# Autoberes

> Admin AI WhatsApp yang membalas chat dari data bisnismu, menjaga booking dari bentrok, dan menagih DP. Untuk klinik, showroom mobil, hotel, dan villa. Dibuat oleh PT Xyntera Teknologi Indonesia (Tyrex Indonesia).

Isi lengkap halaman publik https://autoberes.ai, dirakit dari teks yang sama dengan halaman situs. Terakhir diubah 2026-11-01. Bahasa utama Indonesia; versi bahasa Inggris dari halaman yang sama ada di bagian akhir (situs memakai URL yang sama, bahasa dipilih lewat tombol bahasa).

Kontak: support@tyrex.id. PT Xyntera Teknologi Indonesia (Tyrex Indonesia), Puri Indah A7 No 10, Puri Indah, Jakarta Barat 11610, Indonesia.

## Beranda

Halaman: https://autoberes.ai

### Chat masuk, jadwal keisi. Tanpa satu pun yang bentrok.

Admin AI di WhatsApp untuk klinik, showroom mobil, hotel, dan villa. Ia membalas dari data bisnismu, mengecek jadwal sebelum menjanjikan, dan mencatat booking setelah pelanggan setuju.

DP Rp350.000 dipotong dari tagihan pertama. Kembali 100% kalau agen belum pernah dipakai.

### Yang pasti kamu dapat

- Bisa pakai nomor WhatsApp bisnismu sendiri
- DP kembali 100% kalau agen belum pernah dipakai
- Harga terbuka, Starter Rp990.000 per bulan
- Setup dibantu tim kami

### Satu admin AI, diatur untuk empat jenis bisnis.

Aturan AI, jadwal yang dijaga, dan pengingat bawaannya beda untuk tiap jenis. Buka yang paling dekat dengan bisnismu.

- **Klinik kecantikan** (https://autoberes.ai/klinik-kecantikan): Mesin laser cuma satu, durasi treatment beda-beda, dan pasien bertanya harga jam 11 malam. DP ditagih sebelum slot dikunci, pertanyaan medis langsung ke admin, sisa sesi paket diingatkan.
- **Klinik gigi** (https://autoberes.ai/klinik-gigi): Dokter cuti, kursi bentrok, dan pasien lupa scaling enam bulan. Recall dan kontrol behel terkirim sendiri, tanda darurat dioper, biaya tindakan tidak ditebak.
- **Showroom mobil baru & bekas** (https://autoberes.ai/showroom-mobil): Leads iklan masuk malam hari, satu unit diminta dua test drive, pembeli mobil baru menanyakan warna dan inden. Leads dibalas saat itu juga, test drive dijadwalkan saat unit dan sales kosong, harga terendah dan kredit tetap di sales.
- **Hotel & villa** (https://autoberes.ai/hotel, https://autoberes.ai/villa): Tamu tanya kamar saat resepsionis sibuk, dan satu tanggal villa bisa terjual dua kali dari OTA dan WhatsApp. Kamar dan tanggal dicek sebelum dijanjikan, DP ditagih dengan batas waktu, booking OTA dicatat staf supaya tanggalnya terkunci.

### Lima pekerjaan meja depan, dipegang satu admin AI.

Buka satu per satu. Isinya menyesuaikan jenis bisnis: dokter dan alat di klinik, unit dan sales di showroom, kamar dan tanggal di hotel dan villa.

- **Balas chat WhatsApp**: AI membalas dari data yang kamu isi, kapan pun chat masuk.
  - Harga, layanan, unit, atau kamar diambil dari datamu, tidak dikarang
  - Gambar dan voice note dari pelanggan ikut dibaca
  - Aktif 24 jam, hanya di luar jam kerja, atau saat admin belum membalas
- **Penjaga jadwal**: Setiap booking diperiksa ke dokter, alat, unit, atau kamar sebelum dijanjikan.
  - Durasi, waktu persiapan, jam buka, dan cuti ikut dihitung
  - Booking dari meja depan lewat pemeriksaan yang sama
  - Kalau bentrok, AI menawarkan jam atau tanggal lain yang kosong
- **DP dengan batas waktu**: Booking menunggu DP sampai batas bayar, lalu dilepas kalau belum dibayar.
  - Besar DP dan batas bayarnya kamu atur
  - Pengingat terkirim sebelum batas lewat
  - Slot yang dilepas ditawarkan ke daftar tunggu
- **Pengingat dan recall otomatis**: Pesan rutin terkirim sendiri, sesuai jenis bisnis.
  - Konfirmasi H-1 dan pengingat DP
  - Recall scaling, follow-up test drive, info check-in sehari sebelum menginap
  - Dikirim jam 08.00 sampai 21.00, dan yang membalas BERHENTI tidak dikirimi lagi
- **Rekap dan laporan ke owner**: Owner tahu apa yang terjadi tanpa membuka dashboard tiap jam.
  - Rekap harian ke email jam 21.00
  - Rekap mingguan tiap Senin jam 08.00
  - Paket Pro: leads dengan sumber iklan dan monitor kecepatan balas admin

### Yang butuh kamu, di paling atas.

Beranda dibuka dengan chat yang dioper AI beserta alasannya, misalnya pertanyaan medis atau nego harga. Di sebelahnya tercatat apa saja yang sudah AI kerjakan, dan tiap baris bisa dibuka ke chat aslinya.

- **Perlu kamu**: Chat yang AI oper, dengan ringkasan dan tombol buka chat.
- **Angka hari ini**: Booking yang dibuat, DP yang masuk, dan DP yang masih ditunggu.
- **Yang AI kerjakan**: Tiap tindakan AI tercatat dengan jamnya.

### AI tahu kapan harus berhenti.

Tidak semua chat boleh dijawab mesin. Begitu chat menyentuh hal yang butuh orang, AI berhenti, mengoper chat ke admin atau sales, dan menuliskan ringkasan: siapa pelanggannya, mau apa, dan sudah ditawarkan apa.

Dioper ke admin atau sales saat:

- Ada pertanyaan medis di klinik: kondisi kulit atau gigi, alergi, kehamilan, efek samping.
- Ada tanda darurat di klinik gigi: bengkak, perdarahan yang tidak berhenti, nyeri hebat, gigi patah karena benturan.
- Pelanggan menawar harga, atau calon pembeli menanyakan harga terendah unit.
- Calon pembeli menanyakan tukar tambah atau kepastian kredit.
- Calon pembeli mobil baru menanyakan kepastian inden atau stok yang tidak tercatat di data, atau minta diskon.
- Tamu hotel atau villa minta refund atau pembatalan di luar kebijakan, minta hal di luar data (early check-in, bawa hewan, acara), datang rombongan, minta harga korporat, minta ganti tanggal setelah booking, atau menawar.
- Pelanggan komplain, atau minta bicara dengan orang.
- Booking butuh persetujuanmu, misalnya lewat kapasitas dalam batas toleransi.

Yang tidak akan dilakukan AI:

- Menilai kondisi medis, atau menyebut biaya tindakan yang butuh pemeriksaan dulu.
- Membuka harga terendah, atau menjanjikan kredit pasti disetujui.
- Menyebut harga, durasi, atau DP di luar data yang kamu isi.
- Mengarang nomor rekening atau link pembayaran.
- Bilang jam, unit, atau kamar masih kosong tanpa memeriksa jadwal.
- Mengaku sebagai manusia.

### Tersambung ke saluran yang sudah dipakai pelangganmu.

- **WhatsApp, nomor dikelola tim kami**: Tim kami menyambungkan nomor WhatsApp bisnismu lewat akun penyedia resmi milik Autoberes. Biaya pesan dibayar dengan kredit.
- **WhatsApp, akun penyedia milikmu**: Pakai akun sendiri di Meta Cloud API, Gupshup, Twilio, atau WATI. Kredit Autoberes tidak dipotong; biaya pesan ditagih penyedianya.
- **Widget chat di website**: Pasang widget di websitemu. Yang menjawab AI yang sama dengan di WhatsApp.
- **Pembayaran DP**: Besar dan batas bayar DP tercatat di tiap booking. Link bayar DP lewat Midtrans dikirim di chat setelah pelanggan setuju; yang ditagih otomatis hanya DP.

Belum tersambung: OTA seperti Traveloka atau Airbnb, PMS hotel, dan sistem kasir. Booking dari sana dicatat staf supaya jadwalnya ikut terkunci.

### Di bawah gaji satu admin.

Rp990.000, Starter, per outlet per bulan.

Sudah termasuk AI di WhatsApp dan website, penjaga jadwal, DP per layanan, pengingat otomatis, dan rekap harian.

- Nomor WhatsApp dikelola tim kami: kredit pesan dibeli terpisah, mulai Rp500.000 untuk 1.000 kredit per bulan.
- Pakai akun penyedia WhatsApp sendiri: tanpa kredit Autoberes, biaya pesan ditagih penyedianya.

### Yang biasanya ditanyakan sebelum mulai.

**Apakah nomor WhatsApp saya tetap bisa dipakai di HP?**
Tergantung cara menyambungkannya. Lewat Meta Cloud API dengan koeksistensi, kamu tetap bisa membuka aplikasi WhatsApp Business di HP: balasan yang kamu ketik dari sana tercatat di Autoberes dan AI berhenti di percakapan itu. Lewat penyedia lain, atau nomor yang dikelola tim kami, nomornya berjalan di jalur API dan chat dibaca serta dibalas dari Inbox Autoberes. Tanyakan ke kami sebelum menyambungkan supaya jalurnya cocok.

**Bagaimana kalau AI tidak tahu jawabannya?**
AI bilang akan dicek ke admin, bukan menebak. Chat masuk ke antrian Perlu kamu di dashboard bersama ringkasannya, jadi admin tahu pelanggannya mau apa tanpa membaca ulang semua chat.

**Apakah AI bisa salah menyebut harga atau jadwal?**
Harga, durasi, dan DP hanya diambil dari data yang kamu isi, jadi kalau datanya salah, jawabannya ikut salah. Jadwal tidak dijawab dari ingatan AI: setiap jam atau tanggal diperiksa ke penjaga jadwal dulu, dan booking baru dibuat setelah pelanggan menyetujui ringkasannya. Semua percakapan tetap bisa kamu baca di Inbox.

**Data pelanggan dan pasien saya aman?**
Kunci API WhatsApp dienkripsi AES-256-GCM, owner bisa mengekspor dan menghapus data pelanggan, dan foto kondisi medis tidak dikirim ke model pembaca gambar. Jawaban AI diproses lewat DeepInfra dan Anthropic di luar Indonesia. Kami belum punya sertifikasi seperti ISO 27001. Rinciannya ada di halaman Keamanan data.

**Bisa pakai akun WhatsApp API sendiri?**
Bisa. Autoberes tersambung ke Meta Cloud API, Gupshup, Twilio, dan WATI. Dengan akun sendiri, kredit Autoberes tidak dipotong dan biaya pesan ditagih langsung oleh penyedianya. Harga paketnya sama.

**Apa yang terjadi kalau kredit WhatsApp habis?**
Ini hanya berlaku untuk nomor yang dikelola tim kami. Pemakaian lewat kredit dihitung Rp650 per kredit sampai batas yang kamu atur (awalnya Rp300.000 per periode). Kalau batas itu juga habis, pesan otomatis berhenti dan masuk daftar Kirim manual, sementara balasan ke pelanggan yang sedang chat tetap terkirim sampai 50 kredit yang kami tanggung. Owner dikabari lewat email di tiap tahap.

**Berapa lama setup-nya?**
Setelah daftar, kamu bisa mengisi data dan mengetes AI di Coba AI hari itu juga. AI mulai membalas pelanggan setelah DP aktivasi Rp350.000 dibayar, dan sisa tagihan pilot jatuh tempo di hari ke-7. Lama menyambungkan nomor WhatsApp tergantung penyedia dan verifikasi Meta; sambil menunggu, admin bisa memakai mode Copilot.

### Siapkan admin AI untuk meja depanmu.

Pilih jenis bisnis, isi layanan atau unit, jadwal tim, dan aturan DP. Tes sendiri lewat Coba AI, lalu bayar DP aktivasi supaya AI mulai membalas pelanggan.

- Setup dibantu
- DP dipotong dari tagihan pertama
- Bisa berhenti kapan saja

## Klinik kecantikan

Halaman: https://autoberes.ai/klinik-kecantikan
Status: Siap dipakai (bisa didaftarkan)

### Pasien tetap dibalas setelah klinik tutup.

Pasien bertanya harga, minta jadwal laser, atau mengirim foto kulitnya di jam yang tidak kamu duga. Autoberes menjawab dari price list klinikmu, menjaga dokter, ruangan, dan alat dari bentrok, menagih DP sebelum slot dikunci, dan mengoper pertanyaan medis ke admin.

DP Rp350.000 dipotong dari tagihan pertama. Kembali 100% kalau agen belum pernah dipakai.

### Masalah kecil yang tiap minggu memakan slot.

- Sekarang: Chat harga masuk jam 23.00 dan baru dibalas besok siang. Pasiennya sudah booking di tempat lain. Dengan Autoberes: AI membalas saat itu juga dengan harga dari data klinik, lalu menawarkan jam yang benar-benar kosong.
- Sekarang: Dua pasien laser dijadwalkan di jam yang sama, padahal mesinnya cuma satu. Dengan Autoberes: Setiap booking dicek ke dokter, ruangan, dan alat, termasuk waktu persiapan dan bersih-bersih.
- Sekarang: Slot Sabtu sudah dipegang, tapi DP tidak pernah ditransfer. Dengan Autoberes: Booking menunggu DP sampai batas waktu. Lewat batas, slot dilepas dan ditawarkan ke daftar tunggu.
- Sekarang: Pasien paket lupa sesi berikutnya, lalu sisa sesinya jadi bahan komplain. Dengan Autoberes: Pengingat sesi berikutnya dan paket yang hampir habis terkirim sendiri.

### Laser Sabtu jam 10, ditanya jam 23.12.

Ilustrasi percakapan, bukan data asli.

- **Dijawab pakai data klinikmu**: Treatment, harga, durasi, dan jam buka diambil dari data yang kamu isi. Kalau jawabannya tidak ada di sana, AI bilang akan dicek ke admin, bukan menebak.
- **Jadwal diperiksa, bukan ditebak**: Mesin laser kamu cuma satu dan jam 10 sudah terpakai. AI tidak menjanjikan jam itu. Ia menawarkan jam terdekat yang memang kosong.
- **Pasien setuju dulu, baru dicatat**: Sebelum booking dibuat, AI mengirim ringkasan lengkap dan menunggu pasien bilang benar. Kalau pasien ragu atau mengganti detail, booking tidak dibuat.
- **DP punya batas waktu**: Booking masuk dengan status menunggu DP. Lewat batas dan belum dibayar, slotnya dilepas otomatis lalu ditawarkan ke pasien di daftar tunggu, berurutan.
- **Soal medis, AI berhenti**: Kondisi kulit, alergi, kehamilan, efek samping: AI tidak menilai. Chat dioper ke admin bersama ringkasannya, dan AI diam di chat itu sampai admin mengambil alih.

### Pekerjaan admin yang diambil alih Autoberes.

Semua jawaban diambil dari data yang kamu isi. Yang tidak ada di sana, AI bilang akan dicek ke admin.

- **Jawab harga dari price list**: Harga dan satuannya (per sesi, per unit, per area) diambil dari data klinikmu. AI tidak mengarang harga yang tidak tertulis.
- **Booking setelah pasien setuju**: AI mengirim ringkasan treatment, jam, dan DP, lalu menunggu pasien bilang benar. Kalau pasien ragu atau mengganti detail, booking tidak dibuat.
- **Sesi paket terpakai otomatis**: Pasien yang punya paket bisa booking memakai sisa sesinya, dan AI bisa mengecek sisa sesi saat pasien bertanya.
- **Gambar dan voice note**: Pasien boleh mengirim gambar atau pesan suara. Foto kondisi kulit tidak dinilai AI dan langsung dioper ke admin.
- **Follow-up setelah treatment**: Pesan follow-up dan pengingat sesi berikutnya mengikuti jarak sesi yang kamu atur di tiap treatment.
- **Jam kerja AI**: AI bisa aktif 24 jam, hanya di luar jam kantor, atau mengambil alih kalau admin belum membalas dalam beberapa menit.

### Mesin laser yang satu itu tidak akan dipesan dua kali.

Setiap booking, dari chat maupun dari meja depan, lewat pemeriksaan yang sama sebelum masuk jadwal. Pilih satu kasus dan lihat apa yang terjadi.

Ilustrasi jadwal, bukan data klinik asli.

- **Alat cuma satu**. Permintaan: Laser, 10.30. Alasan: Mesin laser cuma satu dan sudah dipakai jam 10.00 sampai 11.00. Lalu: AI menawarkan jam terdekat saat mesinnya kosong: 11.30.
- **Durasi beda-beda**. Permintaan: Laser, 12.30. Alasan: Laser butuh 45 menit, ditambah 10 menit persiapan dan 15 menit bersih-bersih. Totalnya menabrak peeling jam 13.00 di Ruang Tindakan. Lalu: AI menawarkan jam setelah peeling selesai: 13.45.
- **Lewat kapasitas**. Permintaan: Konsultasi dengan dokter, 10.30. Alasan: Dokter sedang menangani laser sampai 11.00. Kamu mengizinkan dokter menerima satu booking tambahan untuk berjaga kalau ada pasien yang tidak datang. Lalu: Booking menunggu persetujuan admin sebelum dikonfirmasi ke pasien.
- **Di luar jam praktik**. Permintaan: Laser, 16.30. Alasan: Klinik tutup jam 17.00. Waktu persiapan dan bersih-bersih ikut dihitung. Lalu: AI menawarkan jam lain di hari yang sama atau hari berikutnya.

### Soal medis, AI berhenti.

AI tidak punya STR dan tidak menilai kondisi pasien. Begitu chat menyentuh hal medis, chat dioper ke admin bersama ringkasannya, dan AI diam di chat itu sampai admin mengambil alih.

Dioper ke admin saat:

- Pasien bertanya kelayakan: hamil, menyusui, obat yang sedang diminum, alergi.
- Ada keluhan setelah treatment, misalnya kemerahan yang tidak membaik.
- Pasien mengirim foto kondisi kulit atau meminta diagnosis.
- Pasien komplain, meminta refund, atau ingin bicara dengan orang.

Yang tidak akan dilakukan AI:

- Menilai kondisi kulit dari foto atau cerita.
- Menjanjikan hasil, atau bilang sebuah treatment pasti aman untuk pasien.
- Menyebut harga di luar data klinik.
- Mengaku sebagai dokter atau manusia.

### Pesan yang terkirim tanpa admin harus ingat.

Langsung tersedia saat klinik kecantikan didaftarkan. Tiap pengingat bisa dinyalakan, dimatikan, digeser jamnya, dan diubah teksnya.

- **Konfirmasi H-1**: Sehari sebelum jadwal. Pasien diminta membalas YA.
- **Pengingat DP**: Sebelum batas bayar DP lewat.
- **Follow-up setelah treatment**: Mengikuti langkah follow-up tiap treatment.
- **Sesi berikutnya**: Sesuai jarak sesi treatment.
- **Sesi paket dan paket hampir habis**: Untuk pasien yang punya paket.
- **Minta ulasan**: Menyala setelah kamu mengisi link ulasan.
- **Ajak datang lagi setelah 60 hari**: Mati sampai kamu nyalakan. Hanya ke pasien yang setuju dihubungi.

Pesan dikirim antara jam 08.00 dan 21.00. Pasien yang membalas BERHENTI tidak dikirimi pesan apa pun lagi.

Iklan diskon fasilitas kesehatan dibatasi Permenkes 1787/2010, jadi pengingat bawaan berisi jadwal dan perawatan lanjutan, bukan potongan harga.

### Pertanyaan klinik kecantikan

**Apakah AI bisa menjawab pertanyaan soal kondisi kulit?**
Tidak. Pertanyaan medis seperti kondisi kulit, alergi, kehamilan, atau efek samping langsung dioper ke admin bersama ringkasannya, dan AI diam di chat itu sampai admin mengambil alih.

**Mesin laser kami cuma satu. Bisa terpesan dua kali?**
Tidak. Setiap booking dicek ke dokter, ruangan, dan alat sekaligus, termasuk waktu persiapan dan bersih-bersih. Kalau alat sedang dipakai, AI menawarkan jam terdekat yang kosong.

**Bagaimana kalau pasien tidak membayar DP?**
Booking menunggu DP sampai batas waktu yang kamu atur. Lewat batas dan belum dibayar, slot dilepas otomatis lalu ditawarkan ke pasien di daftar tunggu.

**Bisa untuk pasien yang punya paket treatment?**
Bisa. Pasien bisa booking memakai sisa sesi paketnya, AI bisa mengecek sisa sesi, dan pengingat sesi berikutnya serta paket yang hampir habis terkirim sendiri.

**Apakah pengingat boleh berisi promo diskon?**
Pengingat bawaan berisi jadwal dan perawatan lanjutan, bukan potongan harga, karena iklan diskon fasilitas kesehatan dibatasi Permenkes 1787/2010. Teksnya tetap bisa kamu ubah.

### Coba dengan data klinikmu sendiri.

Isi treatment, dokter, ruangan, dan alat, atau pakai data demo klinik kecantikan. Lalu tes AI-nya sebagai pasien sebelum nomor WhatsApp disambungkan.

## Klinik gigi

Halaman: https://autoberes.ai/klinik-gigi
Status: Siap dipakai (bisa didaftarkan)

### Pasien kembali tepat waktu untuk kontrolnya.

Autoberes membalas chat pasien dari data praktikmu, menjaga jadwal dokter gigi dan kursi, mengirim recall scaling dan kontrol behel, dan mengoper tanda darurat ke admin saat itu juga.

DP Rp350.000 dipotong dari tagihan pertama. Kembali 100% kalau agen belum pernah dipakai.

### Pendapatan yang hilang karena tidak ada yang mengingatkan.

- Sekarang: Pasien bertanya "tambal berapa?" dan admin menjelaskan lagi bahwa biayanya tergantung pemeriksaan. Dengan Autoberes: AI menyebut biaya periksa dari datamu, menjelaskan bahwa biaya tindakan ditentukan setelah diperiksa, lalu mengajak booking.
- Sekarang: Dokter sedang cuti, tapi pasien tetap dibooking ke jadwalnya. Dengan Autoberes: Cuti dan jam praktik dokter dicek setiap kali booking dibuat, dari chat maupun dari meja depan.
- Sekarang: Pasien yang scaling enam bulan lalu tidak pernah diingatkan. Dengan Autoberes: Recall dihitung per tindakan, misalnya scaling 180 hari atau kontrol behel 30 hari, lalu terkirim sendiri.
- Sekarang: Rencana perawatan berhenti setelah PSA, crown-nya tidak pernah dibuat. Dengan Autoberes: Langkah berikutnya di rencana perawatan dipantau, dan pasien diajak menjadwalkannya.

### Geraham ngilu, dokter favoritnya sedang cuti.

Ilustrasi percakapan, bukan data asli.

- **Dijawab dari data praktikmu**: Tindakan, dokter, jam praktik, dan biaya periksa diambil dari data yang kamu isi. Yang tidak ada di sana, AI bilang akan dicek ke admin.
- **Dokter cuti, jamnya tidak ditawarkan**: drg. Andi cuti hari Sabtu. AI tidak menjanjikan jam itu, lalu menawarkan dokter lain di jam yang sama atau jam praktik drg. Andi berikutnya.
- **Biaya tindakan tidak ditebak**: AI menyebut biaya periksa yang ada di datamu. Perkiraan biaya tambal, cabut, atau behel menunggu dokter memeriksa dulu.
- **Pasien setuju dulu, baru dicatat**: AI mengirim ringkasan dan menunggu pasien bilang benar. Di klinik gigi, DP bisa dibuat opsional atau wajib hanya untuk tindakan mahal.
- **Soal medis, AI berhenti**: Kehamilan, obat yang sedang diminum, sakit yang parah: AI tidak menilai. Chat dioper ke admin bersama ringkasannya.

### Dibuat untuk cara klinik gigi bekerja.

Harga tindakan gigi sering baru pasti setelah rontgen. Autoberes menjawab sebatas data yang kamu isi dan mengajak pasien datang periksa.

- **Rencana perawatan per pasien**: Dokter menyusun tindakan, gigi, dan kisaran biaya. Statusnya ikut booking: dibooking jadi terjadwal, kunjungan selesai jadi selesai.
- **Recall per tindakan**: Atur jarak recall di tiap tindakan, dan pengingatnya terkirim sendiri. Pasien yang membalas langsung ditawari jadwal.
- **Catatan BPJS dan asuransi**: Simpan nama asuransi dan nomor peserta pasien. AI menjawab soal tanggungan hanya dari info yang kamu tulis dan tidak pernah menjanjikan biaya ditanggung.
- **Slot batal diisi lagi**: Slot yang kosong karena pembatalan ditawarkan ke pasien yang sudah waktunya recall.
- **DP hanya untuk tindakan mahal**: Tentukan batas harganya. Tindakan di bawah batas itu dibooking tanpa DP.
- **Jam kerja AI**: AI bisa aktif 24 jam, hanya di luar jam praktik, atau mengambil alih kalau admin belum membalas dalam beberapa menit.

### Dokter yang cuti tidak bisa dibooking.

Setiap booking, dari chat maupun dari meja depan, lewat pemeriksaan yang sama sebelum masuk jadwal. Pilih satu kasus dan lihat apa yang terjadi.

Ilustrasi jadwal, bukan data klinik asli.

- **Dokter cuti**. Permintaan: Periksa dengan drg. Andi, 14.00. Alasan: drg. Andi cuti mulai jam 13.00. Lalu: AI menawarkan drg. Maya jam 15.00, atau jam praktik drg. Andi berikutnya.
- **Kursi bentrok**. Permintaan: Scaling dengan drg. Andi di Kursi 2, 10.30. Alasan: Kursi 2 dipakai drg. Maya untuk tambal sampai 11.00. Dokternya kosong, kursinya tidak. Lalu: AI menawarkan 11.00 di Kursi 2, atau kursi lain yang kosong jam 10.30.
- **Tindakan panjang**. Permintaan: Pasang behel dengan drg. Maya, 16.00. Alasan: Pasang behel butuh 90 menit. Selesainya lewat jam tutup 17.00. Lalu: AI menawarkan jam yang cukup untuk 90 menit, hari ini atau besok.

### Tanda darurat tidak menunggu antrian.

Kata seperti bengkak atau perdarahan dideteksi dengan pola kata, tanpa menunggu model AI menebak. Chat langsung dioper ke admin dengan alasan darurat.

Dioper ke admin saat:

- Ada tanda darurat: bengkak, perdarahan yang tidak berhenti, nyeri hebat, gigi patah atau copot karena benturan, demam disertai sakit gigi.
- Pasien hamil, minum obat pengencer darah, atau punya riwayat penyakit yang perlu dinilai dokter.
- Pasien mengirim foto gigi atau meminta diagnosis.
- Pasien komplain atau ingin bicara dengan orang.

Yang tidak akan dilakukan AI:

- Mendiagnosis dari foto atau cerita.
- Memperkirakan biaya tindakan yang butuh pemeriksaan dulu, seperti behel atau implan, di luar kisaran yang kamu isi.
- Menjanjikan tanggungan BPJS atau asuransi.
- Mengaku sebagai dokter atau manusia.

### Recall yang sah secara klinis, terkirim sendiri.

Langsung tersedia saat klinik gigi didaftarkan. Tiap pengingat bisa dinyalakan, dimatikan, digeser jamnya, dan diubah teksnya.

- **Konfirmasi H-1**: Sehari sebelum jadwal. Pasien diminta membalas YA.
- **Pengingat DP**: Untuk tindakan yang memakai DP.
- **Follow-up setelah tindakan**: Mengikuti langkah tiap tindakan, misalnya lepas jahitan setelah cabut gigi bungsu.
- **Recall**: Scaling, kontrol behel, crown setelah PSA, sesuai jarak yang kamu atur.
- **Lanjutkan rencana perawatan**: Saat langkah berikutnya belum dijadwalkan.
- **Isi slot dari pembatalan**: Ditawarkan ke pasien yang sudah waktunya kembali.
- **Minta ulasan**: Menyala setelah kamu mengisi link ulasan.

Pesan dikirim antara jam 08.00 dan 21.00. Pasien yang membalas BERHENTI tidak dikirimi pesan apa pun lagi.

Iklan diskon fasilitas kesehatan dibatasi Permenkes 1787/2010, jadi pengingat bawaan berisi jadwal kontrol dan perawatan lanjutan, bukan potongan harga.

### Pertanyaan klinik gigi

**Apakah AI menyebut biaya tambal atau behel?**
AI hanya menyebut biaya yang ada di datamu, misalnya biaya periksa atau kisaran yang kamu isi. Biaya tindakan yang perlu pemeriksaan dulu tidak ditebak.

**Bagaimana dengan pasien yang bengkak atau sakit hebat?**
Kata seperti bengkak, perdarahan, atau nyeri hebat dideteksi dengan pola kata, dan chat langsung dioper ke admin dengan alasan darurat.

**Bagaimana recall scaling dan kontrol behel dikirim?**
Jarak recall diatur per tindakan, misalnya scaling 180 hari atau kontrol behel 30 hari. Pengingat terkirim sendiri antara jam 08.00 dan 21.00, dan pasien yang membalas langsung ditawari jadwal.

**Apakah AI bisa menjawab soal BPJS atau asuransi?**
Hanya dari info yang kamu tulis. AI tidak pernah menjanjikan biaya ditanggung.

**Kalau dokter cuti, apa yang terjadi?**
Cuti dan jam praktik dicek setiap kali booking dibuat, dari chat maupun meja depan. AI menawarkan dokter lain atau jam praktik dokter itu berikutnya.

### Coba dengan jadwal praktikmu sendiri.

Isi dokter gigi, kursi, dan tindakan, atau pakai data demo klinik gigi: 2 dokter, 3 kursi, dan 12 tindakan. Lalu tes AI-nya sebagai pasien.

## Showroom mobil

Halaman: https://autoberes.ai/showroom-mobil
Status: Siap dipakai (bisa didaftarkan)

### Calon pembeli dibalas selagi masih tertarik.

Untuk dealer mobil baru dan showroom mobil bekas. Autoberes membalas leads iklan dari katalogmu, menjawab varian, warna, inden, dan promo yang kamu tulis, menjadwalkan test drive saat unit dan sales sama-sama kosong, dan menyerahkan nego, kredit, serta tukar tambah ke sales.

DP Rp350.000 dipotong dari tagihan pertama. Kembali 100% kalau agen belum pernah dipakai.

### Lead dari iklan yang dingin sebelum sempat dibalas.

- Sekarang: Chat "masih ada?" dari iklan masuk malam hari dan baru dibalas besok. Dengan Autoberes: AI membalas saat itu juga dari status unit di katalog: tersedia, ditahan, atau terjual.
- Sekarang: Dua calon pembeli datang untuk test drive unit yang sama di jam yang sama. Dengan Autoberes: Satu unit, satu test drive di satu waktu. AI menawarkan jam saat unit dan sales sama-sama kosong.
- Sekarang: Unit sudah laku, tapi masih ada janji lihat unit besok. Dengan Autoberes: Unit yang ditahan atau terjual tidak bisa dibooking, dan calon pembeli yang sudah punya janji dikabari.
- Sekarang: Calon pembeli terus mendesak admin, "last berapa?" Dengan Autoberes: AI menyebut harga pasang di katalog. Harga terendah disimpan terpisah, tidak pernah dibaca AI, dan nego diserahkan ke sales.
- Sekarang: Pembeli mobil baru menanyakan warna, varian, dan inden ke tiga dealer sekaligus. Yang paling cepat membalas yang didatangi. Dengan Autoberes: AI menjawab dari varian, warna, estimasi inden, dan promo yang tertulis di katalog, lalu menawarkan test drive mobil demo.

### Avanza 2019 dari Instagram, ditanya jam 21.50.

Ilustrasi percakapan, bukan data asli.

- **Dijawab dari katalog unitmu**: Tahun, kilometer, harga di iklan, dan status unit diambil dari katalog. AI tidak mengarang kondisi mobil.
- **Satu unit, satu test drive per jam**: Jam 10 unit itu sudah dipakai test drive calon pembeli lain. AI menawarkan jam saat unit dan sales sama-sama kosong.
- **Harga terendah dipegang sales**: AI menyebut harga yang tertulis di katalog. Nego dan harga terendah selalu diserahkan ke sales.
- **Kredit tidak dijanjikan**: AI boleh bilang unit bisa diajukan kredit, tapi tidak pernah menjanjikan pengajuan disetujui. Itu keputusan leasing.
- **Tukar tambah, dioper ke sales**: Menaksir mobil calon pembeli butuh orang yang melihat unitnya. AI mengoper chat ke sales bersama ringkasannya.

### Katalog, test drive, dan cicilan dalam satu chat.

AI hanya menyebut yang tercatat di katalog. Kondisi mobil, stok, atau inden yang tidak tercatat dijawab dengan ajakan cek ke sales.

- **Katalog unit baru dan bekas**: Merek, model, varian, tahun, kilometer, transmisi, warna, harga, dan foto. Untuk mobil baru, tulis pilihan warna, estimasi inden, dan promo. Pelat nomor disamarkan di jawaban AI.
- **Leads iklan langsung dibalas**: Chat dari iklan dibalas saat itu juga dan diajak menjadwalkan test drive atau lihat unit. Di paket Pro, lead tercatat dengan sumber iklannya.
- **Simulasi cicilan**: Dihitung dari tabel partner leasing yang kamu isi: tenor, pilihan DP, dan biaya admin. Selalu ditulis sebagai estimasi, karena keputusannya ada di leasing.
- **Tanda jadi untuk menahan unit**: Sales membuat link tanda jadi dari dashboard. Selama ditahan, unit tidak ditawarkan ke calon pembeli lain.
- **Tukar tambah dicatat, tidak ditaksir**: AI mencatat mobil calon pembeli lalu mengoper ke sales. AI tidak pernah menyebut nilai taksiran.
- **Unit baru untuk lead lama**: Saat unit baru masuk, calon pembeli yang kriterianya cocok bisa dikabari, hanya kalau mereka sudah setuju dihubungi.
- **Berkas leasing**: Pengingat kelengkapan berkas untuk calon pembeli yang sedang mengajukan kredit.

### Satu unit tidak dipakai dua test drive.

Setiap booking, dari chat maupun dari meja depan, lewat pemeriksaan yang sama sebelum masuk jadwal. Pilih satu kasus dan lihat apa yang terjadi.

Ilustrasi jadwal, bukan data showroom asli.

- **Satu unit, dua test drive**. Permintaan: Test drive Avanza 2019, 10.00. Alasan: Avanza 2019 sudah dipakai test drive dari 09.30 sampai 10.30. Satu unit cuma bisa satu test drive di jam yang sama. Lalu: AI menawarkan 11.00, saat unit dan Budi sama-sama kosong.
- **Unit sudah terjual**. Permintaan: Test drive Jazz 2018, 13.00. Alasan: Jazz 2018 terjual kemarin, tapi masih ada janji lihat unit jam 15.00 di unit ini. Lalu: AI menolak janji baru dan menawarkan unit serupa. Janji jam 15.00 ditandai supaya sales mengabari calon pembelinya.
- **Sales sedang menemani**. Permintaan: Lihat unit dengan Budi, 15.30. Alasan: Budi menemani calon pembeli lain sampai 16.00. Kamu mengizinkan sales menerima satu janji tambahan. Lalu: Janji menunggu persetujuan admin sebelum dikonfirmasi ke calon pembeli.

### Harga dan kredit tetap keputusan orang.

AI menangani pertanyaan unit dan jadwal. Begitu calon pembeli mulai menawar atau bertanya soal kepastian kredit, chat dioper ke sales bersama ringkasannya.

Dioper ke sales saat:

- Calon pembeli menawar, minta diskon, atau menanyakan harga terendah.
- Ada permintaan taksiran tukar tambah atau titip jual.
- Calon pembeli menanyakan kepastian persetujuan kredit.
- Pembeli mobil baru menanyakan kepastian inden atau stok yang tidak tercatat di katalog.
- Calon pembeli komplain atau ingin bicara dengan sales.

Yang tidak akan dilakukan AI:

- Membuka harga terendah.
- Menjanjikan kredit pasti disetujui, atau DP 0% kalau showroom tidak mengizinkannya.
- Mengirim penawaran kredit atau follow-up ke calon pembeli yang belum setuju dihubungi.
- Mengarang kondisi mobil, stok, atau tanggal inden yang tidak tercatat di katalog.

### Follow-up yang tidak lupa, tapi juga tidak memaksa.

Langsung tersedia saat showroom didaftarkan. Tiap pengingat bisa dinyalakan, dimatikan, digeser jamnya, dan diubah teksnya.

- **Pengingat test drive**: Sehari sebelum janji. Calon pembeli diminta membalas YA.
- **Follow-up setelah kunjungan**: Mengikuti langkah tiap jenis janji, misalnya sehari setelah test drive.
- **Follow-up lead H+3 dan H+7**: Mati sampai kamu nyalakan. Hanya ke calon pembeli yang setuju dihubungi.
- **Unit baru yang cocok**: Mati sampai kamu nyalakan. Hanya ke calon pembeli yang setuju dihubungi.
- **Kelengkapan berkas leasing**: Untuk calon pembeli yang sedang mengajukan kredit.
- **Kabar unit terjual**: Ke calon pembeli yang masih punya janji di unit itu.

Pesan promosi hanya ke calon pembeli yang sudah setuju dihubungi lewat WhatsApp, paling banyak satu per 7 hari, antara jam 08.00 dan 21.00. Yang membalas BERHENTI tidak dikirimi pesan lagi.

### Pertanyaan showroom mobil

**Bisa untuk dealer mobil baru, bukan cuma bekas?**
Bisa. AI menjawab varian, warna, estimasi inden, dan promo dari yang kamu tulis di katalog, lalu menjadwalkan test drive mobil demo. Kepastian inden atau stok yang tidak tercatat dioper ke sales.

**Apakah AI bisa nego harga?**
Tidak. AI menyebut harga di katalog. Harga terendah disimpan terpisah, tidak pernah dibaca AI, dan nego diserahkan ke sales.

**Apakah AI menjanjikan kredit disetujui?**
Tidak. AI bisa membuat simulasi cicilan dari tabel leasing yang kamu isi, selalu berlabel estimasi. Persetujuan kredit adalah keputusan leasing.

**Bagaimana leads dari iklan dibalas?**
Chat dari iklan dibalas saat itu juga dari katalog, lalu calon pembeli diajak menjadwalkan test drive atau lihat unit. Di paket Pro, lead tercatat dengan sumber iklannya.

**Unit sudah terjual tapi masih ada janji. Bagaimana?**
Unit yang ditahan atau terjual tidak bisa dibooking lagi, dan calon pembeli yang masih punya janji di unit itu dikabari.

### Coba dengan stok showroommu sendiri.

Isi sales, unit, dan tabel leasing, atau pakai data demo showroom: 3 sales, 15 unit, dan 2 partner leasing. Lalu tes AI-nya sebagai calon pembeli.

## Hotel

Halaman: https://autoberes.ai/hotel
Status: Siap dipakai (bisa didaftarkan)

### Tamu yang nanya kamar dibalas sebelum pindah ke hotel lain.

Autoberes menjawab rate dan fasilitas dari data kamarmu, mengecek kamar kosong per tanggal sebelum menjanjikan, menagih DP dengan batas waktu, dan mengoper komplain, rombongan, serta nego harga ke staf.

DP Rp350.000 dipotong dari tagihan pertama. Kembali 100% kalau agen belum pernah dipakai.

### Chat yang telat dibalas jadi booking di OTA.

- Sekarang: Tamu tanya rate jam 11 malam, resepsionis shift malam sedang melayani check-in tamu lain. Dengan Autoberes: AI membalas saat itu juga dengan rate dan fasilitas dari data kamar.
- Sekarang: Chat baru dibalas besok pagi. Tamunya sudah booking lewat OTA dengan komisi. Dengan Autoberes: Tamu dapat ringkasan booking dan link bayar DP di chat yang sama.
- Sekarang: Kamar dijanjikan lewat WhatsApp padahal sudah terisi dari Booking.com. Dengan Autoberes: Booking OTA yang dicatat staf ikut mengunci kamar, dan AI mengecek ketersediaan sebelum menjanjikan.
- Sekarang: Kamar ditahan untuk tamu yang tidak pernah transfer DP. Dengan Autoberes: DP punya batas bayar. Lewat batas, kamar dilepas lagi dan staf dikabari.

### Sabtu ini, Deluxe sudah penuh.

Ilustrasi percakapan, bukan data asli.

- **Dijawab dari data kamarmu**: Tipe kamar, rate, fasilitas, sarapan, dan jam check-in diambil dari data yang kamu isi. Yang tidak ada di sana, AI bilang akan dicek ke resepsionis.
- **Kamar dicek sebelum dijanjikan**: Semua kamar Deluxe sudah terisi Sabtu ini. AI tidak menjanjikan Deluxe, lalu menawarkan tipe yang masih punya kamar kosong.
- **Ringkasan dulu, baru dicatat**: Extra bed dan jumlah tamu ikut dihitung. AI mengirim ringkasan lengkap dan menunggu tamu bilang benar sebelum kamar dicatat.
- **DP punya batas waktu**: Booking masuk dengan status menunggu DP. Lewat batas dan belum dibayar, kamar dilepas lagi dan staf dikabari.
- **Rombongan dan harga khusus, dioper**: Harga korporat, rombongan, dan nego tidak diputuskan AI. Chat dioper ke staf bersama ringkasannya.

### Pekerjaan resepsionis yang diambil alih Autoberes.

Semua jawaban diambil dari data kamar dan kebijakan yang kamu isi. Yang tidak ada di sana, AI bilang akan dicek ke staf.

- **Jawab rate dan fasilitas**: Tipe kamar, kapasitas, jenis bed, sarapan, extra bed, jam check-in, dan kebijakan batal diambil dari data kamarmu. Total dihitung sistem dari rate weekday, weekend, dan high season tiap malam, bukan ditebak AI.
- **Cek kamar per tanggal**: Kamar dikelompokkan per tipe. AI mengecek setiap malam yang diminta sebelum menjanjikan, lalu memakai kamar pertama yang kosong di tipe itu.
- **Ringkasan, lalu tamu setuju**: Tanggal, tipe kamar, jumlah tamu, extra bed, dan total dikirim sebagai ringkasan. Booking dibuat setelah tamu bilang benar.
- **DP dengan batas waktu**: DP dihitung sebagai persentase dari total. Lewat batas bayar, kamar dilepas dan staf dikabari.
- **Booking OTA dicatat staf**: Booking dari Traveloka, Tiket.com, Agoda, atau Booking.com diinput staf bersama sumber dan nomor bookingnya, supaya kamarnya ikut terkunci. Belum ada sinkron otomatis.
- **Kalender kamar dan laporan**: Satu baris per kamar, booking digambar melintasi malamnya. Laporan okupansi dan pendapatan booking langsung dibanding OTA.

### Kamar yang sudah terisi tidak dijanjikan lagi.

Ilustrasi kalender kamar, bukan data asli.

- Permintaan: Deluxe, Sabtu, 1 malam
- Keputusan AI: Ditolak. Kedua kamar Deluxe terisi malam Sabtu, satu dari Booking.com yang dicatat staf.
- Lalu: AI menawarkan Superior. Kalau tamu setuju, kamar pertama yang kosong di tipe itu yang dipakai: Superior 201.

### Komplain dan harga khusus tetap di staf.

AI menangani tanya kamar, rate, dan booking. Begitu chat menyentuh hal yang butuh keputusan orang, chat dioper ke staf bersama ringkasannya.

Dioper ke staf saat:

- Tamu komplain, atau ingin bicara dengan staf.
- Tamu minta refund atau pembatalan di luar kebijakan yang kamu tulis.
- Ada permintaan di luar data: early check-in, late check-out, bawa hewan, acara.
- Booking rombongan, beberapa kamar sekaligus, atau permintaan harga korporat.
- Tamu menawar harga, minta ganti tanggal setelah booking, atau bertanya soal booking dari OTA.

Yang tidak akan dilakukan AI:

- Menyebut rate atau kebijakan batal di luar data yang kamu isi.
- Menjanjikan kamar tanpa mengecek ketersediaan.
- Mengarang nomor rekening atau link pembayaran.
- Mengaku sebagai manusia.

### Pesan sebelum dan sesudah tamu menginap.

Tiap pengingat bisa dinyalakan, dimatikan, digeser jamnya, dan diubah teksnya.

- **Pengingat DP**: Sebelum batas bayar DP lewat.
- **Info check-in H-1**: Sehari sebelum check-in: tanggal, jam check-in, alamat, link peta, dan aturan menginap. Dikirim kalau DP sudah lunas atau booking tanpa DP.
- **Minta ulasan**: Sehari setelah staf menandai check-out. Menyala setelah kamu mengisi link ulasan Google.

Pesan dikirim antara jam 08.00 dan 21.00. Tamu yang membalas BERHENTI tidak dikirimi pesan apa pun lagi.

### Pertanyaan hotel

**Hotel saya sudah pakai PMS, masih perlu?**
Autoberes fokus di chat WhatsApp dan booking langsung. Integrasi PMS belum tersedia. Booking dari OTA atau PMS bisa dicatat staf supaya kamarnya terkunci dan tidak dijanjikan AI lagi.

**Apakah tersinkron otomatis dengan Traveloka, Tiket.com, atau Agoda?**
Belum. Booking dari OTA dicatat staf bersama nama OTA-nya, supaya tanggal kamarnya ikut terblokir. Sinkron otomatis belum tersedia.

**Bagaimana rate weekday, weekend, dan high season dihitung?**
Kamu mengisi rate per tipe kamar untuk weekday, weekend, dan rentang tanggal high season. AI menjumlahkan rate tiap malam sesuai tanggal menginap, ditambah extra bed kalau diminta.

**Bagaimana kalau tamu tidak membayar DP?**
DP dihitung sebagai persentase dari total, dengan batas bayar beberapa jam sejak booking, dan link bayarnya dikirim di chat. Lewat batas dan belum dibayar, kamar dilepas lagi dan staf dikabari. Yang ditagih otomatis hanya DP; sisa pembayaran diurus staf.

**Apakah AI bisa menerima telepon tamu?**
Belum. Autoberes membalas chat WhatsApp dan widget website. Panggilan suara untuk hotel dan villa belum tersedia.

### Siapkan admin AI untuk meja resepsionismu.

Isi tipe kamar, rate, dan aturan DP, atau pakai data demo hotel: 3 tipe kamar dan 8 kamar. Lalu tes AI-nya sebagai tamu sebelum nomor WhatsApp disambungkan.

## Villa

Halaman: https://autoberes.ai/villa
Status: Siap dipakai (bisa didaftarkan)

### Villa terisi, tanggalnya nggak dobel.

Autoberes mengecek tanggal kosong per unit, menghitung harga weekday, weekend, dan high season beserta minimal menginap, menagih DP dengan batas waktu, dan mengirim lokasi serta info check-in. Booking dari OTA dicatat staf supaya tanggalnya terkunci.

DP Rp350.000 dipotong dari tagihan pertama. Kembali 100% kalau agen belum pernah dipakai.

### Satu tanggal, dua tamu.

- Sekarang: Villa dipasang di Airbnb, Booking.com, dan WhatsApp. Tanggal yang sama terjual dua kali. Dengan Autoberes: Booking OTA dicatat staf di Autoberes, dan AI tidak menawarkan tanggal yang sudah terisi.
- Sekarang: Tamu tanya harga long weekend, dan pemilik menghitung manual tiap malam. Dengan Autoberes: Tarif weekday, weekend, dan high season dijumlahkan per malam dari data unit.
- Sekarang: Tanggal ditahan berhari-hari untuk tamu yang tidak jadi transfer. Dengan Autoberes: DP punya batas bayar. Lewat batas, tanggalnya dilepas lagi.
- Sekarang: Tamu menelepon tengah malam karena tidak tahu lokasi dan aturan villa. Dengan Autoberes: Lokasi, aturan villa, dan info check-in terkirim sehari sebelum tamu datang.

### Jumat sampai Minggu, ditanya jam 23.05.

Ilustrasi percakapan, bukan data asli.

- **Dijawab dari data unitmu**: Kapasitas, kamar tidur, fasilitas, harga per malam, dan minimal menginap diambil dari data unit yang kamu isi.
- **Tanggal dicek per unit**: Unit B sudah terisi dari booking Airbnb yang dicatat staf. AI tidak menawarkan unit itu, lalu memeriksa unit lain.
- **Harga dihitung per malam**: Malam weekday, weekend, dan musim ramai punya tarif sendiri. AI menjumlahkan sesuai tanggal yang diminta, dari tarif yang kamu isi.
- **Tamu setuju dulu, baru dicatat**: Sebelum booking dibuat, AI mengirim ringkasan dan menunggu tamu bilang benar. Begitu dicatat, tanggal Unit A terkunci untuk booking lain.
- **Permintaan di luar data, dioper**: Bawa hewan, acara, atau early check-in yang tidak tertulis di aturan villa tidak dijawab AI. Chat dioper ke pengelola bersama ringkasannya.

### Dibuat untuk villa yang disewa utuh.

Satu unit punya satu kalender. AI hanya menyebut tarif dan aturan yang kamu tulis.

- **Cek tanggal per unit**: Setiap unit punya kalender sendiri. AI mengecek semua malam yang diminta sebelum menjanjikan.
- **Harga per malam**: Tarif weekday, weekend, dan high season per rentang tanggal, ditambah minimal menginap.
- **DP dengan batas waktu**: Persentase dari total, dengan batas bayar. Lewat batas, tanggalnya dilepas.
- **Tamu dan kendaraan dicatat**: Jumlah tamu dewasa dan anak, perkiraan jam datang, permintaan khusus, dan kendaraan untuk parkir.
- **Booking OTA dicatat staf**: Booking Airbnb atau Booking.com diinput bersama sumber dan nomor bookingnya supaya tanggalnya terkunci. Belum ada sinkron otomatis.
- **Lokasi dan aturan villa**: Alamat, link peta, dan aturan menginap dikirim sehari sebelum check-in, kalau DP sudah lunas. Permintaan ulasan menyusul setelah staf menandai check-out.

### Tanggal dari Airbnb tidak dijual lagi lewat WhatsApp.

Ilustrasi kalender unit, bukan data asli.

