Cara follow up calon pembeli mobil bekas lewat WhatsApp, lengkap dengan contoh chat

Calon pembeli mobil bekas jarang memutuskan di chat pertama. Biasanya mereka bertanya ke beberapa showroom sekaligus, membandingkan harga dan kondisi, berdiskusi dengan keluarga, lalu mengecek pilihan pembiayaan. Showroom yang menghubungi lagi dengan alasan yang jelas punya peluang lebih besar diingat saat calon pembeli siap.

Panduan ini membagi follow up menurut tahap calon pembeli, dengan contoh chat yang bisa disesuaikan.

Catat dulu, baru follow up

Follow up yang baik bergantung pada catatan dari chat pertama. Setiap calon pembeli sebaiknya punya catatan singkat:

• Unit yang ditanyakan (merek, tipe, tahun, warna, nomor stok)
• Cara bayar yang disebut: tunai, kredit, atau tukar tambah
• Hal yang ditanyakan atau dikhawatirkan: kilometer, riwayat servis, banjir, pajak, surat
• Tahap terakhir: baru tanya, sudah lihat foto, sudah test drive, sudah nego
• Tanggal follow up berikutnya dan alasannya

Tanpa catatan ini, follow up berubah jadi pesan umum seperti "Jadi ambil, Kak?" yang mudah diabaikan. Catatan bisa disimpan di label WhatsApp Business, spreadsheet, atau sistem showroom. Yang penting semua sales membaca sumber yang sama.

Tahap 1: baru tanya unit, belum membalas lagi

Calon pembeli bertanya harga, sales menjawab, lalu chat berhenti. Follow up pertama sebaiknya membawa informasi baru tentang unit itu, bukan sekadar menanyakan kabar.

Selamat siang Pak [Nama], saya [Nama Sales] dari [Nama Showroom]. Kemarin Bapak tanya [Merek Tipe Tahun] warna [warna].

Saya tambahkan foto bagian dalam dan kolong mesin, plus catatan servis terakhir [bulan tahun] di [bengkel]. Kilometer [angka] km, pajak hidup sampai [bulan tahun].

Kalau mau lihat langsung, unitnya ada di showroom [alamat singkat]. Bapak lebih cocok hari kerja atau akhir pekan?

Pertanyaan di akhir memberi dua pilihan, sehingga calon pembeli cukup menjawab satu kata.

Kalau tetap tidak ada balasan, satu pesan lagi beberapa hari kemudian sudah cukup. Setelah itu berhenti dan tandai calon pembeli sebagai tidak aktif. Pesan berulang tanpa balasan mudah dianggap mengganggu, dan calon pembeli bisa memblokir atau melaporkan nomor showroom.

Pak [Nama], saya tidak akan mengganggu lagi soal [Merek Tipe]. Kalau nanti Bapak mencari unit lain, misalnya [tipe sejenis] di kisaran harga yang sama, kabari saya saja di nomor ini. Terima kasih.

Tahap 2: sudah janji lihat unit atau test drive

Jadwal test drive yang hanya disepakati di chat mudah terlupa. Kirim konfirmasi berisi detail lengkap, lalu pengingat di hari yang sama.

Siap Pak [Nama], jadwal lihat dan test drive [Merek Tipe Tahun] sudah saya catat:

Hari, tanggal: [Hari, tanggal]
Jam: [jam] WIB
Lokasi: [Nama Showroom], [alamat + tautan Maps]
Bertemu dengan: [Nama Sales], [nomor]

Mohon bawa SIM A untuk test drive. Kalau ada perubahan jam, kabari saya ya, Pak.

Sebelum mengonfirmasi, pastikan unit itu tidak sedang dijadwalkan untuk calon pembeli lain di jam yang sama, tidak sedang di bengkel atau salon, dan sales yang ditunjuk memang masuk hari itu. Calon pembeli yang datang dan mendapati unitnya tidak ada jarang mau kembali.

Selamat pagi Pak [Nama], mengingatkan jadwal lihat [Merek Tipe] hari ini jam [jam] di [Nama Showroom]. Unit sudah kami siapkan. Sampai ketemu, Pak.

Tahap 3: sudah test drive, belum memutuskan

Ini follow up yang paling berharga. Calon pembeli sudah melihat unit, berarti minatnya nyata. Hubungi lagi pada hari yang sama atau besoknya, dan tanyakan apa yang menahan keputusan.

