Aturan DP, pelunasan, dan pembatalan sewa villa yang jelas untuk tamu

Aturan DP sewa villa yang baik menjawab lima pertanyaan sebelum tamu mentransfer: berapa DP-nya, sampai kapan harus dibayar, kapan sisa dilunasi, apa yang terjadi kalau tamu batal atau ganti tanggal, dan apakah ada deposit kerusakan. Kalau satu saja tidak tertulis, pertanyaan itu biasanya muncul di saat paling tidak enak: tamu batal H-2, atau ada gelas pecah saat check-out.

Artikel ini membantu kamu menyusun aturan itu untuk booking langsung lewat WhatsApp. Booking dari Airbnb, Traveloka, atau Booking.com mengikuti kebijakan yang kamu pilih di platform masing-masing.

Kenapa aturan harus tertulis dan dikirim sebelum transfer

DP dan aturan pembatalan adalah bagian dari kesepakatan sewa. Hukumonline, membahas uang muka, mengutip Pasal 1338 KUHPerdata: perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi pembuatnya dan tidak dapat ditarik kembali selain dengan kesepakatan kedua pihak (Hukumonline). Kesepakatan itu lebih mudah dibuktikan kalau aturannya ada di chat sebelum tamu membayar.

Ada juga batasnya. UU Perlindungan Konsumen Pasal 18 melarang pelaku usaha mencantumkan klausula baku yang menyatakan pelaku usaha berhak menolak menyerahkan kembali uang yang dibayarkan konsumen, dan melarang klausula baku yang letak atau bentuknya sulit terlihat, sulit dibaca, atau sulit dimengerti. Klausula yang melanggar pasal itu batal demi hukum.

Dua hal praktis dari sini:

1. Tulis aturan dengan kalimat sederhana, di pesan tersendiri, sebelum info rekening. Jangan diselipkan di akhir pesan panjang atau di gambar beresolusi rendah.
2. Pertimbangkan pembatalan bertingkat (makin dekat tanggal, makin kecil pengembalian) daripada satu kalimat "DP tidak bisa dikembalikan dalam kondisi apa pun". Aturan bertingkat lebih mudah kamu jelaskan ke tamu.

1. Tentukan besaran DP

DP berfungsi mengunci tanggal dan menyaring tamu yang belum serius. Ada tiga bentuk umum:

Kamu bisa memakai kombinasi: persentase untuk hari biasa, bayar penuh untuk booking yang dibuat kurang dari seminggu sebelum check-in atau yang jatuh di rentang high season.

2. Pasang batas bayar DP

Batas bayar DP menentukan berapa lama tanggal ditahan untuk tamu yang belum membayar. Tanpa batas, tanggal bisa tertahan berhari-hari untuk tamu yang ternyata memilih villa lain.

Patokan praktis:

• Booking jauh hari: batas bayar dalam hitungan jam, misalnya hari yang sama atau besok pagi.
• Booking untuk akhir pekan ini: batas lebih pendek, karena setiap jam tanggal tertahan adalah jam tanggal itu tidak bisa dijual.
• Batas bayar tidak pernah melewati jam check-in.

Sampaikan konsekuensinya terang-terangan: lewat batas, tanggal dibuka lagi untuk tamu lain. Lalu benar-benar lakukan. Batas yang tidak pernah ditegakkan tidak lagi dianggap serius.

Langkah ini bisa diserahkan ke Autoberes: DP dihitung sebagai persentase dari total, link bayar dikirim di chat dengan batas waktu, pengingat dikirim sebelum batas lewat, dan tanggal dilepas otomatis kalau tidak dibayar. Sisa pembayaran tetap diurus staf. Detailnya di halaman villa.

3. Atur pelunasan

Pelunasan bisa diminta di salah satu dari tiga waktu:

• Beberapa hari sebelum check-in. Paling aman untuk pemilik. Kalau tamu tidak melunasi, kamu masih punya waktu menjual tanggalnya.
• Saat check-in. Lebih nyaman untuk tamu, tapi villa dengan check-in mandiri tidak punya orang untuk menerima pembayaran.
• Dicicil. Hanya untuk booking besar seperti rombongan atau acara keluarga, dengan tanggal cicilan yang tertulis.