- Permintaan: Unit B, Jumat sampai Minggu, 2 malam
- Keputusan AI: Ditolak. Unit B terisi Jumat dan Sabtu malam dari booking Airbnb yang dicatat staf.
- Lalu: AI menawarkan Unit A, yang kosong di kedua malam itu.

### Yang di luar aturan villa, dijawab pengelola.

AI menangani tanya tanggal, harga, dan booking. Begitu chat menyentuh hal yang butuh keputusan orang, chat dioper ke pengelola bersama ringkasannya.

Dioper ke pengelola saat:

- Tamu komplain, atau ingin bicara dengan pengelola.
- Tamu minta refund atau pembatalan di luar kebijakan yang kamu tulis.
- Ada permintaan di luar aturan villa: bawa hewan, acara, early check-in, late check-out.
- Rombongan besar, sewa beberapa unit sekaligus, atau permintaan harga khusus.
- Tamu menawar harga, minta ganti tanggal setelah booking, atau bertanya soal booking dari OTA.

Yang tidak akan dilakukan AI:

- Menyebut tarif, minimal menginap, atau kebijakan batal di luar data yang kamu isi.
- Menjanjikan tanggal tanpa mengecek kalender unit.
- Mengarang nomor rekening atau link pembayaran.
- Mengaku sebagai manusia.

### Tamu tahu jalan ke villa sebelum berangkat.

Tiap pengingat bisa dinyalakan, dimatikan, digeser jamnya, dan diubah teksnya.

- **Pengingat DP**: Sebelum batas bayar DP lewat.
- **Lokasi dan info check-in H-1**: Sehari sebelum check-in: alamat, link peta, aturan menginap, dan jam check-in. Dikirim kalau DP sudah lunas atau booking tanpa DP.
- **Minta ulasan**: Sehari setelah staf menandai check-out. Menyala setelah kamu mengisi link ulasan Google.

Pesan dikirim antara jam 08.00 dan 21.00. Tamu yang membalas BERHENTI tidak dikirimi pesan apa pun lagi.

### Pertanyaan villa

**Villa saya juga ada di Airbnb dan Booking.com. Bisa dobel booking?**
Booking dari OTA dicatat staf di Autoberes supaya tanggalnya terkunci, dan AI tidak menawarkan tanggal itu lagi. Sinkron otomatis dengan Airbnb atau Booking.com belum tersedia, jadi booking OTA perlu dicatat begitu masuk.

**Bagaimana DP dan pelunasan?**
DP berupa persentase dari total, dengan batas bayar, dan link bayarnya dikirim di chat. Lewat batas, tanggalnya dilepas lagi. Yang ditagih otomatis hanya DP; sisa pembayaran diurus staf, dan AI menyampaikan kebijakan batal yang kamu tulis.

**Tamu bertanya jam 11 malam. Siapa yang menjawab?**
AI bisa aktif 24 jam atau hanya di luar jam kerja. Tamu langsung dapat jawaban tanggal kosong dan harga, sementara permintaan di luar data dioper ke pengelola untuk dijawab nanti.

**Apakah minimal menginap dan harga high season ikut dihitung?**
Ya. Kamu mengisi tarif weekday, weekend, dan high season per unit, serta minimal menginap. AI menjumlahkan tarif tiap malam dan tidak menawarkan masa inap di bawah minimal.

**Apakah info check-in dikirim otomatis?**
Ya, kalau DP sudah lunas atau booking tidak butuh DP. Sehari sebelum check-in, tamu dikirimi alamat, link peta, aturan menginap, dan jam check-in. Permintaan ulasan dikirim sehari setelah staf menandai check-out.

### Satu kalender untuk semua booking villamu.

Isi unit, tarif, minimal menginap, dan aturan DP, atau pakai data demo villa dengan 3 unit. Lalu tes AI-nya sebagai tamu sebelum nomor WhatsApp disambungkan.

## Cara kerja

Halaman: https://autoberes.ai/cara-kerja

### Dari daftar sampai chat pertama dibalas AI.

Begini Autoberes dipasang di bisnismu, dan apa yang terjadi setiap kali pelanggan mengirim chat.

### Memasang Autoberes

1. **Daftar dan pilih jenis bisnis**: Klinik kecantikan, klinik gigi, showroom mobil, hotel, atau villa. Aturan AI dan pengingat bawaan ikut jenis yang kamu pilih. Semua pengaturan dan Coba AI langsung bisa dipakai setelah daftar.
2. **Isi data, atau biarkan AI menyusun drafnya**: Tempel alamat website, foto daftar harga, PDF, atau teks brosur. AI menyusun draf layanan, harga, dan jam buka, dan tidak ada yang tersimpan sebelum kamu cek. Ada juga data demo per jenis bisnis.
3. **Atur jadwal dan aturan main**: Dokter, terapis, kursi, ruangan, alat, atau sales dan unit. Lalu durasi tiap layanan, waktu persiapan, jam praktik, cuti, dan aturan DP.
4. **Tes sebagai pelanggan**: Dari halaman Coba AI, tanyakan harga, minta jadwal, atau ajukan pertanyaan medis, lalu lihat kapan AI berhenti dan mengoper.
5. **Bayar DP aktivasi**: Rp350.000 lewat Midtrans dari halaman Tagihan. AI mulai membalas pelanggan begitu DP masuk, dan 7 hari persiapan dihitung dari saat itu. DP dipotong dari tagihan pilot.
6. **Sambungkan saluran chat**: Nomor WhatsApp disambungkan tim kami, atau pakai akun penyedia WhatsApp milikmu sendiri (Gupshup, Meta Cloud API, Twilio, atau WATI). Widget chat bisa dipasang di website. Sambil menunggu nomor tersambung, admin bisa memakai mode Copilot.

### Jadwal yang tidak bisa dibuat bentrok.

Setiap booking, dari chat maupun dari meja depan, lewat pemeriksaan yang sama sebelum masuk jadwal. Pilih jenis bisnis dan satu kasus, lalu lihat apa yang terjadi.

### AI tahu kapan harus berhenti.

Tidak semua chat boleh dijawab mesin. Begitu chat menyentuh hal yang butuh orang, AI berhenti, mengoper chat ke admin atau sales, dan menuliskan ringkasan: siapa pelanggannya, mau apa, dan sudah ditawarkan apa.

Aturan lengkap per jenis bisnis ada di halaman masing-masing.

### Tempel chatnya, AI yang menyusun balasan.

Mode Copilot bisa dipakai begitu DP aktivasi dibayar, walau WhatsApp belum tersambung. Admin menempel chat pelanggan ke Autoberes, AI menulis draf balasan dari datamu dan memeriksa jadwal, lalu admin mengirimnya dari WhatsApp bisnis sendiri. Booking atau minat pelanggan langsung tercatat.

### Laporan yang datang sendiri.

Owner tidak perlu membuka dashboard tiap jam untuk tahu apa yang terjadi.

- **Rekap harian**: Ke email owner tiap jam 21.00: booking, DP, dan hal yang perlu ditindaklanjuti.
- **Rekap mingguan**: Ke email owner tiap Senin jam 08.00.
- **Tanya AI** (Paket Pro): Tanyakan angka bisnismu dengan bahasa biasa, dijawab dari data bisnismu sendiri.
- **Leads dan sumber iklan** (Paket Pro): Lead dari iklan Click-to-WhatsApp tercatat dengan sumber iklannya.
- **Monitor admin** (Paket Pro): Berapa lama pelanggan menunggu balasan dari orang, dihitung di jam kantor.

### Jujur soal apa yang sudah bisa dipakai.

**Chat masuk.**

- Sudah jalan: AI membalas di WhatsApp dari datamu: layanan, harga, alamat, jam buka, kebijakan. Nomor disambungkan tim kami, atau pakai akun penyedia WhatsApp milikmu sendiri.
- Sudah jalan: Widget chat di website bisnismu, dijawab AI yang sama.
- Sudah jalan: Mode Copilot: admin menempel chat, dapat draf balasan, dan booking langsung tercatat.
- Sudah jalan: Gambar dan voice note dari pelanggan ikut dibaca. Foto kondisi medis tidak dinilai AI dan langsung dioper ke admin.

**Jadwal keisi.**

- Sudah jalan: Booking dengan konfirmasi pelanggan dan penjaga jadwal, plus daftar tunggu untuk slot yang batal atau dilepas.
- Sudah jalan: Pengingat terkirim otomatis lewat WhatsApp: konfirmasi H-1, DP, follow-up, recall. Di luar jendela 24 jam WhatsApp, pesan butuh template yang disetujui Meta; tanpa itu pesan masuk daftar Kirim manual.
- Sudah jalan: Dashboard untuk owner dan admin, dengan akun untuk tiap anggota tim.

**DP ditagih.**

- Sudah jalan: Nominal dan batas waktu DP per layanan. Lewat batas, slot dilepas otomatis.
- Segera: Link bayar DP lewat Midtrans langsung di chat, ditandai lunas otomatis. Sudah dibangun, dinyalakan saat pilot mulai.

**Owner dapat laporan.**

- Sudah jalan: Rekap harian ke email owner jam 21.00, dan rekap mingguan tiap Senin jam 08.00.
- Sudah jalan: Paket Pro: Tanya AI, leads dengan sumber iklan, dan monitor kecepatan balas admin.
- Segera: Rekap lewat WhatsApp.

Belum tersedia: Panggilan suara yang dijawab AI (paket Pro + Voice).

## Harga

Halaman: https://autoberes.ai/harga

### Per outlet, dibayar bulanan.

Pilih paket. Kalau nomor WhatsApp-mu dikelola tim kami, tambahkan kredit pesan sesuai ramainya chat.

per outlet, per bulan. Harga sudah final, tanpa PPN.

### Starter: Rp990.000 per outlet per bulan

Untuk outlet yang ingin chat terbalas dan jadwal terjaga.

- AI membalas di WhatsApp dan widget website, plus mode Copilot
- Booking dengan konfirmasi pelanggan, penjaga jadwal, dan daftar tunggu
- DP per layanan dengan batas bayar
- Pengingat bawaan sesuai jenis bisnis
- Rencana perawatan dan recall untuk klinik gigi, katalog unit dan simulasi cicilan untuk showroom
- Rekap harian dan mingguan ke email owner

### Pro: Rp2.490.000 per outlet per bulan

Untuk owner yang ingin tahu iklan mana yang menghasilkan booking.

- Semua isi Starter
- Leads dengan sumber iklan Click-to-WhatsApp
- Kirim event booking ke Meta Conversions API, diatur per bisnis
- Halaman laporan mingguan
- Tanya AI tentang angka bisnismu
- Monitor kecepatan balas admin

### Pro + Voice: Rp3.990.000 per outlet per bulan

Semua isi Pro, ditambah panggilan suara yang dijawab AI.

- Semua isi Pro
- Termasuk 500 menit telepon per outlet per bulan, lebih dari itu Rp1.500/menit
- Dihitung per detik dan dijumlah sebulan. Pemakaian lebih berhenti di batas yang kamu atur, awalnya Rp300.000 per bulan. Sisa menit hangus di akhir bulan.

Panggilan suara segera. Telepon lewat WhatsApp aktif setelah setup WhatsApp calling selesai, jadi hubungi kami sebelum memilih paket ini.

### Paket dengan kredit WhatsApp

Untuk nomor yang dikelola tim kami. Isinya sama dengan paket ditambah kredit bulanan.

- Starter + 1.000 kredit WhatsApp: Rp1.490.000/bulan
- Pro + 3.000 kredit WhatsApp: Rp3.990.000/bulan

### Bayar pesan hanya kalau nomormu kami kelola.

Pakai akun penyedia WhatsApp sendiri (Gupshup, Meta Cloud API, Twilio, atau WATI)? Kredit Autoberes tidak dipotong sama sekali. Tagihan pesan datang langsung dari penyedianya.

**Paket bulanan**

- 1.000 kredit: Rp500.000/bulan
- 3.000 kredit: Rp1.500.000/bulan
- 8.000 kredit: Rp4.000.000/bulan

Ditambahkan ke langganan. Kredit yang tidak terpakai hangus di akhir periode.

**Top-up sekali beli**

- 500 kredit: Rp300.000
- 2.000 kredit: Rp1.100.000
- 5.000 kredit: Rp2.500.000

Berlaku 90 hari sejak dibeli.

**Berapa kredit per pesan**

- Pesan layanan, utilitas, atau autentikasi: 1 kredit
- Pesan marketing: 2 kredit
- Pesan masuk dari pelanggan, dan chat yang dimulai dari iklan Click-to-WhatsApp: Gratis

**Kalau kredit habis**

Pemakaian lewat kredit dihitung Rp650 per kredit, sampai batas yang kamu atur (bawaannya Rp300.000 per periode, bisa kamu ubah).

Kalau kredit dan batasnya sama-sama habis, balasan ke pelanggan yang sedang chat tetap terkirim sampai 50 kredit, kami yang tanggung. Pesan otomatis berhenti dan masuk daftar Kirim manual, dan owner dikabari lewat email.

### Aturan mainnya

- **DP aktivasi**: Rp350.000, dibayar setelah daftar. Sebelum DP masuk, kamu sudah bisa mengisi data, menyambungkan WhatsApp, dan mengetes di Coba AI, tapi AI belum membalas pelanggan. DP dipotong dari tagihan pilot, jadi bukan biaya tambahan.
- **7 hari persiapan**: Dihitung sejak DP dibayar, dengan AI sudah membalas pelanggan. Sisa tagihan pilot jatuh tempo di hari ke-7. Contoh Starter: Rp990.000 dikurangi DP Rp350.000, jadi Rp640.000. Kalau tidak dibayar, AI dan pengingat berhenti; dashboard dan datamu tetap bisa dibuka.
- **Pilot 30 hari**: Periode berbayar pertama. Berhenti dalam 30 hari sejak pilot mulai, biaya langganan pilot yang kamu bayar setelah DP kembali 100% (Starter: Rp640.000). DP dan kredit WhatsApp yang sudah terpakai tidak dikembalikan. Garansi ini berlaku sekali per bisnis.
- **Setup**: Dikerjakan tim kami, Rp1,5 sampai 3 juta sekali bayar. Tidak dikembalikan kalau kamu berhenti setelah pengerjaan dimulai. Kalau kamu sudah membayar 3 periode, biaya setup kami kembalikan.
- **Tagihan**: Bulanan per outlet, tanpa minimum jumlah user. Tagihan berikutnya terbit 7 hari sebelum periode habis, dengan tenggang 3 hari setelah jatuh tempo. Dibayar lewat Midtrans dari halaman Tagihan.
- **Berhenti**: Setelah pilot, kamu bisa berhenti kapan saja. Langganan berakhir di akhir periode yang sudah dibayar, tanpa pengembalian prorata.

### Kenapa klinik dan showroom tidak ditawari modul satuan?

Modul chat WhatsApp dan booking yang dijual satuan memang lebih murah, dan cukup untuk salon, rumah makan, atau bengkel. Untuk klinik dan showroom, kami hanya menjual paket. Bedanya:

- **Bentuknya**. Modul satuan: Generik, untuk bisnis apa saja. Autoberes: Template per jenis bisnis: tim, ruangan, alat, katalog, dan aturan DP sudah disiapkan.
- **Setup**. Modul satuan: Kamu atur sendiri. Autoberes: Dikerjakan tim kami.
- **AI**. Modul satuan: Tidak ada AI yang paham bisnismu. Autoberes: Resepsionis AI yang tahu kapan mengoper: pertanyaan medis ke admin, nego harga ke sales.
- **Pengingat**. Modul satuan: Kamu rakit sendiri. Autoberes: Siap pakai: konfirmasi H-1, DP, follow-up, recall, ulasan.
- **Owner**. Modul satuan: Tidak ada rekap. Autoberes: Rekap harian dan mingguan ke email owner.

### Pertanyaan soal tagihan

**Ada free trial?**
Tidak ada trial gratis. Sebelum bayar apa pun, kamu bisa daftar, mengisi data, dan mengetes AI-nya sepuasnya di Coba AI. Setelah itu DP aktivasi Rp350.000, yang dikembalikan penuh selama AI belum pernah membalas pelanggan sungguhan. Kalau berhenti dalam 30 hari sejak pilot mulai, biaya langganan pilot setelah DP dikembalikan, sekali per bisnis. Syarat lengkapnya ada di Syarat Layanan.

**Kenapa harus bayar DP dulu?**
DP aktivasi Rp350.000 menyalakan AI untuk pelangganmu. Sebelum itu kamu tetap bisa mengatur semuanya dan mengetes di Coba AI. DP dipotong dari tagihan pilot, jadi total yang kamu bayar untuk pilot tidak bertambah.

**Apa yang terjadi setelah 7 hari pertama?**
Sisa tagihan pilot jatuh tempo di hari ke-7 sejak DP dibayar. Kalau dibayar, pilot 30 hari berjalan. Kalau tidak, AI berhenti membalas dan pengingat tidak dikirim, tapi dashboard dan datamu tetap bisa dibuka dan kamu bisa membayar kapan saja.

**Kalau saya berhenti, uang saya kembali?**
Tergantung kapan. DP kembali penuh kalau AI belum pernah membalas pelanggan sungguhan. Kalau AI sudah jalan lalu kamu berhenti dalam 7 hari, DP tidak kembali dan tidak ada tagihan lagi. Kalau pilot sudah dibayar, berhenti dalam 30 hari sejak pilot mulai, biaya langganan pilot yang kamu bayar setelah DP kembali penuh, sekali per bisnis. Setelah pilot, berhenti berlaku di akhir periode tanpa prorata.

**Apakah harus membeli kredit WhatsApp dari Autoberes?**
Tidak. Kredit hanya dipakai kalau nomormu dikelola tim kami. Kalau kamu memakai akun penyedia WhatsApp sendiri, tidak ada potongan kredit; biaya pesan ditagih penyedianya.

**Bagaimana kalau kredit habis di tengah bulan?**
Kamu bisa membeli top-up yang berlaku 90 hari, atau membiarkan pemakaian lebih dihitung per kredit sampai batas yang kamu atur. Balasan ke pelanggan yang sedang chat tidak langsung terputus.

**Apakah Pro + Voice sudah bisa menjawab telepon?**
Belum. Panggilan suara segera: telepon lewat WhatsApp aktif setelah setup WhatsApp calling selesai. Saat ini isinya sama dengan Pro. Setelah aktif, paket ini termasuk 500 menit telepon per outlet per bulan, lebih dari itu Rp1.500/menit. Hubungi kami dulu sebelum memilih paket itu.

**Bisa dipakai untuk beberapa cabang?**
Bisa. Tambah cabang dari Pengaturan, Cabang. Tiap cabang punya staf, ruangan, jadwal, dan nomor WhatsApp sendiri, dan owner bisa melihat laporan gabungan semua cabang. Langganan dihitung per outlet, sedangkan DP aktivasi cukup sekali untuk semua cabang.

**Ada batas jumlah admin?**
Tidak ada batas jumlah user. Setiap anggota tim bisa punya akun sendiri.

### Dari Syarat Layanan: Biaya dan tagihan

https://autoberes.ai/syarat#biaya

Harga paket tercantum di halaman harga dan di halaman Tagihan pada dashboard. Kalau klinik punya perjanjian tertulis dengan kami, harga dan ketentuan di perjanjian itu yang berlaku.

- Langganan dibayar di muka, per outlet per bulan. Klinik yang mendaftar sendiri membayar DP aktivasi Rp350.000. Sebelum DP dibayar, klinik bisa mengatur dashboard dan mengetes di Coba AI, tapi AI tidak membalas pelanggan, mode Copilot belum bisa dipakai, dan pesan routine tidak dikirim. Akun yang belum membayar DP dihapus 30 hari setelah pendaftaran beserta datanya; kami mengirim email peringatan 7 hari sebelumnya.
- DP aktivasi dibayar melalui payment gateway Midtrans dan diterima oleh PT Xyntera Teknologi Indonesia sebagai penyelenggara Autoberes. DP adalah dana awal untuk memulai layanan: mengaktifkan AI di channel klinik, menyiapkan sambungan WhatsApp, menjalankan server, model AI, dan pengiriman pesan selama masa persiapan, serta pendampingan tim kami agar layanan berjalan dengan baik sejak hari pertama.
- DP tidak mengurangi hak klinik atas paket yang dipilih. Seluruh nominal DP dipotong dari tagihan pilot, sedangkan isi paket dan durasi pilot 30 hari tetap utuh.
- Begitu DP dibayar, AI aktif dan 7 hari masa persiapan dimulai. Tagihan pilot mencakup pilot 30 hari, paket WhatsApp kalau dipilih, dan biaya setup kalau ada, dikurangi DP yang sudah dibayar, dan jatuh tempo di akhir masa persiapan.
- Tagihan bulan berikutnya terbit 7 hari sebelum periode berjalan habis dan jatuh tempo di akhir periode. Kami mengirim pengingat ke email owner sebelum dan pada tanggal jatuh tempo.
- Kalau tagihan belum dibayar 3 hari setelah jatuh tempo, atau tagihan pilot belum dibayar saat masa persiapan habis, layanan dibatasi otomatis: AI berhenti membalas pelanggan dan pesan routine tidak dikirim. Data tidak dihapus, dashboard tetap bisa dibuka, dan layanan aktif lagi begitu tagihan dibayar.
- Biaya setup dibayar sekali di tagihan pertama. Kalau klinik sudah membayar 3 periode langganan, biaya setup kami kembalikan.
- Biaya pesan WhatsApp yang ditagih Meta diteruskan ke klinik sesuai pemakaian, sebagai baris terpisah di tagihan.
- Untuk nomor yang dikelola Autoberes, akun WhatsApp Business didaftarkan di bawah Meta Business PT Xyntera Teknologi Indonesia; kalau berhenti berlangganan, kami membantu memindahkan nomor ke akun milikmu sendiri.
- Harga sudah final, tanpa PPN.
- Pembayaran online diproses Midtrans. Kami tidak menyimpan data kartu atau rekening klinik.
- Perubahan harga kami beri tahu sebelum berlaku, dan tidak mengubah tagihan yang sudah terbit.

### Dari Syarat Layanan: Pembatalan dan pengembalian dana

https://autoberes.ai/syarat#pembatalan

Klinik bisa berhenti dengan memberi tahu kami. Yang dikembalikan tergantung kapan klinik berhenti:

- DP sudah dibayar, AI belum pernah dipakai membalas pelanggan sungguhan: DP dikembalikan 100%. Pengembalian penuh hanya berlaku selama AI belum pernah membalas pelanggan sungguhan; uji di Coba AI tidak dihitung.
- AI sudah aktif, berhenti dalam 7 hari masa persiapan: DP tidak dikembalikan karena sudah dipakai untuk memulai dan menjalankan layanan. Tidak ada tagihan lagi.
- Tagihan pilot sudah dibayar, berhenti dalam 30 hari sejak pilot mulai: Biaya langganan pilot yang benar-benar dibayar (setelah dipotong DP) dikembalikan 100%. DP, yang sudah dipakai untuk memulai layanan, dan kredit WhatsApp yang sudah terpakai tidak dikembalikan. Garansi ini berlaku sekali per bisnis.
- Setelah pilot (bulanan): Berhenti kapan saja, berlaku di akhir periode yang sudah dibayar. Tidak ada pengembalian prorata.
- Biaya setup done-for-you: Tidak dikembalikan setelah pengerjaan dimulai.

Pengembalian dana tidak terjadi seketika saat permintaan dikirim. Setelah kami memproses pengembalian, dana masuk kembali ke metode pembayaran yang dipakai dalam 1 sampai 3 x 24 jam, mengikuti waktu proses Midtrans dan bank atau penyedia pembayaran. Ajukan pengembalian lewat email ke support@tyrex.id.

- Percakapan di Coba AI dan Copilot tidak dihitung sebagai balasan ke pelanggan sungguhan.
- Satu bisnis dikenali dari workspace, email owner, dan nomor WhatsApp bisnisnya. Kalau salah satunya sudah pernah memakai garansi pilot, garansi tidak berlaku lagi.
- Pengembalian dana tidak terjadi otomatis. Permintaan dikirim ke support@tyrex.id. Kalau disetujui, kami transfer ke rekening klinik atau mengembalikannya lewat Midtrans.

## Keamanan data

Halaman: https://autoberes.ai/keamanan-data

### Data pasien dan pembeli tetap milik bisnismu.

Halaman ini hanya berisi yang sudah benar-benar dibangun. Ketentuan hukumnya ada di Kebijakan Privasi.

- **Kunci WhatsApp dienkripsi**: Kunci API penyedia WhatsApp yang kamu simpan dienkripsi dengan AES-256-GCM sebelum masuk database.
- **Ekspor dan hapus data**: Owner bisa mengekspor data satu pelanggan atau seluruh bisnis dalam file zip, dan menghapus data pelanggan. Penghapusan seluruh bisnis punya masa tunggu 14 hari. Setiap ekspor dan penghapusan dicatat.
- **Persetujuan tercatat**: Izin dihubungi lewat WhatsApp disimpan bersama sumbernya, salurannya, dan teks persis yang dilihat pelanggan. Yang membalas BERHENTI tidak dikirimi pesan lagi sampai membalas MULAI.
- **Foto medis tidak dibaca AI**: Foto kondisi medis dan bukti transfer tidak dikirim ke model pembaca gambar. Foto medis langsung dioper ke admin. File gambar dan suara dihapus setelah 30 hari.
- **Verifikasi dua langkah**: Setiap anggota tim bisa menyalakan kode 6 angka sebagai langkah kedua saat masuk.
- **Siapa yang memproses data**: Jawaban AI dibuat lewat DeepInfra dan Anthropic, yang memproses data di luar Indonesia. Kebijakan Privasi kami menyatakan data chat klinik atau pasien tidak dipakai untuk melatih model AI.

### Yang belum kami punya

Kami belum memegang sertifikasi keamanan seperti ISO 27001, dan belum ada log yang mencatat siapa membuka data apa. Kalau kamu membutuhkannya untuk pengadaan, tanyakan ke support@tyrex.id.

- Baca Kebijakan Privasi: https://autoberes.ai/privasi
- Baca Syarat Layanan: https://autoberes.ai/syarat

## Blog

Halaman: https://autoberes.ai/blog

### Aturan DP, pelunasan, dan pembatalan sewa villa yang jelas untuk tamu

https://autoberes.ai/blog/aturan-dp-dan-pembatalan-sewa-villa (2026-11-02)

Cara menyusun aturan DP sewa villa: besaran, batas bayar, waktu pelunasan, pembatalan bertingkat, ganti tanggal, dan deposit kerusakan, plus templat pesan.

Aturan DP sewa villa yang baik menjawab lima pertanyaan sebelum tamu mentransfer: berapa DP-nya, sampai kapan harus dibayar, kapan sisa dilunasi, apa yang terjadi kalau tamu batal atau ganti tanggal, dan apakah ada deposit kerusakan. Kalau satu saja tidak tertulis, pertanyaan itu biasanya muncul di saat paling tidak enak: tamu batal H-2, atau ada gelas pecah saat check-out.

Artikel ini membantu kamu menyusun aturan itu untuk booking langsung lewat WhatsApp. Booking dari Airbnb, Traveloka, atau Booking.com mengikuti kebijakan yang kamu pilih di platform masing-masing.

> Isi artikel ini panduan operasional, bukan nasihat hukum. Untuk sengketa atau kontrak sewa jangka panjang, konsultasikan dengan advokat.

## Kenapa aturan harus tertulis dan dikirim sebelum transfer

DP dan aturan pembatalan adalah bagian dari kesepakatan sewa. Hukumonline, membahas uang muka, mengutip Pasal 1338 KUHPerdata: perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi pembuatnya dan tidak dapat ditarik kembali selain dengan kesepakatan kedua pihak ([Hukumonline](https://www.hukumonline.com/klinik/a/bisakah-dp-hangus-jika-tidak-melunasi-sisa-pembayaran-lt5c7de2bd2afbb)). Kesepakatan itu lebih mudah dibuktikan kalau aturannya ada di chat sebelum tamu membayar.

Ada juga batasnya. UU Perlindungan Konsumen [Pasal 18](https://pasal.id/peraturan/uu/uu-no-8-tahun-1999/pasal-18) melarang pelaku usaha mencantumkan klausula baku yang menyatakan pelaku usaha berhak menolak menyerahkan kembali uang yang dibayarkan konsumen, dan melarang klausula baku yang letak atau bentuknya sulit terlihat, sulit dibaca, atau sulit dimengerti. Klausula yang melanggar pasal itu batal demi hukum.

Dua hal praktis dari sini:

1. Tulis aturan dengan kalimat sederhana, di pesan tersendiri, sebelum info rekening. Jangan diselipkan di akhir pesan panjang atau di gambar beresolusi rendah.
2. Pertimbangkan pembatalan bertingkat (makin dekat tanggal, makin kecil pengembalian) daripada satu kalimat "DP tidak bisa dikembalikan dalam kondisi apa pun". Aturan bertingkat lebih mudah kamu jelaskan ke tamu.

## 1. Tentukan besaran DP

DP berfungsi mengunci tanggal dan menyaring tamu yang belum serius. Ada tiga bentuk umum:

| Bentuk | Cocok untuk | Catatan |
|---|---|---|
| Persentase dari total | Sebagian besar booking | Mudah dijelaskan, otomatis naik untuk masa inap panjang atau high season |
| Nominal tetap | Villa dengan satu unit dan harga stabil | Sederhana, tapi terasa kecil untuk booking high season yang mahal |
| Bayar penuh di depan | Booking mepet tanggal, long weekend, Lebaran, tahun baru | Tidak ada risiko sisa pembayaran, tapi aturan pembatalan harus sangat jelas |

Kamu bisa memakai kombinasi: persentase untuk hari biasa, bayar penuh untuk booking yang dibuat kurang dari seminggu sebelum check-in atau yang jatuh di rentang high season.

## 2. Pasang batas bayar DP

Batas bayar DP menentukan berapa lama tanggal ditahan untuk tamu yang belum membayar. Tanpa batas, tanggal bisa tertahan berhari-hari untuk tamu yang ternyata memilih villa lain.

Patokan praktis:

- Booking jauh hari: batas bayar dalam hitungan jam, misalnya hari yang sama atau besok pagi.
- Booking untuk akhir pekan ini: batas lebih pendek, karena setiap jam tanggal tertahan adalah jam tanggal itu tidak bisa dijual.
- Batas bayar tidak pernah melewati jam check-in.

Sampaikan konsekuensinya terang-terangan: lewat batas, tanggal dibuka lagi untuk tamu lain. Lalu benar-benar lakukan. Batas yang tidak pernah ditegakkan tidak lagi dianggap serius.

Langkah ini bisa diserahkan ke Autoberes: DP dihitung sebagai persentase dari total, link bayar dikirim di chat dengan batas waktu, pengingat dikirim sebelum batas lewat, dan tanggal dilepas otomatis kalau tidak dibayar. Sisa pembayaran tetap diurus staf. Detailnya di halaman [villa](/villa).

## 3. Atur pelunasan

Pelunasan bisa diminta di salah satu dari tiga waktu:

- **Beberapa hari sebelum check-in.** Paling aman untuk pemilik. Kalau tamu tidak melunasi, kamu masih punya waktu menjual tanggalnya.
- **Saat check-in.** Lebih nyaman untuk tamu, tapi villa dengan check-in mandiri tidak punya orang untuk menerima pembayaran.
- **Dicicil.** Hanya untuk booking besar seperti rombongan atau acara keluarga, dengan tanggal cicilan yang tertulis.

Untuk villa dengan check-in mandiri, kaitkan pelunasan dengan pengiriman kode kunci: kode dan info check-in baru dikirim setelah pelunasan masuk. Tulis aturan ini sejak awal supaya tamu tidak merasa ditahan di hari H.

Setiap pembayaran dibalas dengan tanda terima di chat: tanggal, nominal, untuk booking yang mana, dan sisa yang belum dibayar.

## 4. Susun pembatalan bertingkat

Pembatalan bertingkat mengembalikan lebih banyak uang untuk pembatalan yang jauh dari tanggal check-in, karena kamu masih punya waktu menjual tanggal itu lagi.

Sebagai pembanding, Airbnb menyediakan beberapa kebijakan standar untuk masa inap 27 malam atau kurang ([Airbnb Resource Center](https://www.airbnb.com/resources/hosting-homes/a/choose-the-right-cancellation-policy-for-you-19?locale=en)):

| Kebijakan Airbnb | Pengembalian penuh kalau batal paling lambat | Setelah itu |
|---|---|---|
| Flexible | 24 jam sebelum check-in | Tuan rumah dibayar malam pertama, atau malam yang sudah dipakai ditambah satu malam |
| Moderate | 5 hari sebelum check-in | Tuan rumah dibayar malam yang sudah dipakai, satu malam tambahan, dan 50 persen malam yang tidak dipakai |
| Limited | 14 hari sebelum check-in | 50 persen kalau batal 7 sampai 14 hari sebelumnya, 100 persen kalau kurang dari 7 hari |
| Firm | 30 hari sebelum check-in | 50 persen kalau batal 7 sampai 30 hari sebelumnya, 100 persen kalau kurang dari 7 hari |

Di sumber yang sama, Airbnb menyebut kebijakan fleksibel bisa cocok untuk musim sepi atau lokasi yang persaingannya ketat, dan kebijakan Firm untuk tempat yang ramai sepanjang tahun dan butuh waktu 30 hari untuk mencari tamu pengganti.

Untuk booking langsung, kamu bebas menyusun versimu sendiri. Kerangkanya:

| Waktu pembatalan | Yang dikembalikan |
|---|---|
| Lebih dari [X] hari sebelum check-in | [contoh: seluruh DP] |
| [X] sampai [Y] hari sebelum check-in | [contoh: sebagian DP] |
| Kurang dari [Y] hari sebelum check-in atau tidak datang | [contoh: tidak ada pengembalian] |

Isi angkanya berdasarkan seberapa cepat tanggal villamu biasanya laku lagi. Untuk high season yang dipesan berbulan-bulan sebelumnya, tanggal yang batal seminggu sebelum hari H lebih sulit terisi lagi. Untuk hari biasa, beberapa hari cukup.

## 5. Bedakan pembatalan dan ganti tanggal

Tamu yang minta ganti tanggal masih ingin menginap di villamu. Perlakukan berbeda dari pembatalan:

- Tentukan batas waktu pengajuan, misalnya paling lambat sekian hari sebelum check-in.
- Tentukan berapa kali boleh ganti, biasanya sekali.
- DP pindah ke tanggal baru. Kalau tanggal baru jatuh di weekend atau high season, tamu membayar selisihnya.
- Tanggal baru harus dicek dulu di kalender semua unit, termasuk booking dari OTA, sebelum dijanjikan.

## 6. Siapkan jawaban untuk kejadian di luar kendali

Jalan longsor, banjir, atau bencana yang menutup akses ke villa tidak cocok dijawab dengan tabel pembatalan biasa. Tulis satu kalimat di aturanmu bahwa kejadian seperti itu dibahas langsung dengan pengelola, lalu putuskan per kasus. Pilihan yang bisa ditawarkan adalah pindah tanggal tanpa biaya atau pengembalian sebagian. Admin tidak memutuskan sendiri.

## 7. Deposit kerusakan terpisah dari DP

Deposit kerusakan adalah uang jaminan yang dikembalikan setelah check-out kalau villa dalam kondisi baik. Ia bukan bagian dari harga sewa dan tidak boleh tercampur dengan DP.

Yang perlu ditulis:

- **Besarnya.** Sesuaikan dengan isi villa: villa dengan karaoke, perabot mahal, atau kolam renang berbeda dengan villa sederhana.
- **Kapan dibayar.** Bersama pelunasan, atau tunai saat check-in kalau ada penjaga.
- **Kapan dikembalikan.** Tulis batas waktunya, misalnya sekian jam setelah pengecekan.
- **Apa yang dipotong.** Kerusakan barang, kehilangan kunci atau remote, noda yang butuh pencucian khusus, pelanggaran aturan yang sudah tertulis seperti merokok di kamar.

Supaya potongan bisa dipertanggungjawabkan:

1. Foto setiap ruangan sebelum tamu datang, dari sudut yang sama setiap kali.
2. Penjaga atau tim kebersihan mengecek dengan daftar yang sama saat check-out.
3. Kalau ada potongan, kirim foto kerusakan dan rincian biaya ke tamu di chat yang sama dengan pengembalian sisa deposit.

Untuk tamu dari OTA, ikuti aturan platformnya. Airbnb misalnya menyatakan bahwa tuan rumah umumnya tidak boleh mengenakan denda lewat aturan rumah, dan biaya untuk bagian listing yang diiklankan harus sudah termasuk dalam harga yang dilihat tamu saat booking ([Airbnb Help Center](https://www.airbnb.com/help/article/4168)). Jangan menagih deposit tambahan di luar platform kalau aturan platform tidak mengizinkannya.

## Templat pesan aturan pembayaran

**Templat: Aturan pembayaran sebelum transfer**

> Sebelum transfer, ini aturan pembayaran di [Nama Villa], Kak:
>
> DP: [persentase]% dari total = Rp[...]
> Batas bayar DP: [jam, tanggal]. Lewat batas, tanggal dibuka lagi untuk tamu lain.
> Pelunasan: Rp[...] paling lambat [kapan]. Info check-in dan kode kunci dikirim setelah pelunasan.
> Deposit kerusakan: Rp[...], dibayar [kapan], dikembalikan paling lambat [kapan] setelah pengecekan.
>
> Pembatalan:
> Lebih dari [X] hari sebelum check-in: [yang dikembalikan]
> [X] sampai [Y] hari: [yang dikembalikan]
> Kurang dari [Y] hari atau tidak datang: [yang dikembalikan]
>
> Ganti tanggal: sekali, paling lambat [X] hari sebelum check-in, selisih harga dibayar kalau tanggal baru lebih mahal.
>
> Kalau setuju, balas OK dan saya kirim nomor rekeningnya.

**Templat: Tamu minta DP dikembalikan**

> Baik Kak, saya cek dulu. Booking Kakak untuk [tanggal] dan pembatalannya masuk [jumlah] hari sebelum check-in.
>
> Sesuai aturan yang kami kirim [tanggal pesan aturan], untuk pembatalan [X] sampai [Y] hari sebelum check-in, yang dikembalikan [jumlah]. Pengembalian ke rekening [nama bank, atas nama] paling lambat [kapan].
>
> Kalau Kakak mau, DP juga bisa dipindah ke tanggal lain tanpa biaya, selama masih [aturan ganti tanggal].

Kalau tamu meminta pengecualian di luar aturan, admin cukup mencatat permintaannya dan mengoper ke pemilik.

## Pertanyaan yang sering muncul

### Berapa DP sewa villa yang umum?

Tidak ada angka baku yang berlaku umum. Pilih bentuk yang sesuai: persentase dari total untuk sebagian besar booking, dan bayar penuh untuk booking mepet tanggal atau high season. Yang lebih penting dari angkanya adalah batas bayar yang jelas dan ditegakkan.

### Apakah DP villa boleh hangus kalau tamu batal?

Aturan pembatalan adalah bagian dari kesepakatan, jadi yang menentukan adalah apa yang sudah disepakati sebelum transfer. UU Perlindungan Konsumen Pasal 18 melarang klausula baku yang menyatakan pelaku usaha berhak menolak mengembalikan uang yang dibayarkan dan klausula yang sulit dibaca. Aturan bertingkat yang ditulis jelas sebelum pembayaran lebih aman daripada satu kalimat "DP hangus". Untuk kasus sengketa, tanyakan ke advokat.

### Apa beda DP dan deposit kerusakan?

DP adalah bagian dari harga sewa yang dibayar di muka untuk mengunci tanggal. Deposit kerusakan adalah uang jaminan terpisah yang dikembalikan setelah check-out kalau tidak ada kerusakan. Catat dan kembalikan keduanya secara terpisah.

### Kapan sebaiknya pelunasan diminta?

Beberapa hari sebelum check-in paling aman, karena kamu masih sempat menjual tanggalnya kalau tamu tidak melunasi. Untuk villa dengan check-in mandiri, kirim kode kunci hanya setelah pelunasan masuk.

### Apakah aturan DP saya berlaku untuk tamu dari Airbnb atau Traveloka?

Tidak. Tamu OTA membayar dan membatalkan lewat platform, mengikuti kebijakan pembatalan yang kamu pilih di sana. Aturan di artikel ini untuk booking langsung lewat WhatsApp atau telepon.

### Aturan promosi klinik menurut Permenkes 1787/2010: bolehkah diskon dan testimoni?

https://autoberes.ai/blog/aturan-promosi-klinik-permenkes-1787 (2026-11-02)

Isi Pasal 5 Permenkes 1787/2010 tentang iklan pelayanan kesehatan, apa artinya untuk broadcast WhatsApp dan Instagram klinik, dan daftar cek sebelum mengirim promosi.

Promo diskon, paket bundling, dan testimoni pasien adalah cara promosi yang lazim di banyak bisnis. Untuk klinik, ada aturan khusus: Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1787/MENKES/PER/XII/2010 tentang Iklan dan Publikasi Pelayanan Kesehatan. Aturan ini berlaku untuk fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk klinik kecantikan yang dipimpin dokter dan klinik gigi.

Artikel ini merangkum isi pasal yang paling sering bersinggungan dengan promosi sehari-hari, lalu menerjemahkannya ke daftar cek untuk broadcast WhatsApp dan unggahan media sosial. Ini bukan nasihat hukum. Untuk kasus tertentu, tanyakan ke dinas kesehatan setempat atau penasihat hukum klinik.

## Isi Pasal 5: iklan yang tidak diperbolehkan

Pasal 5 dibuka dengan kalimat: "Iklan dan/atau publikasi pelayanan kesehatan tidak diperbolehkan apabila bersifat:", lalu diikuti daftar huruf a sampai o ([Permenkes 1787/2010](https://peraturan.go.id/files/bn673-2010.pdf)). Beberapa yang paling relevan untuk klinik kecantikan dan klinik gigi, dikutip apa adanya:

| Huruf | Bunyi pasal |
| --- | --- |
| c | "... atau menciptakan pengharapan yang tidak tepat dari pelayanan kesehatan yang diberikan;" |
| d | "membandingkan mutu pelayanan kesehatan yang diberikan fasilitas pelayanan kesehatan tersebut dengan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya, atau mencela mutu pelayanan kesehatan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya;" |
| e | "memuji diri secara berlebihan, termasuk pernyataan yang bersifat superlatif dan menyiratkan kata "satu-satunya" ..." |
| m | "mengiklankan promosi penjualan dalam bentuk apa pun termasuk pemberian potongan harga (diskon), imbalan atas pelayanan kesehatan dan/atau menggunakan metode penjualan multi-level marketing;" |
| n | "memberi testimoni dalam bentuk iklan atau publikasi di media massa; dan" |
| o | "menggunakan gelar akademis dan/atau sebutan profesi di bidang kesehatan." |

Baca pasal lengkapnya di dokumen resmi sebelum menyusun kebijakan promosi, karena tabel di atas hanya memuat sebagian huruf, dan huruf c serta e dikutip sebagian.

## Apa artinya untuk promosi sehari-hari

### Diskon dan promo harga

Huruf m adalah yang paling sering dilanggar tanpa disadari. Iklan berbunyi "Diskon 50% facial bulan ini", "Beli 2 gratis 1 sesi", atau "Hadiah serum untuk 10 pasien pertama" termasuk promosi penjualan atau imbalan atas pelayanan kesehatan.

Yang tetap bisa dilakukan klinik:

- Menginformasikan daftar harga resmi kepada pasien yang bertanya.
- Menjelaskan isi layanan, durasi, dan siapa yang menanganinya.
- Mengumumkan jadwal praktik dokter, layanan baru, atau perubahan jam buka.
- Mengirim pengingat kontrol dan instruksi setelah tindakan kepada pasien yang sudah setuju dihubungi.

Paket beberapa sesi yang harganya tercantum di daftar harga resmi berbeda dengan promo potongan harga yang diiklankan. Meski begitu, cara mengiklankannya tetap perlu dicek terhadap huruf m. Kalau ragu, tanyakan ke dinas kesehatan setempat sebelum paket itu dipromosikan.

### Testimoni dan foto sebelum-sesudah

Huruf n melarang testimoni dalam bentuk iklan atau publikasi di media massa. Unggahan ulang ulasan pasien sebagai materi promosi, video pasien yang memuji hasil perawatan, atau kolase foto sebelum-sesudah dengan kalimat pujian berisiko masuk ke larangan ini, dan juga bisa menciptakan pengharapan yang tidak tepat (huruf c).

Ada aspek lain di luar iklan: kerahasiaan pasien. UU 17/2023 tentang Kesehatan Pasal 177 ayat (1) menyatakan "Setiap Fasilitas Pelayanan Kesehatan harus menyimpan rahasia Kesehatan pribadi Pasien" ([UU 17/2023](https://peraturan.bpk.go.id/Details/258028/uu-no-17-tahun-2023)). Foto wajah pasien dan informasi tindakannya termasuk informasi kesehatan pribadi. Jangan unggah tanpa persetujuan tertulis pasien, bahkan kalau pasien terlihat senang dengan hasilnya.

### Klaim terbaik dan perbandingan

"Klinik terbaik di Jakarta", "satu-satunya klinik dengan alat ini", atau "hasil lebih bagus dari klinik sebelah" bersinggungan dengan huruf d dan e. Ganti dengan fakta yang bisa diperiksa: nama alat, sertifikasi dokter yang memang dimiliki, jam praktik, lokasi.

Huruf o menyebut penggunaan gelar akademis atau sebutan profesi. Cara menerapkannya pada materi promosi (misalnya apakah nama dokter dengan gelarnya boleh tampil di poster promosi) sebaiknya dikonfirmasi ke dinas kesehatan, karena kami tidak menemukan penjelasan resmi yang merinci batasnya.

## Broadcast WhatsApp: dua aturan sekaligus

Broadcast promosi lewat WhatsApp terkena dua lapis aturan. Pertama, isi pesan harus mengikuti Pasal 5 di atas. Kedua, kebijakan WhatsApp Business hanya membolehkan bisnis menghubungi orang yang memberikan nomornya kepada bisnis dan sudah memberi izin untuk dihubungi ([WhatsApp Business Messaging Policy](https://whatsappbusiness.com/policy/)). Kebijakan yang sama juga mencantumkan produk medis dan kesehatan serta obat dalam daftar barang yang tidak boleh diperjualbelikan lewat WhatsApp.

Pesan yang aman untuk klinik biasanya berupa informasi, bukan penawaran harga:

**Templat: Informasi jadwal dokter baru**

> Halo [Nama Pasien], mulai [tanggal], drg./dr. [Nama] praktik di [Nama Klinik] setiap [hari] jam [jam]. Untuk booking, balas pesan ini atau hubungi [nomor].
>
> Balas STOP kalau tidak ingin menerima kabar dari kami lagi.

**Templat: Informasi perubahan jam buka**

> Halo [Nama Pasien], selama [periode], [Nama Klinik] buka jam [jam] sampai [jam]. Jadwal yang sudah dibuat tetap berlaku. Kalau perlu ganti jadwal, balas pesan ini.

## Daftar cek sebelum mengirim promosi

Sebelum unggahan atau broadcast dikirim, minta satu orang yang bukan pembuatnya mengecek:

1. Apakah ada kata diskon, potongan, gratis, hadiah, cashback, atau beli sekian dapat sekian?
2. Apakah ada testimoni, ulasan pasien, atau foto sebelum-sesudah?
3. Apakah ada kata terbaik, nomor satu, satu-satunya, paling, atau perbandingan dengan klinik lain?
4. Apakah ada janji hasil, seperti "pasti mulus", "permanen", atau "tanpa efek samping"?
5. Apakah ada foto atau informasi pasien yang belum punya persetujuan tertulis?
6. Untuk broadcast: apakah semua penerima pernah memberikan nomornya dan setuju dihubungi, dan apakah ada cara untuk berhenti berlangganan?

Kalau ada jawaban ya untuk nomor 1 sampai 5, ubah dulu isinya. Kalau jawaban nomor 6 tidak, jangan kirim ke nomor itu.

## Status aturan

Permenkes 1787/2010 diundangkan dalam Berita Negara 2010 Nomor 673. Kami tidak menemukan peraturan yang mencabut atau menggantikannya. UU 17/2023 tentang Kesehatan, lewat Pasal 453, menyatakan peraturan pelaksanaan undang-undang kesehatan yang lama masih berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan undang-undang baru. Kami belum memastikan apakah Permenkes ini termasuk dalam cakupan pasal itu, dan belum menemukan halaman status resmi yang menyatakannya berlaku. Cek ulang ke JDIH Kementerian Kesehatan sebelum mengandalkan artikel ini untuk keputusan penting.

## Menjaga pesan otomatis tetap patuh

Pesan yang dikirim otomatis perlu mengikuti aturan yang sama dengan pesan admin. Pengingat bawaan Autoberes untuk klinik berisi jadwal, kontrol, dan perawatan setelah tindakan, tanpa potongan harga, dan berhenti untuk pasien yang membalas STOP. Rinciannya ada di halaman [klinik kecantikan](/klinik-kecantikan), [klinik gigi](/klinik-gigi), dan [cara kerja](/cara-kerja).

### Cara membalas leads iklan mobil di WhatsApp, dari chat pertama sampai janji lihat unit

https://autoberes.ai/blog/cara-membalas-leads-iklan-mobil-di-whatsapp (2026-11-02)

Panduan showroom mobil baru dan bekas membalas chat dari iklan Facebook, Instagram, dan Marketplace di WhatsApp, lengkap dengan contoh balasan dan urutan kerja.

Leads iklan mobil paling mudah dimenangkan di menit pertama: balas cepat, jawab pertanyaannya langsung, lalu tawarkan satu langkah berikutnya yang jelas, biasanya lihat unit atau test drive. Orang yang mengetuk tombol WhatsApp di iklan sedang memegang HP dan sedang membandingkan. Kalau balasanmu datang besok pagi, ia sudah mengobrol dengan showroom lain.

Panduan ini untuk owner, sales, dan admin showroom mobil baru maupun bekas yang memasang iklan di Facebook, Instagram, atau Marketplace dengan tombol ke WhatsApp.

## Dari mana leads iklan mobil datang

Leads iklan mobil di WhatsApp umumnya datang dari iklan Meta yang tombolnya membuka chat. Menurut halaman resmi WhatsApp Business, iklan jenis ini adalah iklan Facebook atau Instagram yang membuka obrolan WhatsApp dengan bisnismu, dan bisa tampil di Kabar Beranda, Cerita, dan Marketplace ([WhatsApp Business](https://whatsappbusiness.com/id/products/ads-that-click-to-whatsapp/?lang=id_ID)).

