannya di lembar data dan biarkan pemilik yang menyetujui di luar aturan itu.

6. Sebelum transfer: kirim aturan villa

Aturan villa paling efektif disampaikan sebelum tamu membayar, bukan setelah tamu tiba. Airbnb menerapkan prinsip yang sama untuk listing di platformnya: aturan rumah harus wajar, dicantumkan di listing sebelum booking, dan tuan rumah tidak boleh menambah aturan baru lewat pesan setelah booking (Airbnb Help Center). Untuk booking langsung lewat WhatsApp, artinya sama: tamu yang membaca aturan sebelum transfer sudah menyetujuinya, dan kamu tidak perlu berdebat di lokasi.

Sebelum saya kirim info pembayaran, ini aturan menginap di [Nama Villa], Kak:

1. Jumlah tamu menginap maksimal [jumlah] orang. Tamu yang berkunjung tanpa menginap [aturan, misalnya: sampai jam 21.00].
2. Jam tenang mulai [jam]. Musik dan karaoke dimatikan setelah jam itu.
3. [Dilarang merokok di dalam ruangan / boleh di teras].
4. Hewan peliharaan: [tidak diizinkan / boleh dengan persetujuan pengelola].
5. Acara (ulang tahun, gathering, foto prewedding): wajib izin pengelola sebelum booking.
6. Kolam renang tanpa penjaga. Anak-anak di kolam wajib didampingi orang dewasa.
7. Deposit kerusakan Rp[...] dibayar [kapan], dikembalikan [kapan] setelah pengecekan.

Kalau semuanya oke, saya lanjut kirim rincian DP.

Sesuaikan isinya dengan villamu. Jangan menyalin daftar panjang dari villa lain: aturan yang tidak kamu tegakkan hanya membuat aturan lain ikut diabaikan.

7. Konfirmasi booking dan DP dengan batas waktu

Booking Kakak saya catat:

Nama: [Nama Tamu]
Unit: [Nama Unit]
Check-in: [hari, tanggal], mulai jam [jam]
Check-out: [hari, tanggal], paling lambat jam [jam]
Tamu: [jumlah] dewasa, [jumlah] anak
Kendaraan: [jumlah]
Total: Rp[...]

DP [persentase]% = Rp[...]
Transfer ke: [bank, nomor rekening, atas nama]
Batas bayar: [jam, tanggal]. Lewat batas itu, tanggalnya kami buka lagi untuk tamu lain.
Pelunasan Rp[...] paling lambat [kapan].

Pembatalan: [ringkasan kebijakan pembatalan].

Batas bayar yang jelas mencegah tanggal ditahan berhari-hari untuk tamu yang tidak jadi. Detail menyusun aturan DP, pelunasan, dan pembatalan ada di artikel aturan DP dan pembatalan sewa villa.

Langkah ini bisa dijalankan Autoberes: mengecek tanggal kosong per unit, menghitung total per malam, lalu menagih DP dengan batas bayar dan melepas tanggalnya kalau lewat batas. Booking dari OTA dicatat staf supaya tanggalnya tidak ditawarkan lagi. Penjelasannya di halaman villa.

8. Data tamu untuk catatan villa

Minta data tamu setelah DP masuk, bukan di awal chat. Yang perlu: nama sesuai identitas, nomor yang bisa dihubungi saat hari H, dan perkiraan jam tiba.

Untuk tamu warga negara asing, simpan data paspornya. UU Keimigrasian Pasal 72 mewajibkan pemilik atau pengurus tempat penginapan memberikan data orang asing yang menginap bila diminta pejabat imigrasi yang bertugas. Undang-undang itu sudah beberapa kali diubah, jadi cek aturan pelaporan yang berlaku di daerahmu, terutama di kawasan wisata seperti Bali.

Foto KTP atau paspor tamu adalah data pribadi. Simpan di tempat yang hanya bisa dibuka pengelola, jangan diteruskan ke grup penjaga.

9. H-1: lokasi dan info check-in mandiri

Villa dengan check-in mandiri (kunci di kotak kode, pintu dengan PIN) bergantung penuh pada pesan ini. Kirim sehari sebelum check-in, dan hanya setelah pembayaran yang disyaratkan sudah masuk.

Halo Kak [Nama], sampai jumpa besok di [Nama Villa].

Alamat: [alamat lengkap]
Peta: [tautan Google Maps]
Patokan: [contoh: masuk gang setelah masjid, pagar hitam nomor 12]
Jalan terakhir: [contoh: menanjak dan sempit, bus besar tidak bisa masuk]

Check-in mulai jam [jam].
Kunci: kotak kunci di samping pintu, kode [kode]. [Atau: penjaga kami, Pak [Nama], menunggu di lokasi, nomor [nomor].]
Parkir: [jumlah] mobil di halaman.
Wi-Fi: [nama jaringan] / [kata sandi]

Pengingat: jam tenang mulai [jam], check-out paling lambat jam [jam] [hari].

Ganti kode kotak kunci atau PIN pintu setelah setiap tamu. Kode yang sama untuk semua tamu berarti setiap tamu lama bisa masuk lagi.

10. Permintaan di luar aturan

Early check-in, late check-out, bawa anjing, atau "boleh tambah tenda di halaman?" adalah keputusan pemilik atau pengelola, bukan admin. Balas dengan jujur bahwa kamu perlu menanyakan, dan beri waktu.

Untuk [permintaan], saya perlu tanya pengelola dulu, Kak, karena tergantung [contoh: jadwal bersih-bersih dari tamu sebelumnya]. Saya kabari paling lambat [jam] ya.

Early check-in hanya bisa dijanjikan setelah dicek apakah malam sebelumnya ada tamu dan berapa lama tim kebersihan butuh waktu.

11. Setelah check-out

Terima kasih sudah menginap di [Nama Villa], Kak [Nama].

Pengecekan villa sudah selesai. Deposit Rp[...] kami kembalikan ke rekening [nama bank, atas nama] paling lambat [kapan].

Kalau berkenan, ulasan Kakak sangat membantu kami: [tautan ulasan Google]

Kalau ada kerusakan yang dipotong dari deposit, kirim foto kerusakannya dan rincian biayanya di pesan yang sama. Potongan tanpa bukti mudah berujung debat.

Pertanyaan yang sering muncul

Kapan sebaiknya aturan villa dikirim ke tamu?

Sebelum tamu mentransfer DP. Tamu yang membayar setelah membaca aturan sudah tahu batasnya, dan kamu punya rujukan kalau ada masalah di lokasi. Kirim ulang ringkasannya di pesan H-1.

Apakah kode kotak kunci boleh dikirim saat booking?

Lebih aman dikirim H-1, setelah pembayaran yang disyaratkan masuk, dan diganti setelah setiap tamu. Kode yang dikirim jauh hari bisa sampai ke orang lain lewat grup keluarga atau rombongan.

Bagaimana membalas tamu yang membawa orang lebih banyak dari kapasitas?

Sebutkan kapasitas standar, kapasitas maksimal dengan extra bed, dan pilihan unit yang lebih besar. Kalau tamu tetap ingin menambah orang di luar batas maksimal, oper ke pemilik untuk diputuskan.

Perlukah meminta foto KTP tamu villa?

Itu keputusanmu sebagai pemilik. Kalau kamu memintanya, lakukan setelah DP masuk, simpan di tempat yang hanya bisa diakses pengelola, dan jangan diteruskan ke grup. Untuk tamu asing, data paspor perlu tersedia kalau diminta pejabat imigrasi.