Untuk villa dengan check-in mandiri, kaitkan pelunasan dengan pengiriman kode kunci: kode dan info check-in baru dikirim setelah pelunasan masuk. Tulis aturan ini sejak awal supaya tamu tidak merasa ditahan di hari H.

Setiap pembayaran dibalas dengan tanda terima di chat: tanggal, nominal, untuk booking yang mana, dan sisa yang belum dibayar.

4. Susun pembatalan bertingkat

Pembatalan bertingkat mengembalikan lebih banyak uang untuk pembatalan yang jauh dari tanggal check-in, karena kamu masih punya waktu menjual tanggal itu lagi.

Sebagai pembanding, Airbnb menyediakan beberapa kebijakan standar untuk masa inap 27 malam atau kurang (Airbnb Resource Center):

Di sumber yang sama, Airbnb menyebut kebijakan fleksibel bisa cocok untuk musim sepi atau lokasi yang persaingannya ketat, dan kebijakan Firm untuk tempat yang ramai sepanjang tahun dan butuh waktu 30 hari untuk mencari tamu pengganti.

Untuk booking langsung, kamu bebas menyusun versimu sendiri. Kerangkanya:

Isi angkanya berdasarkan seberapa cepat tanggal villamu biasanya laku lagi. Untuk high season yang dipesan berbulan-bulan sebelumnya, tanggal yang batal seminggu sebelum hari H lebih sulit terisi lagi. Untuk hari biasa, beberapa hari cukup.

5. Bedakan pembatalan dan ganti tanggal

Tamu yang minta ganti tanggal masih ingin menginap di villamu. Perlakukan berbeda dari pembatalan:

• Tentukan batas waktu pengajuan, misalnya paling lambat sekian hari sebelum check-in.
• Tentukan berapa kali boleh ganti, biasanya sekali.
• DP pindah ke tanggal baru. Kalau tanggal baru jatuh di weekend atau high season, tamu membayar selisihnya.
• Tanggal baru harus dicek dulu di kalender semua unit, termasuk booking dari OTA, sebelum dijanjikan.

6. Siapkan jawaban untuk kejadian di luar kendali

Jalan longsor, banjir, atau bencana yang menutup akses ke villa tidak cocok dijawab dengan tabel pembatalan biasa. Tulis satu kalimat di aturanmu bahwa kejadian seperti itu dibahas langsung dengan pengelola, lalu putuskan per kasus. Pilihan yang bisa ditawarkan adalah pindah tanggal tanpa biaya atau pengembalian sebagian. Admin tidak memutuskan sendiri.

7. Deposit kerusakan terpisah dari DP

Deposit kerusakan adalah uang jaminan yang dikembalikan setelah check-out kalau villa dalam kondisi baik. Ia bukan bagian dari harga sewa dan tidak boleh tercampur dengan DP.

Yang perlu ditulis:

• Besarnya. Sesuaikan dengan isi villa: villa dengan karaoke, perabot mahal, atau kolam renang berbeda dengan villa sederhana.
• Kapan dibayar. Bersama pelunasan, atau tunai saat check-in kalau ada penjaga.
• Kapan dikembalikan. Tulis batas waktunya, misalnya sekian jam setelah pengecekan.
• Apa yang dipotong. Kerusakan barang, kehilangan kunci atau remote, noda yang butuh pencucian khusus, pelanggaran aturan yang sudah tertulis seperti merokok di kamar.

Supaya potongan bisa dipertanggungjawabkan:

1. Foto setiap ruangan sebelum tamu datang, dari sudut yang sama setiap kali.
2. Penjaga atau tim kebersihan mengecek dengan daftar yang sama saat check-out.
3. Kalau ada potongan, kirim foto kerusakan dan rincian biaya ke tamu di chat yang sama dengan pengembalian sisa deposit.