Selain itu, ada leads dari nomor WhatsApp yang kamu tulis di listing marketplace atau di bio Instagram. Bedanya, chat dari iklan Meta membawa pesan pembuka yang sudah terisi, sedangkan chat dari listing biasa sering cuma berisi "Halo" atau "Masih ada?".

Pesan pembuka itu bisa kamu atur. Panduan dari Wati menjelaskan bahwa teks pembuka masuk langsung ke kolom ketik pengguna, dan pengguna masih bisa mengubah atau menghapusnya sebelum mengirim ([Wati](https://www.wati.io/en/blog/create-click-to-whatsapp-ads/)). Manfaatkan ini: tulis pembuka yang menyebut unit, misalnya "Halo, saya mau tanya Xpander 2020 yang di iklan". Sales langsung tahu unit mana yang dimaksud tanpa harus bertanya balik.

## Kenapa kecepatan balasan menentukan

Chat dari iklan punya jam kerjanya sendiri, dan jam itu sering bukan jam kerja showroom. Orang menggulir Instagram setelah makan malam atau sebelum tidur. Kalau tidak ada yang menjawab, chat itu menumpuk sampai pagi.

Ada juga alasan teknis. Di WhatsApp Business Platform (jalur API), setiap kali pengguna mengirim pesan, terbuka jendela layanan pelanggan selama 24 jam. Selama jendela itu terbuka, bisnis bebas membalas dengan pesan biasa. Setelah tertutup, bisnis hanya boleh menghubungi lewat pesan template yang sudah disetujui ([Meta for Developers](https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/pricing)).

Untuk chat yang datang dari iklan klik ke WhatsApp, Meta menambahkan Free Entry Point. Kalau bisnis membalas di dalam jendela 24 jam tadi, balasan itu tidak dikenai biaya dan membuka jendela Free Entry Point yang bisa terbuka sampai 7 hari. Selama jendela itu terbuka, Meta tidak menagih pesan marketing, utility, authentication, maupun service. Syaratnya, pengguna mengirim pesan dari aplikasi WhatsApp di Android atau iOS ([Meta for Developers](https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/pricing)). Artinya, terlambat membalas leads iklan lebih dari sehari bisa menutup kesempatan yang sudah kamu bayar lewat iklan.

<Note>Aturan jendela 24 jam dan Free Entry Point berlaku untuk nomor yang tersambung ke WhatsApp Business Platform. Aplikasi WhatsApp Business biasa di HP tidak memakai aturan tagihan ini. Perbedaan keduanya dibahas di artikel [WhatsApp Business API vs aplikasi WhatsApp Business](/blog/perbedaan-whatsapp-business-api-dan-aplikasi-whatsapp-business).</Note>

## Lima hal yang harus ada di balasan pertama

Balasan pertama yang baik menjawab pertanyaan pembeli dan menutup dengan satu pertanyaan yang mudah dijawab. Susunannya:

1. **Sapaan dan nama.** Sebut nama showroom dan nama sales supaya pembeli tahu sedang bicara dengan siapa.
2. **Jawaban langsung.** Kalau ditanya "masih ada?", jawab ada atau tidak di kalimat pertama.
3. **Dua atau tiga data unit.** Tahun, kilometer, transmisi, harga di iklan. Untuk mobil baru: varian, warna yang tersedia, status stok atau inden.
4. **Satu pertanyaan kualifikasi.** Cara bayar (tunai, kredit, tukar tambah) atau kapan rencana beli.
5. **Tawaran langkah berikutnya.** Lihat unit, test drive, atau video unit.

Jangan kirim daftar harga semua stok di balasan pertama. Pembeli bertanya satu unit, jawab unit itu dulu.

**Templat: Balasan pertama, mobil bekas masih tersedia**

> Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi [Nama Showroom], saya [Nama Sales].
>
> Avanza 1.3 G 2019 putih yang di iklan masih ada, Kak. Kilometer [angka] km, transmisi manual, pajak hidup sampai [bulan tahun]. Harga di iklan Rp[harga].
>
> Rencananya mau tunai, kredit, atau tukar tambah dengan mobil lama, Kak? Biar saya siapkan info yang pas.

**Templat: Balasan pertama, mobil baru dengan pilihan warna**

> Halo Pak, saya [Nama Sales] dari [Nama Dealer]. Untuk [Merek Tipe Varian], warna yang ready stock saat ini [warna 1] dan [warna 2]. Warna [warna 3] inden, perkiraan [jumlah] minggu, nanti saya konfirmasi lagi ke gudang.
>
> Bapak sudah sempat lihat unitnya langsung? Kalau mau test drive, unit demo ada di showroom [alamat singkat].

## Kalau unit di iklan sudah terjual

Katakan terjual di kalimat pertama, lalu tawarkan dua pilihan yang mirip. Pembeli yang datang dari iklan Avanza hampir pasti mencari mobil di kelas yang sama, jadi jangan biarkan chat berhenti di "maaf sudah laku".

**Templat: Unit di iklan sudah terjual**

> Mohon maaf Kak, Avanza 2019 putih di iklan sudah terjual kemarin.
>
> Yang mirip dan masih ada: Avanza 2018 silver, [km] km, Rp[harga], dan Xenia 2019 hitam, [km] km, Rp[harga]. Mau saya kirim foto salah satunya?

Pastikan iklan unit yang sudah terjual segera dimatikan. Iklan yang terus berjalan untuk unit yang sudah laku membuang anggaran dan membuat pembeli merasa dipancing.

## Pertanyaan yang sering datang dari iklan, dan cara menjawabnya

| Pertanyaan pembeli | Jawab langsung | Yang sebaiknya dioper ke sales senior |
| --- | --- | --- |
| "Masih ada?" | Ada atau tidak, plus 2 data unit | Tidak perlu |
| "Harga pas berapa?" | Harga di iklan, dan ajakan lihat unit | Tawaran harga terendah dan nego |
| "Bisa kredit? DP berapa?" | Bisa lewat partner leasing, minta perkiraan DP dan tenor yang diinginkan | Simulasi resmi, pengajuan, persetujuan |
| "Bisa tukar tambah?" | Bisa, minta data mobil lama | Taksiran harga mobil lama |
| "Kondisi mesin gimana? Bekas banjir?" | Data yang tercatat: riwayat servis, hasil inspeksi | Pertanyaan yang tidak ada datanya |
| "Lokasi di mana? Buka jam berapa?" | Alamat, link peta, jam buka | Tidak perlu |

Kolom kanan penting. Harga terendah, persetujuan kredit, dan kondisi mobil yang belum dicek adalah hal yang tidak boleh ditebak di chat. Jawaban yang salah di sini akan muncul lagi sebagai komplain saat pembeli datang ke showroom.

### Menjawab pertanyaan kredit tanpa menjanjikan persetujuan

Sales boleh menyebut bahwa kredit tersedia dan memberi gambaran, tapi angka final dan persetujuan selalu dari perusahaan pembiayaan. Jangan tulis "pasti di-ACC" atau "bunga sekian persen" sebagai janji.

**Templat: Pertanyaan kredit dari leads iklan**

> Bisa kredit, Kak, lewat partner leasing kami. Supaya saya bisa kasih gambaran cicilan, boleh tahu rencana DP dan tenornya, Kak?
>
> Angkanya nanti perkiraan ya, Kak. Cicilan final dan persetujuan dari pihak leasing setelah survei.

Leasing terikat aturan pelindungan konsumen OJK, termasuk soal cara menawarkan produk lewat WhatsApp. Penjelasannya ada di bagian kredit artikel [cara follow up calon pembeli mobil bekas](/blog/follow-up-calon-pembeli-mobil-bekas).

## Urutan kerja leads iklan di showroom

Urutan kerja yang jelas mencegah dua sales membalas pembeli yang sama, atau lebih buruk, tidak ada yang membalas. Contoh pembagian yang bisa disesuaikan:

1. **Chat masuk.** Siapa pun yang pertama melihat langsung membalas dengan balasan pertama di atas, termasuk di luar jam kerja kalau ada yang bertugas.
2. **Catat sumbernya.** Iklan unit apa, dari Facebook, Instagram, atau listing marketplace. Pakai label di WhatsApp Business atau kolom di spreadsheet.
3. **Kualifikasi.** Cara bayar, rencana waktu beli, ada mobil lama untuk tukar tambah atau tidak.
4. **Serahkan ke satu sales.** Satu pembeli, satu sales penanggung jawab. Tulis nama sales di catatan.
5. **Tawarkan janji.** Lihat unit atau test drive, dengan dua pilihan jam. Cara menjaga jadwal ini tidak bentrok ada di artikel [jadwal test drive mobil tanpa bentrok](/blog/jadwal-test-drive-mobil-tanpa-bentrok).
6. **Follow up.** Kalau pembeli diam, hubungi lagi dengan informasi baru tentang unitnya, bukan sekadar "jadi, Kak?".

Langkah 1 sampai 3 adalah bagian yang paling sering bolong di malam hari dan akhir pekan. Di sini Autoberes bisa membalas chat iklan saat itu juga dari data stok showroom, lalu mengoper nego, kredit, dan pertanyaan yang tidak ada datanya ke sales.

## Kesalahan yang sering bikin leads iklan hilang

- **Membalas dengan pertanyaan balik saja.** "Mau tanya unit yang mana, Kak?" padahal pesan pembuka sudah menyebut unitnya.
- **Menyembunyikan harga.** "Harga bisa nego, datang saja ke showroom" tanpa menyebut harga iklan membuat pembeli pindah ke listing yang mencantumkan harga.
- **Langsung minta data pribadi.** Meminta KTP atau slip gaji di chat pertama, sebelum pembeli yakin dengan unitnya.
- **Pesan beruntun yang panjang.** Lima gelembung chat sekaligus berisi brosur. Satu pesan ringkas dengan satu pertanyaan lebih mudah dijawab.
- **Menghubungi lewat nomor pribadi sales tanpa izin.** Kebijakan WhatsApp Business mensyaratkan izin (opt-in) dari penerima sebelum bisnis mengirim pesan berikutnya kepadanya, dan bisnis wajib menghormati permintaan berhenti atau blokir ([Kebijakan Pengiriman Pesan WhatsApp Business](https://whatsappbusiness.com/id/policy/)). Pembeli yang menghubungi nomor showroom belum tentu mau dihubungi nomor lain.

## Kalau memakai balasan otomatis atau AI

Balasan otomatis membantu di jam sepi, asal pembeli tetap bisa sampai ke manusia. Kebijakan WhatsApp Business membolehkan otomasi saat membalas di dalam jendela 24 jam, dengan syarat ada jalur eskalasi yang cepat, jelas, dan langsung ke manusia ([Kebijakan Pengiriman Pesan WhatsApp Business](https://whatsappbusiness.com/id/policy/)).

Untuk showroom, praktiknya begini:

- Sistem otomatis hanya menjawab dari data yang tercatat: stok, harga iklan, alamat, jam buka.
- Nego harga, persetujuan kredit, dan kondisi mobil yang belum diinspeksi selalu dioper ke sales.
- Pembeli yang mengetik "mau bicara dengan sales" langsung diteruskan, dan sales tahu riwayat chatnya tanpa bertanya ulang.

Autoberes bekerja dengan pola ini: AI tidak mengarang kondisi mobil, dan chat yang menyangkut nego atau kredit masuk ke daftar tugas sales.

## Pertanyaan yang sering muncul

### Berapa lama batas waktu ideal membalas leads iklan mobil?

Secepat mungkin, dan jangan lewat dari 24 jam. Untuk nomor di WhatsApp Business Platform, lewat 24 jam sejak pesan terakhir pembeli kamu hanya bisa menghubunginya lewat pesan template, dan untuk chat dari iklan klik ke WhatsApp kamu kehilangan jendela Free Entry Point.

### Perlukah menyebut harga di balasan pertama?

Perlu, kalau harga itu sudah tercantum di iklan. Sebut harga iklan, lalu ajak lihat unit untuk membahas penawaran. Harga terendah atau nego sebaiknya dibahas sales, bukan ditulis di chat pertama.

### Apa yang harus ditanyakan ke pembeli dari iklan?

Cukup satu atau dua pertanyaan kualifikasi: cara bayar (tunai, kredit, tukar tambah) dan rencana waktu beli. Pertanyaan lain bisa menyusul saat pembeli sudah tertarik dengan unitnya.

### Bolehkah sales menghubungi leads iklan dari nomor pribadinya?

Sebaiknya minta izin dulu dari nomor showroom. Kebijakan WhatsApp Business mensyaratkan izin penerima sebelum bisnis mengirim pesan berikutnya, dan pembeli yang tidak mengenal nomor baru cenderung mengabaikan atau memblokirnya.

### Bagaimana kalau pembeli dari iklan langsung tanya bisa ACC atau tidak?

Jawab jujur bahwa persetujuan kredit dari leasing setelah survei, lalu tawarkan bantuan pengajuan. Jangan menjanjikan persetujuan atau angka bunga tertentu di chat.

### Cara membalas pasien tanya harga perawatan gigi lewat WhatsApp

https://autoberes.ai/blog/cara-membalas-pasien-tanya-harga-perawatan-gigi (2026-11-02)

Cara membalas pasien tanya harga perawatan gigi: harga yang boleh disebut pasti, kapan cukup rentang, dan contoh balasan WhatsApp untuk tambal, cabut, behel.

Cara terbaik membalas pasien yang tanya harga perawatan gigi adalah menyebut harga pasti untuk yang memang pasti (misalnya biaya pemeriksaan), menyebut rentang untuk tindakan yang biayanya tergantung kondisi gigi, lalu mengajak pasien periksa supaya dokter bisa memberi rincian. Balasan "harganya tergantung, Kak, silakan datang dulu" tanpa angka sama sekali sering membuat calon pasien bertanya ke klinik lain.

Panduan ini untuk admin dan owner klinik gigi. Isinya cara menyusun daftar harga untuk dipakai di chat, contoh balasan per jenis perawatan, dan batas yang tidak boleh dilewati admin.

## Kenapa harga gigi sulit dijawab lewat chat

Biaya banyak perawatan gigi baru bisa dihitung setelah dokter memeriksa. Satu pasien yang bertanya "tambal gigi berapa" bisa butuh tambalan kecil, tambalan besar, atau perawatan saluran akar dulu. Admin tidak bisa tahu dari chat, dan tidak boleh menebak.

Di sisi lain, pasien berhak tahu soal biaya. UU 17/2023 tentang Kesehatan Pasal 294 menyatakan pasien juga mendapatkan penjelasan atas biaya pelayanan kesehatan yang diterimanya, dan penjelasan itu diberikan oleh fasilitas pelayanan kesehatan ([UU 17/2023, JDIH BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/258028/uu-no-17-tahun-2023)). Pasal 293 ayat (3) di undang-undang yang sama merinci penjelasan sebelum tindakan, antara lain diagnosis, tindakan dan tujuannya, risiko, serta alternatif tindakan. Diagnosis dan pilihan tindakan adalah bagian dokter. Biaya bisa dibantu admin, asalkan sumbernya daftar harga resmi klinik.

UU 8/1999 tentang Perlindungan Konsumen juga menyebut hak konsumen atas informasi yang benar, jelas, dan jujur (Pasal 4 huruf c), dan kewajiban pelaku usaha memberikan informasi semacam itu (Pasal 7 huruf b) ([UU 8/1999, JDIH BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/45288/uu-no-8-tahun-1999)). Rentang harga yang jujur lebih aman daripada angka termurah yang ternyata jarang berlaku.

Dokter pun menghadapi pertanyaan yang sama. Di forum komunitas dokter Alomedika, seorang dokter gigi spesialis bertanya apakah perlu menyebut kisaran tarif saat konsultasi online. Salah satu dokter yang menjawab menyebut perkiraan harga minimal, lalu mengarahkan pasien ke fitur booking ([Komunitas Alomedika](https://www.alomedika.com/komunitas/topic/info-tarif-perawatan-saat-konsul-online)). Pola ini juga cocok untuk admin klinik: beri angka awal, jelaskan kenapa bisa berubah, tawarkan jadwal.

## Susun daftar harga dalam tiga kelompok

Sebelum menulis templat, minta dokter penanggung jawab dan owner mengelompokkan setiap layanan. Daftar ini yang dipakai semua admin, jadi tidak ada lagi admin yang menyebut angka berbeda.

| Kelompok | Contoh layanan | Yang disebut admin |
| --- | --- | --- |
| Harga pasti | Pemeriksaan dan konsultasi, foto rontgen tertentu | Satu angka |
| Rentang | Tambal, cabut biasa, scaling | Harga terendah sampai tertinggi, plus apa yang membuat harganya berbeda |
| Setelah pemeriksaan | Perawatan saluran akar, cabut gigi bungsu, behel, gigi tiruan, implan | Biaya pemeriksaan awal, lalu rencana dan rincian biaya dari dokter |

Kolom contoh di atas hanya ilustrasi. Pengelompokan yang benar untuk klinikmu ditentukan dokter, karena dokter yang tahu tindakan mana yang variasinya besar.

Untuk setiap layanan, catat juga:

- apa saja yang sudah termasuk (misalnya anestesi lokal atau kontrol pertama),
- apa yang biasanya menambah biaya,
- siapa yang menangani (dokter gigi umum atau dokter gigi spesialis),
- tanggal terakhir harga diperbarui.

## Contoh balasan per jenis pertanyaan

Bagian dalam kurung siku diganti sesuai daftar harga klinikmu sebelum dikirim.

### Harga pemeriksaan

**Templat: Tanya biaya periksa**

> Halo Kak, biaya pemeriksaan dan konsultasi dengan drg. [Nama] di [Nama Klinik] Rp[harga], Kak.
>
> Di pemeriksaan ini dokter akan cek kondisi gigi dan menjelaskan pilihan perawatan beserta perkiraan biayanya. Mau saya carikan jadwal? Dokter praktik [hari] jam [jam].

### Tambal gigi

**Templat: Tanya harga tambal**

> Untuk tambal gigi, biayanya mulai Rp[harga terendah] sampai Rp[harga tertinggi] per gigi, Kak.
>
> Bedanya tergantung [faktor dari dokter, misalnya ukuran lubang dan bahan tambalan] yang dokter tentukan setelah memeriksa. Kalau ternyata perlu perawatan lain, dokter akan jelaskan biayanya sebelum mulai.
>
> Mau dijadwalkan pemeriksaan dulu? Biaya periksanya Rp[harga].

### Cabut gigi bungsu

Ikuti pengelompokan dari dokter. Kalau dokter memasukkan cabut gigi bungsu ke kelompok "setelah pemeriksaan", jangan sebut harga cabut biasa untuk pertanyaan ini, karena angkanya bisa jauh berbeda dari tagihan akhir.

**Templat: Tanya harga cabut gigi bungsu**

> Untuk gigi bungsu, biayanya baru bisa dihitung setelah drg. [Nama] memeriksa, Kak. [Penjelasan singkat dari dokter, misalnya: dokter perlu melihat posisi gigi lewat foto rontgen untuk menentukan cara mencabutnya.]
>
> Langkah pertama: pemeriksaan Rp[harga] [dan rontgen Rp[harga], kalau memang selalu dibutuhkan]. Setelah itu dokter jelaskan rencana dan rincian biayanya, dan Kakak bisa memutuskan dulu.

### Behel

**Templat: Tanya harga behel**

> Biaya behel di [Nama Klinik] tergantung jenis behel dan rencana perawatan dari drg. [Nama], Kak. Kisarannya mulai Rp[harga terendah] untuk [jenis behel].
>
> Di klinik kami, biayanya terdiri dari [sesuaikan dengan cara klinikmu menagih, misalnya: pemeriksaan dan rencana perawatan, pemasangan, lalu kontrol Rp[harga] per kunjungan]. Rincian lengkapnya diberikan dokter setelah konsultasi pertama.
>
> Mau saya jadwalkan konsultasi behel? Biayanya Rp[harga].

Kalau klinikmu memang punya skema cicilan untuk behel, tulis aturannya sesuai yang berlaku. Kalau tidak ada, jangan menjanjikannya.

### Pasien mengirim foto gigi dan bertanya biaya

**Templat: Minta harga dari foto**

> Terima kasih fotonya, Kak. Perawatan yang dibutuhkan perlu dipastikan dokter lewat pemeriksaan langsung, bukan dari foto. Jadi saya belum bisa menyebut biayanya, supaya Kakak tidak dapat angka yang ternyata salah.
>
> Yang bisa saya bantu: jadwal pemeriksaan dengan drg. [Nama], biayanya Rp[harga]. Di situ dokter langsung menjelaskan pilihan perawatan dan biayanya.

Foto gigi yang dikirim pasien adalah informasi kesehatan. Teruskan hanya ke dokter yang menangani, jangan ke grup WhatsApp umum. Admin juga tidak menilai foto itu, misalnya dengan menulis "sepertinya cukup ditambal".

### Pasien sakit dan bertanya biaya

Kalau pasien menyebut nyeri hebat, bengkak, demam, atau gigi patah karena benturan, urusan biaya nomor dua. Prioritaskan jadwal tercepat atau arahkan ke layanan darurat terdekat, dan kabari dokter.

**Templat: Pasien sakit, tanya biaya**

> Kak, kalau gigi sakit sampai bengkak, mohon jangan ditunda ya. Saya cek jadwal tercepat hari ini dengan drg. [Nama]. Biaya pemeriksaannya Rp[harga], dan tindakan yang dibutuhkan dijelaskan dokter sebelum dikerjakan.
>
> Kalau Kakak sulit bernapas, bicara, atau menelan, mata ikut bengkak atau nyeri, atau sulit membuka mulut, langsung ke IGD rumah sakit terdekat ya.

Tanda-tanda di kalimat terakhir templat diambil dari halaman [Dental abscess di situs NHS](https://www.nhs.uk/conditions/dental-abscess/), yang menyarankan langsung ke unit gawat darurat untuk kondisi tersebut. Minta dokter penanggung jawab klinikmu meninjau dan menyesuaikan daftar ini sebelum templat dipakai.

## Kalau pasien bilang mahal atau minta diskon

Jawab dengan tenang, jelaskan apa yang termasuk, dan tawarkan langkah yang memang ada. Jangan menjanjikan potongan yang tidak tercantum di daftar harga resmi.

**Templat: Pasien bilang mahal**

> Saya paham, Kak. Harga itu sudah termasuk [isi layanan, misalnya pemeriksaan, anestesi lokal, dan kontrol pertama].
>
> Kalau mau, Kakak bisa periksa dulu dengan biaya Rp[harga]. Dokter akan jelaskan pilihan perawatan yang ada beserta biayanya masing-masing, dan Kakak bisa memutuskan setelah itu.

Soal promosi, perlu diingat bahwa Permenkes 1787/2010 Pasal 5 huruf m melarang iklan pelayanan kesehatan yang "mengiklankan promosi penjualan dalam bentuk apa pun termasuk pemberian potongan harga (diskon)" ([Permenkes 1787/2010](https://peraturan.go.id/files/bn673-2010.pdf)). Jadi broadcast "diskon scaling 30%" bukan jalan keluar untuk pasien yang merasa mahal. Daftar cek promosi yang aman ada di artikel [aturan promosi klinik](/blog/aturan-promosi-klinik-permenkes-1787).

## Setelah pasien periksa: rincian biaya tertulis

Setelah pemeriksaan, kirim rencana dan rincian biaya tertulis dari dokter lewat WhatsApp. Pasien yang membawa pulang angka jelas lebih mudah kembali untuk tindakan berikutnya, dan admin punya catatan kalau ada pertanyaan nanti.

**Templat: Rincian biaya setelah pemeriksaan**

> Halo Kak [Nama], terima kasih sudah periksa hari ini. Berikut rencana perawatan dan rincian biaya dari drg. [Nama]:
>
> 1. [Tindakan 1]: Rp[biaya]
> 2. [Tindakan 2]: Rp[biaya]
> 3. Kontrol: Rp[biaya] per kunjungan
>
> Perkiraan total: Rp[total]. Biaya bisa berubah kalau di tengah perawatan dokter menemukan kondisi lain, dan dokter akan menjelaskan dulu sebelum ada tindakan tambahan.
>
> Kalau ada pertanyaan soal rencana ini, balas di sini ya. Kalau sudah siap, saya bantu jadwalkan tindakan pertama.

Pesan rincian ini juga menjadi bahan follow up. Pasien yang belum membalas setelah beberapa hari bisa dikirimi satu pesan singkat menanyakan apakah ada yang ingin ditanyakan ke dokter. Untuk pasien yang sudah menjadwalkan, cara menekan pembatalan ada di artikel [mengurangi pasien tidak datang di klinik gigi](/blog/mengurangi-pasien-tidak-datang-klinik-gigi).

## Batas untuk admin

- Admin menyebut harga dari daftar resmi, bukan dari ingatan atau dari harga klinik lain.
- Admin tidak mendiagnosis dan tidak menyarankan tindakan dari foto atau cerita pasien.
- Admin tidak menjanjikan potongan harga, cicilan, atau paket yang tidak tercantum.
- Pertanyaan soal obat, kehamilan, atau penyakit yang sedang diderita pasien diteruskan ke dokter.
- Rentang harga ditulis lengkap dengan apa yang membuatnya berbeda, bukan hanya angka terendah.

Kalau chat tanya harga sudah terlalu banyak untuk dibalas satu admin, bagian ini bisa dijalankan Autoberes: biaya periksa disebut dari data harga yang klinik isi, perkiraan biaya tambal, cabut, atau behel menunggu dokter memeriksa, dan pertanyaan medis dioper ke admin bersama ringkasannya. Alurnya ada di halaman [klinik gigi](/klinik-gigi).

## Menjaga daftar harga tetap benar

- Tunjuk satu orang yang boleh mengubah daftar harga, biasanya owner atau manajer.
- Setiap perubahan harga langsung diperbarui di Balasan Cepat WhatsApp Business dan dokumen bersama.
- Tinjau daftar harga bersama dokter setidaknya saat ada perubahan bahan, alat, atau dokter.
- Simpan versi lama dengan tanggalnya, supaya admin bisa menjawab pasien yang menunjuk harga di chat lama.

## Pertanyaan yang sering muncul

### Perlukah admin menyebut harga di chat, atau cukup minta pasien datang?

Sebut harga sejauh yang bisa dipastikan. Biaya pemeriksaan biasanya bisa disebut pasti, tindakan sederhana bisa disebut rentangnya, dan tindakan yang tergantung kondisi dijelaskan setelah dokter memeriksa. UU 17/2023 Pasal 294 menyebut pasien mendapatkan penjelasan atas biaya pelayanan yang diterimanya.

### Bolehkah menyebut harga termurah saja supaya pasien tertarik?

Sebaiknya tidak. Harga termurah yang jarang berlaku membuat pasien merasa dibohongi saat menerima tagihan. Tulis rentang dan jelaskan apa yang membuat harga naik.

### Bagaimana menjawab pasien yang membandingkan dengan harga klinik lain?

Jangan mencela klinik lain. Permenkes 1787/2010 Pasal 5 huruf d juga melarang iklan yang membandingkan atau mencela mutu fasilitas kesehatan lain. Jelaskan apa yang termasuk di harga klinikmu dan tawarkan pemeriksaan supaya pasien mendapat rincian yang sesuai kondisinya.

### Apa yang dilakukan kalau harga berubah setelah pasien diberi rincian?

Kabari pasien sebelum tindakan, sebutkan alasannya, dan minta persetujuan ulang. Biaya yang berubah tanpa penjelasan adalah sumber keluhan yang paling mudah dicegah.

### Cara menangani tukar tambah mobil di showroom, dari chat WhatsApp sampai serah terima

https://autoberes.ai/blog/cara-menangani-tukar-tambah-mobil-di-showroom (2026-11-02)

Panduan showroom menangani calon tukar tambah mobil: data yang ditanyakan di chat, cara menyampaikan taksiran, dokumen, dan mobil lama yang masih kredit.

Tukar tambah mobil di showroom berjalan lancar kalau sales mengumpulkan data mobil lama sejak chat pertama, memberi kisaran taksiran yang jujur dengan syarat inspeksi, lalu menjelaskan hitungan selisihnya secara tertulis. Pembeli yang ingin tukar tambah biasanya sudah setengah memutuskan membeli. Yang membuat mereka ragu adalah satu pertanyaan: mobil lama saya dihargai berapa?

Panduan ini untuk showroom mobil bekas dan dealer mobil baru yang menerima tukar tambah, dengan contoh chat untuk tiap tahap.

## Apa itu tukar tambah, dan kenapa pembeli memilihnya

Tukar tambah adalah transaksi saat mobil lama pembeli dipakai sebagai bagian pembayaran mobil yang dibeli, lalu pembeli membayar selisihnya. Auto2000 menjelaskan alurnya: mobil lama diserahkan sebagai bagian pembayaran, dan selisihnya dibayar pembeli, tunai atau kredit ([Auto2000](https://auto2000.co.id/berita-dan-tips/trade-in-adalah)).

Pembeli memilih tukar tambah karena praktis. CNBC Indonesia menulis bahwa lewat tukar tambah, konsumen tidak perlu repot mencari pembeli sendiri, dan dealer mengurus administrasi transaksi, termasuk pelunasan kendaraan lama yang masih dalam masa kredit ([CNBC Indonesia](https://www.cnbcindonesia.com/mymoney/20260804121149-72-756374/mending-jual-mobil-dulu-atau-tukar-tambah-ini-perbandingannya)).

Pembeli juga tahu kekurangannya. Artikel yang sama menyebut nilai tukar tambah umumnya berada di bawah harga jual langsung ke konsumen, karena dealer menutup biaya inspeksi, perbaikan, dan margin. Jadi pembeli datang dengan ekspektasi bahwa taksiranmu akan lebih rendah dari harga pasaran. Tugas sales adalah menjelaskan kenapa angkanya segitu, bukan menyembunyikannya.

## Tahap 1: kumpulkan data mobil lama di chat

Data mobil lama yang lengkap membuat kisaran taksiran awal lebih akurat dan menghemat waktu inspeksi. Tanyakan secara bertahap, jangan sekaligus dalam satu pesan panjang.

| Data | Kenapa perlu |
| --- | --- |
| Merek, tipe, varian, tahun | Dasar harga pasaran |
| Transmisi dan bahan bakar | Memengaruhi permintaan pasar |
| Kilometer | Perkiraan pemakaian |
| Warna | Beberapa warna lebih cepat laku |
| Kota pelat nomor | Biaya mutasi kalau dijual ke luar kota |
| Masa berlaku pajak | Tunggakan pajak mengurangi taksiran |
| Status BPKB | Di tangan pemilik, masih di leasing, atau dalam proses |
| Riwayat servis | Auto2000 menyebut kondisi dan riwayat perawatan sangat memengaruhi nilai trade in |
| Foto 4 sisi, interior, mesin, odometer | Gambaran awal kondisi |

**Templat: Membalas pertanyaan tukar tambah pertama kali**

> Bisa tukar tambah, Pak. Supaya saya bisa kasih gambaran awal, boleh info mobil lamanya dulu, Pak?
>
> Merek, tipe, dan tahun
> Transmisi manual atau matic
> Kilometer kira-kira berapa
>
> Nanti kalau sempat, fotonya menyusul juga ya, Pak.

**Templat: Minta foto dan status surat**

> Terima kasih, Pak. Untuk Brio Satya E 2018 matic, boleh minta foto 4 sisi, interior depan, ruang mesin, dan odometer?
>
> Satu lagi, Pak: BPKB-nya sudah di tangan atau masih di leasing? Pajak tahunannya hidup sampai kapan?

## Tahap 2: sampaikan kisaran, bukan angka pasti

Taksiran lewat chat sebaiknya berupa kisaran dengan syarat yang jelas, karena kondisi mobil baru bisa dipastikan setelah inspeksi langsung. Angka pasti di chat yang kemudian turun saat inspeksi adalah sumber kekecewaan paling besar dalam tukar tambah.

Saat menyampaikan kisaran:

- Sebut bahwa angka itu perkiraan dari foto dan data.
- Sebut hal yang bisa membuat angka naik atau turun setelah inspeksi.
- Tawarkan jadwal inspeksi.

**Templat: Menyampaikan kisaran taksiran**

> Pak [Nama], dari foto dan data yang Bapak kirim, perkiraan awal untuk Brio 2018 matic-nya di kisaran Rp[angka] sampai Rp[angka].
>
> Angka final setelah inspeksi langsung di showroom, sekitar [durasi]. Yang biasanya kami cek: mesin, transmisi, kaki-kaki, bekas tabrakan atau banjir, dan kelengkapan surat.
>
> Bapak bisa bawa mobilnya hari apa? Sekalian lihat unit yang mau Bapak ambil.

Kalau pembeli membandingkan dengan harga pasaran di marketplace, akui saja perbedaannya. Harga iklan di marketplace adalah harga yang diminta penjual, belum tentu harga yang terjadi. Jelaskan biaya yang ditanggung showroom: perbaikan, pajak yang tertunggak, waktu unit menunggu pembeli.

## Tahap 3: inspeksi dan penjelasan hitungan

Inspeksi yang transparan membuat pembeli lebih mudah menerima taksiran, bahkan ketika angkanya di bawah harapan. Ajak pembeli melihat temuan inspeksi dan tulis hasilnya.

Hal yang sebaiknya dicatat saat inspeksi:

1. Kecocokan nomor rangka dan nomor mesin dengan STNK dan BPKB
2. Kondisi mesin dan transmisi saat dinyalakan dan dijalankan
3. Bekas tabrakan, cat ulang, atau dempul
4. Tanda bekas banjir di kabin dan bagasi
5. Kondisi ban, rem, dan kaki-kaki
6. Fungsi kelistrikan: AC, lampu, kaca, audio
7. Kelengkapan: kunci cadangan, buku servis, dongkrak, ban serep

Setelah inspeksi, kirim ringkasan hitungan tertulis di chat, supaya pembeli bisa menunjukkannya ke keluarga.

**Templat: Ringkasan hitungan tukar tambah**

> Pak [Nama], berikut ringkasan tukar tambahnya:
>
> Unit yang dibeli: Xpander Exceed 2021 matic, Rp[harga]
> Taksiran Brio 2018 setelah inspeksi: Rp[angka]
> Catatan inspeksi: [contoh: ban perlu ganti 2, pajak lewat 3 bulan]
> Selisih yang dibayar: Rp[angka]
>
> Selisih bisa dibayar tunai atau kredit lewat partner leasing. Taksiran ini berlaku sampai [tanggal], karena harga pasar bisa berubah.

Menulis batas berlaku taksiran itu wajar dan jujur. Tanpa batas waktu, pembeli bisa kembali dua bulan kemudian dan meminta angka yang sama.

## Tahap 4: dokumen yang perlu disiapkan

Daftar dokumen yang dikirim sejak awal mempercepat serah terima. Auto2000 menyebut dokumen untuk trade in: STNK, BPKB, faktur pembelian, buku servis, dan bukti pembayaran pajak aktif ([Auto2000](https://auto2000.co.id/berita-dan-tips/trade-in-adalah)). Showroom biasanya juga meminta identitas pemilik sesuai nama di BPKB. Sesuaikan daftarnya dengan kebijakan showroommu.

**Templat: Daftar dokumen tukar tambah**

> Untuk serah terima mobil lamanya, mohon disiapkan ya, Pak:
>
> STNK asli
> BPKB asli
> Faktur pembelian
> Buku servis, kalau ada
> Bukti pajak tahunan
> KTP sesuai nama di BPKB
> Kunci utama dan kunci cadangan
>
> Kalau nama di BPKB bukan nama Bapak, kabari saya dulu ya, Pak. Ada berkas tambahan yang perlu disiapkan.

## Kalau mobil lama masih kredit

Mobil lama yang masih kredit tetap bisa ditukar tambah, tapi sisa utangnya harus diselesaikan dulu karena BPKB dipegang perusahaan pembiayaan. CNBC Indonesia menyebut dealer bisa mengurus pelunasan kendaraan lama yang masih dalam masa kredit sebagai bagian dari tukar tambah ([CNBC Indonesia](https://www.cnbcindonesia.com/mymoney/20260804121149-72-756374/mending-jual-mobil-dulu-atau-tukar-tambah-ini-perbandingannya)).

Yang perlu ditanyakan ke pembeli:

- Nama perusahaan pembiayaan
- Sisa tenor dan perkiraan sisa pokok utang
- Apakah ada tunggakan angsuran

Pembeli perlu meminta angka pelunasan resmi dari perusahaan pembiayaannya. Sales jangan menebak angka pelunasan atau menjanjikan bahwa kredit mobil baru pasti disetujui. Persetujuan kredit selalu dari leasing setelah survei.

**Templat: Mobil lama masih kredit**

> Masih bisa tukar tambah, Pak, walaupun mobilnya masih kredit. BPKB-nya nanti diambil setelah sisa angsuran dilunasi.
>
> Boleh minta Bapak tanyakan dulu angka pelunasan resminya ke [nama leasing]? Biasanya bisa lewat aplikasi atau call center mereka. Setelah ada angkanya, saya hitungkan selisihnya.

## Tukar tambah untuk dealer mobil baru

Dealer mobil baru sering bekerja sama dengan pihak lain untuk menaksir mobil lama, atau punya unit mobil bekas sendiri. Alurnya sama: data, kisaran, inspeksi, hitungan tertulis. Bedanya, pembeli mobil baru sering harus menunggu inden. Sepakati sejak awal kapan mobil lama diserahkan dan sampai kapan taksirannya berlaku, supaya tidak ada selisih angka saat mobil baru datang.

## Mencatat calon tukar tambah

Calon tukar tambah adalah leads yang hangat, jadi catat mereka terpisah dari leads biasa. Data minimal: nama, nomor WhatsApp, mobil lama, kisaran taksiran yang sudah disampaikan, unit yang diminati, dan tanggal inspeksi. Catatan ini mencegah dua sales memberi angka berbeda kepada pembeli yang sama.

Autoberes mencatat calon tukar tambah dari chat WhatsApp ke daftar tersendiri, sedangkan taksiran harganya tetap diberikan oleh sales.

Kalau pembeli belum memutuskan, follow up dengan alasan yang jelas, misalnya batas berlaku taksiran atau unit yang ia incar mulai banyak ditanyakan. Kebijakan WhatsApp Business mensyaratkan izin penerima sebelum bisnis mengirim pesan berikutnya ([Kebijakan Pengiriman Pesan WhatsApp Business](https://whatsappbusiness.com/id/policy/)), jadi lanjutkan di chat yang dimulai pembeli dan berhenti saat ia menolak. Contoh pesan follow up per tahap ada di artikel [cara follow up calon pembeli mobil bekas](/blog/follow-up-calon-pembeli-mobil-bekas).

## Kesalahan yang sering terjadi

- Memberi angka pasti di chat, lalu menurunkannya saat inspeksi tanpa penjelasan tertulis
- Tidak menanyakan status BPKB sampai hari serah terima
- Dua sales memberi kisaran berbeda untuk mobil yang sama
- Menjelek-jelekkan mobil lama pembeli untuk menekan harga
- Tidak menulis batas berlaku taksiran

## Pertanyaan yang sering muncul

### Bolehkah memberi harga tukar tambah lewat chat?

Boleh, dalam bentuk kisaran dengan syarat inspeksi. Sebutkan bahwa angka final keluar setelah mobil dicek langsung, dan apa saja yang bisa mengubah angkanya.

### Kenapa harga tukar tambah lebih rendah dari harga pasaran?

Menurut CNBC Indonesia, nilai tukar tambah umumnya di bawah harga jual langsung karena dealer menutup biaya inspeksi, perbaikan, dan margin. Sebagai gantinya, pembeli tidak perlu mencari pembeli sendiri dan administrasinya diurus dealer.

### Apakah mobil yang masih kredit bisa ditukar tambah?

Bisa. Sisa utang harus dilunasi supaya BPKB keluar dari perusahaan pembiayaan, dan dealer bisa membantu mengurusnya. Minta pembeli mendapatkan angka pelunasan resmi dari leasingnya.

### Dokumen apa yang dibutuhkan untuk tukar tambah mobil?

Auto2000 menyebut STNK, BPKB, faktur pembelian, buku servis, dan bukti pajak aktif. Showroom biasanya juga meminta identitas pemilik sesuai nama di BPKB.

### Berapa lama taksiran tukar tambah sebaiknya berlaku?

Tidak ada angka baku. Tentukan kebijakan showroommu, tulis tanggal berlakunya di ringkasan hitungan, dan sepakati lebih awal kalau mobil baru masih inden.

### Cara mencegah double booking hotel antara OTA dan WhatsApp

https://autoberes.ai/blog/cara-mencegah-double-booking-hotel (2026-11-02)

Cara hotel kecil yang menjual kamar di OTA dan WhatsApp mencegah double booking: kalender induk, aturan blokir manual, cek silang harian, dan saat bentrok.

Double booking terjadi saat satu kamar terjual dua kali untuk malam yang sama. Di hotel kecil, penyebab paling umum adalah kamar dijual di beberapa tempat sekaligus (Traveloka, Booking.com, Agoda, WhatsApp, telepon, tamu datang langsung) dan tidak semua penjualan itu langsung tercatat di satu tempat.

Hotel yang memakai channel manager atau PMS yang tersambung ke OTA punya bantuan otomatis untuk menurunkan stok kamar. Tapi booking yang masuk lewat WhatsApp dan telepon tetap harus diinput manusia. Artikel ini membahas disiplin kerja yang mencegah bentrok, dengan atau tanpa sistem.

## Kenapa double booking bisa terjadi

Double booking terjadi karena ada jeda antara kamar terjual di satu tempat dan stoknya turun di tempat lain. Selama jeda itu, kamar masih terlihat kosong di saluran lain.

Dokumentasi Booking.com untuk mitra konektivitas menyebut overbooking terjadi saat sebuah kamar menerima lebih banyak booking daripada yang bisa ditampung, dan mencantumkan beberapa penyebab: gangguan sistem yang menghentikan pembaruan ketersediaan, permintaan menutup kamar yang terlambat, dan kesalahan pemetaan tarif ([Booking.com Developer Docs](https://developers.booking.com/connectivity/docs/con-faq-reservations-troubleshooting-overbookings)).

Untuk hotel kecil yang mengelola OTA secara manual, penyebabnya biasanya lebih sederhana:

- Resepsionis menerima booking WhatsApp, tapi lupa menutup kamar di ekstranet OTA.
- Booking dari OTA masuk ke email pemilik, dan resepsionis yang memegang WhatsApp tidak tahu.
- Dua resepsionis di shift berbeda menjanjikan kamar yang sama ke dua tamu.
- Tamu batal di WhatsApp, kamar dibuka lagi di OTA, lalu tamu itu berubah pikiran.
- Kamar dijanjikan lisan ("nanti saya tahan ya, Kak") tanpa dicatat di mana pun.

Semua penyebab itu punya akar yang sama: tidak ada satu tempat yang menjadi patokan isi kamar.

## Langkah 1: tentukan satu kalender induk

Kalender induk adalah satu tempat yang dianggap benar soal kamar mana terisi malam apa. Semua booking dari semua saluran harus masuk ke sana, dan semua orang mengecek ke sana sebelum menjanjikan kamar.

Bentuknya bisa apa saja selama semua staf bisa membuka dan mengubahnya: PMS, spreadsheet bersama, atau aplikasi kalender kamar. Buku tulis di meja resepsionis tidak cukup kalau pemilik atau resepsionis lain menerima booking dari ponsel di luar meja.

Format yang paling mudah dibaca adalah satu baris per kamar dan satu kolom per malam:

| Kamar | Jum 14 | Sab 15 | Min 16 | Sen 17 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Deluxe 101 | WA, Budi | WA, Budi | | |
| Deluxe 102 | | Booking.com, 4821xxx | Booking.com, 4821xxx | |
| Superior 201 | Traveloka, 1290xxx | | | |
| Superior 202 | Walk-in, Sari | | | |

Tulis per kamar, bukan per tipe. Kalau hanya menulis "Deluxe: 2 terjual", tidak ada yang tahu kamar mana yang masih kosong saat tamu ketiga datang. Catat juga sumber dan nomor booking OTA. Saat ada keluhan, nomor itu yang dicari di ekstranet.

## Langkah 2: aturan blokir manual yang dijalankan semua shift

Setiap booking yang masuk di luar OTA harus diikuti penutupan kamar di semua OTA yang menjual tipe itu. Aturan ini harus tertulis, bukan hanya diingat.

Contoh aturan yang bisa ditempel di meja resepsionis:

1. Cek kalender induk sebelum menjanjikan kamar. Jangan menjawab "ada" dari ingatan.
2. Begitu tamu WhatsApp, telepon, atau walk-in setuju, catat di kalender induk saat itu juga, meski DP belum masuk. Tandai statusnya "menunggu DP".
3. Kalau sisa kamar di tipe itu tinggal sedikit, tutup atau kurangi stoknya di ekstranet setiap OTA yang menjual tipe tersebut.
4. Saat booking OTA masuk, catat di kalender induk dengan nama OTA dan nomor bookingnya.
5. Saat booking batal atau DP tidak dibayar sampai batas waktu, hapus dari kalender induk dulu, baru buka lagi di OTA.
6. Pergantian shift: serah terima daftar booking hari itu yang belum tercatat lengkap.

Langkah 3 butuh keputusan pemilik: kapan stok di OTA dikurangi. Hotel dengan sedikit kamar per tipe biasanya lebih aman menutup tipe itu di OTA begitu sisa satu kamar, lalu menjual kamar terakhir hanya lewat saluran langsung. Hotel dengan banyak kamar bisa menunggu sampai lebih dekat penuh.

Perhatikan juga perilaku OTA saat ada pembatalan. Booking.com, misalnya, punya fungsi bawaan bernama auto-replenishment yang otomatis menjual lagi kamar yang dibatalkan ([Booking.com Developer Docs](https://developers.booking.com/connectivity/docs/con-faq-reservations-troubleshooting-overbookings)). Kalau kamar itu sudah kamu jual ke tamu WhatsApp setelah pembatalan, kamar bisa terjual dua kali. Cek pengaturan ini di ekstranet atau tanyakan ke perwakilan OTA-mu.

## Langkah 3: cek silang setiap hari

Cek silang harian menangkap booking yang lolos dari pencatatan sebelum tamunya datang. Lakukan di jam yang sama setiap hari, misalnya pagi setelah serah terima shift.

Yang dicek:

- [ ] Daftar booking baru di ekstranet setiap OTA sejak cek terakhir, cocokkan dengan kalender induk
- [ ] Booking WhatsApp yang statusnya masih "menunggu DP" dan sudah lewat batas bayar
- [ ] Pembatalan dari OTA yang belum dihapus dari kalender induk
- [ ] Tamu yang check-in hari ini dan besok: kamarnya sudah ditetapkan dan tidak dobel
- [ ] Kamar yang ditutup manual di OTA tapi sebenarnya sudah kosong lagi

Cek untuk tamu besok paling penting. Bentrok yang ketahuan sehari sebelumnya masih bisa diselesaikan dengan menelepon tamu dan menawarkan pilihan. Bentrok yang ketahuan saat dua tamu berdiri di depan meja resepsionis jauh lebih sulit.

## Langkah 4: jangan menahan kamar tanpa batas waktu

Kamar yang ditahan tanpa batas waktu adalah sumber bentrok yang sering tidak terlihat. Resepsionis bilang "saya tahan ya, Kak", tamu tidak kunjung transfer, lalu kamar itu tidak dijual ke orang lain atau malah dijual tanpa menghapus tahanan pertama.

Setiap tahanan harus punya batas waktu yang disebut ke tamu dan dicatat di kalender induk:

**Templat: Menahan kamar dengan batas waktu**

> Kamar [Deluxe] untuk [14 sampai 16 Nov] kami tahan atas nama Kak [Nama] sampai [hari ini jam 20.00].
>
> Kalau DP Rp[nominal] belum masuk sampai jam itu, kamar kami buka lagi untuk tamu lain ya, Kak.

Saat batas lewat, hapus tahanan dari kalender induk, buka lagi di OTA kalau sebelumnya ditutup, lalu kabari tamu.

**Templat: Tahanan dilepas karena DP belum masuk**

> Kak [Nama], sampai jam [20.00] kami belum menerima DP untuk kamar [Deluxe] tanggal [14 sampai 16 Nov], jadi tahanannya sudah kami lepas.
>
> Kalau Kakak masih berminat, kabari saja. Kami cek lagi ketersediaannya.

## Kalau bentrok sudah terjadi

Kalau dua tamu sudah memegang konfirmasi untuk kamar yang sama, prioritasnya adalah mengabari tamu yang terdampak secepat mungkin dengan solusi, bukan hanya permintaan maaf. Undang-undang Perlindungan Konsumen menjamin hak konsumen mendapatkan jasa sesuai kondisi yang dijanjikan ([UU 8/1999, Pasal 4 huruf b](https://peraturan.bpk.go.id/Details/45288/uu-no-8-tahun-1999)), jadi tamu yang tidak mendapat kamar yang sudah dikonfirmasi punya alasan kuat untuk menuntut penyelesaian.

Urutan yang bisa dipakai:

1. Pastikan dulu fakta di kalender induk dan ekstranet: siapa yang booking duluan, lewat mana, sudah bayar berapa.
2. Cari kamar lain di hotelmu: tipe yang sama di kamar lain, atau tipe lebih tinggi tanpa biaya tambahan.
3. Kalau hotel penuh, cari kamar di hotel lain di dekatmu dengan kelas setara.
4. Hubungi tamu yang terdampak dengan pilihan yang sudah pasti, bukan "kami usahakan".
5. Kalau booking berasal dari OTA, ikuti prosedur OTA tersebut. Untuk Booking.com, dokumentasinya menyebut properti harus menghubungi Customer Service Booking.com untuk mendaftarkan overbooking, dan tim mereka akan menghubungi tamu serta membantu mencarikan kamar pengganti ([Booking.com Developer Docs](https://developers.booking.com/connectivity/docs/con-faq-reservations-troubleshooting-overbookings)).
6. Catat penyebabnya di satu daftar, lalu perbaiki aturan yang bocor.

**Templat: Mengabari tamu yang terdampak bentrok**

> Kak [Nama], kami mohon maaf. Ada kesalahan pencatatan di pihak kami dan kamar [Deluxe] untuk [14 Nov] ternyata sudah terisi.
>
> Kami sudah siapkan pilihan:
> 1. Kamar [Executive] di hotel kami untuk tanggal yang sama, tanpa biaya tambahan
> 2. Kamar setara di [Nama Hotel lain], [jarak] dari sini. Selisih harga kami tanggung
> 3. Pembatalan dengan DP dikembalikan penuh
>
> Kakak lebih nyaman yang mana? Kami siap bantu sekarang.