Pak [Nama], terima kasih sudah datang hari ini. Bagaimana kesan Bapak dengan [Merek Tipe] tadi?

Kalau ada yang masih mengganjal, misalnya kondisi tertentu, surat-surat, atau cara bayar, sampaikan saja. Saya bantu cek supaya Bapak bisa memutuskan dengan tenang.

Jawaban calon pembeli biasanya masuk ke salah satu dari empat kelompok. Siapkan balasan untuk masing-masing.

Tahap 4: sudah nego, lalu menghilang

Calon pembeli yang menghilang setelah nego biasanya sedang membandingkan dengan tawaran lain atau menunggu dana. Satu pesan yang menegaskan tawaran terakhir dan batas waktunya lebih efektif daripada beberapa pesan pendek.

Pak [Nama], untuk [Merek Tipe Tahun] harga yang bisa kami berikan Rp[harga], sudah termasuk [contoh: balik nama dan servis ringan].

Harga ini berlaku sampai [hari, tanggal]. Setelah itu unit kembali kami tawarkan ke calon pembeli lain dengan harga normal. Kalau Bapak butuh waktu lebih atau ingin dicarikan unit lain, kabari saja.

Batas waktu yang disebut harus benar. Kalau tawaran sebenarnya tidak berakhir pada tanggal itu, jangan menulis batas waktu.

Kalau calon pembeli tertarik kredit

Banyak calon pembeli mobil bekas memakai pembiayaan dari perusahaan leasing. Sales boleh menjelaskan bahwa kredit tersedia dan membantu menghitung perkiraan, tapi persetujuan, bunga, dan cicilan final datang dari leasing setelah survei.

Perusahaan jasa keuangan, termasuk perusahaan pembiayaan, terikat POJK 22/2023 tentang Pelindungan Konsumen. Pasal 39 melarang mereka menawarkan produk lewat sarana komunikasi pribadi, seperti WhatsApp atau telepon, tanpa persetujuan calon konsumen, dan membatasi komunikasi penawaran pada Senin sampai Sabtu di luar hari libur nasional, pukul 08.00 sampai 18.00 waktu setempat, kecuali atas persetujuan atau permintaan konsumen (POJK 22/2023, OJK).

Aturan itu ditujukan kepada perusahaan jasa keuangan, bukan showroom. Showroom yang membantu pengajuan kredit ke mitra leasing tetap sebaiknya mengikuti cara yang sama, karena leasing biasanya meminta mitranya patuh: tawarkan simulasi kredit hanya kepada calon pembeli yang bertanya atau setuju, kirim di jam kerja tersebut, dan berhenti saat calon pembeli menolak.

Bisa kredit, Pak. Sebagai gambaran, untuk [Merek Tipe] harga Rp[harga] dengan DP Rp[DP] dan tenor [tenor] bulan, perkiraan cicilan sekitar Rp[angka] per bulan.

Ini perkiraan, angka final dari [Nama Leasing] setelah survei dan persetujuan. Kalau Bapak mau lanjut, saya bantu ajukan dan leasing akan menghubungi Bapak untuk survei.

Saat unit yang ditanyakan sudah terjual

Calon pembeli yang terlambat tetap calon pembeli. Kabari dengan jujur dan tawarkan unit yang mirip.

Pak [Nama], mohon maaf, [Merek Tipe] yang Bapak tanyakan sudah terjual kemarin.

Yang mirip dan masih ada: [Merek Tipe Tahun], kilometer [angka], harga Rp[harga]. Mau saya kirimkan fotonya?

Jadwal follow up yang masuk akal

Hormati jam kirim. Pesan follow up dikirim di jam kerja yang wajar, bukan malam hari, dan calon pembeli yang meminta berhenti dihubungi tidak dikirimi pesan lagi. Kebijakan WhatsApp Business juga hanya membolehkan bisnis menghubungi orang yang memberikan nomornya dan sudah memberi izin (WhatsApp Business Messaging Policy), jadi jangan mengirim pesan ke nomor dari daftar yang dibeli atau disalin dari grup.

Membagi pekerjaan antara sales dan sistem

Bagian yang berulang dari follow up (menjawab pertanyaan unit dari katalog, menjadwalkan test drive saat unit dan sales kosong, pengingat, dan simulasi cicilan berlabel perkiraan) bisa dijalankan Autoberes, sementara nego harga dan keputusan akhir tetap di tangan sales. Rinciannya ada di halaman showroom mobil dan cara kerja.