Untuk tamu dari OTA, ikuti aturan platformnya. Airbnb misalnya menyatakan bahwa tuan rumah umumnya tidak boleh mengenakan denda lewat aturan rumah, dan biaya untuk bagian listing yang diiklankan harus sudah termasuk dalam harga yang dilihat tamu saat booking (Airbnb Help Center). Jangan menagih deposit tambahan di luar platform kalau aturan platform tidak mengizinkannya.

Templat pesan aturan pembayaran

Sebelum transfer, ini aturan pembayaran di [Nama Villa], Kak:

DP: [persentase]% dari total = Rp[...]
Batas bayar DP: [jam, tanggal]. Lewat batas, tanggal dibuka lagi untuk tamu lain.
Pelunasan: Rp[...] paling lambat [kapan]. Info check-in dan kode kunci dikirim setelah pelunasan.
Deposit kerusakan: Rp[...], dibayar [kapan], dikembalikan paling lambat [kapan] setelah pengecekan.

Pembatalan:
Lebih dari [X] hari sebelum check-in: [yang dikembalikan]
[X] sampai [Y] hari: [yang dikembalikan]
Kurang dari [Y] hari atau tidak datang: [yang dikembalikan]

Ganti tanggal: sekali, paling lambat [X] hari sebelum check-in, selisih harga dibayar kalau tanggal baru lebih mahal.

Kalau setuju, balas OK dan saya kirim nomor rekeningnya.

Baik Kak, saya cek dulu. Booking Kakak untuk [tanggal] dan pembatalannya masuk [jumlah] hari sebelum check-in.

Sesuai aturan yang kami kirim [tanggal pesan aturan], untuk pembatalan [X] sampai [Y] hari sebelum check-in, yang dikembalikan [jumlah]. Pengembalian ke rekening [nama bank, atas nama] paling lambat [kapan].

Kalau Kakak mau, DP juga bisa dipindah ke tanggal lain tanpa biaya, selama masih [aturan ganti tanggal].

Kalau tamu meminta pengecualian di luar aturan, admin cukup mencatat permintaannya dan mengoper ke pemilik.

Pertanyaan yang sering muncul

Berapa DP sewa villa yang umum?

Tidak ada angka baku yang berlaku umum. Pilih bentuk yang sesuai: persentase dari total untuk sebagian besar booking, dan bayar penuh untuk booking mepet tanggal atau high season. Yang lebih penting dari angkanya adalah batas bayar yang jelas dan ditegakkan.

Apakah DP villa boleh hangus kalau tamu batal?

Aturan pembatalan adalah bagian dari kesepakatan, jadi yang menentukan adalah apa yang sudah disepakati sebelum transfer. UU Perlindungan Konsumen Pasal 18 melarang klausula baku yang menyatakan pelaku usaha berhak menolak mengembalikan uang yang dibayarkan dan klausula yang sulit dibaca. Aturan bertingkat yang ditulis jelas sebelum pembayaran lebih aman daripada satu kalimat "DP hangus". Untuk kasus sengketa, tanyakan ke advokat.

Apa beda DP dan deposit kerusakan?

DP adalah bagian dari harga sewa yang dibayar di muka untuk mengunci tanggal. Deposit kerusakan adalah uang jaminan terpisah yang dikembalikan setelah check-out kalau tidak ada kerusakan. Catat dan kembalikan keduanya secara terpisah.

Kapan sebaiknya pelunasan diminta?

Beberapa hari sebelum check-in paling aman, karena kamu masih sempat menjual tanggalnya kalau tamu tidak melunasi. Untuk villa dengan check-in mandiri, kirim kode kunci hanya setelah pelunasan masuk.

Apakah aturan DP saya berlaku untuk tamu dari Airbnb atau Traveloka?

Tidak. Tamu OTA membayar dan membatalkan lewat platform, mengikuti kebijakan pembatalan yang kamu pilih di sana. Aturan di artikel ini untuk booking langsung lewat WhatsApp atau telepon.