Tawaran kompensasi di template itu hanya contoh. Isinya harus diputuskan pemilik hotel sebelum kejadian, supaya resepsionis tidak bingung saat harus menjawab tamu yang kecewa.

## Bagian yang bisa diserahkan ke sistem

Disiplin di atas bergantung pada manusia yang selalu ingat mencatat. Bagian yang paling rawan adalah booking WhatsApp di jam ramai atau malam hari. Autoberes membantu di bagian ini: setiap booking WhatsApp dicatat di kalender kamar, kamar dicek per malam sebelum dijanjikan ke tamu, dan booking dari Traveloka, Tiket.com, Agoda, atau Booking.com yang dicatat staf ikut mengunci kamarnya. Autoberes belum tersinkron otomatis dengan OTA maupun PMS, jadi booking OTA tetap harus dicatat staf, dan penutupan kamar di ekstranet OTA tetap dilakukan manual.

## Pertanyaan yang sering muncul

### Apa beda double booking dan overbooking?

Dalam percakapan sehari-hari keduanya sering dipakai bergantian. Overbooking kadang dipakai untuk penjualan kamar melebihi kapasitas yang disengaja (misalnya karena memperkirakan ada pembatalan), sedangkan double booking biasanya berarti satu kamar terjual dua kali karena kesalahan pencatatan. Untuk hotel kecil, keduanya berakhir sama: ada tamu yang tidak kebagian kamar.

### Apakah hotel kecil wajib memakai channel manager?

Tidak wajib. Channel manager membantu menurunkan stok di semua OTA secara otomatis, tapi tetap butuh booking WhatsApp dan walk-in diinput staf. Hotel dengan sedikit kamar dan satu atau dua OTA bisa mencegah double booking dengan kalender induk dan aturan blokir manual yang dijalankan konsisten.

### Kapan sebaiknya menutup kamar di OTA?

Itu keputusan pemilik dan tergantung jumlah kamar per tipe. Hotel dengan dua atau tiga kamar per tipe sering memilih menutup tipe itu di OTA saat tinggal satu kamar, lalu menjual sisanya lewat WhatsApp. Yang penting aturannya tertulis dan semua shift menjalankan aturan yang sama.

### Berapa lama kamar boleh ditahan untuk tamu WhatsApp?

Tidak ada aturan baku. Hotel biasanya memberi beberapa jam, dan lebih pendek saat musim ramai. Yang penting batas waktunya disebut ke tamu, dicatat di kalender induk, dan benar-benar dijalankan saat lewat.

### Cara mencegah double booking villa yang dipasang di Airbnb, Traveloka, dan WhatsApp

https://autoberes.ai/blog/cara-mencegah-double-booking-villa (2026-11-02)

Double booking villa terjadi di celah antar kanal. Panduan kalender induk, urutan kerja saat booking masuk, sinkron iCal, cek harian, dan kalau sudah dobel.

Double booking villa hampir selalu terjadi di celah antar kanal: tamu Airbnb memesan Sabtu malam, sementara admin WhatsApp yang belum tahu menerima DP untuk tanggal yang sama. Cara mencegahnya adalah satu kalender induk yang selalu dipercaya, ditambah urutan kerja yang sama setiap kali booking masuk dari mana pun.

Panduan ini untuk villa yang disewakan utuh dan dipasang di lebih dari satu tempat: OTA seperti Airbnb, Traveloka, atau Booking.com, ditambah booking langsung lewat WhatsApp.

## Kenapa villa sering terjual dua kali

Ada empat celah yang paling sering:

1. **Sinkron kalender tidak seketika.** Airbnb menyebut kalendernya diperbarui otomatis setiap 3 jam dari kalender lain yang tersambung, dan permintaan pembaruan manual dibatasi ([Airbnb Help Center](https://www.airbnb.com/help/article/99)). Dalam jeda itu, tanggal yang sudah laku di tempat lain masih tampak kosong.
2. **Booking WhatsApp tidak tercatat di kalender mana pun.** Booking langsung sering hanya ada di chat atau buku catatan penjaga, sehingga tidak ada OTA yang tahu tanggal itu sudah terisi.
3. **Booking instan.** Di Airbnb, fitur Instant Book membuat tamu bisa langsung memesan tanggal yang terbuka tanpa kamu tinjau dulu. Airbnb sendiri mengingatkan pentingnya memblokir tanggal yang tidak bisa kamu layani kalau fitur ini aktif ([Airbnb Resource Center](https://www.airbnb.com/resources/hosting-homes/a/tips-for-avoiding-preventable-cancellations-373)).
4. **Lebih dari satu orang memegang booking.** Pemilik menerima tamu kenalan, penjaga menerima tamu langsung, admin memegang WhatsApp. Masing-masing benar menurut catatannya sendiri.

## Apa akibatnya kalau harus membatalkan tamu OTA

Membatalkan tamu OTA karena dobel bisa membawa sanksi dari platform. Kebijakan pembatalan tuan rumah Airbnb mencantumkan double booking sebagai contoh pembatalan yang menjadi tanggung jawab tuan rumah, siapa pun yang memulai pembatalannya ([Airbnb Help Center](https://www.airbnb.com/help/article/990)). Konsekuensinya menurut halaman yang sama:

- biaya pembatalan minimal 50 dolar AS, dengan besaran yang naik makin dekat ke tanggal check-in
- kalender listing bisa diblokir untuk tanggal itu supaya tidak dipesan ulang
- status Superhost bisa hilang

OTA lain punya aturan sendiri untuk pembatalan oleh mitra. Cek ketentuan mitra di platform yang kamu pakai.

## 1. Tetapkan satu kalender induk

Kalender induk adalah satu tempat yang memuat semua booking dari semua kanal, dan menjadi satu-satunya sumber jawaban "tanggal ini kosong atau tidak". Bentuknya bisa spreadsheet bersama, kalender digital, atau aplikasi pemesanan. Yang menentukan bukan alatnya, tapi aturannya:

- Setiap booking dari kanal mana pun masuk ke kalender induk, termasuk tamu kenalan dan booking yang belum bayar DP.
- Satu baris atau satu warna per unit. Villa dengan beberapa unit harus punya kalender per unit, bukan satu kalender untuk semuanya.
- Setiap entri mencatat sumber (WhatsApp, Airbnb, Traveloka, Booking.com, telepon), nomor booking OTA kalau ada, status (menunggu DP, lunas, batal), dan siapa yang mencatat.
- Hanya orang yang ditunjuk boleh mengubah atau menghapus entri.
- Tidak ada yang menjawab "kosong" ke tamu sebelum mengecek kalender induk.

## 2. Urutan kerja saat booking masuk

Urutan yang sama setiap kali, dari kanal mana pun, menutup celah antar orang.

**Booking masuk dari OTA:**

1. Catat di kalender induk saat notifikasinya masuk, bersama nomor booking OTA.
2. Tutup tanggal yang sama di semua OTA lain yang tidak tersambung sinkron.
3. Kabari orang lain yang memegang booking, misalnya lewat grup pengelola.

**Booking masuk dari WhatsApp:**

1. Cek kalender induk sebelum menyebut tanggal kosong.
2. Catat sebagai "menunggu DP" dengan batas bayar.
3. Putuskan kapan tanggal ditutup di OTA. Ada dua pilihan, masing-masing dengan risiko:

| Pilihan | Kelebihan | Risiko |
|---|---|---|
| Tutup di OTA saat tamu setuju, sebelum DP masuk | Tidak ada tamu OTA yang memesan selama menunggu DP | Kalau tamu tidak jadi bayar, kamu harus ingat membuka lagi |
| Tutup di OTA setelah DP masuk | Tanggal tetap terbuka di OTA kalau tamu WhatsApp tidak jadi | Tamu OTA bisa memesan tanggal yang sama selama menunggu DP |

Untuk high season dan long weekend, pilihan pertama biasanya lebih aman, dengan batas bayar DP yang pendek. Untuk hari biasa yang jarang laku di OTA, pilihan kedua bisa cukup.

**Booking dibatalkan:**

Buka lagi tanggalnya di kalender induk dan di semua OTA. Tanggal yang batal tapi lupa dibuka hilang dari penjualan tanpa ada yang sadar.

## 3. Sambungkan kalender lewat iCal kalau tersedia

Beberapa OTA bisa saling bertukar tanggal terisi lewat tautan kalender (iCal). Airbnb termasuk yang menyediakannya: malam yang terisi di kalender situs lain otomatis diblokir di Airbnb, dan kalender Airbnb bisa diekspor ke situs lain ([Airbnb Help Center](https://www.airbnb.com/help/article/99)). Cek di ekstranet OTA lain yang kamu pakai apakah fitur serupa tersedia untuk tipe listingmu.

Ingat batasnya:

- Sinkronnya berjeda. Untuk Airbnb, pembaruan otomatis setiap 3 jam. Booking yang masuk dalam jeda itu tetap bisa bertabrakan.
- Sinkron hanya membawa tanggal terisi, tidak membawa nama tamu, jumlah tamu, atau status pembayaran. Kalender induk tetap dibutuhkan.
- Booking WhatsApp tidak ikut tersinkron kalau tidak dicatat ke kalender yang tersambung.

Kalau villamu dipasang di banyak OTA dan bookingnya ramai, layanan channel manager yang tersambung langsung ke OTA bisa jadi pilihan. Untuk villa dengan satu sampai tiga unit, kalender induk yang disiplin dan pembaruan manual bisa cukup.

## 4. Pertimbangkan booking instan di tanggal rawan

Booking instan memudahkan tamu, tapi juga berarti tidak ada kesempatan mengecek ulang sebelum tanggal terkunci. Untuk rentang yang rawan, misalnya long weekend dan tahun baru ketika booking masuk dari semua kanal dalam waktu berdekatan, pertimbangkan mematikan booking instan atau menutup tanggal itu di OTA tertentu dan menjualnya hanya lewat satu kanal.

## 5. Cek kalender dua kali sehari

Rutinitas pendek ini menangkap entri yang terlewat sebelum tamu datang. Airbnb juga menyarankan tuan rumah mengecek kalender secara rutin supaya kalender mencerminkan ketersediaan yang sebenarnya ([Airbnb Resource Center](https://www.airbnb.com/resources/hosting-homes/a/tips-for-avoiding-preventable-cancellations-373)).

| Waktu | Yang dicek |
|---|---|
| Pagi | Booking OTA yang masuk semalam sudah tercatat di kalender induk. Tanggalnya sudah tertutup di OTA lain. |
| Pagi | Booking WhatsApp yang lewat batas bayar DP sudah dilepas dan dibuka lagi di OTA. |
| Malam | Cocokkan 14 hari ke depan: setiap malam terisi di ekstranet OTA ada di kalender induk, dan sebaliknya. |
| Malam | Tamu yang check-in besok sudah lunas dan sudah dikirimi info check-in. |

Tulis nama petugasnya per hari, supaya jelas siapa yang lupa kalau ada yang terlewat.

## 6. Kalau sudah terlanjur dobel

Bertindak cepat begitu ketahuan. Makin dekat ke tanggal check-in, makin sedikit pilihan untuk tamu yang harus dipindahkan.

1. Pastikan dulu: cek nomor booking, tanggal, dan unit di kedua catatan. Kadang yang tampak dobel ternyata booking yang sama dicatat dua kali.
2. Tentukan siapa yang dipindahkan. Membatalkan tamu Airbnb membawa sanksi platform seperti dijelaskan di atas, jadi tamu booking langsung bisa lebih mudah ditawari alternatif. Pertimbangkan juga siapa yang memesan lebih dulu.
3. Siapkan alternatif sebelum menghubungi tamu: unit lain milikmu, tanggal lain, atau villa rekan dengan kapasitas dan fasilitas setara.
4. Hubungi tamu lewat telepon atau chat, minta maaf tanpa menyalahkan sistem, dan beri pilihan.
5. Kembalikan seluruh pembayaran kalau tamu tidak mau alternatif, dalam waktu yang kamu sebutkan.
6. Catat penyebabnya, lalu perbaiki urutan kerja yang bocor.

**Templat: Mengabari tamu yang tanggalnya bentrok**

> Halo Kak [Nama], saya [Nama] dari [Nama Villa]. Mohon maaf, ada kesalahan pencatatan di pihak kami: [Nama Unit] untuk [tanggal] ternyata sudah terisi tamu lain.
>
> Kami ingin Kakak tetap bisa berlibur di tanggal itu. Pilihannya:
> 1. [Unit lain / villa rekan], kapasitas [jumlah] orang, [fasilitas], dengan harga yang sama
> 2. [Nama Unit] di tanggal [tanggal alternatif]
> 3. Pengembalian seluruh pembayaran Rp[...] paling lambat [kapan]
>
> Kakak pilih yang mana? Saya siap telepon kalau lebih nyaman.

Jangan menawarkan alternatif yang lebih kecil atau lebih jauh dengan harga sama. Kalau alternatifnya lebih rendah kualitasnya, sebutkan dan sesuaikan harganya.

## Mencatat booking OTA di tempat yang sama dengan chat WhatsApp

Celah terbesar sering ada di antara orang yang membalas WhatsApp dan kalender OTA. Autoberes menutup sebagian celah itu dengan cara yang sederhana: staf mencatat booking Airbnb atau Booking.com bersama sumber dan nomor bookingnya, dan AI yang membalas chat WhatsApp tidak akan menawarkan tanggal yang sudah terisi di unit itu. Autoberes tidak tersinkron otomatis dengan Airbnb, Traveloka, atau Booking.com, jadi booking OTA tetap harus dicatat begitu masuk, dan tanggal dari WhatsApp tetap perlu ditutup manual di OTA. Penjelasannya ada di halaman [villa](/villa).

## Pertanyaan yang sering muncul

### Apa penyebab double booking villa yang paling sering?

Booking yang masuk di satu kanal tetapi belum tercatat di kanal lain. Penyebabnya bisa jeda sinkron kalender, booking WhatsApp yang hanya ada di chat, atau beberapa orang yang menerima booking tanpa satu kalender bersama.

### Apakah sinkron iCal sudah cukup untuk mencegah double booking?

Membantu, tapi tidak cukup sendirian. Airbnb memperbarui kalender yang tersambung setiap 3 jam, jadi booking dalam jeda itu masih bisa bertabrakan. Booking WhatsApp juga tidak ikut tersinkron kalau tidak dicatat di kalender yang tersambung.

### Apa sanksi Airbnb kalau tuan rumah membatalkan karena dobel?

Menurut kebijakan pembatalan tuan rumah Airbnb, double booking dihitung sebagai tanggung jawab tuan rumah. Konsekuensinya bisa berupa biaya pembatalan minimal 50 dolar AS, kalender diblokir untuk tanggal itu, dan hilangnya status Superhost.

### Kapan tanggal booking WhatsApp sebaiknya ditutup di OTA?

Untuk high season dan long weekend, tutup begitu tamu setuju dengan batas bayar DP yang pendek, lalu buka lagi kalau DP tidak masuk. Untuk hari biasa, menutup setelah DP masuk bisa cukup.

### Perlukah channel manager untuk villa kecil?

Tidak selalu. Villa dengan satu sampai tiga unit bisa cukup dengan kalender induk, sinkron iCal di OTA yang menyediakannya, dan cek kalender dua kali sehari. Channel manager mulai berguna saat kanal dan jumlah booking bertambah banyak.

### Cara menentukan harga sewa villa: weekday, weekend, dan high season

https://autoberes.ai/blog/cara-menentukan-harga-sewa-villa (2026-11-02)

Langkah menyusun tarif villa per malam: batas bawah dari biaya, harga villa sejenis, selisih weekend, long weekend 2027, minimal menginap, dan PBJT.

Harga sewa villa yang sehat punya tiga lapis: batas bawah dari biaya, harga pasar dari villa sejenis di sekitarmu, dan penyesuaian per malam untuk weekend, long weekend, dan high season. Pemilik yang hanya memakai satu lapis berisiko mengalami salah satu dari dua hal: villa penuh tapi untungnya tipis, atau villa sepi di hari biasa karena harganya ikut harga Sabtu malam.

Panduan ini membahas cara menyusun ketiganya sampai jadi satu tabel tarif yang bisa dipakai siapa pun yang membalas chat tamu.

## 1. Hitung batas bawah per malam

Batas bawah adalah harga terendah yang masih menutup biaya. Di bawah angka ini, setiap malam terisi justru menggerus uangmu.

Pisahkan biaya jadi dua kelompok.

**Biaya tetap per bulan**, yang tetap keluar walaupun villa kosong:

- gaji penjaga dan tukang kebun
- listrik dan air beban dasar, internet, iuran lingkungan
- perawatan rutin kolam, taman, AC
- cicilan atau sewa lahan kalau ada
- pajak bumi dan bangunan, dibagi 12

**Biaya per menginap**, yang muncul setiap ada tamu:

- laundry sprei dan handuk
- tenaga bersih-bersih setelah check-out
- perlengkapan mandi, air galon, gas
- tambahan listrik dan air selama tamu menginap
- komisi OTA kalau booking datang dari Airbnb, Traveloka, atau Booking.com

Rumusnya:

| Komponen | Cara menghitung |
|---|---|
| Biaya tetap per malam | Biaya tetap sebulan dibagi perkiraan malam terisi sebulan |
| Biaya per menginap per malam | Biaya per menginap dibagi rata-rata lama menginap |
| Batas bawah | Jumlah dua baris di atas |
| Batas bawah lewat OTA | Batas bawah dibagi (1 dikurangi persentase komisi OTA) |

Pakai perkiraan malam terisi yang jujur, dari catatan booking tahun lalu kalau ada. Kalau kamu memakai angka terlalu optimis, batas bawahnya ikut terlalu rendah.

## 2. Cek harga villa sejenis di tanggal yang sama

Harga pasar terlihat dari villa yang dibandingkan tamu saat mencari. Buka OTA yang kamu pakai, lalu cari villa dengan ciri paling mirip:

- jumlah kamar tidur dan kapasitas tamu sama
- fasilitas yang menentukan pilihan tamu: kolam renang pribadi, dapur, area BBQ, karaoke
- jarak ke tempat wisata atau jalan utama yang mirip
- nilai ulasan yang setara

Catat harganya di tiga jenis tanggal: satu malam Selasa atau Rabu, satu malam Sabtu, dan satu malam di long weekend. Ulangi tiap beberapa bulan, karena pemilik lain juga mengubah harganya. Jangan jadikan villa termurah sebagai patokan. Cari posisi yang masuk akal untuk villamu: lebih mahal kalau fasilitas dan ulasanmu lebih baik, lebih murah kalau ada kekurangan yang tamu pasti tahu, misalnya akses jalan sempit.

## 3. Tentukan malam weekend dan selisihnya

Tarif weekend sebaiknya berlaku untuk malam Jumat dan Sabtu, karena itu malam yang paling banyak dicari tamu akhir pekan. Airbnb memakai pembagian yang sama: penyesuaian harga weekend di sana berlaku untuk [malam Jumat dan Sabtu](https://www.airbnb.com/help/article/2061).

Polanya bisa berbeda per daerah. Villa di Puncak, Lembang, atau Batu banyak diisi keluarga dan rombongan dari kota terdekat yang datang Jumat sore dan pulang Minggu. Di Puncak Bogor, PHRI Kabupaten Bogor melaporkan tingkat hunian hotel bisa mencapai 90 persen di malam Minggu saat libur sekolah ([detikNews, Juli 2026](https://news.detik.com/berita/d-8562581/musim-libur-sekolah-okupansi-hotel-di-puncak-bogor-naik-90-persen)). Data itu berasal dari 35 hotel anggota PHRI dan tidak mencakup villa, jadi pakai sebagai gambaran pola, bukan angka okupansi villa.

Soal besarnya selisih, tidak ada angka baku. Satu panduan harga sewa liburan dari [WPRentals](https://wprentals.org/?p=38108) menyarankan kenaikan weekend sekitar 10 sampai 20 persen, dan mengingatkan bahwa tarif weekend tiga kali lipat tarif weekday membuat tamu kaget lalu pindah ke pesaing. Panduan itu ditulis untuk pasar luar negeri, jadi uji dulu di pasarmu. Cara mengujinya sederhana: kalau Sabtu malam sudah penuh jauh hari, selisihmu masih bisa naik. Kalau Sabtu malam masih kosong mendekati hari H padahal villa sejenis sudah penuh, selisihnya terlalu tinggi.

## 4. Tandai high season dan long weekend setahun di depan

High season adalah rentang tanggal dengan tarif tersendiri yang mengalahkan tarif weekday dan weekend. Tulis rentangnya sebelum tamu mulai bertanya, karena tamu long weekend dan libur Lebaran sering memesan berbulan-bulan sebelumnya.

Pemerintah sudah menetapkan hari libur nasional dan cuti bersama 2027 lewat SKB 3 Menteri pada 15 September 2026 ([Kemenko PMK](https://kemenkopmk.go.id/pemerintah-tetapkan-18-hari-libur-nasional-dan-8-cuti-bersama-tahun-2027)). Beberapa rentang yang patut ditandai dari daftar itu:

| Rentang 2027 | Isinya |
|---|---|
| Jumat 5 sampai Minggu 7 Februari | Cuti bersama Imlek, Tahun Baru Imlek Sabtu 6 Februari |
| Senin 8 sampai Senin 15 Maret | Nyepi, cuti bersama dan libur Idul Fitri |
| Kamis 25 sampai Minggu 28 Maret | Cuti bersama, Wafat Yesus Kristus, Paskah |
| Kamis 6 Mei | Kenaikan Yesus Kristus, libur di tengah pekan; tamu yang mengambil cuti Jumat bisa menginap sampai Minggu |
| Sabtu 15 sampai Kamis 20 Mei | Akhir pekan, lalu Idul Adha Senin 17 Mei, cuti bersama, dan Waisak |
| Jumat 24 sampai Minggu 26 Desember | Cuti bersama, Natal, Isra Mikraj 1449 H |

Cuti bersama bersifat wajib untuk ASN tapi fakultatif untuk karyawan swasta, menurut rilis yang sama. Artinya tidak semua tamu ikut libur di hari cuti bersama. Malam sebelum hari libur nasional biasanya lebih pasti terisi daripada malam cuti bersama.

Tambahkan juga musim yang khas daerahmu: libur sekolah pertengahan tahun, akhir tahun, dan musim turis asing kalau villamu di Bali.

Seberapa tinggi tarif high season? Laporan media menunjukkan rentangnya lebar. Republika melaporkan harga sewa villa di Puncak naik sampai 100 persen menjelang malam tahun baru 2016 ([Republika](https://news.republika.co.id/berita/o074n4365/harga-sewa-vila-di-puncak-naik-100-persen)), dan seorang pengelola villa di Pacet menyebut kenaikan sampai empat kali lipat setiap Natal dan tahun baru ([Suara.com, 2014](https://www.suara.com/lifestyle/2014/12/13/021700/jelang-natal-tahun-baru-sewa-vila-di-puncak-melambung)). Dua laporan itu sudah lama dan hanya menggambarkan satu kawasan. Patokan yang lebih baik tetap harga villa sejenis untuk tanggal yang sama, yang kamu cek sendiri di langkah 2.

## 5. Pasang minimal menginap

Minimal menginap mencegah satu malam laku lalu malam di sekitarnya kosong. Pola yang umum:

- **Hari biasa:** minimal 1 malam, supaya tamu kerja atau pasangan tetap bisa memesan.
- **Weekend:** minimal 2 malam kalau Jumat dan Sabtu sering laku berpasangan. Tanpa aturan ini, tamu Sabtu satu malam bisa membuat Jumat malammu kosong.
- **Long weekend dan high season:** sesuaikan dengan panjang liburnya, misalnya minimal 3 malam untuk libur empat hari.

Laporan Republika tentang malam tahun baru di Puncak juga mencatat praktik ini: villa disewakan dengan syarat minimal dua sampai tiga malam ([Republika](https://news.republika.co.id/berita/o074n4365/harga-sewa-vila-di-puncak-naik-100-persen)). Panduan WPRentals menyarankan minimal menginap dilonggarkan di musim sepi supaya booking tidak hilang sama sekali ([WPRentals](https://wprentals.org/?p=38108)).

Satu kasus yang perlu aturan: malam yatim, yaitu satu malam kosong yang terjepit di antara dua booking. Kalau minimal menginapmu 2 malam, malam itu tidak akan pernah laku. Buat pengecualian: malam yatim boleh dipesan satu malam, kalau perlu dengan harga sedikit lebih rendah.

## 6. Perhitungkan pajak daerah (PBJT)

Vila termasuk jasa perhotelan yang menjadi objek Pajak Barang dan Jasa Tertentu (PBJT) menurut [Pasal 53 UU No. 1 Tahun 2022](https://pasal.id/peraturan/uu/uu-no-1-tahun-2022/pasal-53) tentang Hubungan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah. Tarifnya [paling tinggi 10 persen](https://pasal.id/peraturan/uu/uu-no-1-tahun-2022/pasal-58) dan besarannya ditetapkan dengan Perda masing-masing kabupaten atau kota. Teks resminya ada di [JDIH BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/195696/uu-no-1-tahun-2022).

Yang perlu kamu putuskan untuk harga:

1. Cek tarif dan cara pendaftaran wajib pajak di Bapenda kabupaten atau kota tempat villamu berdiri.
2. Tentukan apakah harga yang kamu sebut ke tamu sudah termasuk pajak atau belum, lalu tulis itu dengan jelas di tabel tarif dan di chat.
3. Masukkan pajak ke hitungan batas bawah di langkah 1 kalau harga yang kamu sebut sudah termasuk pajak.

> Bagian ini adalah gambaran umum, bukan nasihat pajak. Aturan pelaksana dan tarif berbeda antar daerah. Tanyakan langsung ke Bapenda setempat atau konsultan pajak sebelum menetapkan harga.

## 7. Tulis tabel tarif satu halaman

Semua keputusan di atas dijadikan satu tabel per unit, supaya penjaga, admin, atau keluargamu yang ikut membalas chat menyebut angka yang sama.

| Unit | Weekday (Minggu sampai Kamis malam) | Weekend (Jumat dan Sabtu malam) | High season | Minimal menginap | Kapasitas | Extra bed |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Nama unit] | Rp[...] | Rp[...] | Rp[...] per rentang tanggal | [weekday / weekend / high season] | [jumlah] orang | Rp[...] per malam |

Di bawah tabel, tulis juga: daftar rentang high season dengan tanggal malam pertama dan malam terakhir, aturan malam yatim, apakah harga sudah termasuk pajak, dan biaya tamu tambahan di atas kapasitas standar kalau ada.

## 8. Sebutkan harga ke tamu dengan rincian per malam

Tamu yang menginap Jumat sampai Minggu sering bingung kenapa totalnya tidak sama dengan harga di brosur. Rincian per malam menjawab pertanyaan itu sebelum ditanyakan.

**Templat: Harga menginap campuran weekday dan weekend**

> Untuk [Nama Unit], Kamis [tanggal] sampai Minggu [tanggal] (3 malam), rinciannya:
>
> Kamis malam (weekday): Rp[...]
> Jumat malam (weekend): Rp[...]
> Sabtu malam (weekend): Rp[...]
> Total: Rp[...] [sudah termasuk / belum termasuk pajak daerah]
>
> Kapasitas [jumlah] orang, check-in jam [jam], check-out jam [jam]. Mau saya bantu kunci tanggalnya, Kak?

**Templat: Tamu minta satu malam di long weekend**

> Untuk [rentang long weekend], [Nama Villa] minimal menginap [jumlah] malam, Kak. Tanggal yang masih bisa: [tanggal mulai] sampai [tanggal selesai], total Rp[...].
>
> Kalau Kakak memang hanya butuh satu malam, tanggal [tanggal hari biasa terdekat] masih kosong dengan harga weekday Rp[...].

Menghitung harga campuran seperti ini tiap ada chat makan waktu, apalagi di musim ramai. Autoberes bisa menjumlahkan tarif weekday, weekend, dan high season per malam dari data unit yang kamu isi, menolak masa inap di bawah minimal, dan mengecek tanggal kosong per unit sebelum menyebut harga. Detailnya ada di halaman [villa](/villa).

## Pertanyaan yang sering muncul

### Berapa selisih harga weekday dan weekend villa yang wajar?

Tidak ada angka baku. Satu panduan sewa liburan menyarankan kenaikan 10 sampai 20 persen sebagai titik awal. Ujilah di pasarmu: kalau Sabtu malam selalu penuh jauh hari, selisihnya masih bisa dinaikkan. Kalau Sabtu kosong sementara villa sejenis penuh, turunkan.

### Malam apa saja yang dihitung weekend?

Umumnya malam Jumat dan Sabtu, karena tamu datang Jumat dan pulang Minggu. Minggu malam biasanya ikut tarif weekday, kecuali Senin-nya libur nasional. Dalam kasus itu, Minggu malam masuk rentang long weekend.

### Apakah harga sewa villa harus sudah termasuk pajak?

Tidak ada keharusan format, tapi tamu harus tahu sejak awal. Tulis "sudah termasuk pajak daerah" atau "belum termasuk pajak daerah" di tabel tarif dan di setiap pesan harga. Tarif PBJT untuk vila paling tinggi 10 persen menurut UU No. 1 Tahun 2022 dan ditetapkan lewat Perda, jadi cek angkanya di Bapenda setempat.

### Kapan sebaiknya harga high season diumumkan?

Begitu kalender libur tahun berikutnya terbit. Untuk 2027, SKB 3 Menteri sudah ditetapkan pada 15 September 2026, jadi rentang long weekend dan Lebaran sudah bisa dimasukkan ke tabel tarif sekarang.

### Apakah harga di WhatsApp boleh berbeda dengan harga di OTA?

Itu keputusanmu. Booking langsung tidak kena komisi OTA, jadi ada ruang untuk harga yang berbeda. Pastikan aturan platform tempat villamu terdaftar tidak melarangnya, dan pastikan semua orang yang membalas chat memakai tabel tarif yang sama.

### Cara minta review Google dari tamu hotel tanpa melanggar aturan

https://autoberes.ai/blog/cara-minta-review-google-tamu-hotel (2026-11-02)

Kapan dan bagaimana meminta ulasan Google dari tamu setelah check-out lewat WhatsApp, apa yang dilarang Google dan Tripadvisor, dan cara membalas ulasan buruk.

Ulasan Google muncul di samping nama hotelmu saat calon tamu mencari di Google atau Maps, dan untuk hotel yang belum dikenal, ulasan itu sering jadi satu-satunya gambaran dari orang yang pernah menginap. Banyak tamu yang puas tidak terpikir menulis ulasan kalau tidak diminta. Jadi hotel perlu meminta, dengan cara yang sopan dan sesuai aturan platform.

Artikel ini membahas kapan meminta ulasan, contoh pesan WhatsApp, hal yang dilarang Google dan Tripadvisor, serta cara membalas ulasan, termasuk yang buruk.

## Bolehkah hotel meminta ulasan Google?

Boleh. Google sendiri menyediakan link dan kode QR khusus untuk meminta ulasan dari pelanggan, dan menyarankan link itu dibagikan di akhir percakapan chat, di email ucapan terima kasih, atau di struk ([Google Business Profile Help](https://support.google.com/business/answer/16816815?hl=en)).

Yang dilarang adalah cara memintanya. Kebijakan konten Google Maps melarang dua hal yang paling sering dilakukan bisnis tanpa sadar ([Kebijakan Konten Google Maps](https://support.google.com/contributionpolicy/answer/7400114)):

1. Memberi insentif untuk ulasan, seperti pembayaran, diskon, atau barang dan jasa gratis.
2. Menghalangi atau melarang ulasan negatif, atau meminta ulasan positif secara selektif dari pelanggan.

Halaman tips Google untuk pemilik bisnis juga menyebut bahwa menawarkan barang atau jasa gratis atau diskon sebagai imbalan ulasan dilarang keras ([Tips to get more reviews](https://support.google.com/business/answer/3474122)).

Dalam praktik hotel, artinya:

| Yang boleh | Yang tidak boleh |
| --- | --- |
| Mengirim link ulasan ke semua tamu yang sudah check-out | Hanya mengirim link ke tamu yang kelihatan puas |
| Meminta tamu menulis pengalamannya apa adanya | Meminta tamu memberi bintang 5 |
| Menaruh kode QR ulasan di meja resepsionis | Memberi diskon menginap berikutnya untuk tamu yang menulis ulasan |
| Membalas semua ulasan, baik maupun buruk | Meminta staf atau keluarga menulis ulasan |
| Menanyakan masukan tamu secara langsung | Menyaring tamu dulu ("puas atau tidak?") lalu hanya yang puas diberi link |

Poin terakhir sering dilakukan tanpa sadar. Pesan seperti "Kalau puas, mohon ulasannya. Kalau ada keluhan, chat kami saja" adalah bentuk meminta ulasan positif secara selektif. Kirim link yang sama ke semua tamu, dan tanggapi keluhan lewat jalur yang sama.

Soal ulasan dari staf, kebijakan Google juga menyebut konten yang didasarkan pada konflik kepentingan, termasuk dari karyawan saat ini atau mantan karyawan, sebagai manipulasi rating ([Kebijakan Konten Google Maps](https://support.google.com/contributionpolicy/answer/7400114)).

## Aturan di Tripadvisor dan OTA

Aturan Tripadvisor serupa dan bahkan lebih tegas. Pedoman ulasannya menyebut bahwa menawarkan atau menjanjikan apa pun sebagai imbalan ulasan, apa pun ratingnya, melanggar pedoman, dan properti juga tidak boleh memberi insentif kepada karyawan yang mendorong tamu menulis ulasan ([Tripadvisor Review Guidelines](https://www.tripadvisor.com/Trust-lvBd3L1aU38Y.html)).

Untuk OTA, ulasan biasanya hanya bisa ditulis oleh tamu yang memesan lewat platform itu. Booking.com, misalnya, menyebut satu-satunya cara menulis ulasan di platformnya adalah dengan melakukan booking terlebih dahulu ([Booking.com, How We Work](https://www.booking.com/content/how_we_work.html)). OTA biasanya mengirim undangan ulasan sendiri ke tamunya. Jadi tamu yang memesan lewat OTA tidak perlu diminta menulis ulasan di OTA lewat WhatsApp, dan kamu tetap boleh mengirim link ulasan Google ke mereka seperti tamu lain.

## Kapan waktu terbaik meminta ulasan

Waktu yang paling masuk akal adalah tidak lama setelah check-out, saat pengalaman menginap masih segar. Ada dua titik yang bisa dipakai:

1. Saat check-out di meja resepsionis. Resepsionis bisa bertanya singkat bagaimana menginapnya, lalu menunjuk kode QR ulasan. Ini juga kesempatan menangkap keluhan yang belum terucap.
2. Lewat WhatsApp, sekitar sehari setelah check-out. Tamu sudah sampai di rumah atau tujuan berikutnya dan punya waktu membuka link.

Hindari mengirim permintaan ulasan sebelum tamu check-out. Tamu yang masih menginap dan sedang punya masalah (AC kurang dingin, air panas mati) lebih baik ditanya apakah ada yang bisa dibantu.

## Contoh pesan WhatsApp permintaan ulasan

Pesan permintaan ulasan sebaiknya pendek, menyebut nama tamu, dan langsung menyertakan link. Tidak perlu menyebut bintang.

**Templat: Permintaan ulasan sehari setelah check-out**

> Halo Kak [Nama], terima kasih sudah menginap di [Nama Hotel] tanggal [14 sampai 16 Nov].
>
> Kalau Kakak ada waktu, kami akan senang membaca cerita menginap Kakak di Google, apa pun pengalamannya:
> [link ulasan Google]
>
> Masukan Kakak membantu kami memperbaiki pelayanan dan membantu tamu lain memilih.

**Templat: Versi singkat untuk tamu yang sering menginap**

> Kak [Nama], terima kasih sudah menginap lagi bersama kami. Kalau berkenan, boleh tulis pengalaman Kakak di sini: [link ulasan Google]
>
> Sampai ketemu di kunjungan berikutnya.

Cara mendapatkan link ulasan: buka Profil Bisnis Google hotelmu, masuk ke menu ulasan, lalu pilih tombol untuk mendapatkan lebih banyak ulasan (di tampilan bahasa Inggris: Read reviews, lalu Get more reviews). Dari sana kamu bisa menyalin link atau menyimpan kode QR. Google menyebut kode QR ulasan saat ini hanya bisa dibuat dari browser komputer, bukan dari ponsel ([Google Business Profile Help](https://support.google.com/business/answer/16816815?hl=en)). Tamu juga harus masuk ke Akun Google untuk bisa menulis ulasan ([Tips to get more reviews](https://support.google.com/business/answer/3474122)).

Kirim permintaan ulasan cukup sekali. Kalau tamu tidak membalas atau tidak menulis ulasan, jangan diingatkan berulang kali.

## Memakai nomor WhatsApp tamu dengan benar

Nomor WhatsApp tamu adalah data pribadi, dan pemakaiannya diatur Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi. Pengendali data pribadi wajib punya dasar pemrosesan, misalnya persetujuan yang sah dari pemilik data, pemenuhan kewajiban perjanjian, atau kepentingan yang sah lainnya dengan memperhatikan keseimbangan dengan hak pemilik data ([UU 27/2022, Pasal 20](https://peraturan.bpk.go.id/Details/229798/uu-no-27-tahun-2022)).

Undang-undang yang sama mewajibkan pengendali data menghentikan pemrosesan kalau pemilik data menarik persetujuannya, paling lambat 3 x 24 jam sejak permintaan diterima (Pasal 40).

Untuk hotel kecil, langkah praktisnya:

- Pakai nomor tamu untuk urusan yang berhubungan dengan menginapnya: konfirmasi booking, info check-in, dan satu kali permintaan ulasan.
- Jangan memasukkan nomor tamu ke daftar broadcast promosi tanpa persetujuan.
- Kalau tamu membalas "jangan kirim lagi" atau "berhenti", catat dan pastikan tidak ada pesan lain yang dikirim.
- Batasi siapa yang bisa melihat daftar kontak tamu.

Ini bukan nasihat hukum. Untuk pemakaian data tamu yang lebih luas, misalnya program loyalitas atau promosi rutin, tanyakan ke penasihat hukum.

## Cara membalas ulasan

Membalas ulasan menunjukkan ke calon tamu bahwa hotel memperhatikan masukan. Google menyarankan balasan yang singkat dan sederhana, dan untuk ulasan negatif, menyapa penulis dengan namanya dan menanggapi masukan spesifiknya ([Tips to get more reviews](https://support.google.com/business/answer/3474122)). Balasan tampil atas nama bisnis, bukan nama pribadi yang membalas ([Manage customer reviews](https://support.google.com/business/answer/3474050?hl=en)).

**Templat: Balasan untuk ulasan positif**

> Terima kasih Kak [Nama] sudah menginap dan menulis ulasan. Senang mendengar Kakak suka [hal spesifik yang disebut, misalnya sarapannya]. Semoga bisa menyambut Kakak lagi.

**Templat: Balasan untuk ulasan negatif**

> Kak [Nama], terima kasih atas masukannya, dan mohon maaf soal [masalah spesifik, misalnya air panas yang mati di malam kedua]. Kami sudah [tindakan nyata, misalnya mengganti pemanas air di kamar tersebut]. Kalau Kakak berkenan, kami ingin mendengar lebih lanjut di WhatsApp [nomor hotel].

Beberapa hal yang perlu dijaga saat membalas ulasan buruk:

- Jangan membantah di depan umum atau menyalahkan tamu. Calon tamu membaca balasanmu, bukan hanya ulasannya.
- Jangan menyebut data pribadi tamu, nomor kamar, atau detail booking di balasan.
- Sebut tindakan nyata kalau memang sudah ada. Jangan menjanjikan perbaikan yang belum diputuskan.
- Jangan menawarkan kompensasi dengan syarat ulasan dihapus atau diubah. Kebijakan Google melarang insentif yang dikaitkan dengan ulasan, termasuk untuk mengubah atau menghapus ulasan negatif.

Kalau ulasan jelas melanggar kebijakan Google, misalnya berisi kata kasar atau ditulis oleh orang yang tidak pernah menginap, kamu bisa melaporkannya lewat Profil Bisnis. Bisnis tidak bisa menghapus ulasan sendiri. Google yang menilai apakah ulasan itu melanggar kebijakannya ([Manage customer reviews](https://support.google.com/business/answer/3474050?hl=en)).

## Supaya permintaan ulasan rutin terkirim

Permintaan ulasan sering terlupa karena resepsionis sibuk dengan tamu yang check-in. Pengingat bawaan Autoberes bisa mengirim permintaan ulasan sehari setelah staf menandai tamu sudah check-out, ke semua tamu, dengan link ulasan Google yang kamu isi. Pesan hanya dikirim antara jam 08.00 dan 21.00, dan tamu yang membalas BERHENTI tidak dikirimi pesan apa pun lagi.

## Pertanyaan yang sering muncul

### Bolehkah memberi diskon untuk tamu yang menulis ulasan?

Tidak. Google melarang insentif berupa pembayaran, diskon, atau barang dan jasa gratis sebagai imbalan ulasan, dan Tripadvisor melarang menawarkan atau menjanjikan apa pun sebagai imbalan ulasan, apa pun ratingnya. Insentif tetap dilarang meski kamu tidak meminta bintang 5.

### Bolehkah hanya meminta ulasan dari tamu yang puas?

Tidak. Kebijakan Google menyebut meminta ulasan positif secara selektif sebagai manipulasi rating. Kirim permintaan ulasan yang sama ke semua tamu yang sudah check-out, dan tanggapi keluhan secara terpisah tanpa menahan link ulasan.

### Apakah tamu dari OTA juga boleh dimintai ulasan Google?

Boleh, selama nomor kontaknya memang diberikan dan dipakai untuk urusan menginapnya. Ulasan di OTA sendiri biasanya hanya bisa ditulis oleh tamu yang memesan lewat OTA itu, dan OTA mengirim undangan ulasannya sendiri.

### Bisakah ulasan buruk dihapus?

Bisnis tidak bisa menghapus ulasan pelanggan. Kalau ulasan melanggar kebijakan Google, kamu bisa melaporkannya lewat Profil Bisnis dan Google yang memutuskan. Untuk ulasan buruk yang jujur, balasan yang tenang dan menyebut perbaikan nyata biasanya lebih berguna bagi calon tamu.

### DP booking klinik kecantikan: cara menyusun aturan DP, reschedule, dan pengembalian

https://autoberes.ai/blog/dp-booking-klinik-kecantikan (2026-11-02)

Panduan DP booking klinik kecantikan: kapan DP dipakai, batas bayar, aturan reschedule dan pengembalian, plus contoh pesan WhatsApp yang jelas untuk pasien.

DP booking di klinik kecantikan adalah uang muka yang dibayar pasien untuk mengunci jadwal treatment, lalu dipotong dari total biaya saat pasien datang. DP paling berguna untuk treatment yang memblok dokter, ruangan, atau alat dalam waktu lama. Supaya tidak memicu keluhan, aturannya perlu ditulis lengkap sebelum pasien membayar: berapa, sampai kapan, apa yang terjadi kalau pasien ganti jadwal, dan kapan uangnya kembali.

Artikel ini membahas cara menyusun aturan itu dan cara menyampaikannya lewat WhatsApp. Ini panduan operasional, bukan nasihat hukum. Untuk kebijakan pengembalian uang yang akan dipakai lama, minta penasihat hukum klinik membaca drafnya.

## Kapan klinik perlu memasang DP

Pasang DP hanya untuk slot yang benar-benar rugi kalau kosong. Untuk konsultasi singkat atau treatment yang jadwalnya mudah diisi pasien lain, DP justru bisa membuat calon pasien mundur.

| Jenis slot | Perlu DP? | Alasan |
| --- | --- | --- |
| Konsultasi dokter pertama kali | Biasanya tidak | Durasi pendek, calon pasien masih menimbang |
| Facial atau treatment rutin dengan terapis | Opsional | Mudah diisi dari daftar tunggu |
| Treatment dengan alat yang hanya ada satu unit | Disarankan | Alat ikut terblok selama tindakan |
| Tindakan dokter berdurasi panjang | Disarankan | Dokter dan ruangan terblok lama |
| Slot ramai, misalnya Sabtu atau jam pulang kerja | Disarankan | Banyak pasien lain yang mau slot itu |
| Treatment yang butuh bahan disiapkan sebelum pasien datang | Disarankan | Ada biaya persiapan yang hilang kalau batal |

Putuskan daftar ini bersama dokter penanggung jawab dan owner, lalu tulis di satu dokumen. Admin tidak memutuskan sendiri siapa yang kena DP dan siapa yang tidak.

## Lima hal yang harus tertulis sebelum pasien membayar

Aturan DP yang jelas menjawab lima pertanyaan. Kalau salah satunya kosong, pertanyaan itu akan muncul belakangan, biasanya saat pasien sudah kesal.

1. **Besar DP.** Nominal tetap atau persentase dari harga treatment, dan pernyataan bahwa DP dipotong dari total biaya.
2. **Batas bayar.** Jam dan tanggal yang jelas, misalnya "Jumat jam 20.00", bukan "secepatnya". Tulis juga apa yang terjadi kalau lewat batas: slot dilepas.
3. **Ganti jadwal.** Sampai kapan pasien boleh pindah jadwal tanpa kehilangan DP, dan berapa kali.
4. **Batal atau tidak datang.** Apa yang terjadi pada DP kalau pasien membatalkan mendadak atau tidak datang tanpa kabar.
5. **Kalau klinik yang membatalkan.** Misalnya dokter berhalangan atau alat rusak. Di sini DP sebaiknya dikembalikan penuh atau dipindah ke jadwal baru, sesuai pilihan pasien.

Tulis kelima hal ini sama persis di WhatsApp, Instagram, dan meja depan. Pasien yang membaca versi berbeda di dua tempat akan memilih versi yang paling menguntungkan dirinya, dan wajar kalau begitu.

## DP hangus: hati-hati dengan kalimat mutlak

Kami tidak menemukan peraturan yang khusus mengatur DP booking treatment di klinik. Yang berlaku adalah kesepakatan yang ditulis jelas kepada pasien. Meski begitu, ada aturan umum yang perlu diperhatikan saat menyusun kalimatnya.

UU Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen mendefinisikan klausula baku sebagai aturan atau syarat yang disiapkan sepihak oleh pelaku usaha dan wajib dipenuhi konsumen (Pasal 1 angka 10). Pasal 18 ayat (1) huruf c melarang klausula baku yang "menyatakan bahwa pelaku usaha berhak menolak penyerahan kembali uang yang dibayarkan atas barang dan/atau jasa yang dibeli oleh konsumen". Pasal 18 ayat (2) juga melarang klausula baku yang letaknya sulit terlihat, tidak bisa dibaca jelas, atau sulit dimengerti ([UU 8/1999, JDIH BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/45288/uu-no-8-tahun-1999)).

Apakah pasal ini berlaku persis untuk DP treatment klinik, kami belum menemukan penjelasan resminya. Yang jelas aman secara operasional:

- Hindari kalimat seperti "DP tidak dapat dikembalikan dengan alasan apa pun".
- Kaitkan DP yang tidak kembali dengan kondisi yang spesifik, misalnya "batal kurang dari [batas waktu] sebelum jadwal" atau "tidak datang tanpa kabar".
- Beri jalan keluar yang adil sebelum DP hangus, misalnya satu kali ganti jadwal gratis kalau dikabari sebelum batas.
- Kirim aturannya di pesan yang sama dengan nomor rekening, bukan di tautan terpisah yang jarang dibuka.

Pasal 4 huruf c undang-undang yang sama menyebut hak konsumen atas informasi yang benar, jelas, dan jujur. Pesan konfirmasi yang memuat aturan DP secara utuh adalah cara paling sederhana untuk memenuhinya.

<Note>Batas yang tegas ada di UU 17/2023 tentang Kesehatan Pasal 174 ayat (2): dalam kondisi gawat darurat, fasilitas pelayanan kesehatan dilarang menolak pasien atau meminta uang muka ([UU 17/2023, JDIH BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/258028/uu-no-17-tahun-2023)). DP hanya untuk jadwal treatment yang direncanakan. Pasien yang menghubungi klinik dengan keluhan seperti bengkak membesar, sesak, atau reaksi alergi setelah tindakan langsung dioper ke dokter, tanpa bicara soal pembayaran.</Note>

## Contoh pesan WhatsApp untuk setiap tahap

Pesan di bawah bisa disalin. Ganti bagian dalam kurung siku dengan aturan klinikmu sebelum dikirim.

### Konfirmasi booking dengan aturan DP lengkap

**Templat: Konfirmasi booking dan aturan DP**

> Halo Kak [Nama], jadwalnya sudah saya siapkan:
>
> Treatment: [Nama Treatment]
> Dokter/terapis: [Nama]
> Hari, tanggal: [Hari, tanggal], jam [jam] WIB
>
> Untuk mengunci jadwal ini ada DP Rp[nominal], nanti dipotong dari total biaya.
> Batas bayar: [hari] jam [jam]. Kalau lewat batas, jadwalnya kami lepas untuk pasien lain.
>
> Aturan DP:
> 1. Ganti jadwal gratis 1 kali kalau dikabari paling lambat [batas waktu].
> 2. Batal kurang dari [batas waktu] sebelum jadwal atau tidak datang tanpa kabar: [aturan klinikmu].
> 3. Kalau klinik yang membatalkan, DP dikembalikan penuh atau dipindah ke jadwal baru, Kakak yang pilih.
>
> Pembayaran ke [nama bank], a.n. [nama klinik sesuai rekening], [nomor rekening klinik].
> Setelah transfer, kirim foto bukti transfernya di chat ini ya, Kak.

Nomor rekening yang dikirim adalah rekening klinik, bukan rekening pribadi admin. Jangan pernah meminta pasien mengirim nomor kartu atau nomor rekening lengkap miliknya. Kebijakan WhatsApp Business juga melarang bisnis meminta orang membagikan nomor kartu pembayaran atau nomor rekening keuangan lengkap ([WhatsApp Business Policy](https://whatsappbusiness.com/policy/)).

### Pengingat sebelum batas bayar

Kirim satu pengingat beberapa jam sebelum batas, bukan berkali-kali.

**Templat: Pengingat batas bayar DP**

> Halo Kak [Nama], mengingatkan DP untuk [Nama Treatment] hari [hari] jam [jam] belum kami terima. Batas bayarnya hari ini jam [jam].
>
> Kalau Kakak berubah pikiran atau mau pindah hari, balas saja di sini, nanti saya bantu carikan jadwal lain.

### Slot dilepas karena DP tidak masuk

**Templat: Jadwal dilepas**

> Halo Kak [Nama], karena DP belum masuk sampai [jam] tadi, jadwal [Nama Treatment] hari [hari] sudah kami lepas.
>
> Kalau masih mau treatment, balas pesan ini dan saya cek jadwal yang kosong.

Nada pesan ini netral. Pasien yang lupa bayar sering masih ingin datang, dan pesan yang menyalahkan membuat mereka pindah ke klinik lain.

### DP sudah diterima

**Templat: DP diterima**

> DP Rp[nominal] sudah kami terima, Kak [Nama]. Terima kasih.
>
> Jadwal Kakak terkunci: [Nama Treatment], [hari, tanggal] jam [jam] WIB dengan [Nama].
> Sisa pembayaran Rp[sisa] dibayar di klinik setelah treatment.
>
> Kalau perlu ganti jadwal, kabari paling lambat [batas waktu] ya.

### Pasien minta ganti jadwal

**Templat: Ganti jadwal, DP dipindah**

> Bisa, Kak. DP Kakak ikut pindah ke jadwal baru. Yang masih kosong:
>
> 1. [Hari, tanggal] jam [jam]
> 2. [Hari, tanggal] jam [jam]
> 3. [Hari, tanggal] jam [jam]
>
> Pilih nomornya ya. Ini ganti jadwal pertama, jadi tidak ada potongan DP.

Sebelum menawarkan jam, cek dokter atau terapis, ruangan, dan alat yang dibutuhkan treatment itu. Pilihan jam yang ternyata bentrok lebih merugikan daripada balasan yang telat beberapa menit. Templat reschedule tanpa DP ada di artikel [template balasan WhatsApp klinik kecantikan](/blog/template-balasan-whatsapp-klinik-kecantikan).

### Pasien batal mendadak dan minta DP kembali

Ini percakapan yang paling sering berakhir buruk. Jawab dengan aturan yang sudah dikirim di awal, tawarkan pilihan yang memang ada, dan jangan memutuskan pengecualian sendiri.

**Templat: Batal mendadak, minta DP kembali**

> Saya paham, Kak [Nama]. Sesuai aturan di pesan konfirmasi tanggal [tanggal], pembatalan kurang dari [batas waktu] sebelum jadwal [aturan klinikmu].
>
> Yang bisa saya bantu sekarang: [contoh: memindahkan DP ke jadwal lain dalam [periode]].
>
> Kalau ada kondisi khusus, misalnya sakit, saya teruskan ke [owner/manajer klinik] untuk dipertimbangkan, dan kami kabari paling lambat [waktu].

Pengecualian karena sakit, keadaan darurat keluarga, atau alasan lain diputuskan oleh owner atau manajer, lalu dicatat. Kalau dua pasien dengan alasan sama diperlakukan berbeda, keluhan berikutnya tinggal menunggu waktu.

### Klinik yang membatalkan

**Templat: Klinik membatalkan jadwal**

> Halo Kak [Nama], mohon maaf, [dr. Nama/terapis] berhalangan pada [hari, tanggal] karena [alasan singkat]. Jadwal Kakak terpaksa kami batalkan.
>
> DP Rp[nominal] bisa:
> 1. dipindah ke jadwal lain, atau
> 2. dikembalikan penuh ke rekening Kakak.
>
> Kakak pilih yang mana? Kalau pilih nomor 2, mohon kirim nama bank dan nama pemilik rekening, nanti kami proses dalam [jangka waktu].

## Mencatat DP supaya tidak ada yang tercecer

DP yang hanya tercatat di chat akan hilang di antara ratusan pesan. Buat satu tabel sederhana yang diisi setiap kali ada DP masuk atau keluar:

| Kolom | Isi |
| --- | --- |
| Nama pasien dan nomor WhatsApp | Sesuai data registrasi |
| Treatment dan jadwal | Hari, tanggal, jam, dokter atau terapis |
| Nominal dan tanggal masuk | Dicocokkan dengan mutasi rekening klinik, bukan hanya foto bukti transfer |
| Status | Menunggu, diterima, dipindah, dikembalikan, tidak kembali |
| Catatan keputusan | Siapa yang menyetujui pengecualian dan alasannya |

Cocokkan tabel ini dengan mutasi rekening setiap sore. Foto bukti transfer bisa salah kirim atau diedit, jadi status "diterima" diisi setelah uangnya benar-benar masuk.

Kalau pencatatan ini mulai memakan banyak waktu admin, bagian berulangnya bisa diambil alih Autoberes: booking dicatat dengan status menunggu DP, dan kalau lewat batas belum dibayar, slotnya dilepas lalu ditawarkan ke pasien di daftar tunggu secara berurutan. Detailnya ada di halaman [klinik kecantikan](/klinik-kecantikan).

## Daftar cek sebelum aturan DP dipakai

- Daftar treatment yang kena DP sudah disetujui dokter penanggung jawab dan owner.
- Kelima aturan (besar, batas bayar, ganti jadwal, batal, klinik membatalkan) tertulis di satu dokumen.
- Tidak ada kalimat mutlak bahwa DP tidak kembali dalam kondisi apa pun.
- Aturan dikirim di pesan yang sama dengan nomor rekening klinik.
- Teks yang sama dipakai di WhatsApp, Instagram, dan meja depan.
- Ada satu orang yang berwenang memutuskan pengecualian.
- DP dicocokkan dengan mutasi rekening setiap hari.
- Pasien dengan keluhan darurat tidak pernah ditanya soal DP.

## Pertanyaan yang sering muncul

### Berapa besar DP yang wajar untuk klinik kecantikan?

Tidak ada angka resmi. Klinik biasanya menyesuaikan dengan harga treatment dan kerugian kalau slot kosong. Yang lebih penting dari angkanya adalah aturan yang jelas soal batas bayar, ganti jadwal, dan pengembalian.

### Bolehkah klinik menulis "DP hangus kalau batal"?

Boleh menulis kondisi kapan DP tidak dikembalikan, asalkan kondisinya spesifik dan disampaikan sebelum pasien membayar. Hindari kalimat bahwa uang tidak dikembalikan dalam kondisi apa pun. UU Perlindungan Konsumen Pasal 18 ayat (1) huruf c melarang pelaku usaha mencantumkan klausula baku yang menyatakan berhak menolak mengembalikan uang konsumen, dan kalimat mutlak seperti itu mirip sekali dengan bunyi pasal tersebut.

### Apakah DP perlu untuk konsultasi pertama?

Umumnya tidak. Calon pasien yang baru mau konsultasi masih menimbang, dan DP di tahap ini bisa membuat mereka batal bertanya. DP lebih masuk akal untuk treatment yang memblok dokter, ruangan, atau alat dalam waktu lama.

### Bagaimana kalau pasien sudah transfer tapi slotnya sudah dilepas?

Cek dulu mutasi rekening dan jam transfernya. Kalau uang masuk sebelum batas, kembalikan slotnya atau tawarkan jadwal setara. Kalau masuk setelah batas, tawarkan jadwal lain atau kembalikan DP penuh, karena slot yang dibayar memang sudah tidak ada.

### Cara follow up calon pembeli mobil bekas lewat WhatsApp, lengkap dengan contoh chat

https://autoberes.ai/blog/follow-up-calon-pembeli-mobil-bekas (2026-11-02)

Kapan dan bagaimana sales showroom mobil bekas menghubungi lagi calon pembeli: setelah tanya unit, setelah test drive, setelah nego, dan saat unit sudah terjual.

Calon pembeli mobil bekas jarang memutuskan di chat pertama. Biasanya mereka bertanya ke beberapa showroom sekaligus, membandingkan harga dan kondisi, berdiskusi dengan keluarga, lalu mengecek pilihan pembiayaan. Showroom yang menghubungi lagi dengan alasan yang jelas punya peluang lebih besar diingat saat calon pembeli siap.

Panduan ini membagi follow up menurut tahap calon pembeli, dengan contoh chat yang bisa disesuaikan.

## Catat dulu, baru follow up

Follow up yang baik bergantung pada catatan dari chat pertama. Setiap calon pembeli sebaiknya punya catatan singkat:

- Unit yang ditanyakan (merek, tipe, tahun, warna, nomor stok)
- Cara bayar yang disebut: tunai, kredit, atau tukar tambah
- Hal yang ditanyakan atau dikhawatirkan: kilometer, riwayat servis, banjir, pajak, surat
- Tahap terakhir: baru tanya, sudah lihat foto, sudah test drive, sudah nego
- Tanggal follow up berikutnya dan alasannya

Tanpa catatan ini, follow up berubah jadi pesan umum seperti "Jadi ambil, Kak?" yang mudah diabaikan. Catatan bisa disimpan di label WhatsApp Business, spreadsheet, atau sistem showroom. Yang penting semua sales membaca sumber yang sama.

## Tahap 1: baru tanya unit, belum membalas lagi

Calon pembeli bertanya harga, sales menjawab, lalu chat berhenti. Follow up pertama sebaiknya membawa informasi baru tentang unit itu, bukan sekadar menanyakan kabar.

**Templat: Follow up hari berikutnya, tambah informasi**

> Selamat siang Pak [Nama], saya [Nama Sales] dari [Nama Showroom]. Kemarin Bapak tanya [Merek Tipe Tahun] warna [warna].
>
> Saya tambahkan foto bagian dalam dan kolong mesin, plus catatan servis terakhir [bulan tahun] di [bengkel]. Kilometer [angka] km, pajak hidup sampai [bulan tahun].
>
> Kalau mau lihat langsung, unitnya ada di showroom [alamat singkat]. Bapak lebih cocok hari kerja atau akhir pekan?

Pertanyaan di akhir memberi dua pilihan, sehingga calon pembeli cukup menjawab satu kata.

Kalau tetap tidak ada balasan, satu pesan lagi beberapa hari kemudian sudah cukup. Setelah itu berhenti dan tandai calon pembeli sebagai tidak aktif. Pesan berulang tanpa balasan mudah dianggap mengganggu, dan calon pembeli bisa memblokir atau melaporkan nomor showroom.

**Templat: Follow up terakhir untuk yang belum membalas**

> Pak [Nama], saya tidak akan mengganggu lagi soal [Merek Tipe]. Kalau nanti Bapak mencari unit lain, misalnya [tipe sejenis] di kisaran harga yang sama, kabari saya saja di nomor ini. Terima kasih.

## Tahap 2: sudah janji lihat unit atau test drive

Jadwal test drive yang hanya disepakati di chat mudah terlupa. Kirim konfirmasi berisi detail lengkap, lalu pengingat di hari yang sama.

**Templat: Konfirmasi jadwal lihat unit**

> Siap Pak [Nama], jadwal lihat dan test drive [Merek Tipe Tahun] sudah saya catat:
>
> Hari, tanggal: [Hari, tanggal]
> Jam: [jam] WIB
> Lokasi: [Nama Showroom], [alamat + tautan Maps]
> Bertemu dengan: [Nama Sales], [nomor]
>
> Mohon bawa SIM A untuk test drive. Kalau ada perubahan jam, kabari saya ya, Pak.

Sebelum mengonfirmasi, pastikan unit itu tidak sedang dijadwalkan untuk calon pembeli lain di jam yang sama, tidak sedang di bengkel atau salon, dan sales yang ditunjuk memang masuk hari itu. Calon pembeli yang datang dan mendapati unitnya tidak ada jarang mau kembali.

**Templat: Pengingat di hari test drive**

> Selamat pagi Pak [Nama], mengingatkan jadwal lihat [Merek Tipe] hari ini jam [jam] di [Nama Showroom]. Unit sudah kami siapkan. Sampai ketemu, Pak.

## Tahap 3: sudah test drive, belum memutuskan

Ini follow up yang paling berharga. Calon pembeli sudah melihat unit, berarti minatnya nyata. Hubungi lagi pada hari yang sama atau besoknya, dan tanyakan apa yang menahan keputusan.

**Templat: Setelah test drive**

> Pak [Nama], terima kasih sudah datang hari ini. Bagaimana kesan Bapak dengan [Merek Tipe] tadi?
>
> Kalau ada yang masih mengganjal, misalnya kondisi tertentu, surat-surat, atau cara bayar, sampaikan saja. Saya bantu cek supaya Bapak bisa memutuskan dengan tenang.

Jawaban calon pembeli biasanya masuk ke salah satu dari empat kelompok. Siapkan balasan untuk masing-masing.

| Keberatan | Yang bisa sales lakukan |
| --- | --- |
| Harga | Jelaskan dasar harga (kondisi, kilometer, kelengkapan). Kalau ada ruang nego, sebut angkanya setelah disetujui owner, bukan janji di chat. |
| Kondisi unit | Tawarkan inspeksi oleh bengkel pilihan calon pembeli, atau kirim hasil inspeksi yang sudah ada. |
| Surat dan pajak | Kirim foto STNK dan BPKB (dengan nomor penting ditutup), jelaskan status pajak dan biaya balik nama yang ditanggung siapa. |
| Cara bayar | Jelaskan pilihan tunai, kredit lewat mitra leasing, atau tukar tambah. Simulasi cicilan selalu ditandai sebagai perkiraan, angka final dari leasing. |

## Tahap 4: sudah nego, lalu menghilang

Calon pembeli yang menghilang setelah nego biasanya sedang membandingkan dengan tawaran lain atau menunggu dana. Satu pesan yang menegaskan tawaran terakhir dan batas waktunya lebih efektif daripada beberapa pesan pendek.

**Templat: Menegaskan tawaran terakhir**

> Pak [Nama], untuk [Merek Tipe Tahun] harga yang bisa kami berikan Rp[harga], sudah termasuk [contoh: balik nama dan servis ringan].
>
> Harga ini berlaku sampai [hari, tanggal]. Setelah itu unit kembali kami tawarkan ke calon pembeli lain dengan harga normal. Kalau Bapak butuh waktu lebih atau ingin dicarikan unit lain, kabari saja.

Batas waktu yang disebut harus benar. Kalau tawaran sebenarnya tidak berakhir pada tanggal itu, jangan menulis batas waktu.

## Kalau calon pembeli tertarik kredit

Banyak calon pembeli mobil bekas memakai pembiayaan dari perusahaan leasing. Sales boleh menjelaskan bahwa kredit tersedia dan membantu menghitung perkiraan, tapi persetujuan, bunga, dan cicilan final datang dari leasing setelah survei.

Perusahaan jasa keuangan, termasuk perusahaan pembiayaan, terikat POJK 22/2023 tentang Pelindungan Konsumen. Pasal 39 melarang mereka menawarkan produk lewat sarana komunikasi pribadi, seperti WhatsApp atau telepon, tanpa persetujuan calon konsumen, dan membatasi komunikasi penawaran pada Senin sampai Sabtu di luar hari libur nasional, pukul 08.00 sampai 18.00 waktu setempat, kecuali atas persetujuan atau permintaan konsumen ([POJK 22/2023, OJK](https://ojk.go.id/id/regulasi/Pages/Pelindungan-Konsumen-dan-Masyarakat-di-Sektor-Jasa-Keuangan.aspx)).

Aturan itu ditujukan kepada perusahaan jasa keuangan, bukan showroom. Showroom yang membantu pengajuan kredit ke mitra leasing tetap sebaiknya mengikuti cara yang sama, karena leasing biasanya meminta mitranya patuh: tawarkan simulasi kredit hanya kepada calon pembeli yang bertanya atau setuju, kirim di jam kerja tersebut, dan berhenti saat calon pembeli menolak.

**Templat: Menjawab pertanyaan kredit**

> Bisa kredit, Pak. Sebagai gambaran, untuk [Merek Tipe] harga Rp[harga] dengan DP Rp[DP] dan tenor [tenor] bulan, perkiraan cicilan sekitar Rp[angka] per bulan.
>
> Ini perkiraan, angka final dari [Nama Leasing] setelah survei dan persetujuan. Kalau Bapak mau lanjut, saya bantu ajukan dan leasing akan menghubungi Bapak untuk survei.

## Saat unit yang ditanyakan sudah terjual

Calon pembeli yang terlambat tetap calon pembeli. Kabari dengan jujur dan tawarkan unit yang mirip.

**Templat: Unit sudah terjual**

> Pak [Nama], mohon maaf, [Merek Tipe] yang Bapak tanyakan sudah terjual kemarin.
>
> Yang mirip dan masih ada: [Merek Tipe Tahun], kilometer [angka], harga Rp[harga]. Mau saya kirimkan fotonya?

## Jadwal follow up yang masuk akal

| Tahap | Follow up | Berhenti kalau |
| --- | --- | --- |
| Baru tanya, tidak membalas | Hari berikutnya, lalu sekali lagi beberapa hari kemudian | Dua pesan tanpa balasan |
| Janji lihat unit | Konfirmasi saat janji dibuat, pengingat di hari H | Calon pembeli membatalkan |
| Sudah test drive | Hari yang sama atau besoknya | Calon pembeli bilang tidak jadi |
| Sudah nego | Satu pesan dengan tawaran terakhir dan batas waktunya | Batas waktu lewat |
| Unit terjual | Saat itu juga, dengan unit pengganti | Calon pembeli tidak tertarik |

Hormati jam kirim. Pesan follow up dikirim di jam kerja yang wajar, bukan malam hari, dan calon pembeli yang meminta berhenti dihubungi tidak dikirimi pesan lagi. Kebijakan WhatsApp Business juga hanya membolehkan bisnis menghubungi orang yang memberikan nomornya dan sudah memberi izin ([WhatsApp Business Messaging Policy](https://whatsappbusiness.com/policy/)), jadi jangan mengirim pesan ke nomor dari daftar yang dibeli atau disalin dari grup.

## Membagi pekerjaan antara sales dan sistem

Bagian yang berulang dari follow up (menjawab pertanyaan unit dari katalog, menjadwalkan test drive saat unit dan sales kosong, pengingat, dan simulasi cicilan berlabel perkiraan) bisa dijalankan Autoberes, sementara nego harga dan keputusan akhir tetap di tangan sales. Rinciannya ada di halaman [showroom mobil](/showroom-mobil) dan [cara kerja](/cara-kerja).

### Cara mengatur jadwal test drive mobil di showroom supaya tidak bentrok

https://autoberes.ai/blog/jadwal-test-drive-mobil-tanpa-bentrok (2026-11-02)

Langkah praktis showroom mobil baru dan bekas menjadwalkan test drive lewat WhatsApp: durasi slot, satu unit satu jadwal, konfirmasi, pengingat, dan reschedule.

Jadwal test drive tidak bentrok kalau showroom memegang satu aturan: satu unit dan satu sales hanya untuk satu janji di satu slot waktu, dan slot itu dicek sebelum dijanjikan ke pembeli. Bentrok hampir selalu terjadi karena dua orang menjanjikan jam yang sama dari dua tempat berbeda, misalnya sales di showroom dan admin di WhatsApp.

Panduan ini membahas cara menyusun slot, mencatat janji, mengonfirmasi, dan menangani pembeli yang terlambat atau minta ganti jadwal.

## Kenapa jadwal test drive sering bentrok

Bentrok terjadi karena sumber jadwalnya lebih dari satu. Contoh yang sering terjadi:

- Sales A menjanjikan Avanza 2019 hari Sabtu jam 10 lewat chat pribadinya.
- Admin menjawab chat iklan dan menjanjikan unit yang sama di jam yang sama.
- Unit demo mobil baru sedang dibawa ke pameran, tapi tidak ada yang mencatat.
- Unit bekas sudah terjual Jumat sore, padahal ada dua janji test drive untuk Sabtu.

WhatsApp sendiri tidak punya fitur booking janji temu bawaan ([respond.io](https://respond.io/id/blog/whatsapp-appointment-booking)). Jadi jadwal harus disimpan di tempat lain, dan semua orang yang menjanjikan test drive membaca tempat yang sama.

## Langkah 1: tentukan durasi slot

Durasi slot test drive yang realistis mencakup waktu persiapan, perjalanan, dan ngobrol setelahnya, bukan cuma waktu menyetir. Moladin menyarankan calon pembeli menyediakan waktu setidaknya 30 sampai 45 menit untuk mencoba mobil dalam berbagai situasi ([Moladin](https://moladin.com/blog/test-drive-adalah/)). Tambahkan waktu untuk menyiapkan unit, menjelaskan fitur, dan membahas hasilnya.

Contoh pembagian slot yang bisa disesuaikan:

| Jenis janji | Contoh durasi slot | Catatan |
| --- | --- | --- |
| Lihat unit saja | 30 menit | Tanpa keluar showroom |
| Test drive rute pendek | 60 menit | Rute sekitar showroom |
| Test drive rute pembeli | 90 menit | Termasuk tanjakan atau tol, kalau showroom mengizinkan |
| Inspeksi bersama mekanik pembeli | 90 menit | Untuk mobil bekas |

Angka di tabel adalah contoh, bukan standar. Ukur sendiri berapa lama test drive di showroommu biasanya berlangsung selama dua minggu, lalu pakai angka itu.

## Langkah 2: satu unit, satu sales, satu slot

Setiap janji test drive mengunci dua hal sekaligus: unitnya dan sales pendampingnya. Sebelum menjanjikan jam, cek keduanya.

1. **Cek unit.** Apakah unit itu tersedia di jam tersebut? Tidak sedang dipakai test drive lain, tidak sedang di bengkel atau salon, belum terjual atau sedang ditahan dengan tanda jadi.
2. **Cek sales.** Apakah ada sales yang bertugas dan kosong di jam itu?
3. **Beri jeda.** Sisakan waktu di antara dua test drive untuk unit yang sama, misalnya untuk mengisi bensin, merapikan kabin, atau mengembalikan posisi kursi.
4. **Tawarkan dua pilihan jam.** Pembeli lebih cepat memutuskan kalau diberi dua pilihan, dibanding pertanyaan terbuka "mau jam berapa?".

Untuk mobil baru, unit test drive biasanya unit demo, bukan unit yang akan dikirim ke pembeli. Catat unit demo per varian, karena satu varian mungkin hanya punya satu unit demo untuk semua sales.

**Templat: Menawarkan jam test drive**

> Bisa, Kak. Untuk Xpander Ultimate 2020 hari Sabtu, jam 10.00 sudah ada yang test drive. Yang masih kosong jam 11.00 atau 13.30, ditemani [Nama Sales].
>
> Kakak pilih yang mana?

## Langkah 3: catat janji di satu tempat

Satu tempat catatan untuk semua janji adalah syarat utama jadwal tanpa bentrok. Bentuknya bisa kalender bersama, spreadsheet, atau sistem showroom. Yang penting, setiap janji punya data berikut:

- Nama dan nomor WhatsApp calon pembeli
- Unit (merek, tipe, tahun, warna, nomor stok atau nomor polisi)
- Tanggal, jam mulai, jam selesai
- Sales pendamping
- Sumber leads (iklan, walk-in, referensi)
- Catatan khusus: bawa mekanik sendiri, mau coba rute tol, tanya tukar tambah

Aturan tim yang perlu disepakati: tidak ada yang boleh menjanjikan jam test drive sebelum menulisnya di catatan bersama. Janji lewat chat pribadi yang tidak dicatat adalah sumber bentrok paling umum.

## Langkah 4: konfirmasi segera setelah setuju

Konfirmasi tertulis berisi semua yang perlu pembeli tahu, dikirim begitu ia memilih jam. Moladin juga menyarankan calon pembeli mengonfirmasi jadwal dengan dealer supaya test drive berjalan lancar ([Moladin](https://moladin.com/blog/test-drive-adalah/)), jadi pesan konfirmasi dari showroom menjawab kebutuhan itu sebelum ditanya.

**Templat: Konfirmasi janji test drive**

> Siap, Kak [Nama]. Janji test drive sudah saya catat:
>
> Unit: Xpander Ultimate 2020 abu-abu
> Hari: Sabtu, [tanggal]
> Jam: 11.00 sampai 12.00
> Sales: [Nama Sales], [nomor]
> Alamat: [alamat showroom], [link peta]
>
> Mohon bawa SIM A yang masih berlaku ya, Kak. Kalau ada perubahan jadwal, kabari di chat ini saja.

Persyaratan seperti SIM, KTP, atau batas usia adalah kebijakan masing-masing showroom. Tulis kebijakanmu di pesan konfirmasi supaya pembeli tidak datang lalu ditolak.

## Langkah 5: pengingat sehari dan beberapa jam sebelumnya

Pengingat dikirim di chat yang sama dengan konfirmasi, karena pembeli sudah setuju dihubungi untuk janji itu. Kebijakan WhatsApp Business mensyaratkan izin dari penerima sebelum bisnis mengirim pesan berikutnya ([Kebijakan Pengiriman Pesan WhatsApp Business](https://whatsappbusiness.com/id/policy/)), dan janji test drive yang dibuat pembeli sendiri adalah konteks yang jelas untuk pengingat.

Panduan booking WhatsApp dari respond.io menyarankan pengingat sehari dan satu jam sebelum janji ([respond.io](https://respond.io/id/blog/whatsapp-appointment-booking)). Untuk test drive, satu jam sering terlalu mepet bagi pembeli yang harus menembus macet, jadi pengingat kedua bisa dikirim beberapa jam sebelumnya. Sertakan cara mudah untuk ganti jadwal, supaya pembeli yang berhalangan memberi kabar alih-alih tidak datang.

**Templat: Pengingat H-1**

> Selamat sore Kak [Nama], mengingatkan besok Sabtu jam 11.00 test drive Xpander Ultimate 2020 di [Nama Showroom] bersama [Nama Sales].
>
> Kalau berhalangan, balas "ganti" ya, Kak. Nanti saya carikan jam lain.

Saat memilih jam pengingat, ingat saran Auto2000 kepada calon pembeli: pilih waktu yang tidak terburu-buru dan hindari lalu lintas yang terlalu padat ([Auto2000](https://auto2000.co.id/berita-dan-tips/test-drive-artinya)). Kalau pembeli memilih jam pulang kantor, wajar kalau ia terlambat. Tanyakan saja apakah ia ingin jam yang lebih longgar.

## Langkah 6: terlambat, tidak datang, dan ganti jadwal

Tetapkan aturan sederhana dan tulis di catatan tim supaya semua sales memperlakukan pembeli dengan cara yang sama.

| Situasi | Tindakan |
| --- | --- |
| Pembeli kabar akan terlambat | Tahan slot sampai batas yang disepakati tim, misalnya 15 menit, lalu cek apakah slot berikutnya terganggu |
| Pembeli tidak datang dan tidak kabar | Kirim satu pesan ramah setelah lewat batas tunggu, tawarkan jam lain |
| Pembeli minta ganti jadwal | Hapus janji lama dari catatan dulu, baru tawarkan jam baru |
| Unit terjual sebelum jadwal | Kabari semua pembeli yang punya janji untuk unit itu hari itu juga, tawarkan unit serupa |

**Templat: Pembeli tidak datang**

> Halo Kak [Nama], tadi jam 11.00 kami sudah siapkan Xpander-nya, mungkin Kakak ada keperluan mendadak.
>
> Kalau masih berminat, minggu ini masih ada slot Selasa jam 16.00 atau Kamis jam 10.00. Kabari saja ya, Kak.

Unit yang terjual dengan janji test drive yang masih menggantung adalah kasus yang paling merusak kepercayaan. Begitu unit ditahan dengan tanda jadi atau terjual, cek catatan janji untuk unit itu dan kabari pembelinya sebelum mereka berangkat.

## Kalau jadwal dipegang oleh sistem

Semakin banyak sales dan unit, semakin sulit menjaga jadwal hanya dengan spreadsheet. Pilih sistem yang memeriksa unit dan sales sekaligus sebelum menyimpan janji, bukan sekadar kalender yang menerima janji di jam mana pun.

Autoberes menjadwalkan test drive dari chat WhatsApp dengan pemeriksaan ini: AI menawarkan jam saat unit dan sales sama-sama kosong, dan janji yang bentrok muncul di daftar tugas admin.

## Daftar cek jadwal test drive

- Durasi slot per jenis janji sudah ditetapkan dari data showroom sendiri
- Unit demo mobil baru dan unit bekas tercatat dengan statusnya (tersedia, di bengkel, ditahan, terjual)
- Hanya ada satu tempat catatan janji, dan semua sales membacanya
- Tidak ada janji yang diberikan sebelum dicatat
- Pesan konfirmasi berisi unit, jam, sales, alamat, dan syarat yang harus dibawa
- Pengingat dikirim di chat yang sama
- Aturan terlambat dan tidak datang tertulis
- Unit terjual langsung dicek terhadap janji yang tersisa

## Pertanyaan yang sering muncul

### Berapa lama durasi ideal satu slot test drive?

Tergantung rute dan jenis mobil. Moladin menyarankan calon pembeli menyediakan setidaknya 30 sampai 45 menit untuk mencoba mobil. Showroom perlu menambah waktu persiapan dan diskusi, jadi ukur durasi nyata di showroommu dan pakai angka itu sebagai slot.

### Bagaimana mencegah dua sales menjanjikan unit yang sama?

Sepakati bahwa janji baru dianggap sah setelah tercatat di satu kalender atau sistem bersama, dan semua sales mengecek tempat itu sebelum menjanjikan jam. Janji lewat chat pribadi yang tidak dicatat adalah penyebab bentrok paling umum.

### Perlukah meminta foto SIM sebelum test drive?

Itu kebijakan masing-masing showroom. Kalau showroommu mensyaratkan SIM atau dokumen lain, tulis di pesan konfirmasi supaya pembeli tidak datang tanpa membawanya.

### Kapan sebaiknya mengirim pengingat test drive?

Pola yang umum adalah sehari sebelumnya dan beberapa jam sebelumnya, di chat yang sama dengan konfirmasi. Sertakan cara mudah untuk ganti jadwal.

### Apa yang dilakukan kalau unit terjual padahal masih ada janji test drive?

Kabari semua pembeli yang punya janji untuk unit itu secepatnya, minta maaf, dan tawarkan unit serupa atau jam lain. Jangan tunggu sampai mereka tiba di showroom.

### Kebijakan DP dan pembatalan hotel kecil: cara menulis aturan yang jelas

https://autoberes.ai/blog/kebijakan-dp-dan-pembatalan-hotel (2026-11-02)

Cara menyusun aturan DP, batas bayar, pembatalan, ganti tanggal, dan no-show untuk hotel kecil, dengan contoh kalimat dan rujukan UU Perlindungan Konsumen.

Aturan DP dan pembatalan yang jelas melindungi hotel dari kamar kosong karena tamu batal mendadak, sekaligus melindungi tamu dari kejutan saat minta uangnya kembali. Banyak hotel kecil dan guesthouse sebenarnya sudah punya aturan, tapi hanya di kepala pemilik atau ditulis berbeda di Instagram, WhatsApp, dan papan di meja resepsionis.

Panduan ini membantu kamu menulis aturan itu dalam satu versi, lengkap dengan batas yang perlu diperhatikan dari UU Perlindungan Konsumen. Ini bukan nasihat hukum. Untuk aturan yang menyangkut uang dalam jumlah besar, misalnya booking rombongan atau acara, konsultasikan dengan penasihat hukum.

## Lima hal yang harus ada di aturan DP dan pembatalan

Aturan yang lengkap menjawab lima pertanyaan tamu sebelum mereka membayar: berapa DP-nya, sampai kapan harus dibayar, apa yang terjadi kalau batal, bisa ganti tanggal atau tidak, dan apa yang terjadi kalau tidak datang.

| Bagian | Pertanyaan yang dijawab | Contoh isi |
| --- | --- | --- |
| Besar DP | Berapa yang harus dibayar sekarang? | [50]% dari total, atau [harga 1 malam] |
| Batas bayar | Sampai kapan kamar ditahan? | [3 jam] setelah ringkasan booking dikirim |
| Pembatalan | Uang kembali berapa kalau batal? | Gratis sampai H-[3], setelah itu DP tidak dikembalikan |
| Ganti tanggal | Bisa pindah tanggal? | Sekali, paling lambat H-[3], tergantung ketersediaan |
| Tidak datang | Apa yang terjadi kalau tidak datang tanpa kabar? | DP tidak dikembalikan, kamar dilepas jam [22.00] |

Angka di dalam kurung siku adalah contoh. Tentukan sendiri berdasarkan pola tamu dan musim di hotelmu.

## Menentukan besar DP

Besar DP sebaiknya cukup untuk menutup kerugian kalau kamar kosong karena tamu batal mendadak. Ada dua cara yang umum dipakai:

1. Persentase dari total. Mudah dihitung dan adil untuk tamu yang menginap lama. Kelemahannya, untuk menginap satu malam DP-nya kecil.
2. Harga satu malam pertama. Cocok untuk hotel yang kebanyakan tamunya menginap satu atau dua malam. Kerugian terbesar dari tamu yang batal mendadak memang biasanya malam pertama yang tidak sempat dijual lagi.

Beberapa hotel memakai aturan berbeda untuk musim ramai: DP lebih besar atau pelunasan penuh di muka saat libur panjang dan akhir tahun. Itu boleh, selama aturan itu disebut ke tamu sebelum mereka membayar, bukan setelahnya.

## Menentukan batas bayar

Batas bayar menentukan berapa lama kamar ditahan untuk tamu yang belum transfer. Tanpa batas, kamar bisa tertahan berhari-hari untuk tamu yang tidak jadi, sementara tamu lain yang siap bayar ditolak.

Beberapa pertimbangan:

- Untuk booking jauh hari, beberapa jam sampai satu hari biasanya cukup.
- Untuk booking mendadak (check-in hari ini atau besok), batas yang lebih pendek lebih aman.
- Saat musim ramai, kamar yang ditahan terlalu lama berarti peluang jual yang hilang.

Yang penting, batas waktunya disebut dengan jam yang jelas ("sampai jam 20.00 hari ini"), bukan "secepatnya".

## Menulis aturan pembatalan yang tidak memicu sengketa

Aturan pembatalan harus bisa dibaca dan dipahami tamu sebelum mereka membayar. Ini bukan sekadar sopan santun. UU Perlindungan Konsumen mewajibkan pelaku usaha memberi informasi yang benar, jelas, dan jujur ([UU 8/1999, Pasal 7 huruf b](https://peraturan.bpk.go.id/Details/45288/uu-no-8-tahun-1999)), dan memberi konsumen hak atas informasi tersebut (Pasal 4 huruf c).

Undang-undang yang sama juga mengatur klausula baku, yaitu syarat yang dibuat sepihak oleh pelaku usaha dan harus diterima konsumen. Aturan pembatalan hotel termasuk jenis ini. Dua ketentuan di Pasal 18 yang perlu diperhatikan:

- Pelaku usaha dilarang mencantumkan klausula baku yang menyatakan bahwa pelaku usaha berhak menolak penyerahan kembali uang yang dibayarkan atas barang dan/atau jasa yang dibeli konsumen (Pasal 18 ayat (1) huruf c).
- Pelaku usaha dilarang mencantumkan klausula baku yang letak atau bentuknya sulit terlihat, tidak dapat dibaca secara jelas, atau pengungkapannya sulit dimengerti (Pasal 18 ayat (2)).

Klausula baku yang melanggar ketentuan itu dinyatakan batal demi hukum (Pasal 18 ayat (3)). Teks lengkapnya bisa dibaca di [JDIH BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/45288/uu-no-8-tahun-1999).

Kami tidak menemukan aturan pemerintah yang khusus mengatur besaran DP atau biaya pembatalan hotel. Jadi yang paling aman adalah aturan yang jelas, masuk akal, disebut sebelum tamu membayar, dan tidak berbunyi mutlak. Untuk perbandingan, artikel [Klinik Hukumonline](https://www.hukumonline.com/klinik/a/bisakah-dp-hangus-jika-tidak-melunasi-sisa-pembayaran-lt5c7de2bd2afbb) yang membahas DP dalam jual beli rumah merujuk Pasal 1338 KUH Perdata: perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi para pihak dan harus dilaksanakan dengan itikad baik. Kesepakatan yang tertulis jelas di awal jauh lebih kuat daripada aturan yang baru disebut saat tamu minta uangnya kembali.

Contoh perbandingan kalimat:

| Kurang jelas | Lebih jelas |
| --- | --- |
| DP tidak dapat dikembalikan dengan alasan apa pun. | Pembatalan sampai H-3 sebelum check-in: DP dikembalikan penuh. Pembatalan kurang dari H-3 atau tidak datang: DP tidak dikembalikan. |
| Pembatalan dikenakan biaya. | Pembatalan H-2 sampai H-1: dikenakan biaya sebesar harga 1 malam, sisanya dikembalikan. |
| Refund sesuai kebijakan hotel. | Pengembalian dana ditransfer paling lambat [7] hari kerja ke rekening atas nama pemesan. |
| Ganti tanggal tergantung kondisi. | Ganti tanggal bisa sekali, paling lambat H-3, untuk tanggal dalam [3 bulan] ke depan, selama kamar tersedia. |

Kalimat di kolom kanan menyebut batas waktu, besaran, dan apa yang tamu dapat. Tamu bisa menghitung sendiri konsekuensinya sebelum memutuskan.

Satu hal lagi: tulis juga apa yang terjadi kalau hotel yang membatalkan, misalnya karena kamar rusak atau bentrok booking. Aturan yang adil berlaku dua arah, dan tamu lebih mudah menerima aturan pembatalan kalau hotel juga terikat.

## Contoh aturan lengkap untuk dikirim lewat WhatsApp

Aturan yang dikirim lewat WhatsApp harus singkat dan bisa dibaca di layar ponsel. Simpan versi lengkapnya di website atau dokumen terpisah, lalu kirim versi ringkas ini bersama permintaan DP.

**Templat: Aturan DP dan pembatalan, versi ringkas**

> Info pembayaran dan pembatalan [Nama Hotel]:
>
> DP: [50]% dari total, dibayar paling lambat [3 jam] setelah pesan ini. Lewat batas itu, kamar kami buka lagi untuk tamu lain.
> Pelunasan: saat check-in.
>
> Pembatalan sampai H-3: DP dikembalikan penuh.
> Pembatalan H-2 sampai hari check-in: DP tidak dikembalikan.
> Tidak datang tanpa kabar sampai jam [22.00]: DP tidak dikembalikan dan kamar dilepas.
>
> Ganti tanggal: bisa sekali, paling lambat H-3, selama kamar tersedia.
> Kalau kami yang membatalkan, DP dikembalikan penuh.
>
> Pengembalian dana ditransfer paling lambat [7] hari kerja.

Setelah aturan dikirim, minta tamu menjawab bahwa mereka sudah membaca. Balasan "oke, Kak" di chat yang sama menjadi catatan bahwa aturan sudah disampaikan sebelum pembayaran.

## Template saat tamu minta batal

Saat tamu minta batal, jawab dengan merujuk aturan yang sudah dikirim, sebut angka yang berlaku untuk kasusnya, dan tawarkan ganti tanggal kalau memungkinkan. Ganti tanggal sering lebih baik untuk kedua pihak daripada pembatalan.

**Templat: Pembatalan masih dalam batas gratis**

> Baik Kak [Nama], pembatalan untuk [14 sampai 16 Nov] kami proses.
>
> Karena pembatalan dilakukan lebih dari 3 hari sebelum check-in, DP Rp[nominal] dikembalikan penuh. Mohon kirim nomor rekening atas nama pemesan, dan dana kami transfer paling lambat [tanggal].

**Templat: Pembatalan lewat batas, tawarkan ganti tanggal**

> Kak [Nama], sesuai aturan yang kami kirim saat booking, pembatalan kurang dari 3 hari sebelum check-in membuat DP tidak dapat dikembalikan.
>
> Sebagai pilihan, bookingnya bisa kami pindahkan ke tanggal lain dalam [3 bulan] ke depan tanpa biaya, selama kamar tersedia. DP Rp[nominal] tetap berlaku untuk tanggal baru.
>
> Kakak mau pindah tanggal atau tetap dibatalkan?

Untuk alasan darurat (sakit, duka, bencana), beri resepsionis wewenang yang jelas: boleh langsung menawarkan ganti tanggal, tapi keputusan pengembalian di luar aturan dioper ke pemilik atau manajer. Tulis siapa yang memutuskan dan berapa lama tamu menunggu jawaban.

## Booking dari OTA mengikuti aturan OTA

Booking yang masuk dari Traveloka, Tiket.com, Agoda, atau Booking.com mengikuti kebijakan pembatalan yang kamu pasang di ekstranet OTA tersebut, dan pengembalian dananya diproses lewat OTA. Jangan menjanjikan aturan berbeda di WhatsApp untuk tamu yang booking lewat OTA, karena tamu akan mengajukan pembatalan ke OTA dan resepsionis tidak bisa mengubah hasilnya.

Kalau tamu OTA menghubungi WhatsApp untuk batal, arahkan dengan sopan ke aplikasi tempat mereka memesan, dan catat di kalender kamar supaya kamarnya tidak dijual dua kali saat pembatalan itu diproses.

## Menjalankan aturan DP setiap hari

Aturan yang bagus tetap bocor kalau batas bayar tidak dipantau. Kamar ditahan, tamu tidak transfer, dan tidak ada yang ingat melepasnya sampai tamu lain bertanya. Autoberes bisa menjalankan bagian ini: DP dihitung sebagai persentase dari total, ditagih di chat dengan batas bayar, dan kalau lewat batas belum dibayar, kamar dilepas lagi dan staf dikabari. Yang ditagih otomatis hanya DP. Pelunasan, pengembalian dana, dan permintaan batal di luar aturan tetap diurus staf.

## Pertanyaan yang sering muncul

### Bolehkah hotel menulis "DP tidak dapat dikembalikan"?

Kalimat mutlak seperti "tidak dapat dikembalikan dengan alasan apa pun" berisiko bersinggungan dengan larangan klausula baku di Pasal 18 UU 8/1999, yang melarang klausula baku tentang hak pelaku usaha menolak mengembalikan uang konsumen. Lebih aman menulis aturan bertahap dengan batas waktu yang jelas, misalnya DP kembali penuh kalau batal sampai H-3, dan tidak kembali kalau batal setelahnya. Untuk kepastian, tanyakan ke penasihat hukum.

### Berapa besar DP yang wajar untuk hotel kecil?

Tidak ada angka resmi. Yang umum dipakai adalah persentase dari total atau harga satu malam pertama. Pilih yang cukup menutup kerugian kalau kamar kosong karena tamu batal mendadak, dan sesuaikan untuk musim ramai.

### Apakah aturan pembatalan harus sama untuk WhatsApp dan OTA?

Tidak harus sama, tapi masing-masing harus jelas di salurannya. Booking OTA mengikuti kebijakan yang kamu pasang di ekstranet OTA. Booking langsung mengikuti aturan yang kamu kirim di chat. Yang perlu dihindari adalah menjanjikan aturan WhatsApp kepada tamu yang memesan lewat OTA.

### Kapan aturan pembatalan harus dikirim ke tamu?

Sebelum tamu membayar DP, idealnya bersama ringkasan booking atau permintaan DP. Aturan yang baru dikirim setelah tamu transfer lebih sulit dijadikan pegangan saat ada perselisihan.

### Cara mengurangi pasien tidak datang (no-show) di klinik gigi

https://autoberes.ai/blog/mengurangi-pasien-tidak-datang-klinik-gigi (2026-11-02)

Langkah praktis untuk klinik gigi: konfirmasi saat booking, pengingat H-1, aturan DP, daftar tunggu untuk slot kosong, dan cara mencatat no-show supaya polanya terlihat.

Satu pasien yang tidak datang berarti kursi dental, dokter gigi, dan asisten menganggur selama durasi tindakan itu, padahal slotnya bisa dipakai pasien lain. Untuk tindakan panjang seperti perawatan saluran akar atau pemasangan behel, kerugiannya terasa sampai akhir hari.

No-show tidak bisa dihapus sama sekali, tapi sebagian besar penyebabnya bisa ditangani dengan prosedur meja depan yang rapi.

## Kenapa pasien gigi tidak datang

Penelitian tentang alasan pasien melewatkan janji gigi menunjukkan pola yang mirip: lupa menempati urutan atas.

- Survei terhadap 136 pasien di klinik gigi tiga rumah sakit militer di Arab Saudi menemukan 58,1% responden pernah melewatkan janji gigi. Alasan terbanyak adalah lupa (24,3%), disusul tidak bisa izin kerja (15,4%) ([Cureus, 2018](https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC5963945/)).
- Survei terhadap 294 orang tua pasien di klinik gigi anak di India menemukan 52,0% pernah melewatkan janji. Lupa jadwal dan anak sedang ujian sama-sama tercatat 17,0%. Orang tua yang hanya mengandalkan ingatan punya tingkat tidak datang paling tinggi ([International Journal of Clinical Pediatric Dentistry, 2018](https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC6102432/)).

Angka di atas adalah proporsi responden yang pernah melewatkan janji, bukan tingkat no-show per janji, dan berasal dari luar Indonesia. Gunanya untuk melihat jenis alasannya. Untuk angka klinikmu sendiri, catat no-show selama beberapa minggu (caranya di bagian akhir).

Dari pola itu, ada tiga kelompok penyebab yang bisa ditangani klinik: pasien lupa, pasien berhalangan tapi tidak memberi kabar, dan pasien yang sejak awal belum benar-benar berkomitmen pada jadwal itu.

## 1. Konfirmasi yang lengkap saat booking

Pengingat dimulai saat booking dibuat. Pesan konfirmasi yang lengkap menjadi catatan yang bisa dicari pasien di ponselnya.

**Templat: Konfirmasi booking klinik gigi**

> Halo [Nama Pasien], jadwal Anda sudah tercatat:
>
> Tindakan: [contoh: scaling dan pemeriksaan]
> Dokter: drg. [Nama]
> Hari, tanggal: [Hari, tanggal]
> Jam: [jam] WIB, perkiraan durasi [durasi] menit
> Alamat: [alamat singkat + tautan Maps]
>
> Mohon datang 10 menit lebih awal. Kalau berhalangan, kabari kami paling lambat [batas waktu] supaya jadwalnya bisa dipakai pasien lain.

Kalimat terakhir penting. Pasien sering tidak membatalkan karena merasa tidak enak atau tidak tahu bahwa kabar mereka berguna. Menyebut alasannya (jadwal bisa dipakai pasien lain) membuat pembatalan terasa wajar.

## 2. Pengingat H-1 yang meminta jawaban

Pengingat yang hanya memberi tahu mudah dibaca lalu dilupakan. Pengingat yang meminta jawaban memberi klinik informasi: siapa yang pasti datang, siapa yang perlu dihubungi lagi.

**Templat: Pengingat H-1**

> Selamat siang [Nama Pasien], mengingatkan jadwal Anda besok:
>
> drg. [Nama], [Hari, tanggal], jam [jam] WIB
> [Nama Klinik], [alamat singkat]
>
> Balas YA untuk konfirmasi, atau GANTI kalau perlu pindah jadwal.

Pasien yang belum membalas sampai sore bisa ditelepon. Pada survei di klinik gigi anak di atas, telepon dari klinik sehari sebelumnya adalah cara pengingat yang paling banyak dipilih orang tua (48,3%), di atas kartu janji dan SMS.

Untuk tindakan pagi hari, kirim pengingat H-1 siang atau sore, bukan malam. Untuk pasien yang membalas GANTI, langsung tawarkan dua atau tiga jam kosong supaya pasien tidak berpindah ke klinik lain.

## 3. Aturan DP untuk tindakan panjang

DP (uang muka) membuat pasien punya alasan kuat untuk datang atau memberi kabar. DP tidak perlu dipasang untuk semua tindakan. Klinik biasanya memakainya untuk tindakan yang:

- durasinya panjang dan memblok kursi lama,
- butuh persiapan bahan atau alat khusus sebelum pasien datang,
- slotnya diperebutkan, misalnya Sabtu pagi atau jam pulang kerja.

Agar DP tidak memicu keluhan, tulis aturannya dengan jelas sebelum pasien membayar:

| Yang perlu ditulis | Contoh |
| --- | --- |
| Besar DP | Rp[nominal], dipotong dari total biaya tindakan |
| Batas bayar | [jam] setelah booking. Lewat batas, slot dilepas |
| Ganti jadwal | Gratis kalau dikabari paling lambat [batas waktu] |
| Batal mendadak atau tidak datang | [aturan klinikmu, misalnya DP tidak dikembalikan] |
| Kalau klinik yang membatalkan | DP dikembalikan penuh atau dipindah ke jadwal baru |

Untuk aturan pembatalan dan pengembalian DP, pastikan isinya sudah disetujui pemilik klinik dan ditulis sama di semua saluran (WhatsApp, Instagram, meja depan). Kami tidak menemukan aturan pemerintah yang khusus mengatur DP untuk booking tindakan terjadwal di klinik, jadi yang berlaku adalah kesepakatan yang ditulis jelas kepada pasien.

> Satu batas yang jelas ada di undang-undang: dalam keadaan darurat, fasilitas pelayanan kesehatan dilarang menolak pasien atau meminta uang muka (UU 17/2023 tentang Kesehatan, [Pasal 174 ayat (2)](https://peraturan.bpk.go.id/Details/258028/uu-no-17-tahun-2023)). Aturan DP hanya untuk jadwal tindakan yang direncanakan, tidak pernah untuk pasien yang datang dengan keluhan darurat.

## 4. Daftar tunggu untuk slot yang batal

Pembatalan yang dikabari sehari sebelumnya masih bisa diisi kalau klinik punya daftar pasien yang ingin maju jadwal: pasien recall yang sudah jatuh tempo, pasien behel yang ingin kontrol lebih awal, atau pasien baru yang mendapat jadwal jauh.

**Templat: Menawarkan slot yang kosong**

> Halo [Nama Pasien], ada jadwal kosong besok [hari] jam [jam] dengan drg. [Nama]. Jadwal Anda saat ini [tanggal]. Mau dimajukan ke besok?
>
> Balas YA dalam 2 jam ya. Kalau tidak, jadwal Anda tetap seperti semula.

Tawarkan ke satu pasien dulu, beri batas waktu, lalu lanjut ke pasien berikutnya. Mengirim tawaran ke banyak pasien sekaligus berisiko dua orang datang untuk satu slot.

## 5. Jadwal yang tidak bentrok sejak awal

Sebagian "no-show" sebenarnya pasien yang datang lalu pulang karena menunggu terlalu lama. Penyebabnya sering ada di jadwal: dokter yang sama dijadwalkan di dua kursi, tindakan yang butuh alat tertentu (misalnya rontgen panoramik) dijadwalkan bersamaan, atau durasi tindakan ditulis terlalu pendek.

Sebelum menerima booking, admin perlu mengecek tiga hal: dokternya praktik dan kosong, kursi dan alat yang dibutuhkan tidak sedang dipakai, dan durasi tindakan cukup sebelum jadwal berikutnya. Durasi per tindakan sebaiknya ditentukan dokter, bukan ditebak admin.

## 6. Catat no-show dan cari polanya

Klinik yang mencatat no-show bisa melihat di mana masalahnya. Cukup tambahkan satu kolom di catatan jadwal dengan pilihan: datang, batal dengan kabar, tidak datang.

Setelah beberapa minggu, lihat:

- Hari dan jam mana yang paling sering kosong
- Jenis tindakan mana yang paling sering ditinggalkan
- Apakah pasien baru lebih sering tidak datang dibanding pasien lama
- Apakah ada pasien yang berulang kali tidak datang

Dari situ keputusan bisa dibuat dengan data klinik sendiri, misalnya memasang DP hanya untuk slot Sabtu, atau menelepon pasien baru sehari sebelumnya.

Untuk pasien yang berulang kali tidak datang, bicarakan dengan sopan saat mereka booking lagi, dan minta DP untuk jadwal berikutnya. Hindari nada menghukum. Bisa jadi ada kendala yang belum diketahui klinik.

## Menjalankannya setiap hari

Semua langkah di atas sederhana, tapi harus dilakukan setiap hari, termasuk saat meja depan sedang ramai. Konfirmasi, pengingat H-1 yang meminta jawaban, penagihan DP, dan pengecekan bentrok jadwal bisa dijalankan Autoberes dari jadwal dokter dan kursi klinikmu, dengan pasien yang membalas GANTI langsung ditawari jam kosong. Rinciannya ada di halaman [klinik gigi](/klinik-gigi) dan [cara kerja](/cara-kerja).

Kalau klinikmu juga mengirim pengingat kontrol berkala, panduan menyusun jadwalnya ada di artikel [recall scaling dari sisi klinik](/blog/recall-scaling-pengingat-kontrol-gigi).

### Perbedaan WhatsApp Business API dan aplikasi WhatsApp Business, plus cara memakai keduanya di satu nomor

https://autoberes.ai/blog/perbedaan-whatsapp-business-api-dan-aplikasi-whatsapp-business (2026-11-02)

Beda aplikasi WhatsApp Business dan WhatsApp Business API (Cloud API): biaya, jendela 24 jam, template, otomasi, dan koeksistensi satu nomor untuk usaha kecil.

Aplikasi WhatsApp Business adalah aplikasi di HP untuk dibalas manusia, sedangkan WhatsApp Business API (WhatsApp Business Platform, termasuk Cloud API) adalah jalur bagi sistem lain seperti CRM, chatbot, atau admin AI untuk mengirim dan menerima pesan atas nama nomormu. Aplikasi cocok saat satu atau dua orang masih sanggup membalas semua chat. API dibutuhkan saat chat perlu dibalas, dicatat, atau dijadwalkan oleh sistem, dan saat beberapa orang harus bekerja di satu nomor dengan rapi.

Sejak Meta membuka koeksistensi, kamu juga bisa memakai keduanya di satu nomor. Artikel ini membahas perbedaannya, biayanya, dan kapan sebaiknya pindah.

## Perbandingan singkat

| Aspek | Aplikasi WhatsApp Business | WhatsApp Business Platform (API) |
| --- | --- | --- |
| Cara pakai | Aplikasi di HP, bisa ditautkan ke perangkat lain | Lewat sistem atau penyedia resmi yang tersambung ke API |
| Biaya pesan | Pesan yang kamu kirim dari aplikasi tidak dikenai biaya per pesan oleh Meta | Biaya per pesan yang terkirim, menurut kategori dan negara |
| Membalas chat pelanggan | Kapan saja | Bebas di dalam jendela 24 jam, di luar itu wajib pakai template |
| Memulai chat duluan | Bisa, asal ada izin penerima | Hanya lewat template yang disetujui, juga dengan izin penerima |
| Otomasi | Salam, pesan di luar jam kerja, balas cepat | Bisa disambungkan ke chatbot, CRM, admin AI, sistem booking |
| Chat grup | Ada | Tidak disinkronkan ke Cloud API |
| Aturan pemakaian | Kebijakan Pengiriman Pesan WhatsApp Business | Kebijakan yang sama, ditambah ketentuan khusus platform |

Rincian tiap baris ada di bagian berikutnya.

## Aplikasi WhatsApp Business: untuk dibalas manusia

Aplikasi WhatsApp Business adalah pilihan awal yang masuk akal untuk hampir semua usaha kecil. Fitur yang tersedia, menurut [detikInet](https://inet.detik.com/tips-dan-trik/d-6364929/whatsapp-business-adalah-fitur-dan-cara-menggunakannya), meliputi profil bisnis berisi alamat, deskripsi, dan jam kerja, katalog produk dan layanan, pesan salam untuk kontak baru, pesan di luar jam kerja, balas cepat dengan pintasan, dan label untuk mengelompokkan percakapan.

Batasnya terasa saat chat makin ramai:

- Semua balasan tetap diketik orang. Pesan otomatisnya hanya teks tetap, tidak bisa menjawab "jam 4 sore masih kosong?" dengan mengecek jadwal.
- Beberapa admin di satu nomor bisa saling tumpang tindih tanpa catatan siapa menangani siapa.
- Data pelanggan tersebar di chat, tidak tersambung ke kalender, stok, atau pembukuan.

## WhatsApp Business API: untuk disambungkan ke sistem

WhatsApp Business Platform adalah jalur untuk bisnis yang ingin pesan WhatsApp-nya diproses sistem. Kamu tidak membuka "aplikasi API". Kamu memakai software dari penyedia resmi atau sistem buatan sendiri yang tersambung ke Cloud API.

Aturan dasarnya berbeda dengan aplikasi:

**Jendela layanan pelanggan 24 jam.** Setiap kali pelanggan mengirim pesan atau menelepon, terbuka jendela 24 jam, dan setiap pesan baru dari pelanggan mengulang hitungannya. Selama jendela terbuka, bisnis boleh membalas dengan pesan biasa. Kalau tertutup, bisnis hanya bisa menghubungi lewat pesan template ([Meta for Developers](https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/pricing)).

**Template untuk memulai percakapan.** Kebijakan WhatsApp Business menyebut bisnis hanya dapat memulai percakapan memakai Template Pesan yang disetujui, dan di luar jendela 24 jam hanya boleh mengirim pesan melalui template ([Kebijakan Pengiriman Pesan WhatsApp Business](https://whatsappbusiness.com/id/policy/)).

**Biaya per pesan.** Halaman harga resmi menyebut bisnis di platform dikenai biaya per pesan untuk setiap pesan yang tersampaikan kepada pengguna, berdasarkan kepada siapa pesan dikirim dan kategori pesannya, dan tarifnya berbeda menurut pasangan pasar dan kategori ([Harga Platform WhatsApp Business](https://whatsappbusiness.com/id/products/platform-pricing/)). Dokumentasi Meta menambahkan bahwa Meta tidak menagih pesan dari pengguna ke bisnis ([Meta for Developers](https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/pricing)).

Kategorinya, menurut dokumentasi yang sama: pesan template terdiri dari marketing, utility, dan authentication, sedangkan pesan non-template terdiri dari service dan pesan Meta Business Agent.

<Note>Cek tarif per kategori untuk Indonesia langsung di halaman harga WhatsApp Business sebelum menghitung anggaran. Tarif bisa berubah, dan artikel ini sengaja tidak menyalin angkanya.</Note>

## Koeksistensi: aplikasi dan API di satu nomor

Koeksistensi adalah cara menyambungkan nomor yang sudah dipakai di aplikasi WhatsApp Business ke Cloud API tanpa meninggalkan aplikasinya. Dokumentasi Meta menjelaskan bahwa bisnis tetap bisa mengirim pesan satu lawan satu dari aplikasi WhatsApp Business, dan riwayat pesan disinkronkan di kedua sisi ([Meta for Developers](https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/embedded-signup/custom-flows/onboarding-business-app-users)).

Yang perlu kamu tahu sebelum menyambungkan, semuanya dari dokumentasi Meta tersebut:

- Aplikasi WhatsApp Business harus versi 2.24.17 atau lebih baru.
- Penyambungan dilakukan lewat penyedia yang terdaftar sebagai Solution Partner atau Tech Provider Meta.
- Riwayat chat yang disinkronkan adalah pesan dalam 180 hari sebelum nomor disambungkan, tanpa chat grup.
- Chat grup tidak disinkronkan, dan daftar siaran (broadcast list) dinonaktifkan. Daftar yang sudah ada hanya bisa dibaca.
- Pesan sementara, pesan sekali lihat, lokasi terkini, serta panggilan suara dan video tidak didukung di Cloud API.
- Pesan yang dikirim dari aplikasi WhatsApp Business tetap gratis dan tidak terikat jendela 24 jam. Pesan yang dikirim lewat Cloud API ditagih dengan tarif Cloud API.
- Nomor yang dipakai di aplikasi dan Cloud API sekaligus punya throughput tetap 20 pesan per detik.

Dalam praktiknya, koeksistensi berarti pemilik atau admin tetap bisa membalas dari HP seperti biasa, sementara sistem di jalur API ikut membaca dan membalas chat. Kalau kamu bergantung pada daftar siaran di aplikasi, rencanakan penggantinya sebelum menyambungkan, karena fitur itu akan dinonaktifkan.

## Aturan yang sama untuk keduanya

Kebijakan Pengiriman Pesan WhatsApp Business mengatur pemakaian aplikasi maupun platform ([Kebijakan Pengiriman Pesan WhatsApp Business](https://whatsappbusiness.com/id/policy/)). Beberapa poin yang paling sering dilanggar usaha kecil:

1. **Izin sebelum menghubungi.** Kamu hanya boleh menghubungi orang yang sudah memberikan nomornya kepadamu dan sudah memberi izin (opt-in) untuk menerima pesan berikutnya darimu.
2. **Permintaan berhenti dihormati.** Kebijakan meminta bisnis menghormati semua permintaan, di dalam maupun di luar WhatsApp, dari orang yang ingin berhenti dihubungi atau memblokir.
3. **Otomasi wajib punya jalur ke manusia.** Otomasi boleh dipakai untuk membalas di dalam jendela 24 jam, dengan syarat ada jalur eskalasi yang cepat, jelas, dan langsung ke manusia.
4. **Barang dan layanan terlarang.** Kebijakan memuat daftar barang dan layanan yang tidak boleh ditawarkan, termasuk beberapa jenis pinjaman seperti pinjaman peer-to-peer dan penagihan utang. Untuk usaha yang bidangnya diatur khusus, cek daftar lengkapnya sebelum memakai WhatsApp untuk promosi.

Membeli daftar nomor lalu mengirim promosi lewat aplikasi maupun API sama-sama melanggar syarat izin. Bedanya, di API pesan pertama itu juga harus memakai template yang disetujui dan dikenai biaya.

## Kapan cukup pakai aplikasi, kapan perlu API

Aplikasi WhatsApp Business biasanya masih cukup kalau:

- Chat masuk masih bisa dibalas satu atau dua orang tanpa antrean panjang
- Tidak ada jadwal atau stok yang harus dicek setiap kali membalas
- Jarang ada chat di luar jam kerja yang butuh jawaban saat itu juga

Pertimbangkan API, sendiri atau lewat koeksistensi, kalau:

- Chat malam dan akhir pekan menumpuk dan sebagian pelanggan sudah pergi saat dibalas
- Admin harus membuka kalender, stok, atau daftar harga untuk hampir setiap balasan
- Beberapa orang membalas dari satu nomor dan sering terjadi balasan ganda atau terlewat
- Kamu ingin pengingat, konfirmasi, atau follow up terkirim otomatis dari data yang sama

Contoh di klinik: jadwal dokter dan alat harus dicek sebelum menjanjikan jam. Di showroom: unit dan sales harus kosong sebelum test drive dijanjikan, seperti dibahas di artikel [jadwal test drive mobil tanpa bentrok](/blog/jadwal-test-drive-mobil-tanpa-bentrok). Pekerjaan seperti ini butuh sistem yang membaca dan membalas chat, dan sistem itu masuk lewat API.

## Langkah pindah ke API tanpa kehilangan pelanggan

1. **Putuskan jalurnya.** Koeksistensi kalau kamu ingin tetap membalas dari aplikasi di HP. API penuh kalau semua chat akan dibalas dari satu kotak masuk bersama.
2. **Cek versi aplikasi dan fitur yang kamu pakai.** Daftar siaran, grup, dan panggilan tidak ikut ke Cloud API.
3. **Siapkan template.** Pesan yang akan kamu kirim di luar jendela 24 jam, seperti pengingat janji atau konfirmasi pembayaran, perlu template yang disetujui.
4. **Tulis aturan serah ke manusia.** Tentukan pertanyaan apa yang selalu dibalas orang, dan siapa yang menerimanya.
5. **Uji dengan nomor lain** sebelum diumumkan ke pelanggan.

Autoberes tersambung lewat jalur ini. Lewat Meta Cloud API dengan koeksistensi, kamu tetap bisa membalas dari aplikasi WhatsApp Business di HP, balasanmu tercatat, dan AI berhenti di percakapan itu. Lewat penyedia lain atau nomor yang dikelola tim kami, chat dibaca dan dibalas dari kotak masuk di dasbor.

## Pertanyaan yang sering muncul

### Apakah WhatsApp Business API berbayar?

Ya. Bisnis di WhatsApp Business Platform dikenai biaya per pesan yang tersampaikan, menurut kategori pesan dan negara penerima. Pesan dari pelanggan ke bisnis tidak ditagih.

### Bisakah satu nomor dipakai di aplikasi WhatsApp Business dan API sekaligus?

Bisa, lewat koeksistensi. Aplikasinya harus versi 2.24.17 atau lebih baru, dan penyambungan dilakukan lewat penyedia resmi Meta. Chat grup tidak disinkronkan dan daftar siaran dinonaktifkan.

### Apakah pesan yang dikirim dari aplikasi tetap gratis setelah koeksistensi?

Menurut dokumentasi Meta, pesan yang dikirim bisnis dari aplikasi WhatsApp Business tetap gratis dan tidak terikat jendela 24 jam. Pesan yang dikirim lewat Cloud API ditagih sesuai tarif Cloud API.

### Apa itu jendela 24 jam di WhatsApp API?

Jangka waktu 24 jam sejak pesan atau panggilan terakhir dari pelanggan. Di dalamnya kamu boleh membalas dengan pesan biasa. Di luarnya kamu hanya bisa menghubungi lewat template yang disetujui.

### Bolehkah mengirim broadcast promosi ke semua kontak?

Hanya ke orang yang sudah memberi izin untuk menerima pesan darimu, dan kamu wajib berhenti saat mereka meminta. Aturan ini berlaku untuk aplikasi maupun API.

### Perlindungan data pasien klinik kecantikan: foto kulit, chat WhatsApp, dan UU PDP

https://autoberes.ai/blog/perlindungan-data-pasien-klinik-kecantikan (2026-11-02)

Perlindungan data pasien klinik kecantikan menurut UU PDP: cara admin menyimpan foto kulit, meminta izin, menjawab permintaan hapus data, dan saat HP hilang.

Perlindungan data pasien di klinik kecantikan berarti menjaga semua informasi yang menyangkut pasien, termasuk foto kulit dan riwayat treatment, supaya hanya dipakai untuk tujuan yang pasien setujui dan hanya dilihat orang yang memang perlu. Di klinik kecantikan, sebagian besar data itu lewat WhatsApp: foto jerawat yang dikirim calon pasien, cerita soal alergi, bukti transfer, sampai foto sebelum dan sesudah tindakan.

Artikel ini menerjemahkan kewajiban di UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan aturan rahasia pasien di bidang kesehatan ke kebiasaan kerja admin sehari-hari. Ini bukan nasihat hukum. Untuk kebijakan resmi klinik, minta penasihat hukum meninjaunya.

## Data apa saja yang termasuk data kesehatan

Hampir semua yang dikirim pasien ke WhatsApp klinik kecantikan masuk kategori data pribadi yang bersifat spesifik. UU PDP Pasal 4 ayat (2) menyebut "data dan informasi kesehatan" sebagai data pribadi spesifik, bersama data biometrik dan data anak. Penjelasan pasal itu mengartikan data dan informasi kesehatan sebagai "catatan atau keterangan individu yang berkaitan dengan kesehatan fisik, kesehatan mental, dan/atau pelayanan kesehatan" ([UU 27/2022, JDIH BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/229798/uu-no-27-tahun-2022)).

Penjelasan yang sama memberi contoh data biometrik, yaitu data yang memungkinkan identifikasi unik seseorang, "seperti gambar wajah". Foto wajah pasien dengan kondisi kulitnya jadi menyangkut dua kategori sekaligus.

Di sisi aturan kesehatan, PP 28/2024 Pasal 788 ayat (3) merinci rahasia kesehatan pribadi pasien: identitas pasien, data dan informasi kesehatan (hasil anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan atau tindakan), dan hal lain yang berkenaan dengan pasien. Pasal 789 menyebut siapa yang wajib menjaganya, termasuk "tenaga lainnya yang memiliki data dan Informasi Kesehatan Pasien" di fasilitas kesehatan ([PP 28/2024, JDIH BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/294077/pp-no-28-tahun-2024)). Admin meja depan termasuk di sini.

| Yang masuk lewat WhatsApp | Termasuk data apa |
| --- | --- |
| Nama, nomor HP, tanggal lahir | Data pribadi, identitas pasien |
| Foto wajah atau kulit | Data kesehatan, dan foto wajah juga dicontohkan sebagai data biometrik |
| Cerita alergi, kehamilan, obat yang diminum | Data kesehatan |
| Riwayat treatment dan jadwal kontrol | Data kesehatan (pelayanan kesehatan) |
| Foto sebelum dan sesudah tindakan | Data kesehatan |
| Bukti transfer | Data pribadi keuangan, simpan terpisah dari data medis |

## Kewajiban UU PDP yang paling sering bersinggungan dengan admin

UU PDP sudah wajib diikuti. Pasal 74 memberi masa penyesuaian paling lama dua tahun sejak diundangkan, dan undang-undang ini diundangkan pada 17 Oktober 2022.

| Pasal | Isi singkat | Artinya untuk admin |
| --- | --- | --- |
| 20 | Pengendali data wajib punya dasar pemrosesan, misalnya persetujuan eksplisit atau pemenuhan perjanjian | Tahu untuk apa setiap data dipakai. Data untuk booking tidak otomatis boleh dipakai untuk broadcast |
| 22 | Persetujuan dilakukan secara tertulis atau terekam, boleh elektronik | Jawaban "YA" pasien di WhatsApp yang tersimpan bisa jadi catatan terekam |
| 24 | Pengendali wajib bisa menunjukkan bukti persetujuan | Tandai di data pasien kapan dan untuk apa pasien setuju |
| 32 | Akses ke data pribadi diberikan paling lambat 3 x 24 jam sejak diminta | Permintaan pasien soal datanya diteruskan hari itu juga |
| 36 | Wajib menjaga kerahasiaan data | Foto dan cerita pasien tidak dibahas di luar keperluan layanan |
| 39 | Wajib mencegah akses tidak sah | HP admin dikunci, akun tidak dipinjamkan |
| 40 | Pemrosesan dihentikan paling lambat 3 x 24 jam setelah persetujuan ditarik | Pasien yang minta berhenti dikirimi pesan, dihentikan |
| 43 | Wajib menghapus data dalam kondisi tertentu, termasuk atas permintaan subjek data | Permintaan hapus diteruskan ke owner, tidak diabaikan |
| 46 | Kegagalan pelindungan data diberitahukan tertulis paling lambat 3 x 24 jam ke subjek data dan lembaga | Kalau HP admin hilang, owner harus tahu saat itu juga |

Isi tabel diringkas dari teks pasal di [UU 27/2022](https://peraturan.bpk.go.id/Details/229798/uu-no-27-tahun-2022). Baca bunyi lengkapnya sebelum menyusun SOP.

## Kebiasaan kerja yang perlu diubah

### HP dan akun WhatsApp klinik

- Pakai nomor WhatsApp klinik, bukan nomor pribadi admin. Saat admin berganti, chat pasien tetap tinggal di klinik.
- Kunci HP dengan PIN atau sidik jari, dan aktifkan kunci layar otomatis.
- Jangan pasang WhatsApp Web klinik di komputer bersama tanpa logout di akhir shift.
- Catat siapa saja yang memegang akses ke nomor klinik. Saat ada admin keluar, cabut aksesnya di hari yang sama.

### Foto kulit dari pasien

- Matikan unduhan media otomatis supaya foto pasien tidak tersimpan ke galeri HP.
- Kalau foto perlu disimpan untuk dokter, pindahkan ke rekam medis atau folder klinik yang aksesnya terbatas, lalu hapus dari galeri.
- Jangan teruskan foto pasien ke grup WhatsApp yang anggotanya bukan tim medis yang menangani. Kalau dokter perlu melihat, kirim langsung ke dokter tersebut.
- Admin tidak menilai foto. Foto kondisi kulit diteruskan ke dokter untuk konsultasi.

Kebijakan WhatsApp Business juga meminta bisnis tidak memakai WhatsApp untuk telemedisin atau untuk mengirim dan meminta informasi kesehatan, kalau aturan yang berlaku melarang informasi itu dikirim ke sistem yang tidak memenuhi syarat penanganan data kesehatan ([WhatsApp Business Policy](https://whatsappbusiness.com/policy/)). Cara paling aman: jangan meminta pasien mengirim foto kondisi kulit lewat chat. Arahkan ke konsultasi langsung.

**Templat: Pasien mengirim foto kulit**

> Terima kasih, Kak [Nama]. Kondisi kulit perlu dilihat langsung oleh dokter, jadi fotonya tidak kami nilai lewat chat. Foto ini juga tidak kami simpan di luar catatan klinik.
>
> Mau saya bantu jadwalkan konsultasi dengan [dr. Nama]? Jadwal terdekat [hari] jam [jam].

### Foto sebelum dan sesudah

Foto dokumentasi tindakan untuk rekam medis berbeda dengan foto untuk promosi. Untuk dokumentasi, minta persetujuan sebagai bagian dari prosedur klinik. Untuk promosi, ada lapis aturan lain: Permenkes 1787/2010 Pasal 5 huruf n melarang testimoni dalam bentuk iklan atau publikasi di media massa, dan huruf c melarang iklan yang menciptakan pengharapan yang tidak tepat ([Permenkes 1787/2010](https://peraturan.go.id/files/bn673-2010.pdf)). Kolase sebelum-sesudah dengan kalimat pujian berisiko masuk ke dua larangan itu. Pembahasan lengkapnya ada di artikel [aturan promosi klinik](/blog/aturan-promosi-klinik-permenkes-1787).

**Templat: Izin foto dokumentasi tindakan**

> Kak [Nama], sebelum dan sesudah [Nama Treatment], dokter akan mengambil foto area yang ditangani untuk catatan medis Kakak.
>
> Foto ini hanya dipakai untuk memantau hasil dan disimpan di catatan medis klinik. Tidak dipakai untuk promosi dan tidak dibagikan ke pihak lain.
>
> Balas SETUJU kalau Kakak bersedia.

### Pesan promosi dan pengingat

Data yang dikumpulkan untuk booking tidak otomatis boleh dipakai untuk broadcast. Kebijakan WhatsApp Business hanya membolehkan bisnis menghubungi orang yang memberikan nomornya dan sudah memberi izin untuk menerima pesan berikutnya, dan bisnis wajib menghormati setiap permintaan berhenti. UU PDP Pasal 40 menambahkan batas waktu: pemrosesan dihentikan paling lambat 3 x 24 jam setelah persetujuan ditarik.

**Templat: Meminta izin dikirimi kabar**

> Kak [Nama], boleh kami kirim pengingat kontrol dan kabar jadwal dokter lewat WhatsApp ini?
>
> Balas YA kalau boleh. Kakak bisa berhenti kapan saja dengan membalas BERHENTI.

## Saat pasien meminta datanya

Permintaan pasien soal datanya diteruskan ke owner atau penanggung jawab data pada hari yang sama. Batas akses di UU PDP Pasal 32 adalah 3 x 24 jam, dan waktu itu cepat habis kalau chat-nya terselip.

**Templat: Pasien minta salinan datanya**

> Baik, Kak [Nama]. Permintaan Kakak sudah kami teruskan ke [nama penanggung jawab]. Untuk memastikan datanya dikirim ke orang yang benar, mohon konfirmasi nama lengkap dan tanggal lahir yang terdaftar di klinik.
>
> Kami kabari lagi paling lambat [tanggal, jam].

Permintaan hapus data perlu dibedakan. Nomor untuk broadcast, catatan percakapan promosi, dan foto di galeri admin bisa dihapus. Rekam medis punya aturan sendiri: Permenkes 24/2022 Pasal 39 ayat (1) mewajibkan rekam medis elektronik disimpan paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir ([Permenkes 24/2022, JDIH BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/245544)), dan PP 28/2024 Pasal 974 ayat (3) juga menyebut masa retensi paling singkat 25 tahun untuk data kesehatan elektronik. Cara menyeimbangkan permintaan hapus dengan kewajiban simpan ini sebaiknya diputuskan owner bersama penasihat hukum, bukan oleh admin.

**Templat: Pasien minta datanya dihapus**

> Baik, Kak [Nama]. Nomor Kakak sudah kami keluarkan dari daftar pengingat dan kabar klinik, jadi tidak akan ada pesan lagi dari kami.
>
> Untuk catatan medis, ada kewajiban penyimpanan dari peraturan kesehatan. [Nama penanggung jawab] akan menjelaskan apa saja yang bisa dihapus dan apa yang wajib disimpan, paling lambat [tanggal].

## Kalau HP admin hilang atau chat bocor

Anggap ini kegagalan pelindungan data sampai terbukti sebaliknya. UU PDP Pasal 46 mewajibkan pemberitahuan tertulis paling lambat 3 x 24 jam kepada pasien yang datanya terungkap dan kepada lembaga pelindungan data. Pemberitahuannya minimal memuat data apa yang terungkap, kapan dan bagaimana, serta upaya penanganannya.

Langkah yang bisa langsung dikerjakan:

1. Kabari owner saat itu juga, jangan menunggu besok.
2. Minta operator memblokir kartu SIM nomor klinik, lalu ikuti panduan ponsel hilang di Pusat Bantuan WhatsApp untuk memindahkan akun ke HP lain.
3. Ganti kata sandi akun lain yang terbuka di HP itu, misalnya email klinik atau aplikasi kasir.
4. Catat jam kejadian, apa saja yang ada di HP itu (chat, foto, kontak), dan langkah yang sudah diambil.
5. Owner memutuskan isi pemberitahuan ke pasien dengan bantuan penasihat hukum.

## Daftar cek bulanan

- Semua admin memakai nomor klinik, bukan nomor pribadi.
- Unduhan media otomatis mati di semua HP klinik.
- Tidak ada foto pasien di galeri HP admin.
- Daftar pemegang akses nomor klinik sudah diperbarui.
- Izin dihubungi tercatat untuk setiap pasien yang menerima pengingat atau kabar.
- Permintaan akses, berhenti, dan hapus bulan ini dijawab dalam batas waktu.
- Tidak ada foto sebelum-sesudah di materi promosi tanpa pemeriksaan aturan iklan.

Di Autoberes, foto kondisi medis tidak dikirim ke model pembaca gambar, chat-nya langsung dioper ke admin, dan file gambar dihapus setelah 30 hari. Izin dihubungi disimpan bersama teks yang dilihat pasien. Rinciannya ada di halaman [keamanan data](/keamanan-data).

## Pertanyaan yang sering muncul

### Apakah klinik kecil juga wajib mengikuti UU PDP?

UU PDP tidak membedakan kewajiban pengendali data berdasarkan ukuran klinik di pasal-pasal yang dibahas di atas. Masa penyesuaian dua tahun di Pasal 74 dihitung sejak undang-undang diundangkan pada 17 Oktober 2022.

### Bolehkah admin menyimpan foto kulit pasien di HP?

Sebaiknya tidak di galeri HP. Pindahkan ke rekam medis atau folder klinik yang aksesnya terbatas, lalu hapus dari HP. UU PDP Pasal 39 mewajibkan pengendali data mencegah akses tidak sah, dan HP yang dipakai bergantian sulit memenuhinya.

### Apakah jawaban "YA" di WhatsApp cukup sebagai persetujuan?

UU PDP Pasal 22 menyebut persetujuan bisa tertulis atau terekam, dan boleh disampaikan secara elektronik. Jawaban YA yang tersimpan, ditambah catatan untuk apa pasien setuju, adalah bukti terekam yang sederhana. Untuk persetujuan tindakan medis, ikuti prosedur dokter, bukan chat.

### Siapa yang menjawab kalau pasien bertanya soal datanya?

Admin menerima dan meneruskan permintaannya pada hari yang sama. Jawaban isinya disiapkan owner atau penanggung jawab data yang ditunjuk klinik, karena ada batas waktu 3 x 24 jam untuk beberapa jenis permintaan.

### Contoh pesan otomatis WhatsApp di luar jam kerja untuk klinik dan showroom

https://autoberes.ai/blog/pesan-otomatis-whatsapp-di-luar-jam-kerja (2026-11-02)

Template pesan away untuk klinik kecantikan, klinik gigi, dan showroom mobil bekas, cara mengaturnya di WhatsApp Business, dan apa yang harus dilakukan pagi harinya.

Bisnis yang hidup dari janji temu, seperti klinik dan showroom, menerima banyak chat setelah jam tutup. Calon pasien baru sempat bertanya setelah pulang kerja, dan calon pembeli mobil sering membandingkan unit di malam hari. Pesan otomatis di luar jam kerja menentukan apakah chat itu tetap hangat sampai pagi, atau calon pelanggan sudah menghubungi tempat lain.

Artikel ini berisi contoh pesan untuk tiga jenis bisnis, cara mengaturnya, dan prosedur pagi hari yang sering terlupa.

## Yang harus ada di pesan luar jam kerja

Pesan away yang hanya berbunyi "Kami sedang tutup" membuat calon pelanggan menunggu tanpa kepastian. Pesan yang berguna menjawab empat hal:

1. **Kapan chat akan dibalas.** Sebut jam buka berikutnya, misalnya "besok mulai jam 09.00".
2. **Apa yang bisa dilakukan sekarang.** Tautan daftar harga, katalog unit, atau formulir booking.
3. **Informasi apa yang perlu dikirim.** Supaya pagi harinya admin bisa langsung menjawab tanpa bertanya ulang.
4. **Jalur darurat, khusus klinik.** Nomor yang bisa dihubungi atau arahan ke IGD untuk keluhan yang tidak bisa menunggu.

## Contoh untuk klinik kecantikan

**Templat: Klinik kecantikan, di luar jam buka**

> Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi [Nama Klinik]. Kami buka [hari] jam [jam buka] sampai [jam tutup], dan chat Kakak akan kami balas besok mulai jam [jam].
>
> Supaya lebih cepat, boleh tuliskan:
> 1. Nama
> 2. Treatment yang ingin ditanyakan
> 3. Hari dan jam yang Kakak inginkan
>
> Daftar treatment dan harga: [tautan]
>
> Kalau ada keluhan setelah treatment di klinik kami, seperti bengkak, nyeri hebat, atau reaksi alergi, hubungi [nomor darurat klinik] atau segera ke IGD terdekat.

## Contoh untuk klinik gigi

**Templat: Klinik gigi, di luar jam praktik**

> Halo, terima kasih sudah menghubungi [Nama Klinik]. Jam praktik kami [hari] jam [jam] sampai [jam]. Pesan Anda akan kami balas besok mulai jam [jam].
>
> Untuk booking, mohon kirim nama, keluhan atau tindakan yang diinginkan, dan pilihan hari.
>
> Untuk sakit gigi hebat, bengkak di wajah, demam, atau perdarahan yang tidak berhenti, jangan menunggu balasan chat. Hubungi [nomor darurat] atau datang ke IGD terdekat.

Pada kedua contoh klinik, pesan otomatis tidak memberi saran obat atau penanganan. Saran seperti itu adalah keputusan klinis yang perlu dokter, dan pesan otomatis tidak tahu kondisi pengirimnya.

## Contoh untuk showroom mobil bekas

**Templat: Showroom, di luar jam operasional**

> Halo, terima kasih sudah menghubungi [Nama Showroom]. Kami buka [hari] jam [jam] sampai [jam]. Sales kami akan membalas besok mulai jam [jam].
>
> Sambil menunggu, katalog unit yang tersedia bisa dilihat di [tautan katalog].
>
> Kalau menanyakan unit tertentu, kirim merek, tipe, dan tahunnya. Kalau ingin test drive, tulis pilihan hari dan jam, nanti kami cek unit dan sales yang tersedia.

## Pesan sambutan untuk chat pertama

Selain pesan away, WhatsApp Business punya pesan sambutan yang dikirim ke pelanggan baru saat mereka pertama kali memulai percakapan ([fitur WhatsApp Business](https://whatsappbusiness.com/products/business-app-features/)). Gunakan untuk memperkenalkan bisnis dan pilihan yang paling sering dicari, bukan untuk mengulang isi pesan away.

**Templat: Pesan sambutan**

> Halo, selamat datang di [Nama Bisnis]. Saya [Nama Admin].
>
> Silakan tulis pertanyaannya. Kalau mau lebih cepat:
> 1. Ketik HARGA untuk daftar harga
> 2. Ketik JADWAL untuk booking
> 3. Ketik LOKASI untuk alamat dan peta

Pastikan kata kunci seperti HARGA dan JADWAL memang punya balasan yang disiapkan di Balasan Cepat. Kata kunci yang tidak dijawab membuat pelanggan merasa diabaikan.

## Mengatur pesan away di WhatsApp Business

Di aplikasi WhatsApp Business, pesan away bisa dikirim otomatis untuk pesan yang masuk di luar jam operasional, dan jam operasional itu juga tampil di profil bisnis ([fitur WhatsApp Business](https://whatsappbusiness.com/products/business-app-features/)). Langkah umumnya:

1. Isi jam operasional di profil bisnis, termasuk hari libur rutin.
2. Buka pengaturan pesan away di menu alat bisnis, aktifkan, lalu tempel templat di atas.
3. Atur jadwal kirimnya mengikuti jam operasional yang sudah diisi.
4. Uji dengan mengirim chat dari nomor lain di luar jam buka.

Nama menu bisa berbeda antar versi aplikasi. Kalau tidak menemukan menunya, cari "pesan away" di bantuan aplikasi.

Saat libur nasional atau cuti bersama, ubah isi pesan away sebelumnya dan sebut tanggal buka kembali. Pesan yang masih menulis "besok jam 09.00" padahal klinik tutup tiga hari akan memicu keluhan.

## Akun WhatsApp API dan jendela 24 jam

Bisnis yang memakai WhatsApp Business Platform (API) lewat penyedia resmi perlu memahami jendela layanan 24 jam. Saat pelanggan mengirim pesan, jendela 24 jam dimulai, dan setiap pesan baru dari pelanggan mengulang hitungannya ([dokumentasi Meta](https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/cloud-api/guides/send-messages)). Di luar jendela itu, bisnis hanya boleh mengirim pesan templat yang sudah disetujui ([WhatsApp Business Messaging Policy](https://whatsappbusiness.com/policy/)).

Dua akibat praktisnya untuk chat yang masuk malam hari:

- Chat yang masuk jam 22.00 masih bisa dibalas bebas keesokan paginya, karena masih di dalam 24 jam.
- Chat dari Jumat malam yang baru dibalas Senin siang sudah lewat jendela, sehingga balasan pertama harus memakai templat yang disetujui. Ini alasan lain untuk membalas antrean akhir pekan secepatnya.

Kebijakan yang sama membolehkan otomasi untuk membalas di dalam jendela 24 jam, dengan syarat tersedia jalur yang jelas untuk berpindah ke manusia, misalnya pengalihan ke agen manusia di dalam chat.

## Prosedur pagi hari

Pesan away hanya menahan calon pelanggan sampai pagi. Yang menentukan hasilnya adalah apa yang dilakukan admin di jam pertama:

1. **Balas chat semalam lebih dulu**, sebelum chat baru pagi itu. Urutkan dari yang paling lama menunggu.
2. **Pisahkan yang mendesak**: keluhan setelah tindakan, permintaan reschedule untuk hari itu, dan calon pembeli yang ingin datang hari itu.
3. **Gunakan informasi yang sudah dikirim.** Kalau pelanggan sudah menulis treatment atau unit dan jam yang diinginkan, langsung tawarkan jadwal, jangan bertanya ulang.
4. **Tandai chat yang belum selesai** dengan label, supaya admin shift berikutnya tahu statusnya.

## Kenapa pesan away saja tidak cukup

Pesan away menjanjikan balasan, tapi tidak bisa menjawab pertanyaan atau mengunci jadwal. Calon pelanggan yang siap booking jam 21.00 tetap harus menunggu sampai pagi, dan sebagian sudah mendapat jadwal di tempat lain sebelum admin sempat membalas.

Bisnis yang ingin chat malam benar-benar dijawab punya dua pilihan: admin bergiliran jaga malam, atau sistem yang membalas dari data bisnis. Autoberes membalas pertanyaan harga, unit, dan jadwal kosong di luar jam kerja, mengunci jadwal yang tidak bentrok, dan meninggalkan pertanyaan medis, nego, atau keluhan untuk admin di pagi hari. Rinciannya ada di halaman [cara kerja](/cara-kerja), dengan contoh per jenis bisnis di halaman [klinik kecantikan](/klinik-kecantikan), [klinik gigi](/klinik-gigi), dan [showroom mobil](/showroom-mobil).

### Recall scaling dan kontrol gigi: cara klinik menyusun pengingat yang dibalas pasien

https://autoberes.ai/blog/recall-scaling-pengingat-kontrol-gigi (2026-11-02)

Panduan untuk admin klinik gigi: menentukan interval recall bersama dokter, kapan mengirim pengingat, contoh pesan, dan cara mencatat pasien yang setuju dihubungi.

"Scaling gigi berapa bulan sekali" adalah pertanyaan yang sering dicari pasien. Bagi klinik, pertanyaannya lain: bagaimana memastikan pasien yang sudah pernah datang kembali tepat waktu, tanpa pesan yang terasa seperti iklan.

Artikel ini membahas sisi operasionalnya: siapa yang menentukan interval, kapan pengingat dikirim, isi pesannya, dan apa yang dicatat.

## Interval recall ditentukan dokter, bukan admin

Di Indonesia, kontrol gigi rutin setiap 6 bulan masih menjadi anjuran umum. Tinjauan Cochrane yang dirangkum Alomedika (Fee dkk., 2020) tidak menemukan perbedaan bermakna antara interval kontrol 6 bulan, 24 bulan, dan interval berbasis risiko ([Alomedika](https://www.alomedika.com/seberapa-sering-kontrol-kesehatan-gigi-diperlukan)). Artinya interval yang tepat bisa berbeda antar pasien, dan keputusan itu ada di dokter gigi yang memeriksa.

Untuk admin, aturannya sederhana:

- Setiap pasien yang selesai tindakan mendapat **tanggal recall dari dokter**, dicatat di rekam medis dan di daftar recall.
- Kalau dokter tidak menulis interval khusus, pakai interval bawaan klinik yang sudah disepakati para dokter.
- Admin tidak mengubah interval sendiri, termasuk saat pasien bertanya "boleh nggak setahun sekali saja?". Pertanyaan itu diteruskan ke dokter.

Contoh tabel interval bawaan yang bisa disusun bersama dokter (isi kolom interval diisi oleh dokter klinikmu):

| Jenis kunjungan | Interval recall bawaan | Catatan |
| --- | --- | --- |
| Pemeriksaan dan scaling rutin | [diisi dokter, misalnya 6 bulan] | Bisa lebih pendek untuk pasien tertentu sesuai catatan dokter |
| Kontrol behel | [diisi dokter] | Biasanya dijadwalkan langsung saat kunjungan, bukan lewat recall |
| Setelah perawatan saluran akar | [diisi dokter] | Untuk tahap lanjutan seperti pemasangan mahkota |
| Pasien anak | [diisi dokter] | Pesan dikirim ke orang tua |

## Catat siapa yang setuju dihubungi

Pengingat recall dikirim atas inisiatif klinik, bukan balasan atas pesan pasien. Karena itu catat sejak awal bahwa pasien setuju dihubungi untuk pengingat kontrol. Cukup satu pertanyaan saat registrasi atau di akhir kunjungan, lalu tandai di data pasien.

**Templat: Meminta izin di akhir kunjungan**

> Terima kasih sudah datang hari ini, [Nama Pasien]. drg. [Nama] menyarankan kontrol berikutnya sekitar [bulan tahun].
>
> Boleh kami kirim pengingat lewat WhatsApp ini saat waktunya tiba? Balas YA kalau boleh.

Pasien yang menjawab tidak, atau yang kemudian meminta berhenti, tidak dikirimi pengingat lagi. Data dan informasi kesehatan termasuk data pribadi yang bersifat spesifik dalam UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (Pasal 4 ayat (2)), dan undang-undang itu meminta persetujuan dilakukan secara tertulis atau terekam (Pasal 22 ayat (1)). Jawaban YA di WhatsApp yang tersimpan, ditambah tanda di data pasien, adalah catatan terekam yang sederhana ([UU 27/2022, BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/229798/uu-no-27-tahun-2022)).

Untuk akun WhatsApp Business Platform (API), pesan yang dimulai bisnis di luar jendela 24 jam harus memakai templat yang disetujui Meta dan penerimanya harus sudah memberi izin ([kebijakan WhatsApp Business](https://whatsappbusiness.com/policy/)).

## Kapan pengingat dikirim

Satu pengingat sering tidak cukup, tapi terlalu banyak terasa mengganggu. Pola tiga pesan berikut cukup untuk sebagian besar klinik:

| Waktu | Pesan | Tujuan |
| --- | --- | --- |
| Sekitar 2 minggu sebelum tanggal recall | Pengingat pertama dengan tawaran jadwal | Memberi waktu pasien mengatur jadwal |
| Sekitar tanggal recall, kalau belum booking | Pengingat kedua, singkat | Menangkap pasien yang lupa membalas |
| Beberapa minggu setelahnya, kalau masih belum | Pesan terakhir, lalu berhenti | Menutup dengan sopan |

Kirim di jam yang wajar, misalnya antara pagi dan malam hari kerja, dan hindari jam istirahat malam.

## Contoh pesan recall

Pesan recall yang baik menyebut kunjungan terakhir dan menawarkan jadwal konkret, tanpa iming-iming harga. Fasilitas kesehatan dibatasi dalam beriklan dengan potongan harga oleh Permenkes 1787/2010 (lihat artikel [aturan promosi klinik](/blog/aturan-promosi-klinik-permenkes-1787)), dan pengingat kontrol tidak membutuhkannya.

**Templat: Recall pertama**

> Halo [Nama Pasien], ini dari [Nama Klinik]. Kunjungan terakhir Anda untuk [jenis tindakan] pada [bulan tahun], dan drg. [Nama] menyarankan kontrol sekitar bulan ini.
>
> Jadwal yang masih kosong:
> 1. [Hari, tanggal] jam [jam]
> 2. [Hari, tanggal] jam [jam]
>
> Balas nomornya untuk booking, atau ketik jadwal lain yang Anda inginkan.

**Templat: Recall kedua**

> Halo [Nama Pasien], mengingatkan lagi jadwal kontrol gigi Anda di [Nama Klinik]. Mau kami carikan jadwal minggu ini atau minggu depan?

**Templat: Pesan terakhir**

> Halo [Nama Pasien], kami tidak akan mengirim pengingat lagi untuk kontrol kali ini. Kalau nanti ingin booking, balas pesan ini kapan saja. Terima kasih.

**Templat: Recall untuk pasien anak, ke orang tua**

> Halo Bapak/Ibu [Nama Orang Tua], ini dari [Nama Klinik]. Ananda [Nama Anak] terakhir kontrol pada [bulan tahun], dan drg. [Nama] menyarankan kontrol berikutnya sekitar bulan ini.
>
> Jadwal sore atau Sabtu yang masih kosong: [pilihan jadwal]. Balas untuk booking ya.

## Saat pasien membalas dengan keluhan

Kadang pasien membalas pengingat recall dengan keluhan: "Gigi saya ngilu kalau minum dingin, perlu ke dokter sekarang?" Admin tidak menilai keluhan itu. Tawarkan jadwal pemeriksaan secepatnya dan teruskan isi pesannya ke dokter.

Kalau pasien menyebut tanda darurat, seperti bengkak di wajah, demam, perdarahan yang tidak berhenti, atau nyeri hebat, arahkan pasien untuk segera datang ke klinik atau ke IGD terdekat dan beri tahu dokter jaga saat itu juga.

## Daftar recall sebagai pengisi slot kosong

Daftar pasien yang jatuh tempo recall juga berguna saat ada pembatalan mendadak. Pasien yang memang sudah waktunya kontrol biasanya senang ditawari slot yang lebih cepat. Cara menawarkannya ada di artikel [mengurangi pasien tidak datang](/blog/mengurangi-pasien-tidak-datang-klinik-gigi).

## Yang perlu dicatat setiap bulan

- Berapa pasien yang jatuh tempo recall bulan ini
- Berapa yang booking setelah pengingat pertama, kedua, atau ketiga
- Berapa yang meminta berhenti dihubungi
- Berapa yang belum membalas sama sekali

Dari catatan itu klinik bisa melihat apakah jadwal pengingat perlu digeser atau isi pesannya perlu diubah.

## Supaya recall tidak tergantung ingatan admin

Recall biasanya berhenti berjalan saat admin sibuk, karena tidak ada yang mendesak hari itu. Daftar recall per pasien, pengiriman di jam yang diizinkan, berhenti otomatis saat pasien membalas STOP, dan penawaran jadwal dari slot yang benar-benar kosong bisa dijalankan Autoberes dari data klinikmu. Rinciannya ada di halaman [klinik gigi](/klinik-gigi) dan [cara kerja](/cara-kerja).

### Rekam medis elektronik klinik gigi: melayani permintaan rontgen dan resume lewat WhatsApp

https://autoberes.ai/blog/rekam-medis-elektronik-klinik-gigi-whatsapp (2026-11-02)

Rekam medis elektronik klinik gigi saat pasien minta rontgen atau resume lewat WhatsApp: siapa yang berhak, cara verifikasi, dan contoh balasan admin.

Klinik gigi boleh mengirim ringkasan rekam medis atau hasil rontgen kepada pasien lewat WhatsApp, selama penerimanya memang berhak dan isinya disiapkan oleh tenaga kesehatan yang menangani. Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis menyebut rekam medis yang diberikan kepada pasien bisa berupa surat elektronik yang dikirim lewat jaringan komputer atau alat komunikasi elektronik lain, termasuk ponsel. Yang sering salah bukan salurannya, tapi siapa yang meminta, apa yang dikirim, dan ke nomor mana.

Artikel ini menjelaskan aturan yang relevan dan mengubahnya jadi prosedur untuk admin. Ini panduan operasional, bukan nasihat hukum. SOP rekam medis klinik tetap ditetapkan pimpinan klinik.

## Aturan dasarnya dalam satu tabel

Tiga aturan saling melengkapi di sini: Permenkes 24/2022 tentang Rekam Medis, UU 17/2023 tentang Kesehatan, dan PP 28/2024 sebagai peraturan pelaksana undang-undang itu. Database peraturan JDIH BPK masih mencatat Permenkes 24/2022 sebagai berlaku ([Permenkes 24/2022, JDIH BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/245544)).

| Pokok | Bunyi aturan | Sumber |
| --- | --- | --- |
| Wajib elektronik | Setiap fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk tempat praktik mandiri dokter gigi dan klinik, wajib menyelenggarakan rekam medis elektronik | Permenkes 24/2022 Pasal 3, batas 31 Desember 2023 di Pasal 45; PP 28/2024 Pasal 779 |
| Kepemilikan | Dokumen rekam medis milik fasilitas kesehatan, isi rekam medis milik pasien | Permenkes 24/2022 Pasal 25 dan 26 ayat (1); UU 17/2023 Pasal 297 |
| Hak pasien | Pasien berhak mendapatkan akses terhadap informasi di dalam rekam medis | UU 17/2023 Pasal 276 huruf e |
| Boleh lewat ponsel | Rekam medis untuk pasien bisa berupa surat elektronik lewat alat komunikasi elektronik termasuk ponsel, atau dalam bentuk tercetak | Permenkes 24/2022 Pasal 26 ayat (11) |
| Permintaan tertulis | Permintaan pembukaan isi rekam medis dilakukan secara tertulis, boleh elektronik | PP 28/2024 Pasal 783 ayat (2) dan (3) |
| Kerahasiaan | Isi rekam medis wajib dijaga kerahasiaannya oleh semua pihak yang terlibat, termasuk tenaga lain yang punya akses ke data pasien | PP 28/2024 Pasal 785 dan 789; Permenkes 24/2022 Pasal 32 |
| Lama simpan | Rekam medis elektronik disimpan paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir | Permenkes 24/2022 Pasal 39 |

Teks lengkapnya ada di [PP 28/2024](https://peraturan.bpk.go.id/Details/294077/pp-no-28-tahun-2024) dan [UU 17/2023](https://peraturan.bpk.go.id/Details/258028/uu-no-17-tahun-2023) di JDIH BPK.

Satu hal yang perlu diingat admin: hasil rontgen, catatan tindakan, dan resume termasuk data kesehatan, yang di UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi masuk data pribadi yang bersifat spesifik (Pasal 4 ayat (2)) ([UU 27/2022, JDIH BPK](https://peraturan.bpk.go.id/Details/229798/uu-no-27-tahun-2022)). Salah kirim satu file ke nomor yang keliru sudah berarti data kesehatan pasien bocor.

## Siapa yang boleh meminta

Pasien sendiri selalu boleh meminta. Untuk orang lain, ada syaratnya.

| Yang meminta | Boleh? | Dasar |
| --- | --- | --- |
| Pasien dewasa, dari nomor yang terdaftar | Ya, setelah identitas dicocokkan | Permenkes 24/2022 Pasal 26 ayat (2) |
| Orang tua pasien anak di bawah 18 tahun | Ya | Permenkes 24/2022 Pasal 26 ayat (4) huruf a |
| Keluarga terdekat saat pasien dalam keadaan darurat | Ya | Permenkes 24/2022 Pasal 26 ayat (4) huruf b |
| Keluarga terdekat atau pengampu saat pasien tidak cakap | Ya, persetujuan diberikan oleh mereka | PP 28/2024 Pasal 783 ayat (6) dan (7) |
| Suami, istri, atau anak dewasa dari pasien yang cakap | Hanya dengan persetujuan pasien | Permenkes 24/2022 Pasal 26 ayat (5) |
| Kantor, asuransi, atau pihak lain | Hanya dengan persetujuan pasien, termasuk persetujuan umum saat registrasi untuk keperluan asuransi | Permenkes 24/2022 Pasal 26 ayat (5); PP 28/2024 Pasal 783 ayat (10) |
| Fasilitas kesehatan penerima rujukan | Lewat surat rujukan dan platform yang dikelola Kementerian Kesehatan | Permenkes 24/2022 Pasal 24 dan Pasal 26 ayat (10) |
| Aparat penegak hukum | Tidak dilayani admin. Teruskan ke pimpinan klinik | PP 28/2024 Pasal 783 ayat (11) dan (12) |

PP 28/2024 Pasal 783 ayat (7) merinci keluarga terdekat sebagai suami atau istri, anak yang sudah dewasa, orang tua kandung, dan saudara kandung pasien.

## Prosedur untuk admin, langkah demi langkah

1. **Cocokkan nomor.** Pastikan pesan datang dari nomor yang terdaftar di data pasien. Kalau dari nomor lain, jangan kirim apa pun dulu.
2. **Minta identitas.** Tanyakan nama lengkap dan tanggal lahir, lalu cocokkan dengan data pasien. Jangan sebut data itu duluan di chat.
3. **Catat permintaannya.** Pesan WhatsApp pasien adalah permintaan tertulis elektronik. Simpan, dan catat di data pasien apa yang diminta dan tanggalnya.
4. **Teruskan ke dokter atau penanggung jawab rekam medis.** Resume dibuat oleh penanggung jawab pelayanan (Permenkes 24/2022 Pasal 26 ayat (7)), bukan oleh admin yang menyalin catatan.
5. **Kirim ke nomor yang sudah dicocokkan.** Kirim file, bukan foto layar komputer. Sebelum menekan kirim, baca ulang nama di chat dan nama di file.
6. **Jangan jelaskan isinya.** Pertanyaan soal arti hasil rontgen atau diagnosis diteruskan ke dokter.
7. **Hapus file dari HP admin** kalau file sempat diunduh ke galeri atau folder unduhan.

Permenkes 24/2022 Pasal 30 meminta pimpinan klinik mengatur hak akses: siapa yang boleh menginput, memperbaiki, dan melihat data rekam medis. Tentukan akses admin sesuai pekerjaannya, misalnya data administratif untuk registrasi dan jadwal. Kalau admin klinikmu ternyata bisa membuka seluruh catatan klinis tanpa keperluan, bicarakan dengan pimpinan klinik.

<Note>Batas waktu menjawab permintaan rekam medis tidak kami temukan di Permenkes 24/2022 maupun PP 28/2024. UU PDP Pasal 32 mewajibkan pengendali data memberi akses ke data pribadi paling lambat 3 x 24 jam sejak permintaan diterima. Kami belum menemukan penjelasan resmi apakah batas itu berlaku untuk salinan rekam medis, jadi anggap 3 x 24 jam sebagai target kerja dan tanyakan ke penasihat hukum klinik.</Note>

## Contoh balasan WhatsApp

Bagian dalam kurung siku diganti sebelum dikirim.

### Pasien minta hasil rontgen

**Templat: Pasien minta hasil rontgen**

> Halo Kak, bisa. Supaya hasil rontgen dikirim ke orang yang tepat, mohon tulis nama lengkap dan tanggal lahir yang terdaftar di [Nama Klinik].
>
> Setelah kami cocokkan, permintaannya kami teruskan ke drg. [Nama]. Filenya kami kirim ke nomor ini paling lambat [hari, jam].

**Templat: Hasil rontgen dikirim**

> Kak [Nama], berikut hasil rontgen dan catatan dari drg. [Nama] untuk pemeriksaan tanggal [tanggal].
>
> Kalau ada yang ingin ditanyakan soal hasilnya, balas di sini, nanti kami teruskan ke dokter. Simpan file ini di tempat yang aman ya, Kak.

### Keluarga meminta data pasien dewasa

**Templat: Suami atau istri minta data pasien**

> Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi kami. Catatan perawatan hanya bisa kami berikan kepada pasien sendiri, atau kepada orang lain setelah pasien menyetujuinya.
>
> Bisa minta [Nama Pasien] menghubungi kami dari nomornya yang terdaftar, atau mengirim persetujuan tertulis bahwa catatan boleh diberikan kepada Kakak? Setelah itu kami bantu.

### Orang tua meminta data pasien anak

**Templat: Orang tua pasien anak**

> Halo Bapak/Ibu, bisa. Mohon tulis nama lengkap dan tanggal lahir [nama anak], serta nama Bapak/Ibu yang tercatat sebagai orang tua di data registrasi.
>
> Setelah kami cocokkan, catatan dari drg. [Nama] kami kirim ke nomor ini.

Kalau nomor orang tua yang menghubungi tidak tercatat di data registrasi anak, cocokkan dulu lewat telepon ke nomor yang terdaftar atau minta datang langsung.

### Kantor atau asuransi meminta resume

**Templat: Permintaan dari kantor atau asuransi**

> Terima kasih, Bapak/Ibu. Catatan perawatan pasien hanya bisa kami berikan dengan persetujuan pasien yang bersangkutan.
>
> Mohon kirimkan surat permintaan resmi beserta persetujuan tertulis dari pasien. Permintaan akan kami teruskan ke pimpinan klinik untuk diproses.

Sebelum membalas, cek apakah pasien sudah menandatangani persetujuan umum saat registrasi untuk keperluan asuransi. PP 28/2024 Pasal 783 ayat (10) menyebut pembukaan isi rekam medis untuk keperluan administrasi, pembayaran asuransi, atau jaminan pembiayaan kesehatan dilakukan lewat persetujuan umum pada saat registrasi.

### Pasien minta penjelasan hasil

**Templat: Pasien bertanya arti hasil rontgen**

> Pertanyaan Kakak sudah kami teruskan ke drg. [Nama], Kak. Dokter yang akan menjelaskan hasilnya, supaya penjelasannya tepat.
>
> Kalau lebih nyaman dijelaskan langsung, saya bisa jadwalkan kontrol singkat. Dokter praktik [hari] jam [jam].

## Kebiasaan yang perlu dihentikan

- Mengirim foto layar sistem rekam medis lewat WhatsApp. Foto layar sering memuat data pasien lain di baris atas atau bawah.
- Meneruskan hasil rontgen ke grup WhatsApp klinik untuk bertanya ke dokter. Kirim langsung ke dokter yang menangani.
- Menyimpan file pasien di galeri HP admin.
- Menyebut nama atau tanggal lahir pasien duluan saat memverifikasi. Biarkan peminta yang menyebutkannya.
- Mengirim ke nomor baru tanpa verifikasi karena peminta "mengaku ganti nomor".

## Daftar cek untuk pimpinan klinik

- Hak akses rekam medis elektronik untuk admin sudah diatur dan tertulis di SOP.
- Formulir registrasi memuat persetujuan umum untuk keperluan asuransi atau jaminan pembiayaan.
- Data registrasi pasien anak mencatat nama dan nomor orang tua.
- Ada satu orang penanggung jawab yang menerima permintaan dari pihak luar.
- Permintaan rekam medis dicatat beserta tanggal diterima dan tanggal dikirim.
- HP klinik dikunci dan unduhan media otomatis dimatikan.

Kalau nomor klinikmu dijalankan Autoberes, foto gigi atau rontgen yang dikirim pasien tidak dibaca AI. Chat-nya langsung dioper ke admin. Rincian penanganan data ada di halaman [keamanan data](/keamanan-data).

## Pertanyaan yang sering muncul

### Bolehkah klinik gigi mengirim hasil rontgen lewat WhatsApp?

Boleh, kepada pasien atau pihak yang berhak. Permenkes 24/2022 Pasal 26 ayat (11) menyebut rekam medis untuk pasien bisa dikirim dalam bentuk elektronik lewat alat komunikasi elektronik termasuk ponsel. Pastikan nomor dan identitas penerima sudah dicocokkan sebelum mengirim.

### Siapa pemilik rekam medis, klinik atau pasien?

Keduanya, untuk hal yang berbeda. Dokumen rekam medis milik fasilitas kesehatan, sedangkan isi rekam medis milik pasien (Permenkes 24/2022 Pasal 25 dan 26). UU 17/2023 Pasal 297 juga menyebut dokumen milik fasilitas kesehatan dan pasien berhak mengakses informasi di dalamnya.

### Apakah klinik gigi kecil wajib memakai rekam medis elektronik?

Permenkes 24/2022 Pasal 3 menyebut kewajiban itu berlaku untuk setiap fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk tempat praktik mandiri dokter gigi dan klinik, dengan batas penyesuaian 31 Desember 2023 (Pasal 45). PP 28/2024 Pasal 779 ayat (2) membolehkan rekam medis nonelektronik sementara kalau ada hambatan teknis, sampai hambatannya selesai.

### Berapa lama rekam medis elektronik harus disimpan?

Paling singkat 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien, menurut Permenkes 24/2022 Pasal 39 ayat (1).

### Template balasan WhatsApp untuk admin klinik kecantikan

https://autoberes.ai/blog/template-balasan-whatsapp-klinik-kecantikan (2026-11-02)

Contoh balasan chat untuk pertanyaan harga treatment, konsultasi, booking, reschedule, dan perawatan setelah tindakan, lengkap dengan batas yang tidak boleh dilewati admin.

Sebagian besar chat yang masuk ke nomor WhatsApp klinik kecantikan berulang setiap hari: harga treatment, jadwal dokter, cara booking, minta ganti jam, dan pertanyaan setelah tindakan. Admin yang punya templat siap pakai bisa membalas lebih cepat dan lebih konsisten, apalagi kalau shift dipegang bergantian.

Templat di bawah bisa langsung disalin lalu disesuaikan dengan nama klinik, nama dokter, dan aturan klinikmu. Bagian dalam kurung siku diganti sebelum dikirim.

## Aturan dasar sebelum memakai templat

Templat mempercepat balasan, tapi admin tetap perlu memegang beberapa batas:

- **Admin tidak mendiagnosis.** Pertanyaan seperti "jerawat saya cocok treatment apa" atau "flek saya kenapa" diarahkan ke konsultasi dokter. Admin boleh menjelaskan prosedur umum dan harga, bukan menilai kondisi kulit dari foto.
- **Harga ditulis sama dengan daftar harga resmi klinik.** Kalau harga tergantung hasil konsultasi, tulis rentang dan jelaskan alasannya.
- **Hati-hati dengan kata diskon dan promo.** Permenkes 1787/2010 tentang iklan dan publikasi pelayanan kesehatan melarang fasilitas kesehatan beriklan dengan promosi penjualan, termasuk potongan harga, dan melarang testimoni di iklan ([Pasal 5](https://peraturan.go.id/files/bn673-2010.pdf)). Pembahasan lengkapnya ada di artikel [aturan promosi klinik](/blog/aturan-promosi-klinik-permenkes-1787).
- **Data pasien tidak dikirim ulang ke grup atau nomor lain.** Foto kulit dan riwayat perawatan termasuk data kesehatan.

## 1. Sapaan pertama

Balasan pertama menentukan apakah calon pasien mau melanjutkan chat. Sebut nama klinik, nama admin, dan tawarkan dua atau tiga pilihan yang paling sering ditanyakan.

**Templat: Sapaan pertama**

> Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi [Nama Klinik]. Saya [Nama Admin].
>
> Kakak mau tanya soal apa?
> 1. Harga treatment
> 2. Jadwal dokter dan booking
> 3. Pertanyaan setelah treatment
>
> Boleh balas angkanya atau langsung ketik pertanyaannya ya.

## 2. Calon pasien tanya harga treatment

Ini pertanyaan paling sering, dan paling sering dibalas dengan satu angka tanpa konteks. Balasan yang lebih berguna menyebut apa saja yang termasuk, berapa lama tindakannya, dan apakah perlu konsultasi dulu.

**Templat: Tanya harga, harga tetap**

> Untuk [Nama Treatment] di [Nama Klinik] harganya Rp[harga] per sesi, Kak.
>
> Sudah termasuk: [contoh: pembersihan wajah, tindakan, dan masker penenang].
> Durasi sekitar [durasi] menit, ditangani oleh [dr. Nama / terapis].
>
> Kalau ini pertama kali, dokter akan cek kondisi kulit dulu sebelum tindakan. Mau saya cek jadwal yang kosong minggu ini?

**Templat: Tanya harga, tergantung konsultasi**

> Untuk [Nama Treatment], harganya mulai Rp[harga terendah] sampai Rp[harga tertinggi], Kak. Bedanya tergantung area dan jumlah sesi yang dokter sarankan setelah melihat kondisi kulit langsung.
>
> Biaya konsultasi dokter Rp[biaya konsultasi]. [Tulis kalau biaya konsultasi dipotong dari harga treatment, hanya kalau memang begitu aturannya.]
>
> Mau saya jadwalkan konsultasinya?

Kalau calon pasien menawar atau minta diskon, jawab dengan harga resmi tanpa menjanjikan potongan, lalu tawarkan pilihan yang memang ada di daftar layanan, misalnya paket sesi yang harganya sudah tercantum.

## 3. Pertanyaan yang butuh dokter

Calon pasien sering mengirim foto wajah dan bertanya treatment mana yang cocok. Admin sebaiknya tidak menebak. Balas dengan sopan dan arahkan ke konsultasi.

**Templat: Minta saran treatment dari foto**

> Terima kasih fotonya, Kak. Supaya sarannya tepat, kondisi kulit perlu dilihat langsung oleh dokter, karena dari foto banyak hal yang tidak terlihat (misalnya kedalaman bekas jerawat atau reaksi kulit).
>
> Dokter kami [dr. Nama] praktik [hari] jam [jam]. Mau saya bantu booking konsultasi?

Sinyal yang harus langsung dioper ke dokter atau admin senior, tanpa menunggu: keluhan nyeri hebat, bengkak yang membesar, demam, luka bernanah, atau reaksi alergi setelah tindakan. Untuk keluhan seperti itu, admin cukup memastikan pasien dihubungi tenaga medis secepatnya dan memberikan nomor darurat klinik.

## 4. Booking dan konfirmasi

Balasan booking yang baik merangkum semua detail dalam satu pesan, supaya pasien tidak perlu menggulir ke atas.

**Templat: Konfirmasi booking**

> Booking Kakak sudah tercatat:
>
> Nama: [Nama Pasien]
> Treatment: [Nama Treatment]
> Dokter/terapis: [Nama]
> Hari, tanggal: [Hari, tanggal]
> Jam: [jam] WIB
> Alamat: [alamat singkat + tautan Google Maps]
>
> Mohon datang 10 menit lebih awal untuk registrasi. Kalau perlu ganti jadwal, kabari kami paling lambat [batas waktu, misalnya H-1 jam 17.00] ya, Kak.

Kalau klinikmu memakai DP, aturan DP (berapa, sampai kapan harus dibayar, dan apa yang terjadi kalau batal) sebaiknya ditulis di pesan yang sama. Pasien yang membaca aturan itu sejak awal jarang merasa dirugikan belakangan.

**Templat: Konfirmasi booking dengan DP**

> Untuk mengunci jadwal ini, ada DP Rp[nominal] yang nanti dipotong dari total biaya treatment.
>
> Pembayaran: [tautan pembayaran / nomor rekening atas nama klinik]
> Batas bayar: [jam, tanggal]. Kalau lewat batas, jadwal kami lepas untuk pasien lain.
>
> Ganti jadwal paling lambat [batas] tidak mengurangi DP. [Tulis aturan pembatalan klinikmu di sini.]

## 5. Minta ganti jadwal

Pasien yang minta reschedule sebenarnya masih ingin datang. Balas cepat dan langsung tawarkan pilihan jam, jangan meminta pasien menyebut jam sendiri lalu menolaknya karena penuh.

**Templat: Reschedule**

> Bisa, Kak. Untuk [Nama Treatment] dengan [Nama Dokter], jadwal yang masih kosong:
>
> 1. [Hari, tanggal] jam [jam]
> 2. [Hari, tanggal] jam [jam]
> 3. [Hari, tanggal] jam [jam]
>
> Pilih nomor yang cocok ya. Jadwal lama Kakak hari [hari] jam [jam] saya lepas setelah Kakak memilih.

Sebelum menawarkan jam, cek tiga hal: dokter atau terapisnya praktik, ruangan dan alat yang dibutuhkan treatment itu tidak sedang dipakai, dan durasinya cukup sampai jadwal berikutnya. Jadwal yang bentrok baru ketahuan saat pasien sudah di ruang tunggu, dan itu lebih merugikan daripada balasan yang telat beberapa menit.

## 6. Pengingat sehari sebelum

**Templat: Pengingat H-1**

> Halo Kak [Nama], mengingatkan jadwal Kakak besok:
>
> [Nama Treatment] dengan [Nama Dokter]
> [Hari, tanggal], jam [jam] WIB
> [Nama Klinik], [alamat singkat]
>
> Balas YA untuk konfirmasi, atau GANTI kalau perlu pindah jadwal.

Kata kunci balasan seperti YA dan GANTI memudahkan admin memilah chat pagi hari. Pasien yang tidak membalas sampai siang bisa ditelepon atau dikirimi pesan kedua.

## 7. Setelah treatment

Pesan setelah tindakan berisi instruksi perawatan yang sudah ditulis dokter, bukan karangan admin. Minta dokter menyusun satu teks per jenis treatment, lalu admin tinggal mengirimkannya.

**Templat: Instruksi setelah treatment**

> Terima kasih sudah datang hari ini, Kak [Nama].
>
> Catatan perawatan dari [dr. Nama] untuk [Nama Treatment]:
> [tempel instruksi tertulis dari dokter]
>
> Kalau ada keluhan seperti [tanda yang perlu dilaporkan, sesuai catatan dokter], langsung kabari kami di nomor ini atau telepon [nomor klinik].

**Templat: Cek kabar beberapa hari kemudian**

> Halo Kak [Nama], bagaimana kondisi kulit setelah [Nama Treatment] hari [hari]? Kalau ada yang ingin ditanyakan ke dokter, balas di sini ya.

Jawaban pasien atas pesan cek kabar diteruskan ke dokter kalau isinya keluhan. Admin tidak menilai sendiri apakah keluhan itu normal.

## 8. Chat masuk di luar jam buka

Banyak calon pasien mengirim chat malam hari setelah selesai bekerja. Pesan otomatis di luar jam kerja sebaiknya tetap memberi jalan untuk booking dan menyebut nomor darurat. Contoh lengkap untuk klinik dan showroom ada di artikel [pesan otomatis WhatsApp di luar jam kerja](/blog/pesan-otomatis-whatsapp-di-luar-jam-kerja).

## Menyimpan templat supaya dipakai semua admin

- Simpan templat di fitur Balasan Cepat WhatsApp Business, dengan pintasan yang mudah diingat (misalnya /harga-facial, /booking, /reschedule).
- Tulis satu versi resmi di dokumen bersama, dan tunjuk satu orang yang boleh mengubahnya. Harga yang berbeda antar admin membuat pasien bingung.
- Tinjau ulang setiap kali daftar harga, jadwal dokter, atau aturan DP berubah.

Kalau jumlah chat sudah lebih banyak dari yang bisa dibalas admin, bagian yang berulang (harga, jadwal kosong, konfirmasi, pengingat) bisa dijalankan Autoberes dari data layanan dan jadwal klinikmu, sementara pertanyaan medis dioper ke admin untuk diteruskan ke dokter. Detail alurnya ada di halaman [klinik kecantikan](/klinik-kecantikan) dan [cara kerja](/cara-kerja).

### Template balasan WhatsApp reservasi hotel: tanya kamar, harga, sampai konfirmasi

https://autoberes.ai/blog/template-balasan-whatsapp-reservasi-hotel (2026-11-02)

Contoh balasan WhatsApp untuk resepsionis hotel kecil: tanya kamar kosong, harga per malam, fasilitas, ringkasan booking, DP, dan saat kamar penuh.

Chat yang paling sering masuk ke WhatsApp hotel kecil isinya hampir selalu sama: "Kak, tanggal sekian ada kamar? Berapa semalam?" Kalau resepsionis harus mengetik ulang jawabannya setiap kali, balasan jadi lambat dan isinya beda-beda antar shift. Template menyelesaikan dua masalah itu sekaligus.

Di bawah ini ada template untuk alur yang paling umum, dari pertanyaan pertama sampai tamu setuju booking. Ganti bagian dalam kurung siku dengan data hotelmu.

## Apa yang harus ada di balasan pertama

Balasan pertama yang baik menjawab pertanyaan tamu dan langsung meminta data yang kurang. Tamu yang bertanya "ada kamar?" biasanya belum menyebut tanggal lengkap, jumlah orang, atau tipe kamar. Kalau resepsionis menjawab "ada, Kak" lalu menunggu, butuh tiga atau empat bolak-balik chat sebelum harga bisa disebut.

Data minimal yang dibutuhkan sebelum menyebut harga:

- Tanggal check-in dan check-out (bukan hanya "malam Minggu")
- Jumlah tamu dewasa dan anak
- Jumlah kamar
- Tipe kamar yang diminati, kalau tamu sudah punya pilihan

**Templat: Balasan pertama saat data belum lengkap**

> Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi [Nama Hotel].
>
> Supaya kami bisa cek kamar dan harganya, boleh dibantu infonya:
> 1. Tanggal check-in dan check-out
> 2. Jumlah tamu (dewasa dan anak)
> 3. Butuh berapa kamar
>
> Kami punya tipe [Superior], [Deluxe], dan [Family]. Foto dan fasilitasnya bisa kami kirim kalau Kakak mau lihat dulu.

Daftar bernomor memudahkan tamu menjawab sekaligus dalam satu pesan.

## Template saat kamar tersedia

Begitu data lengkap, cek kamar dulu, baru sebut harga. Jangan menulis "ada" sebelum benar-benar mengecek kalender kamar dan booking yang masuk dari OTA. Janji yang harus ditarik lagi lebih merusak kepercayaan daripada balasan yang telat lima menit.

**Templat: Kamar tersedia, dengan rincian harga**

> Kak [Nama], untuk [Jumat, 14 Nov] sampai [Minggu, 16 Nov] (2 malam), 2 dewasa, kamar [Deluxe] masih tersedia.
>
> Rinciannya:
> Jumat (weekend): Rp[harga]
> Sabtu (weekend): Rp[harga]
> Total 2 malam: Rp[total]
>
> Harga sudah termasuk [sarapan untuk 2 orang / pajak dan layanan]. Check-in mulai jam [14.00], check-out paling lambat jam [12.00].
>
> Mau kami bantu proses bookingnya, Kak?

Ada tiga hal di template itu yang sering terlewat.

Pertama, harga ditulis per malam, bukan hanya totalnya. Banyak hotel memakai harga berbeda untuk weekday, weekend, dan musim ramai. Kalau tamu menginap Kamis sampai Sabtu, dua malam itu bisa beda harganya. Rincian per malam membuat tamu paham kenapa totalnya tidak sama dengan "harga di Instagram".

Kedua, sebut dengan jelas apakah harga sudah termasuk pajak. Jasa perhotelan, termasuk hotel, losmen, guesthouse, dan pondok wisata, dikenai Pajak Barang dan Jasa Tertentu (PBJT) dengan tarif paling tinggi 10%, dan besarnya ditetapkan lewat Perda masing-masing daerah ([UU 1/2022, Pasal 53 dan Pasal 58](https://peraturan.bpk.go.id/Details/195696/uu-no-1-tahun-2022)). Kalau harga yang kamu sebut belum termasuk pajak, tulis begitu di chat. Tamu yang baru tahu soal pajak saat check-out cenderung merasa dibohongi.

Ketiga, sebut fasilitas yang memengaruhi harga: sarapan, jumlah orang per kamar, extra bed. Undang-undang Perlindungan Konsumen mewajibkan pelaku usaha memberi informasi yang benar, jelas, dan jujur tentang barang atau jasa yang dijual ([UU 8/1999, Pasal 7 huruf b](https://peraturan.bpk.go.id/Details/45288/uu-no-8-tahun-1999)). Untuk hotel, artinya tamu harus tahu persis apa yang dia bayar sebelum transfer.

## Template saat tipe yang diminta penuh

Saat tipe kamar yang diminta penuh, tawarkan pilihan lain di chat yang sama. Tamu yang hanya menerima "maaf penuh, Kak" akan langsung membuka aplikasi OTA dan mencari hotel lain.

**Templat: Tipe yang diminta penuh, tawarkan alternatif**

> Mohon maaf Kak, [Deluxe] untuk malam Sabtu [15 Nov] sudah penuh.
>
> Yang masih tersedia di tanggal itu:
> [Superior], Rp[harga]/malam, kamar sedikit lebih kecil, bed [double/twin]
> [Family], Rp[harga]/malam, muat 4 orang
>
> Atau kalau tanggalnya bisa geser, [Deluxe] masih ada untuk [Minggu, 16 Nov].
>
> Kakak mau pilih yang mana?

Kalau semua kamar penuh, tutup percakapan dengan sopan dan tawarkan tanggal terdekat yang masih kosong. Jangan menjanjikan "nanti kami kabari kalau ada yang batal" kalau tidak ada orang yang benar-benar mencatat dan menindaklanjutinya.

**Templat: Semua kamar penuh**

> Mohon maaf Kak, untuk tanggal [15 Nov] semua kamar kami sudah terisi.
>
> Tanggal terdekat yang masih tersedia: [17 Nov] dan [18 Nov]. Kalau salah satunya cocok, kami bantu proses sekarang.

## Template pertanyaan fasilitas yang sering muncul

Pertanyaan fasilitas paling cepat dijawab kalau jawabannya sudah disiapkan sekali dan disimpan. Aplikasi WhatsApp Business punya fitur [balasan cepat](https://faq.whatsapp.com/1791149784551042/?locale=id_ID&cms_platform=android) untuk menyimpan pesan yang sering dikirim, jadi resepsionis tidak perlu mengetik ulang.

Daftar pertanyaan yang layak dibuatkan template:

| Pertanyaan tamu | Isi jawaban yang perlu disiapkan |
| --- | --- |
| Jam check-in dan check-out? | Jam standar, apakah early check-in atau late check-out bisa, dan biayanya kalau ada |
| Ada sarapan? | Termasuk atau tidak, jam sarapan, harga kalau beli terpisah |
| Bisa tambah orang atau extra bed? | Kapasitas maksimal per tipe, harga extra bed per malam |
| Ada parkir? | Mobil atau motor, gratis atau bayar, kapasitas |
| Boleh bawa anak? | Batas usia anak gratis, aturan kasur |
| Lokasinya di mana? | Alamat lengkap, link peta, patokan, jarak ke tempat yang sering dicari tamu |
| Bisa bayar di tempat? | Aturan DP dan pelunasan, metode pembayaran yang diterima |

**Templat: Jam check-in, check-out, dan early check-in**

> Check-in mulai jam [14.00] dan check-out paling lambat jam [12.00], Kak.
>
> Early check-in bisa kalau kamarnya sudah siap, tapi belum bisa kami pastikan dari sekarang. Kalau Kakak datang lebih pagi, barang bisa dititip dulu di resepsionis.

**Templat: Extra bed dan kapasitas kamar**

> Kamar [Deluxe] untuk maksimal [2 dewasa dan 1 anak di bawah 6 tahun], Kak. Extra bed tersedia Rp[harga] per malam, sudah termasuk [sarapan 1 orang].
>
> Kalau rombongan lebih dari itu, tipe [Family] mungkin lebih pas.

Isi tabel di atas sebaiknya ditulis pemilik atau manajer, bukan dikarang resepsionis saat chat masuk. Satu jawaban resmi untuk semua shift mencegah tamu mendapat info berbeda dari dua orang.

## Template ringkasan sebelum booking dicatat

Kirim ringkasan sebelum booking dicatat. Ringkasan memberi tamu kesempatan mengoreksi tanggal atau jumlah orang sebelum kamar dikunci dan DP ditagih. Salah tanggal satu hari adalah sumber komplain yang paling mudah dicegah.

**Templat: Ringkasan booking untuk dicek tamu**

> Kak [Nama], mohon dicek dulu ya:
>
> Nama tamu: [Nama sesuai KTP]
> Check-in: [Jumat, 14 Nov 2026], mulai jam [14.00]
> Check-out: [Minggu, 16 Nov 2026], paling lambat jam [12.00]
> Kamar: 1 [Deluxe], 2 dewasa
> Tambahan: [extra bed 1, sarapan untuk 3 orang]
> Total: Rp[total] [sudah/belum] termasuk pajak
>
> Kalau sudah benar, balas BENAR dan kami kirim info pembayaran DP.

Jangan meminta foto KTP atau data lain yang belum dibutuhkan di tahap ini. Nama dan nomor yang bisa dihubungi sudah cukup untuk mencatat booking.

## Template info DP dan batas bayar

DP mengikat booking, dan batas bayarnya harus disebut jelas sejak pesan pertama soal pembayaran. Tamu yang tidak tahu ada batas waktu bisa transfer besok sore, saat kamarnya sudah dilepas ke tamu lain.

**Templat: Permintaan DP dengan batas waktu**

> Terima kasih Kak [Nama]. Bookingnya kami tahan sampai [hari ini jam 20.00].
>
> DP: Rp[nominal] ([persentase]% dari total)
> Transfer ke: [Bank], [nomor rekening], a.n. [nama pemilik rekening resmi]
>
> Setelah transfer, kirim bukti bayarnya di chat ini ya. Kalau sampai [jam 20.00] DP belum masuk, kamar kami buka lagi untuk tamu lain. Sisa pembayaran Rp[sisa] dilunasi saat check-in.
>
> Aturan pembatalan: [tulis singkat aturan hotelmu].

Nomor rekening sebaiknya selalu atas nama hotel atau badan usaha, dan ditulis sama di semua template. Tamu sekarang waspada terhadap penipuan, dan rekening pribadi yang berganti-ganti membuat mereka ragu.

Aturan DP dan pembatalan layak dibahas tersendiri, termasuk cara menulisnya supaya tidak memicu sengketa. Yang penting di template: aturan pembatalan sudah disebut sebelum tamu membayar, bukan setelahnya.

## Cara menjaga template tetap dipakai

Template hanya berguna kalau isinya benar dan semua shift memakainya. Beberapa kebiasaan yang membantu:

1. Simpan semua template di satu dokumen yang bisa dibuka semua resepsionis, lalu salin ke balasan cepat WhatsApp Business.
2. Tentukan satu orang yang boleh mengubah harga dan aturan di template. Saat harga high season berlaku, dia yang memperbarui.
3. Cek ulang template setiap kali ada perubahan: harga baru, jam sarapan berubah, rekening berganti.
4. Baca ulang beberapa chat resepsionis seminggu sekali. Pertanyaan baru yang muncul berulang kali layak dibuatkan template.

Masalah yang tersisa biasanya bukan isi template, tapi jam. Chat jam 11 malam tetap menunggu sampai ada yang sempat membuka ponsel. Di sini Autoberes bisa mengambil alih: menjawab tanya kamar dan harga dari data kamar dan kalender kamarmu, mengecek ketersediaan per malam sebelum menjanjikan, lalu mengirim ringkasan dan permintaan DP dengan batas waktu. Komplain, nego harga, dan rombongan tetap dioper ke staf.

## Pertanyaan yang sering muncul

### Perlukah menyebut harga di balasan pertama?

Sebut harga setelah tanggal dan jumlah tamu jelas. Harga hotel sering berbeda antara weekday, weekend, dan musim ramai, jadi harga yang disebut sebelum tanggal jelas bisa salah. Kalau tamu hanya ingin gambaran kasar, sebut kisaran harga per tipe kamar dan jelaskan bahwa harga pasti tergantung tanggal.

### Harga di WhatsApp boleh beda dengan harga di OTA?

Boleh, itu keputusan bisnis hotel. Yang penting, harga yang disebut di chat harus jelas komponennya: per malam atau total, sudah atau belum termasuk pajak, termasuk sarapan atau tidak. Kalau harga di chat lebih tinggi dari harga yang tamu lihat di OTA, siapkan jawaban jujur soal bedanya, misalnya karena harga OTA tidak bisa dibatalkan.

### Bagaimana membalas tamu yang menawar harga?

Siapkan aturan dari pemilik: boleh diskon atau tidak, untuk kondisi apa (menginap lebih dari sekian malam, weekday), dan berapa batasnya. Resepsionis sebaiknya tidak memutuskan diskon sendiri. Kalau di luar aturan, jawab bahwa permintaan akan diteruskan ke manajer dan beri waktu kapan tamu akan dikabari.

### Apakah template membuat balasan terdengar kaku?

Template adalah kerangka, bukan naskah mati. Panggil tamu dengan namanya, sesuaikan tanggal dan tipe kamar, dan tambahkan satu kalimat yang menjawab hal spesifik yang dia tanyakan. Yang dijaga dari template adalah isi faktanya: harga, jam, dan aturan.

### Template chat WhatsApp untuk booking villa, dari tanya tanggal sampai check-out

https://autoberes.ai/blog/template-chat-booking-villa-whatsapp (2026-11-02)

Contoh balasan WhatsApp untuk tamu villa: cek tanggal, harga per malam, tamu lebih dari kapasitas, DP, aturan villa, info check-in mandiri, dan check-out.

Chat tamu villa hampir selalu berjalan dengan urutan yang sama: tanya tanggal, tanya harga untuk sekian orang, tanya fasilitas, lalu minta nomor rekening. Setelah transfer, pertanyaannya pindah ke lokasi, jam check-in, dan boleh tidaknya hal tertentu. Templat yang disusun mengikuti urutan itu membuat balasan lebih cepat dan menutup celah yang sering jadi masalah, misalnya tamu datang dengan jumlah orang dua kali lipat dari kapasitas.

Bagian dalam kurung siku diganti sebelum dikirim. Simpan versi akhirnya di fitur Balasan Cepat WhatsApp Business supaya semua orang yang memegang nomor villa memakai kalimat yang sama.

## Siapkan data ini sebelum membalas

Templat hanya secepat data di belakangnya. Satu lembar berisi data berikut, per unit, mencegah salah sebut:

- tarif weekday, weekend, dan high season beserta rentang tanggalnya
- minimal menginap per jenis tanggal
- kapasitas standar dan maksimal, harga extra bed atau tamu tambahan
- jam check-in dan check-out
- aturan DP: persentase atau nominal, batas bayar, rekening atas nama siapa
- kebijakan pembatalan dan ganti tanggal
- aturan villa (house rules) dan deposit kerusakan kalau ada
- alamat, titik peta, kapasitas parkir, dan cara masuk

Satu lagi yang sering terlupa: kalender yang memuat semua booking, termasuk yang masuk dari Airbnb, Traveloka, atau Booking.com. Templat tanggal kosong di bawah tidak berguna kalau kalendernya tidak lengkap.

## 1. Balasan pertama: tanya tiga hal sekaligus

Tamu sering membuka chat dengan "villa masih ada kak?" tanpa tanggal. Balas dengan meminta tiga data yang menentukan jawaban, dalam satu pesan.

**Templat: Balasan pertama**

> Halo Kak, terima kasih sudah menghubungi [Nama Villa]. Saya [Nama].
>
> Supaya saya bisa cek, boleh info:
> 1. Tanggal check-in dan check-out
> 2. Jumlah tamu (dewasa dan anak)
> 3. Bawa kendaraan berapa (untuk parkir)
>
> Nanti saya kirim unit yang kosong beserta harganya.

Pertanyaan kendaraan terdengar kecil, tapi villa dengan parkir dua mobil yang didatangi rombongan empat mobil akan bermasalah dengan tetangga di malam pertama.

## 2. Tanggal kosong: sebut unit, rincian harga, dan langkah berikutnya

**Templat: Tanggal kosong**

> Untuk [tanggal check-in] sampai [tanggal check-out] ([jumlah] malam), [Nama Unit] masih kosong, Kak.
>
> Kapasitas: [jumlah] orang, [jumlah] kamar tidur, [fasilitas utama: kolam renang pribadi, dapur, area BBQ]
> Rincian:
> [Hari] malam: Rp[...]
> [Hari] malam: Rp[...]
> Total: Rp[...]
>
> Check-in jam [jam], check-out jam [jam]. Kalau cocok, saya bantu kunci tanggalnya ya.

Tutup dengan tawaran langkah berikutnya, supaya tamu tahu apa yang harus dilakukan kalau cocok.

## 3. Tanggal penuh: langsung tawarkan pilihan lain

"Maaf penuh" tanpa alternatif mengakhiri chat. Tawarkan unit lain di tanggal yang sama, atau tanggal terdekat di unit yang sama.

**Templat: Tanggal penuh**

> Mohon maaf Kak, [Nama Unit] untuk [tanggal] sudah terisi.
>
> Pilihan yang masih ada:
> 1. [Unit lain], tanggal yang sama, kapasitas [jumlah] orang, total Rp[...]
> 2. [Nama Unit], [tanggal alternatif], total Rp[...]
>
> Mau saya cek salah satunya?

## 4. Jumlah tamu melebihi kapasitas

Kapasitas villa bukan angka untuk ditawar diam-diam. Kasur, kamar mandi, air panas, dan parkir dihitung dari angka itu. Sebutkan batasnya dan pilihannya.

**Templat: Tamu melebihi kapasitas**

> [Nama Unit] kapasitasnya [jumlah standar] orang, maksimal [jumlah maksimal] orang dengan extra bed Rp[...] per malam, Kak.
>
> Untuk [jumlah tamu] orang, pilihannya:
> 1. [Unit yang lebih besar], kapasitas [jumlah] orang, total Rp[...]
> 2. Sewa [Unit A] dan [Unit B] sekaligus, total Rp[...]
>
> Jumlah tamu yang datang mohon sesuai yang tercatat ya, Kak, karena perlengkapan disiapkan sesuai angka itu.

Kalau tamu tetap memaksa membawa lebih banyak orang, jangan putuskan di chat. Oper ke pemilik atau pengelola.

## 5. Tamu menawar

**Templat: Tamu menawar**

> Harga untuk tanggal itu memang Rp[...] total, Kak, sesuai tarif [weekend / high season] kami.
>
> Kalau Kakak fleksibel tanggal, [tanggal hari biasa] harganya Rp[...] untuk jumlah malam yang sama.

Kalau ada keputusan diskon untuk rombongan atau masa inap panjang, tulis aturannya di lembar data dan biarkan pemilik yang menyetujui di luar aturan itu.

## 6. Sebelum transfer: kirim aturan villa

Aturan villa paling efektif disampaikan sebelum tamu membayar, bukan setelah tamu tiba. Airbnb menerapkan prinsip yang sama untuk listing di platformnya: aturan rumah harus wajar, dicantumkan di listing sebelum booking, dan tuan rumah tidak boleh menambah aturan baru lewat pesan setelah booking ([Airbnb Help Center](https://www.airbnb.com/help/article/4168)). Untuk booking langsung lewat WhatsApp, artinya sama: tamu yang membaca aturan sebelum transfer sudah menyetujuinya, dan kamu tidak perlu berdebat di lokasi.

**Templat: Aturan villa sebelum transfer**

> Sebelum saya kirim info pembayaran, ini aturan menginap di [Nama Villa], Kak:
>
> 1. Jumlah tamu menginap maksimal [jumlah] orang. Tamu yang berkunjung tanpa menginap [aturan, misalnya: sampai jam 21.00].
> 2. Jam tenang mulai [jam]. Musik dan karaoke dimatikan setelah jam itu.
> 3. [Dilarang merokok di dalam ruangan / boleh di teras].
> 4. Hewan peliharaan: [tidak diizinkan / boleh dengan persetujuan pengelola].
> 5. Acara (ulang tahun, gathering, foto prewedding): wajib izin pengelola sebelum booking.
> 6. Kolam renang tanpa penjaga. Anak-anak di kolam wajib didampingi orang dewasa.
> 7. Deposit kerusakan Rp[...] dibayar [kapan], dikembalikan [kapan] setelah pengecekan.
>
> Kalau semuanya oke, saya lanjut kirim rincian DP.

Sesuaikan isinya dengan villamu. Jangan menyalin daftar panjang dari villa lain: aturan yang tidak kamu tegakkan hanya membuat aturan lain ikut diabaikan.

## 7. Konfirmasi booking dan DP dengan batas waktu

**Templat: Konfirmasi dan DP**

> Booking Kakak saya catat:
>
> Nama: [Nama Tamu]
> Unit: [Nama Unit]
> Check-in: [hari, tanggal], mulai jam [jam]
> Check-out: [hari, tanggal], paling lambat jam [jam]
> Tamu: [jumlah] dewasa, [jumlah] anak
> Kendaraan: [jumlah]
> Total: Rp[...]
>
> DP [persentase]% = Rp[...]
> Transfer ke: [bank, nomor rekening, atas nama]
> Batas bayar: [jam, tanggal]. Lewat batas itu, tanggalnya kami buka lagi untuk tamu lain.
> Pelunasan Rp[...] paling lambat [kapan].
>
> Pembatalan: [ringkasan kebijakan pembatalan].

Batas bayar yang jelas mencegah tanggal ditahan berhari-hari untuk tamu yang tidak jadi. Detail menyusun aturan DP, pelunasan, dan pembatalan ada di artikel [aturan DP dan pembatalan sewa villa](/blog/aturan-dp-dan-pembatalan-sewa-villa).

Langkah ini bisa dijalankan Autoberes: mengecek tanggal kosong per unit, menghitung total per malam, lalu menagih DP dengan batas bayar dan melepas tanggalnya kalau lewat batas. Booking dari OTA dicatat staf supaya tanggalnya tidak ditawarkan lagi. Penjelasannya di halaman [villa](/villa).

## 8. Data tamu untuk catatan villa

Minta data tamu setelah DP masuk, bukan di awal chat. Yang perlu: nama sesuai identitas, nomor yang bisa dihubungi saat hari H, dan perkiraan jam tiba.

Untuk tamu warga negara asing, simpan data paspornya. [UU Keimigrasian Pasal 72](https://pasal.id/peraturan/uu/uu-no-6-tahun-2011/pasal-72) mewajibkan pemilik atau pengurus tempat penginapan memberikan data orang asing yang menginap bila diminta pejabat imigrasi yang bertugas. Undang-undang itu sudah beberapa kali diubah, jadi cek aturan pelaporan yang berlaku di daerahmu, terutama di kawasan wisata seperti Bali.

Foto KTP atau paspor tamu adalah data pribadi. Simpan di tempat yang hanya bisa dibuka pengelola, jangan diteruskan ke grup penjaga.

## 9. H-1: lokasi dan info check-in mandiri

Villa dengan check-in mandiri (kunci di kotak kode, pintu dengan PIN) bergantung penuh pada pesan ini. Kirim sehari sebelum check-in, dan hanya setelah pembayaran yang disyaratkan sudah masuk.

**Templat: Info check-in H-1**

> Halo Kak [Nama], sampai jumpa besok di [Nama Villa].
>
> Alamat: [alamat lengkap]
> Peta: [tautan Google Maps]
> Patokan: [contoh: masuk gang setelah masjid, pagar hitam nomor 12]
> Jalan terakhir: [contoh: menanjak dan sempit, bus besar tidak bisa masuk]
>
> Check-in mulai jam [jam].
> Kunci: kotak kunci di samping pintu, kode [kode]. [Atau: penjaga kami, Pak [Nama], menunggu di lokasi, nomor [nomor].]
> Parkir: [jumlah] mobil di halaman.
> Wi-Fi: [nama jaringan] / [kata sandi]
>
> Pengingat: jam tenang mulai [jam], check-out paling lambat jam [jam] [hari].

Ganti kode kotak kunci atau PIN pintu setelah setiap tamu. Kode yang sama untuk semua tamu berarti setiap tamu lama bisa masuk lagi.

## 10. Permintaan di luar aturan

Early check-in, late check-out, bawa anjing, atau "boleh tambah tenda di halaman?" adalah keputusan pemilik atau pengelola, bukan admin. Balas dengan jujur bahwa kamu perlu menanyakan, dan beri waktu.

**Templat: Permintaan yang perlu persetujuan**

> Untuk [permintaan], saya perlu tanya pengelola dulu, Kak, karena tergantung [contoh: jadwal bersih-bersih dari tamu sebelumnya]. Saya kabari paling lambat [jam] ya.

Early check-in hanya bisa dijanjikan setelah dicek apakah malam sebelumnya ada tamu dan berapa lama tim kebersihan butuh waktu.

## 11. Setelah check-out

**Templat: Setelah check-out dan deposit**

> Terima kasih sudah menginap di [Nama Villa], Kak [Nama].
>
> Pengecekan villa sudah selesai. Deposit Rp[...] kami kembalikan ke rekening [nama bank, atas nama] paling lambat [kapan].
>
> Kalau berkenan, ulasan Kakak sangat membantu kami: [tautan ulasan Google]

Kalau ada kerusakan yang dipotong dari deposit, kirim foto kerusakannya dan rincian biayanya di pesan yang sama. Potongan tanpa bukti mudah berujung debat.

## Pertanyaan yang sering muncul

### Kapan sebaiknya aturan villa dikirim ke tamu?

Sebelum tamu mentransfer DP. Tamu yang membayar setelah membaca aturan sudah tahu batasnya, dan kamu punya rujukan kalau ada masalah di lokasi. Kirim ulang ringkasannya di pesan H-1.

### Apakah kode kotak kunci boleh dikirim saat booking?

Lebih aman dikirim H-1, setelah pembayaran yang disyaratkan masuk, dan diganti setelah setiap tamu. Kode yang dikirim jauh hari bisa sampai ke orang lain lewat grup keluarga atau rombongan.

### Bagaimana membalas tamu yang membawa orang lebih banyak dari kapasitas?

Sebutkan kapasitas standar, kapasitas maksimal dengan extra bed, dan pilihan unit yang lebih besar. Kalau tamu tetap ingin menambah orang di luar batas maksimal, oper ke pemilik untuk diputuskan.

### Perlukah meminta foto KTP tamu villa?

Itu keputusanmu sebagai pemilik. Kalau kamu memintanya, lakukan setelah DP masuk, simpan di tempat yang hanya bisa diakses pengelola, dan jangan diteruskan ke grup. Untuk tamu asing, data paspor perlu tersedia kalau diminta pejabat imigrasi.

---

# Autoberes (English)

> An AI WhatsApp admin that answers chats from your business data, keeps bookings free of clashes, and collects deposits. For clinics, car showrooms, hotels, and villas. Made by PT Xyntera Teknologi Indonesia (Tyrex Indonesia).

## Home

Page: https://autoberes.ai

### Chats come in, the book fills up. Not a single clash.

An AI admin on WhatsApp for clinics, car showrooms, hotels, and villas. It answers from your business data, checks the schedule before promising anything, and records the booking once the customer agrees.

The Rp350,000 deposit is deducted from your first bill. Refunded in full if the agent has never been used.

### What you can count on

- Use your own business WhatsApp number
- Deposit refunded in full if the agent has never been used
- Public pricing, Starter Rp990,000 a month
- Setup help from our team

### One AI admin, set up for four kinds of business.

The AI rules, the schedule it guards, and the built-in reminders differ for each. Open the one closest to yours.

- **Beauty clinics** (https://autoberes.ai/klinik-kecantikan): One laser machine, treatments of different lengths, and patients asking for prices at 11 pm. Deposits collected before a slot is held, medical questions straight to the admin, remaining package sessions reminded.
- **Dental clinics** (https://autoberes.ai/klinik-gigi): A dentist on leave, a chair double booked, and patients who forget their six-month scaling. Recall and braces check-ups sent on their own, emergency signs handed over, treatment costs never guessed.
- **New and used car showrooms** (https://autoberes.ai/showroom-mobil): Ad leads arriving at night, two test drives asked for one car, new-car buyers asking about colours and delivery waits. Leads answered right away, test drives booked when the car and the salesperson are free, the lowest price and credit stay with sales.
- **Hotels & villas** (https://autoberes.ai/hotel, https://autoberes.ai/villa): Guests ask about rooms while the front desk is busy, and one villa date can sell twice across OTAs and WhatsApp. Rooms and dates checked before they are promised, deposits with a deadline, OTA bookings entered by staff so the dates are locked.

### Five front-desk jobs, handled by one AI admin.

Open them one by one. Each adapts to the business: doctors and equipment in clinics, cars and sales in showrooms, rooms and dates in hotels and villas.

- **Answer WhatsApp chats**: The AI answers from the data you entered, whenever a chat comes in.
  - Prices, services, cars, or rooms come from your data, never made up
  - Customer images and voice notes are read too
  - On 24 hours, only outside working hours, or when the admin has not replied
- **Schedule guard**: Every booking is checked against doctors, equipment, cars, or rooms before it is promised.
  - Durations, prep time, opening hours, and leave are counted
  - Front-desk bookings go through the same check
  - On a clash, the AI offers another free time or date
- **Deposits with a deadline**: A booking waits for its deposit until the deadline, then is released if unpaid.
  - You set the deposit amount and deadline
  - A reminder goes out before the deadline
  - Released slots are offered to the waitlist
- **Automatic reminders and recalls**: Routine messages go out on their own, matched to the type of business.
  - Day-before confirmation and deposit reminders
  - Scaling recalls, test drive follow-ups, check-in info the day before a stay
  - Sent between 08:00 and 21:00, and anyone who replies STOP gets nothing more
- **Summaries and reports for the owner**: The owner knows what happened without opening the dashboard every hour.
  - Daily summary by email at 21:00
  - Weekly summary every Monday at 08:00
  - Pro plan: leads with ad source and admin reply-speed monitor

### What needs you, at the top.

Home opens with the chats the AI handed over and the reason for each, like a medical question or a price negotiation. Next to it is a log of what the AI has done, and every line opens the original chat.

- **Needs you**: Chats the AI handed over, with a summary and a button to open the chat.
- **Today's numbers**: Bookings made, deposits paid, and deposits still pending.
- **What the AI did**: Every AI action is logged with its time.

### The AI knows when to stop.

Not every chat should be answered by software. As soon as a chat touches something that needs a person, the AI stops, hands the chat to your admin or salesperson, and writes a summary: who the customer is, what they want, and what they have been offered.

Handed to your admin or sales when:

- A clinic patient asks a medical question: skin or tooth condition, allergies, pregnancy, side effects.
- A dental patient mentions an emergency sign: swelling, bleeding that will not stop, severe pain, a tooth broken in an accident.
- A customer negotiates, or a buyer asks for the lowest price on a car.
- A buyer asks about a trade-in or whether credit will be approved.
- A new-car buyer asks for a firm delivery wait or stock that is not in your data, or asks for a discount.
- A hotel or villa guest asks for a refund or cancellation outside your policy, asks for something not in your data (early check-in, pets, events), books as a group, asks for a corporate rate, asks to change dates after booking, or negotiates.
- A customer complains or asks to talk to a person.
- A booking needs your approval, for example over capacity within your tolerance.

What the AI will not do:

- Judge a medical condition, or quote the cost of a treatment that needs an exam first.
- Reveal the lowest price, or promise that credit will be approved.
- Quote prices, durations, or deposits that are not in your data.
- Make up bank account numbers or payment links.
- Say a time, car, or room is free without checking the schedule.
- Claim to be human.

### Connected to the channels your customers already use.

- **WhatsApp, number managed by our team**: Our team connects your business WhatsApp number through Autoberes' official provider account. Messages are paid for with credits.
- **WhatsApp, your own provider account**: Use your own Meta Cloud API, Gupshup, Twilio, or WATI account. No Autoberes credits are used; the provider bills you for messages.
- **Website chat widget**: Add the widget to your website. The same AI answers as on WhatsApp.
- **Deposit payments**: The deposit amount and deadline are recorded on every booking. A Midtrans deposit link is sent in chat once the customer agrees; only the deposit is collected automatically.

Not connected yet: OTAs such as Traveloka or Airbnb, hotel PMS, and point-of-sale systems. Bookings from those are entered by staff so the schedule is locked too.

### Less than one admin's salary.

Rp990,000, Starter, per outlet per month.

Includes the AI on WhatsApp and your website, the schedule guard, deposits per service, automatic reminders, and a daily summary.

- WhatsApp number managed by our team: message credits are bought separately, from Rp500,000 for 1,000 credits a month.
- Your own WhatsApp provider account: no Autoberes credits, the provider bills you for messages.

### What people usually ask before starting.

**Can I keep using my WhatsApp number on my phone?**
It depends on how it is connected. Through Meta Cloud API with coexistence, you keep the WhatsApp Business app on your phone: replies you type there are logged in Autoberes and the AI stops in that conversation. Through other providers, or a number managed by our team, the number runs on the API and chats are read and answered from the Autoberes Inbox. Ask us before connecting so the route fits.

**What if the AI does not know the answer?**
The AI says it will check with the admin instead of guessing. The chat goes to the Needs you queue on the dashboard with a summary, so the admin knows what the customer wants without rereading the whole chat.

**Can the AI get a price or a time wrong?**
Prices, durations, and deposits only come from the data you entered, so if the data is wrong, the answer is wrong too. Times are never answered from the AI’s memory: every time or date is checked by the schedule guard first, and a booking is only made after the customer confirms the summary. You can read every conversation in the Inbox.

**Is my customer and patient data safe?**
WhatsApp API keys are encrypted with AES-256-GCM, owners can export and delete customer data, and photos of medical conditions are not sent to the image model. AI replies are processed through DeepInfra and Anthropic outside Indonesia. We do not hold certifications such as ISO 27001 yet. The details are on the Data security page.

**Can I use my own WhatsApp API account?**
Yes. Autoberes connects to Meta Cloud API, Gupshup, Twilio, and WATI. With your own account, no Autoberes credits are used and the provider bills you for messages directly. Plan prices stay the same.

**What happens when WhatsApp credits run out?**
This only applies to numbers managed by our team. Usage beyond your credits costs Rp650 per credit up to the cap you set (Rp300,000 per period to start). If the cap is used up too, automatic messages stop and go to the Send manually list, while replies to customers who are chatting still go out for up to 50 credits that we cover. The owner is emailed at each stage.

**How long does setup take?**
After signing up you can enter your data and test the AI in Try AI the same day. The AI starts answering customers once the Rp350,000 activation deposit is paid, and the rest of the pilot bill is due on day 7. Connecting a WhatsApp number depends on the provider and Meta verification; meanwhile your admin can use Copilot mode.

### Set up an AI admin for your front desk.

Pick your type of business, add your services or cars, team schedules, and deposit rules. Test it yourself in Try AI, then pay the activation deposit so the AI starts answering customers.

- Setup help included
- Deposit deducted from your first bill
- Stop any time

## Beauty clinic

Page: https://autoberes.ai/klinik-kecantikan
Status: Ready to use (open for signup)

### Patients still get an answer after closing time.

Patients ask for prices, request a laser slot, or send a photo of their skin at hours you do not expect. Autoberes answers from your price list, keeps doctors, rooms, and equipment free of clashes, collects deposits before a slot is held, and hands medical questions to your admin.

The Rp350,000 deposit is deducted from your first bill. Refunded in full if the agent has never been used.

### Small problems that cost slots every week.

- Today: A price question arrives at 23:00 and gets answered at noon the next day. The patient has already booked elsewhere. With Autoberes: The AI answers right away with the price from your clinic data, then offers times that are actually free.
- Today: Two laser patients are booked at the same time, and there is only one machine. With Autoberes: Every booking is checked against doctors, rooms, and equipment, including prep and cleanup time.
- Today: A Saturday slot is held, but the deposit never arrives. With Autoberes: The booking waits for the deposit until the deadline. After that, the slot is released and offered to the waitlist.
- Today: Package patients forget their next session, and the unused sessions turn into complaints. With Autoberes: Next-session and expiring-package reminders go out on their own.

### Saturday laser at 10, asked at 23:12.

Illustrated conversation, not real data.

- **Answered from your clinic data**: Treatments, prices, durations, and opening hours come from what you entered. If the answer is not there, the AI says it will check with the admin instead of guessing.
- **The schedule is checked, not guessed**: You have one laser machine and it is busy at 10. The AI does not promise that time. It offers the nearest times that are actually free.
- **The patient agrees first, then it is recorded**: Before the booking is created, the AI sends a full summary and waits for the patient to say it is right. If they hesitate or change a detail, nothing is booked.
- **The deposit has a deadline**: The booking goes in as awaiting deposit. If it is still unpaid at the deadline, the slot is released automatically and offered to the waitlist, in order.
- **On medical questions, the AI stops**: Skin conditions, allergies, pregnancy, side effects: the AI does not judge. The chat goes to your admin with a summary, and the AI stays quiet in that chat until the admin takes over.

### Front-desk work Autoberes takes over.

Every answer comes from the data you enter. If it is not there, the AI says it will check with the admin.

- **Prices from your price list**: Prices and their units (per session, per unit, per area) come from your clinic data. The AI does not make up prices that are not written down.
- **Bookings after the patient agrees**: The AI sends a summary of the treatment, time, and deposit, then waits for the patient to confirm. If they hesitate or change a detail, nothing is booked.
- **Package sessions used automatically**: Patients with a package can book using their remaining sessions, and the AI can check the balance when they ask.
- **Images and voice notes**: Patients can send images or voice messages. Skin photos are not judged by the AI and go straight to your admin.
- **Follow-up after treatment**: Follow-up messages and next-session reminders follow the session interval you set for each treatment.
- **AI working hours**: The AI can run around the clock, only outside office hours, or take over when no admin has replied within a few minutes.

### That one laser machine never gets booked twice.

Every booking, whether it comes from a chat or from the front desk, goes through the same check before it reaches the schedule. Pick a case and watch what happens.

Illustrated schedule, not real clinic data.

- **One machine only**. Request: Laser, 10:30. Reason: There is one laser machine and it is in use from 10:00 to 11:00. Then: The AI offers the nearest time the machine is free: 11:30.
- **Different lengths**. Request: Laser, 12:30. Reason: Laser takes 45 minutes, plus 10 minutes of prep and 15 of cleanup. In total it runs into the 13:00 peel in the treatment room. Then: The AI offers a time after the peel ends: 13:45.
- **Over capacity**. Request: Consult with the doctor, 10:30. Reason: The doctor is doing a laser until 11:00. You allow the doctor to take one extra booking in case a patient does not show up. Then: The booking waits for admin approval before it is confirmed to the patient.
- **Outside opening hours**. Request: Laser, 16:30. Reason: The clinic closes at 17:00. Prep and cleanup time are counted too. Then: The AI offers another time that day or the next.

### On medical questions, the AI stops.

The AI holds no medical licence and does not judge a patient’s condition. As soon as a chat touches a medical topic, it goes to your admin with a summary, and the AI stays quiet in that chat until the admin takes over.

Handed to your admin when:

- A patient asks about eligibility: pregnancy, breastfeeding, current medication, allergies.
- A patient reports a problem after treatment, such as redness that is not improving.
- A patient sends a photo of their skin or asks for a diagnosis.
- A patient complains, asks for a refund, or wants to talk to a person.

What the AI will not do:

- Judge a skin condition from a photo or a description.
- Promise results, or say a treatment is definitely safe for the patient.
- Quote prices that are not in your clinic data.
- Claim to be a doctor or a human.

### Messages that go out without anyone having to remember.

Available as soon as a beauty clinic signs up. Each reminder can be switched on or off, moved to another time, and reworded.

- **Day-before confirmation**: The day before the appointment. The patient is asked to reply YES.
- **Deposit reminder**: Before the deposit deadline passes.
- **Follow-up after treatment**: Follows the follow-up steps for each treatment.
- **Next session**: Based on the treatment’s session interval.
- **Package session and expiring package**: For patients who hold a package.
- **Review request**: Turns on once you add your review link.
- **Come back after 60 days**: Off until you switch it on. Only to patients who agreed to be contacted.

Messages go out between 08:00 and 21:00. Patients who reply STOP get no further messages.

Indonesian rules (Permenkes 1787/2010) restrict discount advertising by health facilities, so the built-in reminders are about appointments and follow-up care, not price cuts.

### Beauty clinic questions

**Can the AI answer questions about skin conditions?**
No. Medical questions such as skin conditions, allergies, pregnancy, or side effects go straight to your admin with a summary, and the AI stays quiet in that chat until the admin takes over.

**We have one laser machine. Can it be booked twice?**
No. Every booking is checked against the doctor, the room, and the equipment at once, including prep and cleanup time. If the machine is in use, the AI offers the nearest free time.

**What if a patient does not pay the deposit?**
The booking waits for the deposit until the deadline you set. If it is not paid by then, the slot is released automatically and offered to patients on the waitlist.

**Does it work for patients with treatment packages?**
Yes. Patients can book using their remaining package sessions, the AI can check how many are left, and reminders for the next session and nearly used-up packages go out on their own.

**Can reminders include discount offers?**
Built-in reminders cover schedules and follow-up care, not discounts, because discount advertising by health facilities is restricted by Permenkes 1787/2010. You can still edit the text.

### Try it with your own clinic data.

Add your treatments, doctors, rooms, and equipment, or load the sample beauty clinic. Then test the AI as a patient before your WhatsApp number is connected.

## Dental clinic

Page: https://autoberes.ai/klinik-gigi
Status: Ready to use (open for signup)

### Patients come back on time for their check-ups.

Autoberes answers patient chats from your practice data, guards dentist and chair schedules, sends scaling recalls and braces check-up reminders, and hands emergency signs to your admin right away.

The Rp350,000 deposit is deducted from your first bill. Refunded in full if the agent has never been used.

### Revenue lost because nobody sent a reminder.

- Today: A patient asks “how much is a filling?” and the admin explains again that it depends on the exam. With Autoberes: The AI quotes the check-up fee from your data, explains that treatment costs are set after the exam, and offers a booking.
- Today: A dentist is on leave, but patients still get booked into their schedule. With Autoberes: Leave and practice hours are checked on every booking, from a chat or from the front desk.
- Today: Patients who had scaling six months ago never get a reminder. With Autoberes: Recall is set per procedure, for example scaling at 180 days or braces check-ups at 30 days, and goes out on its own.
- Today: A treatment plan stops after the root canal, and the crown never gets made. With Autoberes: The next step in the treatment plan is tracked, and the patient is invited to schedule it.

### A sensitive molar, and their dentist is on leave.

Illustrated conversation, not real data.

- **Answered from your practice data**: Treatments, dentists, practice hours, and the check-up fee come from what you entered. Anything not there, the AI says it will check with the admin.
- **The dentist is on leave, so that time is not offered**: Dr. Andi is on leave on Saturday. The AI does not promise that time and offers another dentist at the same hour, or Dr. Andi’s next practice hours.
- **Treatment costs are not guessed**: The AI quotes the check-up fee from your data. Estimates for fillings, extractions, or braces wait until the dentist has examined the patient.
- **The patient agrees first, then it is recorded**: The AI sends a summary and waits for the patient to say it is right. In a dental clinic the deposit can be optional, or required only for expensive treatments.
- **On medical questions, the AI stops**: Pregnancy, current medication, severe pain: the AI does not judge. The chat goes to your admin with a summary.

### Built for the way dental clinics work.

Dental prices are often only certain after an X-ray. Autoberes answers within the data you enter and invites the patient in for an exam.

- **Treatment plans per patient**: The dentist lists procedures, teeth, and price ranges. Status follows the booking: booked becomes scheduled, a finished visit becomes done.
- **Recall per procedure**: Set the recall interval on each procedure and the reminder goes out on its own. Patients who reply are offered a time right away.
- **BPJS and insurance notes**: Store the patient’s insurer and member number. The AI answers coverage questions only from what you wrote and never promises that a cost is covered.
- **Cancelled slots filled again**: Slots freed by a cancellation are offered to patients who are due for recall.
- **Deposits only for expensive procedures**: Set a price threshold. Procedures below it are booked without a deposit.
- **AI working hours**: The AI can run around the clock, only outside practice hours, or take over when no admin has replied within a few minutes.

### A dentist on leave cannot be booked.

Every booking, whether it comes from a chat or from the front desk, goes through the same check before it reaches the schedule. Pick a case and watch what happens.

Illustrated schedule, not real clinic data.

- **Dentist on leave**. Request: Check-up with Dr. Andi, 14:00. Reason: Dr. Andi is on leave from 13:00. Then: The AI offers Dr. Maya at 15:00, or Dr. Andi’s next practice hours.
- **Chair clash**. Request: Scaling with Dr. Andi in Chair 2, 10:30. Reason: Dr. Maya is using Chair 2 for a filling until 11:00. The dentist is free, the chair is not. Then: The AI offers 11:00 in Chair 2, or another chair that is free at 10:30.
- **Long treatment**. Request: Braces fitting with Dr. Maya, 16:00. Reason: A braces fitting takes 90 minutes. It would end after the 17:00 closing time. Then: The AI offers a time with room for 90 minutes, today or tomorrow.

### Emergency signs do not wait in the queue.

Words like swelling or bleeding are caught by word patterns, without waiting for an AI model to guess. The chat goes straight to your admin, marked as an emergency.

Handed to your admin when:

- There is an emergency sign: swelling, bleeding that will not stop, severe pain, a tooth broken or knocked out, fever with toothache.
- The patient is pregnant, takes blood thinners, or has a medical history a dentist should assess.
- The patient sends a photo of their teeth or asks for a diagnosis.
- The patient complains or wants to talk to a person.

What the AI will not do:

- Diagnose from a photo or a description.
- Estimate the cost of procedures that need an exam first, such as braces or implants, beyond the ranges you entered.
- Promise BPJS or insurance coverage.
- Claim to be a dentist or a human.

### Clinically sound recalls, sent on their own.

Available as soon as a dental clinic signs up. Each reminder can be switched on or off, moved to another time, and reworded.

- **Day-before confirmation**: The day before the appointment. The patient is asked to reply YES.
- **Deposit reminder**: For procedures that need a deposit.
- **Follow-up after a procedure**: Follows the steps for each procedure, such as stitch removal after a wisdom tooth extraction.
- **Recall**: Scaling, braces check-ups, a crown after a root canal, at the interval you set.
- **Continue the treatment plan**: When the next step has not been scheduled yet.
- **Fill slots from cancellations**: Offered to patients who are due to come back.
- **Review request**: Turns on once you add your review link.

Messages go out between 08:00 and 21:00. Patients who reply STOP get no further messages.

Indonesian rules (Permenkes 1787/2010) restrict discount advertising by health facilities, so the built-in reminders are about check-ups and follow-up care, not price cuts.

### Dental clinic questions

**Does the AI quote the cost of fillings or braces?**
The AI only quotes costs in your data, such as the exam fee or a range you entered. Treatment costs that need an exam first are never guessed.

**What about patients with swelling or severe pain?**
Words like swelling, bleeding, or severe pain are detected by keyword patterns, and the chat goes straight to your admin marked as an emergency.

**How are scaling recalls and braces check-ups sent?**
You set the recall interval per treatment, for example 180 days for scaling or 30 days for braces. Reminders go out on their own between 08:00 and 21:00, and patients who reply are offered a time right away.

**Can the AI answer questions about BPJS or insurance?**
Only from the information you wrote. The AI never promises that a cost is covered.

**What happens when a dentist is on leave?**
Leave and practice hours are checked on every booking, from chat or the front desk. The AI offers another dentist or that dentist’s next practice hours.

### Try it with your own practice schedule.

Add your dentists, chairs, and procedures, or load the sample dental clinic: 2 dentists, 3 chairs, and 12 procedures. Then test the AI as a patient.

## Car showroom

Page: https://autoberes.ai/showroom-mobil
Status: Ready to use (open for signup)

### Buyers get an answer while they are still interested.

For new-car dealers and used-car showrooms. Autoberes answers ad leads from your catalogue, covers the variants, colours, delivery waits, and promotions you list, books test drives when both the car and the salesperson are free, and passes negotiation, credit, and trade-ins to sales.

The Rp350,000 deposit is deducted from your first bill. Refunded in full if the agent has never been used.

### Ad leads that go cold before anyone replies.

- Today: A “still available?” chat from an ad arrives at night and gets answered the next day. With Autoberes: The AI answers right away from the car’s status in the catalogue: available, held, or sold.
- Today: Two buyers arrive to test drive the same car at the same time. With Autoberes: One car, one test drive at a time. The AI offers a time when both the car and the salesperson are free.
- Today: A car has sold, but someone still has a viewing booked tomorrow. With Autoberes: Held or sold cars cannot be booked, and buyers who already have an appointment are told.
- Today: Buyers keep pressing the admin for “your best price?” With Autoberes: The AI quotes the listed price. The lowest price is stored separately, never read by the AI, and negotiation goes to sales.
- Today: A new-car buyer asks three dealers about colours, variants, and delivery waits at once. The fastest reply gets the visit. With Autoberes: The AI answers from the variants, colours, delivery estimates, and promotions in your catalogue, then offers a test drive in the demo car.

### A 2019 Avanza from Instagram, asked at 21:50.

Illustrated conversation, not real data.

- **Answered from your car catalogue**: Year, mileage, listed price, and availability come from the catalogue. The AI does not make up the condition of a car.
- **One car, one test drive per slot**: Another buyer has that car booked for a test drive at 10. The AI offers a time when both the car and the salesperson are free.
- **The lowest price stays with sales**: The AI quotes the price listed in the catalogue. Negotiation and the lowest price always go to a salesperson.
- **Credit is never promised**: The AI can say a car is eligible for a credit application, but never promises approval. That decision belongs to the leasing company.
- **Trade-ins go to sales**: Valuing a buyer’s car takes a person who can look at it. The AI hands the chat to sales with a summary.

### Catalogue, test drives, and installments in one chat.

The AI only quotes what is in the catalogue. A car’s condition, stock, or delivery wait that is not recorded is passed to sales.

- **New and used car catalogue**: Make, model, variant, year, mileage, transmission, colour, price, and photos. For new cars, list the colour options, delivery estimate, and promotions. Plate numbers are masked in AI replies.
- **Ad leads answered right away**: Chats from ads are answered on the spot and invited to book a test drive or a viewing. On Pro, each lead is recorded with its ad source.
- **Installment estimates**: Calculated from the leasing partner tables you enter: tenor, deposit options, and admin fees. Always labelled as an estimate, because the leasing company decides.
- **Holding fee to reserve a car**: Sales creates a holding-fee link from the dashboard. While a car is held, it is not offered to other buyers.
- **Trade-ins recorded, not valued**: The AI records the buyer’s car and hands over to sales. It never quotes a valuation.
- **New stock for old leads**: When a new car comes in, buyers whose criteria match can be told, but only if they agreed to be contacted.
- **Leasing paperwork**: Document reminders for buyers who are applying for credit.

### One car is never booked for two test drives.

Every booking, whether it comes from a chat or from the front desk, goes through the same check before it reaches the schedule. Pick a case and watch what happens.

Illustrated schedule, not real showroom data.

- **One car, two test drives**. Request: Test drive, 2019 Avanza, 10:00. Reason: The 2019 Avanza already has a test drive from 09:30 to 10:30. One car can only take one test drive at a time. Then: The AI offers 11:00, when both the car and Budi are free.
- **Car already sold**. Request: Test drive, 2018 Jazz, 13:00. Reason: The 2018 Jazz sold yesterday, but a viewing at 15:00 is still booked on it. Then: The AI turns down the new booking and offers a similar car. The 15:00 viewing is flagged so sales can tell that buyer.
- **Salesperson busy**. Request: Viewing with Budi, 15:30. Reason: Budi is with another buyer until 16:00. You allow a salesperson to take one extra appointment. Then: The appointment waits for admin approval before it is confirmed to the buyer.

### Price and credit stay a human decision.

The AI handles questions about cars and schedules. As soon as a buyer starts negotiating or asks whether credit will be approved, the chat goes to sales with a summary.

Handed to sales when:

- A buyer negotiates, asks for a discount, or asks for the lowest price.
- Someone asks for a trade-in valuation or wants to consign a car.
- A buyer asks whether credit will be approved.
- A new-car buyer asks for a firm delivery wait or stock that is not in the catalogue.
- A buyer complains or wants to talk to a salesperson.

What the AI will not do:

- Reveal the lowest price.
- Promise that credit will be approved, or offer a 0% deposit if the showroom does not allow it.
- Send credit offers or follow-ups to buyers who have not agreed to be contacted.
- Make up a car’s condition, stock, or delivery date when it is not in the catalogue.

### Follow-ups that never forget, and never push.

Available as soon as a showroom signs up. Each reminder can be switched on or off, moved to another time, and reworded.

- **Test drive reminder**: The day before the appointment. The buyer is asked to reply YES.
- **Follow-up after a visit**: Follows the steps for each appointment type, for example the day after a test drive.
- **Lead follow-up at day 3 and day 7**: Off until you switch it on. Only to buyers who agreed to be contacted.
- **Matching new stock**: Off until you switch it on. Only to buyers who agreed to be contacted.
- **Leasing paperwork**: For buyers who are applying for credit.
- **Car sold notice**: To buyers who still have an appointment for that car.

Promotional messages only go to buyers who agreed to be contacted on WhatsApp, at most one every 7 days, between 08:00 and 21:00. Anyone who replies STOP gets no further messages.

### Car showroom questions

**Does it work for new-car dealers, not just used cars?**
Yes. The AI answers variants, colours, delivery estimates, and promotions from what you list in the catalogue, then books a test drive in the demo car. A firm delivery wait or stock that is not recorded goes to sales.

**Can the AI negotiate the price?**
No. The AI quotes the catalogue price. The lowest price is stored separately, never read by the AI, and negotiation goes to sales.

**Does the AI promise credit approval?**
No. The AI can give installment estimates from the leasing tables you enter, always labelled as estimates. Approval is the leasing company’s decision.

**How are ad leads answered?**
Chats from ads are answered on the spot from the catalogue, and the buyer is invited to book a test drive or a viewing. On Pro, each lead is recorded with its ad source.

**A car has sold but still has an appointment. What happens?**
Held or sold cars cannot be booked again, and buyers who still have an appointment for that car are told.

### Try it with your own stock.

Add your salespeople, cars, and leasing tables, or load the sample showroom: 3 salespeople, 15 cars, and 2 leasing partners. Then test the AI as a buyer.

## Hotel

Page: https://autoberes.ai/hotel
Status: Ready to use (open for signup)

### Guests asking about rooms get an answer before they try another hotel.

Autoberes answers rates and facilities from your room data, checks free rooms per night before promising one, collects deposits with a deadline, and hands complaints, groups, and price negotiation to staff.

The Rp350,000 deposit is deducted from your first bill. Refunded in full if the agent has never been used.

### A late reply becomes an OTA booking.

- Today: A guest asks for rates at 11 pm while the night shift is checking someone in. With Autoberes: The AI answers right away with rates and facilities from your room data.
- Today: The chat gets a reply the next morning. The guest has already booked through an OTA, with commission. With Autoberes: The guest gets a booking summary and the deposit payment link in the same chat.
- Today: A room is promised on WhatsApp when Booking.com already filled it. With Autoberes: OTA bookings entered by staff lock the room too, and the AI checks availability before promising.
- Today: A room is held for a guest who never transfers the deposit. With Autoberes: Deposits have a deadline. Once it passes, the room is released and staff are told.

### This Saturday, Deluxe is full.

Illustrated conversation, not real data.

- **Answered from your room data**: Room types, rates, facilities, breakfast, and check-in times come from the data you entered. Anything that is not there, the AI says it will check with the front desk.
- **Rooms checked before they are promised**: Every Deluxe room is taken this Saturday. The AI does not promise a Deluxe and offers a room type that still has free rooms.
- **Summary first, then the booking**: Extra beds and the number of guests are counted. The AI sends a full summary and waits for the guest to confirm before the room is recorded.
- **Deposits have a deadline**: The booking is saved as awaiting deposit. If it is not paid by the deadline, the room is released and staff are told.
- **Groups and special rates go to staff**: Corporate rates, groups, and negotiation are not decided by the AI. The chat is handed to staff with a summary.

### Front desk work that Autoberes takes over.

Every answer comes from the room data and policies you entered. Anything that is not there, the AI says it will check with staff.

- **Rates and facilities**: Room types, capacity, bed types, breakfast, extra beds, check-in times, and cancellation terms come from your room data. The total is calculated by the system from each night’s weekday, weekend, or high-season rate, not guessed by the AI.
- **Rooms checked per night**: Rooms are grouped by type. The AI checks every night asked for before promising, then uses the first free room of that type.
- **Summary, then the guest confirms**: Dates, room type, number of guests, extra beds, and the total are sent as a summary. The booking is made once the guest confirms.
- **Deposits with a deadline**: The deposit is a percentage of the total. Once the deadline passes, the room is released and staff are told.
- **OTA bookings entered by staff**: Bookings from Traveloka, Tiket.com, Agoda, or Booking.com are entered by staff with their source and booking number, so the room is locked too. There is no automatic sync.
- **Room calendar and reports**: One row per room, with bookings drawn across their nights. Reports show occupancy and direct versus OTA revenue.

### A room that is taken is never promised again.

Illustrated room calendar, not real data.

- Request: Deluxe, Saturday, 1 night
- AI decision: Declined. Both Deluxe rooms are taken on Saturday night, one by a Booking.com booking entered by staff.
- Then: The AI offers a Superior. If the guest agrees, the first free room of that type is used: Superior 201.

### Complaints and special rates stay with staff.

The AI handles room questions, rates, and bookings. As soon as a chat needs a person to decide, it goes to staff with a summary.

Handed to staff when:

- A guest complains or wants to talk to staff.
- A guest asks for a refund or cancellation outside the policy you wrote.
- A request is not in your data: early check-in, late check-out, pets, events.
- A group booking, several rooms at once, or a corporate rate request.
- A guest negotiates, asks to change dates after booking, or asks about an OTA booking.

What the AI will not do:

- Quote rates or cancellation terms that are not in your data.
- Promise a room without checking availability.
- Make up bank account numbers or payment links.
- Claim to be human.

### Messages before and after the stay.

Each reminder can be switched on or off, moved to another time, and reworded.

- **Deposit reminder**: Before the deposit deadline passes.
- **Check-in info, day before**: The day before check-in: date, check-in time, address, map link, and house rules. Sent once the deposit is paid or if no deposit is needed.
- **Review request**: The day after staff mark the check-out. Switches on once you add a Google review link.

Messages are sent between 08:00 and 21:00. Guests who reply STOP get no further messages.

### Hotel questions

**My hotel already uses a PMS. Do I still need this?**
Autoberes focuses on WhatsApp chat and direct bookings. PMS integration is not available yet. Bookings from OTAs or your PMS can be entered by staff so the room is locked and the AI does not promise it again.

**Does it sync automatically with Traveloka, Tiket.com, or Agoda?**
Not yet. OTA bookings are entered by staff with the OTA name, so the room dates are blocked too. Automatic sync is not available.

**How are weekday, weekend, and high-season rates counted?**
You enter rates per room type for weekdays, weekends, and high-season date ranges. The AI adds up the rate for each night of the stay, plus extra beds if asked.

**What if a guest does not pay the deposit?**
The deposit is a percentage of the total with a deadline a few hours after booking, and the payment link is sent in chat. If it is not paid by then, the room is released and staff are told. Only the deposit is collected automatically; staff handle the balance.

**Can the AI answer guest phone calls?**
Not yet. Autoberes answers WhatsApp chats and the website widget. Voice calls are not available for hotels and villas.

### Set up an AI admin for your front desk.

Add your room types, rates, and deposit rules, or load the sample hotel: 3 room types and 8 rooms. Then test the AI as a guest before your WhatsApp number is connected.

## Villa

Page: https://autoberes.ai/villa
Status: Ready to use (open for signup)

### Your villa stays booked, and no date sells twice.

Autoberes checks free dates per unit, prices weekday, weekend, and high-season nights with your minimum stay, collects deposits with a deadline, and sends the location and check-in info. OTA bookings are entered by staff so the dates are locked.

The Rp350,000 deposit is deducted from your first bill. Refunded in full if the agent has never been used.

### One date, two guests.

- Today: The villa is listed on Airbnb, Booking.com, and WhatsApp. The same date sells twice. With Autoberes: Staff enter OTA bookings in Autoberes, and the AI never offers a date that is taken.
- Today: A guest asks the price for a long weekend, and the owner adds up each night by hand. With Autoberes: Weekday, weekend, and high-season rates are added up per night from the unit data.
- Today: Dates are held for days for a guest who never transfers. With Autoberes: Deposits have a deadline. Once it passes, the dates are released.
- Today: Guests call at midnight because they do not know the location or the villa rules. With Autoberes: Location, villa rules, and check-in info go out the day before arrival.

### Friday to Sunday, asked at 23:05.

Illustrated conversation, not real data.

- **Answered from your unit data**: Capacity, bedrooms, facilities, nightly price, and minimum stay come from the unit data you entered.
- **Dates checked per unit**: Unit B is already taken by an Airbnb booking that staff entered. The AI does not offer that unit and checks the others.
- **Priced night by night**: Weekday, weekend, and high-season nights each have their own rate. The AI adds them up for the dates asked, from the rates you entered.
- **The guest confirms, then it is recorded**: Before the booking is made, the AI sends a summary and waits for the guest to confirm. Once recorded, Unit A is locked for those dates.
- **Requests outside your data go to staff**: Pets, events, or an early check-in that your villa rules do not cover are not answered by the AI. The chat goes to the manager with a summary.

### Built for villas rented as a whole.

Each unit has one calendar. The AI only quotes the rates and rules you wrote.

- **Dates checked per unit**: Each unit has its own calendar. The AI checks every night asked for before promising.
- **Priced per night**: Weekday, weekend, and high-season rates by date range, plus a minimum stay.
- **Deposits with a deadline**: A percentage of the total, with a payment deadline. Once it passes, the dates are released.
- **Guests and vehicles recorded**: Number of adults and children, expected arrival time, special requests, and vehicles for parking.
- **OTA bookings entered by staff**: Airbnb or Booking.com bookings are entered with their source and booking number so the dates are locked. There is no automatic sync.
- **Location and villa rules**: Address, map link, and house rules go out the day before check-in once the deposit is paid. A review request follows after staff mark the check-out.

### Dates sold on Airbnb are not sold again on WhatsApp.

Illustrated unit calendar, not real data.

- Request: Unit B, Friday to Sunday, 2 nights
- AI decision: Declined. Unit B is taken on Friday and Saturday night by an Airbnb booking entered by staff.
- Then: The AI offers Unit A, which is free on both nights.

### Anything outside your villa rules goes to the manager.

The AI handles dates, prices, and bookings. As soon as a chat needs a person to decide, it goes to the manager with a summary.

Handed to the manager when:

- A guest complains or wants to talk to the manager.
- A guest asks for a refund or cancellation outside the policy you wrote.
- A request is outside your villa rules: pets, events, early check-in, late check-out.
- A large group, several units at once, or a special price request.
- A guest negotiates, asks to change dates after booking, or asks about an OTA booking.

What the AI will not do:

- Quote rates, minimum stays, or cancellation terms that are not in your data.
- Promise dates without checking the unit calendar.
- Make up bank account numbers or payment links.
- Claim to be human.

### Guests know the way before they leave home.

Each reminder can be switched on or off, moved to another time, and reworded.

- **Deposit reminder**: Before the deposit deadline passes.
- **Location and check-in info, day before**: The day before check-in: address, map link, house rules, and check-in time. Sent once the deposit is paid or if no deposit is needed.
- **Review request**: The day after staff mark the check-out. Switches on once you add a Google review link.

Messages are sent between 08:00 and 21:00. Guests who reply STOP get no further messages.

### Villa questions

**My villa is also on Airbnb and Booking.com. Can it be double booked?**
Staff enter OTA bookings in Autoberes so the dates are locked, and the AI does not offer those dates again. Automatic sync with Airbnb or Booking.com is not available, so OTA bookings need to be entered as they come in.

**How do deposits and final payment work?**
The deposit is a percentage of the total with a payment deadline, and the payment link is sent in chat. Once it passes, the dates are released. Only the deposit is collected automatically; staff handle the balance, and the AI explains the cancellation policy you wrote.

**A guest asks at 11 pm. Who answers?**
The AI can be on 24 hours or only outside working hours. The guest gets free dates and prices right away, and requests outside your data go to the manager to answer later.

**Are the minimum stay and high-season prices counted?**
Yes. You enter weekday, weekend, and high-season rates per unit, plus the minimum stay. The AI adds up each night and does not offer stays shorter than the minimum.

**Is check-in info sent automatically?**
Yes, once the deposit is paid or if no deposit is needed. The day before check-in, guests get the address, map link, house rules, and check-in time. A review request goes out the day after staff mark the check-out.

### One calendar for every villa booking.

Add your units, rates, minimum stay, and deposit rules, or load the sample villa with 3 units. Then test the AI as a guest before your WhatsApp number is connected.

## How it works

Page: https://autoberes.ai/cara-kerja

### From sign-up to the first chat answered by AI.

How Autoberes is set up in your business, and what happens every time a customer sends a chat.

### Setting up Autoberes

1. **Sign up and pick your type of business**: Beauty clinic, dental clinic, car showroom, hotel, or villa. The AI rules and built-in reminders follow the type you pick. All settings and Try AI work right after you sign up.
2. **Fill in your data, or let the AI draft it**: Paste a website address, a price list photo, a PDF, or brochure text. The AI drafts services, prices, and opening hours, and nothing is saved until you check it. There is also sample data for each type of business.
3. **Set schedules and rules**: Doctors, therapists, chairs, rooms, equipment, or salespeople and cars. Then the length of each service, prep time, practice hours, leave, and deposit rules.
4. **Test it as a customer**: In Try AI, ask for a price, request a time, or ask a medical question, and see when the AI stops and hands over.
5. **Pay the activation deposit**: Rp350,000 through Midtrans from the Billing page. The AI starts answering customers as soon as the deposit is paid, and the 7-day setup period counts from then. The deposit comes off the pilot invoice.
6. **Connect your chat channels**: Our team connects your WhatsApp number, or you use your own WhatsApp provider account (Gupshup, Meta Cloud API, Twilio, or WATI). The chat widget can go on your website. While the number is being connected, admins can use Copilot mode.

### A schedule that cannot be double booked.

Every booking, whether it comes from a chat or from the front desk, goes through the same check before it reaches the schedule. Pick a type of business and a case, then watch what happens.

### The AI knows when to stop.

Not every chat should be answered by software. As soon as a chat touches something that needs a person, the AI stops, hands the chat to your admin or salesperson, and writes a summary: who the customer is, what they want, and what they have been offered.

The full rules for each type of business are on its own page.

### Paste the chat. The AI drafts the reply.

Copilot mode works as soon as the activation deposit is paid, even before WhatsApp is connected. The admin pastes a customer chat into Autoberes, the AI writes a reply draft from your data and checks the schedule, and the admin sends it from the business's own WhatsApp. The booking or the customer's interest is recorded right away.

### Reports that arrive on their own.

Owners do not need to open the dashboard every hour to know what happened.

- **Daily summary**: Emailed to the owner at 21:00: bookings, deposits, and what needs follow-up.
- **Weekly summary**: Emailed to the owner every Monday at 08:00.
- **Ask AI** (Plan Pro): Ask about your business numbers in plain language, answered from your own data.
- **Leads and ad source** (Plan Pro): Leads from Click-to-WhatsApp ads are recorded with the ad they came from.
- **Admin monitor** (Plan Pro): How long customers wait for a reply from a person, counted during office hours.

### Honest about what you can use today.

**Chats come in.**

- Live: The AI answers on WhatsApp from your data: services, prices, address, opening hours, policies. Our team connects the number, or you use your own WhatsApp provider account.
- Live: A chat widget on your business website, answered by the same AI.
- Live: Copilot mode: the admin pastes a chat, gets a reply draft, and the booking is recorded.
- Live: Images and voice notes from customers are read too. Photos of medical conditions are not judged by the AI and go straight to your admin.

**The book fills up.**

- Live: Bookings with customer confirmation and the schedule guard, plus a waitlist for slots that are cancelled or released.
- Live: Reminders sent automatically over WhatsApp: day-before confirmation, deposit, follow-up, recall. Outside the WhatsApp 24-hour window a message needs a Meta-approved template; without one it goes to the Send by hand list.
- Live: A dashboard for owners and admins, with a login for each team member.

**Deposits get collected.**

- Live: Deposit amount and deadline per service. After the deadline, the slot is released automatically.
- Coming: A Midtrans deposit payment link right in the chat, marked paid automatically. Built, and switched on when the pilot starts.

**The owner gets a report.**

- Live: A daily summary emailed to the owner at 21:00, and a weekly summary every Monday at 08:00.
- Live: Pro plan: Ask AI, leads with their ad source, and admin reply-time monitoring.
- Coming: The summary over WhatsApp.

Not available yet: Voice calls answered by the AI (Pro + Voice plan).

## Pricing

Page: https://autoberes.ai/harga

### Per outlet, billed monthly.

Pick a plan. If our team manages your WhatsApp number, add message credits to match how busy your chats are.

per outlet, per month. Final price, no VAT.

### Starter: Rp990,000 per outlet per month

For an outlet that wants every chat answered and the schedule protected.

- The AI answers on WhatsApp and your website widget, plus Copilot mode
- Bookings with customer confirmation, the schedule guard, and a waitlist
- Deposits per service with a payment deadline
- Built-in reminders for your type of business
- Treatment plans and recall for dental clinics, car catalogue and installment estimates for showrooms
- Daily and weekly summaries emailed to the owner

### Pro: Rp2,490,000 per outlet per month

For owners who want to know which ads bring in bookings.

- Everything in Starter
- Leads with their Click-to-WhatsApp ad source
- Booking events sent to the Meta Conversions API, set up per business
- Weekly report page
- Ask AI about your business numbers
- Admin reply-time monitoring

### Pro + Voice: Rp3,990,000 per outlet per month

Everything in Pro, plus phone calls answered by the AI.

- Everything in Pro
- Includes 500 phone minutes per outlet per month, then Rp1,500 per minute
- Counted by the second and added up over the month. Extra use stops at the cap you set, Rp300,000 a month to start. Unused minutes expire at the end of the month.

Voice calls coming soon. Phone calls over WhatsApp go live after the WhatsApp calling setup is done, so talk to us before choosing this plan.

### Plans with WhatsApp credits

For numbers our team manages. The same plan plus monthly credits.

- Starter + 1,000 WhatsApp credits: Rp1,490,000/month
- Pro + 3,000 WhatsApp credits: Rp3,990,000/month

### Pay for messages only if we manage your number.

Using your own WhatsApp provider account (Gupshup, Meta Cloud API, Twilio, or WATI)? No Autoberes credits are used at all. Message charges come straight from your provider.

**Monthly packs**

- 1,000 credits: Rp500,000/month
- 3,000 credits: Rp1,500,000/month
- 8,000 credits: Rp4,000,000/month

Added to your subscription. Unused credits expire at the end of the period.

**One-off top-ups**

- 500 credits: Rp300,000
- 2,000 credits: Rp1,100,000
- 5,000 credits: Rp2,500,000

Valid for 90 days from purchase.

**Credits per message**

- Service, utility, or authentication messages: 1 credit
- Marketing messages: 2 credits
- Incoming customer messages, and chats that start from a Click-to-WhatsApp ad: Free

**When credits run out**

Usage beyond your credits costs Rp650 per credit, up to a limit you set (Rp300,000 per period by default, and you can change it).

If both credits and the limit run out, replies to customers who are mid-conversation still go out for up to 50 credits, on us. Automatic messages stop and move to the Send by hand list, and the owner gets an email.

### The terms

- **Activation deposit**: Rp350,000, paid after you sign up. Before it is paid you can already add your data, connect WhatsApp, and test in Try AI, but the AI does not answer customers yet. The deposit comes off the pilot invoice, so it is not an extra charge.
- **7-day setup period**: Counts from when the deposit is paid, with the AI already answering customers. The rest of the pilot invoice is due on day 7. For Starter: Rp990,000 minus the Rp350,000 deposit is Rp640,000. If it is not paid, the AI and reminders stop; your dashboard and data stay available.
- **30-day pilot**: Your first paid period. Cancel within 30 days of the pilot start and you get back 100% of the pilot subscription you paid after the deposit (Starter: Rp640,000). The deposit and WhatsApp credits already used are not refunded. The guarantee applies once per business.
- **Setup**: Done by our team, Rp1.5 to 3 million one-time. Not refunded if you cancel after the work has started. Once you have paid for 3 periods, we refund the setup fee.
- **Billing**: Monthly per outlet, with no minimum number of users. The next invoice is issued 7 days before the period ends, with 3 days of grace after the due date. Paid through Midtrans from the Billing page.
- **Cancelling**: After the pilot you can cancel at any time. The subscription ends at the end of the paid period, with no prorated refund.

### Why clinics and showrooms are not offered single modules

WhatsApp chat and booking modules sold one by one do cost less, and they are enough for a salon, a restaurant, or a repair shop. For clinics and showrooms we only sell the package. The difference:

- **What it is**. Single modules: Generic, for any business. Autoberes: A template per type of business: team, rooms, equipment, catalogue, and deposit rules set up for you.
- **Setup**. Single modules: You configure it yourself. Autoberes: Done by our team.
- **AI**. Single modules: No AI that knows your kind of business. Autoberes: An AI receptionist that knows when to hand off: medical questions to your admin, price haggling to sales.
- **Reminders**. Single modules: You build them yourself. Autoberes: Ready-made: day-before confirmation, deposit, follow-up, recall, reviews.
- **Owner**. Single modules: No summary. Autoberes: Daily and weekly summaries emailed to the owner.

### Billing questions

**Is there a free trial?**
There is no free trial. Before paying anything, you can sign up, add your details, and test the AI as much as you like in Try AI. After that comes the Rp350,000 activation deposit, refunded in full as long as the AI has not replied to a real customer. If you stop within 30 days of the pilot start, the pilot subscription you paid after the deposit is refunded, once per business. The full terms are in the Terms of Service.

**Why pay a deposit first?**
The Rp350,000 activation deposit switches the AI on for your customers. Before that you can still set everything up and test in Try AI. The deposit comes off the pilot invoice, so the total you pay for the pilot stays the same.

**What happens after the first 7 days?**
The rest of the pilot invoice is due on day 7 after the deposit is paid. If you pay, the 30-day pilot starts. If not, the AI stops replying and reminders are not sent, but your dashboard and data stay available and you can pay at any time.

**If I cancel, do I get my money back?**
It depends on when. The deposit is refunded in full if the AI has not yet replied to a real customer. If the AI is live and you cancel within the 7 days, the deposit is not refunded and nothing more is charged. If the pilot is paid and you cancel within 30 days of its start, the pilot subscription you paid after the deposit is refunded in full, once per business. After the pilot, cancelling takes effect at the end of the period, with no prorated refund.

**Do I have to buy WhatsApp credits from Autoberes?**
No. Credits are only used if our team manages your number. If you use your own WhatsApp provider account, no credits are deducted; your provider bills you for messages.

**What if my credits run out mid-month?**
You can buy a top-up that is valid for 90 days, or let extra usage be charged per credit up to a limit you set. Replies to customers who are mid-conversation are not cut off right away.

**Can Pro + Voice answer phone calls yet?**
Not yet. Voice calls are coming soon: phone calls over WhatsApp go live after the WhatsApp calling setup is done. For now it contains the same as Pro. Once live, the plan includes 500 phone minutes per outlet per month, then Rp1,500 per minute. Talk to us before choosing it.

**Can I use it for several branches?**
Yes. Add branches in Settings, Branches. Each branch has its own staff, rooms, schedule, and WhatsApp number, and the owner sees a combined report across branches. The subscription is per outlet, and one activation deposit covers all branches.

**Is there a limit on admins?**
There is no limit on the number of users. Every team member can have their own login.

### From the Terms of Service: Fees and billing

https://autoberes.ai/syarat#biaya

Plan prices are listed on the pricing page and on the Billing page in the dashboard. If a clinic has a written agreement with us, the prices and terms in that agreement apply.

- The subscription is paid in advance, per outlet per month. A clinic that signs up on its own pays a Rp350,000 activation deposit. Before the deposit is paid, the clinic can set up the dashboard and test in Try AI, but the AI does not reply to customers, Copilot mode is not available, and routine messages are not sent. An account whose deposit is still unpaid 30 days after signup is deleted together with its data; we send a warning email 7 days before.
- The activation deposit is paid through the Midtrans payment gateway and received by PT Xyntera Teknologi Indonesia, the operator of Autoberes. The deposit is the initial payment to start the service: activating the AI on the clinic's channels, setting up the WhatsApp connection, running the servers, AI models, and message delivery during the setup period, and support from our team so the service runs properly from day one.
- The deposit does not reduce the clinic's rights under the chosen plan. The full deposit amount is deducted from the pilot invoice, and the plan contents and the 30-day pilot stay the same.
- Once the deposit is paid, the AI goes live and the 7-day setup period starts. The pilot invoice covers the 30-day pilot, a WhatsApp pack if chosen, and any setup fee, minus the deposit already paid, and is due when the setup period ends.
- The next month's invoice is issued 7 days before the current period ends and is due at the end of the period. We email reminders to the owner before and on the due date.
- If an invoice is still unpaid 3 days after its due date, or the pilot invoice is unpaid when the setup period ends, the service is restricted automatically: the AI stops replying to customers and routine messages are not sent. No data is deleted, the dashboard stays available, and the service resumes as soon as the invoice is paid.
- The setup fee is paid once, on the first invoice. Once the clinic has paid for 3 subscription periods, we refund the setup fee.
- WhatsApp message fees charged by Meta are passed on to the clinic based on use, as a separate line on the invoice.
- For numbers managed by Autoberes, the WhatsApp Business account is registered under the Meta Business of PT Xyntera Teknologi Indonesia; if you stop subscribing, we help move the number to an account you own.
- Final price, no VAT.
- Online payments are processed by Midtrans. We do not store the clinic's card or bank account details.
- We announce price changes before they take effect, and they do not change invoices already issued.

### From the Terms of Service: Cancellation and refunds

https://autoberes.ai/syarat#pembatalan

A clinic can cancel by telling us. What is refunded depends on when the clinic cancels:

- Deposit paid, the AI has never been used to reply to a real customer: The deposit is refunded 100%. A full refund applies only while the AI has never replied to a real customer; tests in Try AI do not count.
- AI live, cancelled within the 7-day setup period: The deposit is not refunded, because it has been used to start and run the service. Nothing more is charged.
- Pilot invoice paid, cancelled within 30 days of the pilot start: The pilot subscription amount actually paid (after the deposit) is refunded 100%. The deposit, which has been used to start the service, and WhatsApp credits already used are not refunded. This guarantee applies once per business.
- After the pilot (monthly): Cancel at any time, effective at the end of the paid period. No prorated refund.
- Done-for-you setup fee: Not refunded once the work has started.

Refunds are not instant when a request is sent. Once we process the refund, the money returns to the payment method used within 1 to 3 x 24 hours, following the processing time of Midtrans and the bank or payment provider. Request a refund by email to support@tyrex.id.

- Conversations in Try AI and Copilot do not count as replies to real customers.
- A business is identified by its workspace, owner email, and WhatsApp business number. If any of these has already used the pilot guarantee, the guarantee does not apply again.
- Refunds are not automatic. Send requests to support@tyrex.id. If approved, we transfer the money to the clinic's bank account or refund it through Midtrans.

## Data security

Page: https://autoberes.ai/keamanan-data

### Patient and buyer data stays your business’s data.

This page only lists what is actually built. The legal terms are in the Privacy Policy.

- **WhatsApp keys are encrypted**: The WhatsApp provider API keys you save are encrypted with AES-256-GCM before they reach the database.
- **Export and delete data**: Owners can export one customer’s data or the whole business as a zip file, and delete customer data. Deleting the whole business has a 14-day waiting period. Every export and deletion is logged.
- **Consent is recorded**: Permission to be contacted on WhatsApp is stored with its source, channel, and the exact text the customer saw. Anyone who replies STOP gets no further messages until they reply START.
- **Medical photos are not read by the AI**: Photos of medical conditions and payment receipts are not sent to the image model. Medical photos go straight to your admin. Image and audio files are deleted after 30 days.
- **Two-step verification**: Every team member can turn on a 6-digit code as a second step when signing in.
- **Who processes the data**: AI replies are generated through DeepInfra and Anthropic, which process data outside Indonesia. Our Privacy Policy states that clinic and patient chat data is not used to train AI models.

### What we do not have yet

We do not hold a security certification such as ISO 27001, and there is no log yet of who opened which record. If you need either for procurement, ask support@tyrex.id.

- Read the Privacy Policy: https://autoberes.ai/privasi
- Read the Terms of Service: https://autoberes.ai/syarat